:quality(85))
Rząd federalny Stanów Zjednoczonych jest ogromnym klientem dla firm z sektora prywatnego. W roku fiskalnym 2022 rząd zobowiązał się do wydania niemal 700 miliardów dolarów na kontrakty federalne, obejmujące zakup produktów i usług – od samolotów wojskowych i okrętów podwodnych o napędzie jądrowym po systemy cyberbezpieczeństwa, półprzewodniki i technologie informatyczne. Choć większości osób federalni wykonawcy kojarzą się głównie z Departamentem Obrony — firmy Lockheed Martin i Northrop Grumman stały się wręcz powszechnie rozpoznawalnymi markami — rząd korzysta również z sektora prywatnego w takich obszarach jak usługi gastronomiczne, projekty infrastrukturalne oraz zarządzanie operacjami. Aby zarządzać ogromnym wolumenem zakupów, jakie prowadzi każdego roku, rząd federalny opiera się na zbiorze reguł i przepisów znanych jako Federal Acquisition Regulation (FAR).
Czym jest Federal Acquisition Regulation (FAR)?
FAR został skodyfikowany w rozdziale pierwszym tytułu 48 Kodeksu Przepisów Federalnych (Code of Federal Regulations), dotyczącym zaopatrzenia i akwizycji rządu USA. Rozporządzenie powstało w celu ustanowienia jednolitego systemu dla agencji federalnych poszukujących produktów lub usług u firm prywatnych. Do głównych obszarów regulacji należą m.in. konkurencyjność procesu zamówień (potocznie określanego jako licytacja), ustalanie i negocjowanie kosztów oraz programy specjalne nakładające wymogi przyznawania kontraktów małym firmom i wybranym grupom niedostatecznie reprezentowanym. FAR podzielony jest na 53 części, z których każda rozbita jest dalej na podczęści, sekcje i podsekcje. Administrację FAR prowadzą wspólnie: Departament Obrony, General Services Administration i NASA.
Jakie agencje podlegają FAR?
FAR jest podstawowym zbiorem przepisów zaopatrzeniowych i akwizycji dla wszystkich agencji wykonawczych. Rząd federalny USA obejmuje 15 głównych agencji wykonawczych (czasami nazywanych departamentami wykonawczymi) i wszystkie one podlegają FAR.
- Departament Obrony
- Departament Rolnictwa
- Departament Handlu
- Departament Edukacji
- Departament Energii
- Departament Zdrowia i Opieki Społecznej
- Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego
- Departament Mieszkalnictwa i Urbanistyki
- Departament Spraw Wewnętrznych
- Departament Pracy
- Departament Stanu
- Departament Transportu
- Departament Skarbu
- Departament Spraw Weteranów
- Departament Sprawiedliwości
Oprócz FAR, wszystkie agencje wykonawcze szczebla gabinetowego wydały regulacje uzupełniające, które mają funkcjonować jako zasady pomocnicze dla osób odpowiedzialnych za zawieranie kontraktów. Przykładami takich regulacji są Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS), Department of Health and Human Services Acquisition Regulation (HHSAR) oraz Department of Agriculture’s Acquisition Regulation (AGAR), które można znaleźć odpowiednio w rozdziałach 2, 3 i 4 tytułu 48.
Czym jest DFARS?
Spośród wszystkich uzupełniających przepisów wydanych przez rząd federalny i jego agencje wykonawcze, DFARS jest prawdopodobnie tym, który zasługuje na szczególne wyróżnienie. Rząd USA wydał 694 miliardy dolarów na federalne kontrakty w roku fiskalnym 2022, z czego 415 miliardów przypadło na wykonawców Departamentu Obrony, co stanowiło 60 procent całkowitych wydatków. Wielu wykonawców DoD to duże firmy zatrudniające tysiące specjalistów i realizujące dziesiątki miliardów dolarów rocznych przychodów.
DFARS: Podsekcja 252.204-7012
DFARS obejmuje szeroki zestaw wymagań z zakresu zgodności (compliance), ale szczególną uwagę w ostatnich latach przykuwa jedna sekcja — zwłaszcza że to fragment tekstu głęboko ukryty w przepisach federalnych. Podsekcja 252.204-7012 weszła w życie pod koniec 2017 roku. Zatytułowana „Safeguarding Covered Defense Information and Cyber Incident Reporting” (Ochrona objętych informacji obronnych oraz raportowanie incydentów cybernetycznych), określa szereg środków z zakresu cyberbezpieczeństwa, którym muszą sprostać wszyscy wykonawcy współpracujący z Departamentem Obrony. Wymogi obejmują m.in. odpowiednie zabezpieczenie objętych informacji obronnych (CDI — Covered Defense Information) poprzez wdrożenie szczegółowych procedur określonych przez National Institute of Standards and Technology, przeprowadzanie kompleksowych przeglądów po każdym incydencie cyberbezpieczeństwa lub zetknięciu z złośliwym oprogramowaniem dotykającym systemów wykonawcy lub CDI oraz zgłaszanie incydentów do Departamentu Obrony, a także przekazywanie wymogów cyberbezpieczeństwa wszystkim podwykonawcom.
DFARS 7012, jak powszechnie określa się tę podsekcję, to ważna zmiana dla wykonawców sektora obronnego. Choć pełna zgodność z nową klauzulą może kosztować setki tysięcy dolarów, wiele firm jest gotowych ponieść te nakłady, aby pozostać konkurencyjnymi przy ubieganiu się o intratne kontrakty DoD.
