:quality(85))
Chính phủ liên bang Hoa Kỳ là một khách hàng cực kỳ lớn đối với các doanh nghiệp khu vực tư nhân. Trong năm tài chính 2022, chính phủ đã cam kết gần 700 tỷ USD cho các hợp đồng liên bang, thanh toán cho các sản phẩm và dịch vụ trải rộng từ máy bay quân sự, tàu ngầm chạy bằng năng lượng hạt nhân đến hệ thống an ninh mạng, bán dẫn và công nghệ thông tin. Mặc dù đa số mọi người thường liên tưởng đến các nhà thầu liên bang với Bộ Quốc phòng — Lockheed Martin và Northrop Grumman đã trở thành những tên tuổi quen thuộc — nhưng chính phủ cũng phụ thuộc vào khu vực tư nhân cho các dịch vụ thực phẩm, dự án hạ tầng và quản lý vận hành. Để quản lý các hoạt động thu mua quy mô lớn diễn ra hằng năm, chính phủ liên bang dựa vào một hệ thống quy tắc và quy định gọi là Federal Acquisition Regulation (FAR) (Quy định Thu mua Liên bang).
Federal Acquisition Regulation (FAR) là gì?
FAR đã được pháp điển hóa trong chương đầu tiên của Title 48 thuộc Bộ Quy định Liên bang, liên quan đến thu mua và mua sắm của chính phủ Hoa Kỳ. Quy định này ban đầu được hình thành nhằm xây dựng một hệ thống thống nhất cho các cơ quan liên bang khi tìm mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ các công ty tư nhân. Một số trọng tâm chính của FAR bao gồm: thúc đẩy cạnh tranh trong quá trình thu mua (thường gọi là đấu thầu); xác định và đàm phán về chi phí; cùng các chương trình đặc biệt áp đặt yêu cầu dành hợp đồng cho doanh nghiệp nhỏ và một số nhóm đối tượng thiệt thòi nhất định. Quy định này được chia thành 53 phần, mỗi phần lại phân nhỏ thành tiểu mục, mục và khoản. FAR được quản lý chung bởi Bộ Quốc phòng, Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp (General Services Administration) và NASA.
Những cơ quan nào chịu sự điều chỉnh của FAR?
FAR là quy định chính về thu mua và mua sắm cho toàn bộ các cơ quan hành pháp. Có 15 cơ quan hành pháp lớn trong chính phủ liên bang Hoa Kỳ — đôi khi còn gọi là các bộ ngành hành pháp — và tất cả đều phải tuân thủ FAR.
- Bộ Quốc phòng
- Bộ Nông nghiệp
- Bộ Thương mại
- Bộ Giáo dục
- Bộ Năng lượng
- Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh
- Bộ An ninh Nội địa
- Bộ Nhà ở và Phát triển Đô thị
- Bộ Nội vụ
- Bộ Lao động
- Bộ Ngoại giao
- Bộ Giao thông vận tải
- Bộ Ngân khố
- Bộ Cựu chiến binh
- Bộ Tư pháp
Ngoài FAR, các cơ quan cấp bộ thuộc hành pháp đều phát hành những quy định bổ sung, nhằm đóng vai trò là quy tắc hỗ trợ cho cán bộ hợp đồng. Một số ví dụ về các quy định bổ sung này bao gồm Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS) (Quy định Bổ sung về Thu mua của Bộ Quốc phòng), Department of Health and Human Services Acquisition Regulation (HHSAR) (Quy định Thu mua của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh) và Department of Agriculture’s Acquisition Regulation (AGAR) (Quy định Thu mua của Bộ Nông nghiệp), lần lượt nằm ở Chương 2, 3 và 4 của Title 48.
DFARS là gì?
Trong số các quy định bổ sung được ban hành bởi chính phủ liên bang và các cơ quan hành pháp, DFARS có thể được xem là quy định nổi bật nhất. Năm tài chính 2022, chính phủ Hoa Kỳ đã chi 694 tỷ USD cho các hợp đồng liên bang, trong đó 415 tỷ USD được dành cho các nhà thầu của Bộ Quốc phòng, chiếm 60% tổng ngân sách. Nhiều nhà thầu DoD (Department of Defense — Bộ Quốc phòng) là các tập đoàn lớn, sử dụng hàng nghìn chuyên gia và tạo ra doanh thu hàng chục tỷ USD mỗi năm.
