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Die US-Bundesregierung ist ein enormer Auftraggeber für Unternehmen aus dem privaten Sektor. Im Haushaltsjahr 2022 vergab die Regierung fast 700 Milliarden US-Dollar an Bundesaufträge und bezahlte damit Produkte und Dienstleistungen von Militärflugzeugen und atomgetriebenen U-Booten bis hin zu Cybersicherheitssystemen, Halbleitern und Informationstechnologie. Obwohl die meisten Menschen Bundesauftragnehmer in erster Linie mit dem Verteidigungsministerium verbinden – Lockheed Martin und Northrop Grumman sind längst bekannte Namen –, stützt sich die Regierung auch im Bereich Verpflegungsdienste, Infrastrukturprojekte und Betriebsmanagement auf die Privatwirtschaft. Um das enorme jährliche Beschaffungsvolumen zu steuern, verlässt sich die Bundesregierung auf eine Sammlung von Vorschriften, bekannt als Federal Acquisition Regulation (FAR).
Was ist die Federal Acquisition Regulation (FAR)?
FAR ist im ersten Kapitel von Titel 48 des Code of Federal Regulations kodifiziert, das sich mit der Beschaffung und dem Erwerb durch die US-Regierung beschäftigt. Die Vorschrift wurde ursprünglich geschaffen, um ein einheitliches System für Bundesbehörden zu etablieren, die Produkte oder Dienstleistungen von Privatunternehmen beziehen. Zu ihren Hauptschwerpunkten zählen der Wettbewerb während des Beschaffungsprozesses (umgangssprachlich als Bieterverfahren bezeichnet), die Kostenermittlung und -verhandlung sowie spezielle Programme mit Anforderungen zur Vergabe von Aufträgen an kleine Unternehmen und bestimmte benachteiligte Gruppen. Die Regelung ist in 53 Abschnitte unterteilt, die ihrerseits weiter nach Unterabschnitten, Paragraphen und Unterparagraphen gegliedert sind. FAR wird gemeinsam vom Department of Defense, der General Services Administration und der NASA verwaltet.
Für welche Behörden gilt FAR?
FAR ist die zentrale Vorschrift für Beschaffung und Erwerb bei allen Exekutivbehörden. In der US-Bundesregierung gibt es 15 große Exekutivbehörden – oft auch Ministerien genannt – und alle unterliegen FAR.
- Department of Defense
- Department of Agriculture
- Department of Commerce
- Department of Education
- Department of Energy
- Department of Health and Human Services
- Department of Homeland Security
- Department of Housing and Urban Development
- Department of the Interior
- Department of Labor
- Department of State
- Department of Transportation
- Treasury Department
- Department of Veterans Affairs
- Department of Justice
Neben FAR haben alle diese Ministerien eigene ergänzende Vorschriften erlassen, die als Zusatzregeln für Beschaffungsstellen fungieren. Beispiele sind der Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS), die Department of Health and Human Services Acquisition Regulation (HHSAR) und die Department of Agriculture Acquisition Regulation (AGAR), die in den Kapiteln 2, 3 und 4 von Titel 48 zu finden sind.
Was ist DFARS?
Von allen ergänzenden Vorschriften der Bundesregierung und ihrer Exekutivbehörden ist DFARS vermutlich die relevanteste. Die US-Regierung gab im Haushaltsjahr 2022 694 Milliarden US-Dollar für Bundesaufträge aus, davon entfielen 415 Milliarden US-Dollar – also 60 Prozent – auf Auftragnehmer des Department of Defense. Viele dieser Auftragnehmer sind große Unternehmen mit Tausenden Beschäftigten und einem Jahresumsatz in zweistelliger Milliardenhöhe.
DFARS: Unterabschnitt 252.204-7012
DFARS umfasst eine Vielzahl von Compliance-Anforderungen, wobei ein bestimmter Abschnitt in den letzten Jahren besonders viel Aufmerksamkeit auf sich gezogen hat – insbesondere eine scheinbar unbedeutende Passage tief im Bundesgesetz. Unterabschnitt 252.204-7012 trat Ende 2017 in Kraft und trägt den Titel „Safeguarding Covered Defense Information and Cyber Incident Reporting“ (Schutz vertraulicher Verteidigungsinformationen und Meldung von Cybervorfällen). Der Unterabschnitt legt zahlreiche Maßnahmen zur Cybersicherheit fest, die alle Auftragnehmer erfüllen müssen, um mit dem Department of Defense zusammenzuarbeiten. Dazu gehört der Schutz vertraulicher Verteidigungsinformationen (CDI) durch spezifische, vom National Institute of Standards and Technology vorgegebene Verfahren; die umfassende Analyse aller Cybersicherheitsvorfälle oder -auswirkungen durch Schadsoftware auf die Systeme des Auftragnehmers oder auf CDI sowie die Meldung solcher Ereignisse an das Department of Defense; außerdem müssen die Anforderungen an die Cybersicherheit an sämtliche Unterauftragnehmer weitergegeben werden.
DFARS 7012, wie der Unterabschnitt üblicherweise genannt wird, stellt eine bedeutende Neuerung für Verteidigungsauftragnehmer dar. Obwohl die vollständige Compliance mit der neuen Klausel Hunderttausende Dollar kosten kann, sind viele Unternehmen bereit, in diese Maßnahmen zu investieren, um sich weiterhin erfolgreich um lukrative Aufträge des DoD zu bewerben.
Welche Branchen sind von FAR betroffen?
