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Il governo federale degli Stati Uniti rappresenta un cliente estremamente rilevante per le aziende del settore privato. Nell'anno fiscale 2022, il governo ha stanziato quasi 700 miliardi di dollari in contratti federali, acquistando prodotti e servizi che spaziano dagli aerei militari e sottomarini a propulsione nucleare ai sistemi di cybersicurezza, semiconduttori e tecnologie informatiche. Sebbene la maggior parte delle persone associ principalmente i fornitori federali al Dipartimento della Difesa—Lockheed Martin e Northrop Grumman sono ormai nomi noti al grande pubblico—il governo si affida al settore privato anche per servizi di ristorazione, progetti infrastrutturali e gestione delle operazioni. Per gestire gli imponenti volumi di approvvigionamento annuali, il governo federale si affida a una raccolta di norme e procedure conosciuta come Federal Acquisition Regulation (FAR).
Che cos'è la Federal Acquisition Regulation (FAR)?
La FAR è stata codificata nel primo capitolo del Titolo 48 del Code of Federal Regulations, che disciplina l'approvvigionamento e l'acquisizione per conto del governo degli Stati Uniti. Questa regolamentazione è nata per creare un sistema uniforme rivolto alle agenzie federali che intendono acquisire prodotti o servizi da aziende private. Tra i suoi principali obiettivi vi sono la promozione della concorrenza nel processo di acquisizione (comunemente chiamata gara d'appalto); la determinazione e negoziazione dei costi; e programmi speciali che impongono determinati requisiti per l’assegnazione di contratti a piccole imprese e a gruppi svantaggiati. Il regolamento si articola in 53 parti, suddivise ulteriormente in sottoparti, sezioni e sottosezioni. La FAR è amministrata congiuntamente dal Department of Defense, dalla General Services Administration e dalla NASA.
Quali agenzie sono soggette alla FAR?
La FAR rappresenta la principale normativa per l’approvvigionamento e l’acquisizione applicabile a tutte le agenzie esecutive. Sono 15 le principali agenzie esecutive del governo federale degli Stati Uniti—note anche come dipartimenti esecutivi—tutte soggette alla FAR.
- Department of Defense
- Department of Agriculture
- Department of Commerce
- Department of Education
- Department of Energy
- Department of Health and Human Services
- Department of Homeland Security
- Department of Housing and Urban Development
- Department of the Interior
- Department of Labor
- Department of State
- Department of Transportation
- Treasury Department
- Department of Veterans Affairs
- Department of Justice
Oltre alla FAR, tutte queste agenzie di livello esecutivo e ministeriale hanno emesso regolamenti supplementari destinati a integrare le regole per i responsabili degli appalti. Tra questi si annoverano, ad esempio, il Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS), il Department of Health and Human Services Acquisition Regulation (HHSAR) e il Department of Agriculture’s Acquisition Regulation (AGAR), reperibili rispettivamente nei Capitoli 2, 3 e 4 del Titolo 48.
Che cos'è il DFARS?
Tra tutte le normative supplementari emesse dal governo federale e dalle sue agenzie esecutive, il DFARS è probabilmente quella che merita maggiore attenzione. Nel solo anno fiscale 2022 il governo statunitense ha speso 694 miliardi di dollari in contratti federali, di cui 415 miliardi destinati a fornitori del Department of Defense, pari al 60% dell'intera spesa. Molti contractor del DoD sono grandi società che impiegano migliaia di professionisti e registrano decine di miliardi di dollari di fatturato annuale.
DFARS: Sottosezione 252.204-7012
Sebbene il DFARS comprenda una vasta gamma di requisiti di compliance, una sezione in particolare ha attirato un’attenzione significativa negli ultimi anni, soprattutto per un blocco di testo poco noto nascosto all’interno del codice federale. La sottosezione 252.204-7012 è entrata in vigore alla fine del 2017. Intitolata “Safeguarding Covered Defense Information and Cyber Incident Reporting”, la sottosezione stabilisce una serie di misure di cybersicurezza cui tutti i fornitori devono attenersi per poter collaborare con il Department of Defense. Tra queste: proteggere in modo adeguato le covered defense information (CDI, informazioni protette per la difesa) implementando i controlli procedurali specificati dal National Institute of Standards and Technology; effettuare una revisione approfondita di qualunque incidente di cybersicurezza o esposizione a software dannoso che coinvolga i sistemi del fornitore o le CDI, e segnalare l’evento al Department of Defense; estendere i requisiti di cybersicurezza a tutti i subappaltatori.