DFARS: Tiểu mục 252.204-7012
Dù DFARS bao quát một loạt yêu cầu tuân thủ phức tạp, một mục cụ thể đã thu hút sự chú ý đáng kể trong những năm gần đây — đặc biệt là với một đoạn văn bản tương đối ít người biết đến trong bộ quy tắc liên bang. Tiểu mục 252.204-7012 có hiệu lực vào cuối năm 2017. Mang tiêu đề “Bảo vệ Thông tin Quốc phòng Được Bảo Vệ và Báo cáo Sự cố An ninh mạng,” tiểu mục này quy định các biện pháp an ninh mạng mà tất cả nhà thầu đều phải tuân thủ nếu muốn hợp tác với Bộ Quốc phòng. Bao gồm việc bảo vệ đầy đủ thông tin quốc phòng được bảo vệ (CDI) bằng cách triển khai các biện pháp kiểm soát theo quy trình do Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia Hoa Kỳ quy định; thực hiện đánh giá toàn diện đối với bất kỳ sự cố an ninh mạng hoặc phần mềm độc hại ảnh hưởng đến hệ thống của nhà thầu hoặc CDI, đồng thời báo cáo sự kiện cho Bộ Quốc phòng; cũng như chuyển giao các yêu cầu an ninh mạng này cho tất cả nhà thầu phụ.
DFARS 7012, tên gọi phổ biến của tiểu mục này, đã tạo ra sự thay đổi lớn đối với các nhà thầu quốc phòng. Việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mới có thể khiến doanh nghiệp tốn kém hàng trăm nghìn USD, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn sẵn sàng đầu tư chi phí này nếu điều đó giúp họ duy trì sức cạnh tranh trong việc giành các hợp đồng DoD có giá trị lớn.
Các ngành chịu ảnh hưởng bởi FAR
FAR và các chương bổ sung khác trong Title 48 không nhất thiết xác định cụ thể những ngành nào thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này. Bởi lẽ, việc xác định một công ty có cần tuân thủ FAR hay không ít liên quan đến ngành nghề hoặc loại sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp, mà chủ yếu phụ thuộc vào một câu hỏi đơn giản: doanh nghiệp đó có ký hợp đồng với chính phủ liên bang hay không? Nói cách khác, doanh nghiệp được giao hợp đồng thông qua phần lớn các cơ quan thuộc Nhánh Hành pháp đều phải tuân thủ FAR và/hoặc các văn bản bổ sung của nó.
Federal Acquisition Regulation Part 52 là gì?
Nếu có một phần của FAR mà các doanh nghiệp và những đơn vị muốn trở thành nhà thầu chính phủ nên tìm hiểu đầu tiên, thì đó là Phần 52. Dù tiêu đề của phần này, “Solicitation Provisions and Contract Clauses” (Các điều khoản đấu thầu và điều khoản hợp đồng), có thể nghe như một bức tường ngôn ngữ pháp lý khó hiểu, nhưng đây thực chất là một bộ hướng dẫn rất giá trị về những nội dung phải có trong đề nghị thầu (RFP), thu mua và hợp đồng. Phần lớn Phần 52 tập trung vào các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc tuân thủ FAR, bao gồm phê duyệt, lệ phí, thanh toán và chấm dứt hợp đồng. Các điều khoản này được trình bày dưới dạng các điều khoản hợp đồng mà bộ phận hợp đồng bắt buộc phải đưa vào thỏa thuận.
Doanh nghiệp quan tâm đến việc xây dựng bộ hồ sơ dự thầu cạnh tranh cho các hoạt động thu mua của chính phủ nên phát triển hiểu biết chi tiết về Phần 52 và các điều khoản mà nó bao hàm. Trong khi phần lớn FAR được soạn thảo và pháp điển hóa cho cán bộ liên bang và bộ phận hợp đồng, phần này sẽ mang lại cái nhìn độc đáo cho các nhà thầu tiềm năng về yêu cầu đối với mọi hoạt động thu mua trong phạm vi rất rộng của quy định này.