FAR und die verschiedenen ergänzenden Kapitel in Titel 48 benennen nicht explizit bestimmte Branchen, die unter den Geltungsbereich dieser Vorschriften fallen. Denn die Frage, ob ein Unternehmen FAR-Compliance erreichen muss, hängt weniger von dessen Branche oder den angebotenen Produkten und Dienstleistungen ab, sondern viel mehr von einem einfachen Kriterium: Hat das Unternehmen einen Auftrag mit der US-Bundesregierung? Mit anderen Worten: Firmen, die von der Mehrzahl der Behörden der Exekutive beauftragt werden, müssen FAR und/oder die ergänzenden Vorschriften einhalten.
Was ist FAR Part 52?
Wenn es einen Abschnitt in FAR gibt, mit dem sich Unternehmen und potentielle Regierungsauftragnehmer zuerst beschäftigen sollten, dann ist es Part 52. Auch wenn der Titel „Solicitation Provisions and Contract Clauses“ (Ausschreibungsbestimmungen und Vertragsklauseln) recht juristisch klingt, handelt es sich um einen äußerst wertvollen Leitfaden zu Anforderungen für Ausschreibungen (RFPs), Beschaffungen und Verträgen. Ein Großteil von Part 52 deckt verschiedene Bedingungen für FAR-Compliance ab, zum Beispiel Genehmigungen, Gebühren, Zahlungen und Kündigungen. Diese Bedingungen sind als Klauseln festgehalten, die von Beschaffungsstellen zwingend in Verträge aufgenommen werden müssen.
Für Unternehmen, die wettbewerbsfähige Angebotsunterlagen für Regierungsaufträge erstellen möchten, bietet ein vertieftes Verständnis von Part 52 und der dort abgedeckten Klauseln große Vorteile. Während das Gros von FAR für Bundesangestellte und Beschaffungsbeamte geschrieben und kodifiziert wurde, bietet dieser Abschnitt potentiellen Auftragnehmern einzigartige Einblicke in die Anforderungen für sämtliche Beschaffungen, die unter den Geltungsbereich der Regelung fallen.
Part 19: Der Abschnitt für kleine Unternehmen
Über 99 % aller US-Unternehmen sind kleine Firmen, die zudem den größten Teil neuer Arbeitsplätze schaffen. Part 19 von FAR hat das Ziel, diesem wichtigen Teil der US-Wirtschaft gezielt zu helfen. Der Abschnitt beschreibt Compliance-Verpflichtungen für Beschaffungsbeamte, um kleinen Unternehmen die bestmöglichen Chancen zu bieten, bei Regierungsaufträgen zu konkurrieren und von Bundesbeschaffungen zu profitieren. Es werden Methoden erläutert, die diese Beamten anwenden sollen, etwa die Planung und Gestaltung von Verträgen, die kleine Unternehmen realistisch ausführen können, sowie die Förderung von Unteraufträgen an kleine Unternehmen durch Hauptauftragnehmer, oft Großunternehmen. Zudem definiert Part 19 sogenannte „Set Asides“: Verträge oder Aufträge, die ausschließlich kleinen Unternehmen vorbehalten sind.
Set Asides gehören zu den wichtigsten Strategien, um Bundesbehörden zur Vergabe von Aufträgen an kleine Unternehmen zu verpflichten. Zu den in Part 19 genannten förderfähigen Gruppen gehören kleine Unternehmen im Besitz von dienstunfähigen Veteranen, kleine Unternehmen von wirtschaftlich benachteiligten Unternehmerinnen, allgemein Frauen-geführte kleine Unternehmen und sogenannte HUBZone-Unternehmen, also Firmen mit Sitz in traditionell unterversorgten Gebieten (die Small Business Association stellt hierzu eine Karte der HUBZones bereit). Set Asides können vollständig (Total Set Aside) oder teilweise (Partial Set Aside) sein – vollständig reservierte Verträge sind exklusiv kleinen Unternehmen vorbehalten, während teilweise reservierte Aufträge in mehrere Lose aufgeteilt werden können, von denen mindestens eines an ein kleines Unternehmen geht.
Wie Unternehmen FAR nutzen können, um wettbewerbsfähiger zu werden
Es hält sich hartnäckig die Annahme, dass lukrative Regierungsaufträge von großen, finanzstarken Konzernen mit engen Washington-Verbindungen monopolisiert werden. Die prominente Präsenz namhafter Branchengrößen auf jeder Liste der führenden Bundesauftragnehmer bestätigt diesen Eindruck. Aber der Verteilungskuchen ist groß, und die für FAR zuständigen Behörden haben weitreichende Verfahren und Strukturen geschaffen, um gezielt auch kleineren Unternehmen Auftragschancen zu eröffnen.
Gerade für diese Organisationen kann FAR als wertvoller Leitfaden dienen, um zu verstehen, wie die Behörden Ausschreibungen (RFPs) und andere Vergabeprozesse durchführen und welche Vorgaben die Beschaffungsstellen hierbei befolgen müssen. Bestimmte Abschnitte bieten Unternehmen zudem Rahmenbedingungen für die Erstellung wettbewerbsfähiger Angebote, die Compliance nachweisen und Agenturen verdeutlichen, dass der potenzielle Auftragnehmer mit den vertraglichen Anforderungen und dem vollen Umfang seiner Pflichten vertraut ist.
Nicht zuletzt kann das Studium der ergänzenden Vorschriften in den vielen auf FAR folgenden Kapiteln von Titel 48 entscheidend sein, um die jeweils spezifischen Erwartungen der Behörden zu verstehen. Denn am Ende sind diese Ministerien Behördenapparate, und der effektive Umgang mit deren komplexen Vorschriften und Anforderungen ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Angebotserstellung und den Zuschlag als Bundesauftragnehmer.