Branże objęte FAR
FAR i poszczególne uzupełniające rozdziały tytułu 48 nie precyzują konkretnych branż pozostających w zakresie regulacji. Decydujące znaczenie w kwestii obowiązku spełnienia wymogów FAR ma bowiem nie sektor, typ produktów czy usług świadczonych przez firmę, lecz znacznie prostsze pytanie: czy podmiot realizuje kontrakt rządowy? W skrócie, firmy, które otrzymują kontrakty za pośrednictwem większości agencji wykonawczych, muszą stosować się do FAR i/lub przepisów uzupełniających.
Czym jest Federal Acquisition Regulation Part 52?
Jeśli jest jedna część FAR, którą firmy i potencjalni wykonawcy powinni poznać w pierwszej kolejności, to właśnie jest to Part 52. Choć tytuł tej części „Solicitation Provisions and Contract Clauses” (Postanowienia przetargowe i klauzule kontraktowe) może wydawać się hermetyczny, sekcja ta stanowi kluczowy zestaw wytycznych określających elementy obligatoryjne w zapytaniach ofertowych (RFP), akwizycjach i samych kontraktach. Znaczna część Part 52 opisuje warunki zgodności z FAR, w tym kwestie zatwierdzeń, opłat, płatności i rozwiązywania umów. Warunki te podane są w formie klauzul, które biura odpowiedzialne za zawieranie kontraktów mają obowiązek umieszczać w zawieranych umowach.
Firmy, które chcą opracowywać konkurencyjne oferty przetargowe na zamówienia rządowe, zdecydowanie powinny szczegółowo zapoznać się z Part 52 i bogatą listą objętych nią klauzul. Choć większość FAR pisana była z myślą o pracownikach federalnych i osobach zajmujących się zawieraniem umów, ta sekcja daje potencjalnym wykonawcom unikalny wgląd w wymogi dla wszystkich akwizycji podlegających tej regulacji.
Part 19: najważniejsza sekcja dla małych firm
Ponad 99% wszystkich firm w USA to małe przedsiębiorstwa i to one generują większość nowych miejsc pracy. Part 19 FAR została opracowana, by zapewnić im przewagę konkurencyjną w zamówieniach publicznych, określając obowiązki dotyczące zgodności dla osób prowadzących przetargi, które mają stworzyć małym firmom jak najlepsze warunki konkurowania o kontrakty rządowe i ogólniej — korzystania na federalnych projektach zakupowych. Part 19 opisuje rozmaite metody, które powinny być stosowane przez te osoby, np. planowanie i opracowywanie kontraktów możliwych do zrealizowania przez małe firmy czy zachęcanie wykonawców głównych (najczęściej dużych podmiotów) do zlecania części zamówień małym firmom. Sekcja ta opisuje także tzw. „set asides”, czyli wydzielone kontrakty lub akwizycje przeznaczone wyłącznie dla małych firm.
Set aside to jedna z głównych strategii przewidzianych przez FAR, zobowiązująca agencje wykonawcze do przyznawania kontraktów małym firmom we wszystkich stanach. Do grup uprawnionych, opisanych w Part 19, należą: małe firmy należące do weteranów niepełnosprawnych w wyniku służby, małe firmy należące do kobiet z ograniczonymi zasobami ekonomicznymi, szerzej — wszystkie przedsiębiorstwa kobiet oraz małe firmy z HUBZone (czyli z „historycznie niedostatecznie wykorzystywanych stref działalności gospodarczej” w USA — Small Business Association udostępnia mapę HUBZone). „Set asides” mogą dotyczyć całości lub części kontraktu: w pierwszym przypadku cały kontrakt przeznaczony jest wyłącznie dla małych firm, w drugim — może zostać podzielony pomiędzy kilku wykonawców, przy czym przynajmniej jeden musi być zaliczany do kategorii small business.
Jak firmy mogą wykorzystać FAR, by zwiększyć konkurencyjność
Często uważa się, że najbardziej zyskowne kontrakty rządowe są zmonopolizowane przez duże, zasobne korporacje, od dawna powiązane z Waszyngtonem i mające dostęp do elitarnych, nieformalnych kręgów decyzyjnych. Teza ta zresztą znajduje potwierdzenie w licznych zestawieniach głównych wykonawców, wśród których dominują wiodące korporacje i znane firmy z branży. Warto jednak zauważyć, że o kontrakty ubiega się ogromna liczba innych podmiotów, a agencje zarządzające FAR wprowadziły istotne procedury i protokoły, mające tworzyć realne możliwości dla mniejszych podmiotów.
Dla tych organizacji FAR może być wartościową mapą drogową, pokazującą, jak agencje wykonawcze ogłaszają zapytania ofertowe i inne przetargi oraz jakie wytyczne muszą stosować osoby prowadzące postępowania przetargowe. Wybrane sekcje mogą posłużyć także budowie ram dla konkurencyjnych ofert, prezentujących zgodność i pokazujących agencjom, że potencjalny wykonawca rozumie swoje zobowiązania kontraktowe oraz pełny zakres odpowiedzialności.
Wreszcie, szczegółowa analiza regulacji uzupełniających, zawartych w wielu rozdziałach po FAR (w tytule 48), jest kluczowa, by zrozumieć wymagania charakterystyczne dla poszczególnych agencji. Wszystkie te departamenty pozostają strukturami biurokratycznymi, a umiejętność interpretacji i poruszania się wśród ich szczegółowych przepisów i procedur jest nieodzowna dla skutecznego składania ofert oraz efektywnej działalności wykonawcy.