Phần 19: Phần cần biết dành cho doanh nghiệp nhỏ
Hơn 99,9% doanh nghiệp Hoa Kỳ là doanh nghiệp nhỏ, và các tổ chức này tạo ra phần lớn việc làm mới trong cả nước. Phần 19 của FAR hướng tới mục tiêu trao cơ hội lớn hơn cho bộ phận trọng yếu của nền kinh tế Mỹ này. Phần này quy định nghĩa vụ tuân thủ mà cán bộ hợp đồng phải làm theo để đảm bảo doanh nghiệp nhỏ có cơ hội tối đa tiếp cận và cạnh tranh giành hợp đồng chính phủ, cũng như hưởng lợi từ các hoạt động mua sắm của nhà nước. Phần 19 trình bày nhiều phương pháp mà các cán bộ này nên áp dụng, gồm xây dựng kế hoạch, phát triển hợp đồng mà doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện, và khuyến khích các nhà thầu chính — thường là doanh nghiệp lớn hơn — ký hợp đồng phụ với doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, phần này cũng quy định về “set aside” cho doanh nghiệp nhỏ: các hợp đồng hoặc hoạt động mua sắm được dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ.
Set-aside là một trong những chiến lược nổi bật nhất của FAR nhằm yêu cầu các cơ quan hành pháp phân bổ hợp đồng cho doanh nghiệp nhỏ trên toàn nước Mỹ. Các đối tượng đủ điều kiện, được nêu ở Phần 19, gồm doanh nghiệp nhỏ do cựu chiến binh có thương tật phục vụ sở hữu, doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ sở hữu thuộc diện kinh tế khó khăn, doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ làm chủ nói chung và doanh nghiệp nhỏ nằm trong vùng kinh doanh HUBZone (khu vực kinh doanh có lịch sử sử dụng chưa cao) ở Hoa Kỳ (Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ cung cấp bản đồ HUBZone). Set-aside có thể là toàn phần hoặc một phần. Set-aside toàn phần là hợp đồng hoặc thu mua dành trọn cho doanh nghiệp nhỏ. Set-aside một phần là hợp đồng có thể được chia nhỏ và phân phối cho nhiều doanh nghiệp, trong đó phải có ít nhất một doanh nghiệp nhỏ tham gia.
Doanh nghiệp có thể sử dụng FAR để nâng cao sức cạnh tranh như thế nào
Có một quan điểm phổ biến cho rằng các hợp đồng chính phủ giá trị lớn bị độc quyền bởi những tập đoàn lớn, có tiềm lực tài chính mạnh và mối quan hệ lâu dài với Washington cũng như khả năng tiếp cận đặc biệt tới các cấp, phòng họp trọng yếu. Thực tế cho thấy những cái tên lớn và doanh nghiệp dẫn đầu ngành thường xuyên xuất hiện trong danh sách các nhà thầu hàng đầu của chính phủ liên bang. Tuy nhiên, còn có một “miếng bánh” ngân sách rất lớn cần phân bổ, và các cơ quan thi hành FAR đã nỗ lực xây dựng các quy trình, thủ tục vào trong quy định này nhằm tạo ra cơ hội cho những thực thể nhỏ có thể giành được hợp đồng.
Đối với các tổ chức này, FAR là bản hướng dẫn giúp hiểu rõ quy trình các cơ quan hành pháp nhà nước phát hành đề nghị thầu và các hồ sơ mời chào khác, cũng như những quy tắc cụ thể mà cán bộ hợp đồng phải tuân theo khi phát hành các tài liệu này. Một số phần nhất định còn giúp doanh nghiệp xây dựng bộ hồ sơ dự thầu cạnh tranh, chứng minh năng lực tuân thủ và thể hiện rõ với các cơ quan rằng nhà thầu tiềm năng hiểu rõ toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng và phạm vi trách nhiệm của mình.
Cuối cùng, nghiên cứu các quy định bổ sung trong nhiều chương tiếp theo của FAR thuộc Title 48 cũng là chiến lược thiết yếu để nắm bắt kỳ vọng đặc thù của từng cơ quan. Các bộ ngành này đều là cơ quan hành chính nhà nước; việc học cách giải mã, vận hành qua các tầng quy tắc và yêu cầu phức tạp là một phần không thể thiếu để xây dựng hồ sơ dự thầu hiệu quả và trở thành nhà thầu thành công.