Il DFARS 7012, come viene comunemente chiamata la sottosezione, ha rappresentato un cambiamento significativo per il mondo dei fornitori della difesa. Ottenere la piena conformità a questa nuova clausola può comportare costi di centinaia di migliaia di dollari; tuttavia, molte aziende sono disposte a sostenere tali investimenti per continuare a essere competitive nell’aggiudicazione dei contratti più redditizi del DoD.
Settori interessati dalla FAR
La FAR e i diversi capitoli integrativi contenuti nel Titolo 48 non identificano necessariamente specifici settori industriali ricompresi nell’ambito normativo. Ciò perché la necessità per un'azienda di conformarsi alla FAR dipende meno dal settore di appartenenza o dai prodotti e servizi offerti e molto di più da una domanda molto più semplice: intrattengono rapporti contrattuali con il governo federale? In sintesi, tutte le aziende titolari di contratti con la maggior parte delle agenzie dell'Esecutivo devono rispettare la FAR e/o i suoi regolamenti supplementari.
Che cos’è il Federal Acquisition Regulation Part 52?
Tra tutte le parti della FAR, quella che le aziende e i potenziali fornitori della pubblica amministrazione dovrebbero conoscere per prima è la Part 52. Sebbene il titolo della parte, “Solicitation Provisions and Contract Clauses”, possa apparire come un muro di gergo legale, essa rappresenta un insieme prezioso di linee guida su cosa includere nelle richieste di offerta (RFP), nelle acquisizioni e nei contratti. Gran parte della Part 52 riguarda una varietà di termini e condizioni relativi alla conformità FAR, inclusi elementi quali approvazione, commissioni, pagamento e risoluzione. Questi termini e condizioni vengono forniti sotto forma di clausole che gli uffici acquisti sono tenuti a inserire nei contratti.
Per le aziende interessate a presentare offerte complete e competitive per le acquisizioni pubbliche, sviluppare una conoscenza approfondita della Part 52 e della vasta gamma di clausole in essa contenute può rivelarsi estremamente vantaggioso. Sebbene la maggior parte della FAR sia scritta e codificata per i dipendenti federali e i responsabili degli acquisti, questa sezione offre una visione privilegiata dei requisiti previsti per tutte le acquisizioni nell’ambito della regolamentazione.
Part 19: la sezione chiave per le piccole imprese
Oltre il 99% delle aziende statunitensi sono piccole imprese e queste generano la maggior parte dei nuovi posti di lavoro nel paese. La Part 19 della FAR si propone di favorire questo segmento strategico del tessuto economico americano. Lo fa illustrando i requisiti di compliance che gli ufficiali preposti agli appalti devono osservare per garantire alle piccole imprese la migliore opportunità possibile di partecipare alle gare pubbliche e trarre beneficio dalle acquisizioni federali in modo più ampio. La Part 19 definisce i metodi da applicare—come pianificare e sviluppare contratti che le piccole imprese possano realisticamente eseguire, e promuovere il subappalto alle piccole imprese da parte dei contraenti principali (spesso aziende di grandi dimensioni). In aggiunta, la sezione disciplina i cosiddetti “set aside” per le piccole imprese: contratti o acquisizioni riservati esclusivamente a queste realtà.
I set aside rappresentano una delle strategie più rilevanti della FAR per incentivare l’assegnazione di contratti alle piccole imprese da parte delle agenzie esecutive statunitensi. Le categorie di enti ammissibili, illustrate nella Part 19, comprendono piccole imprese di proprietà di veterani con disabilità di servizio, piccole imprese di donne economicamente svantaggiate, altre piccole imprese di proprietà femminile e HUBZone small businesses, ossia soggetti insediati in “historically underutilized business zones” degli Stati Uniti (la Small Business Association mette a disposizione una mappa delle HUBZone). I set aside possono essere totali o parziali. Un set aside totale è un contratto o acquisizione interamente riservata a piccole imprese. I set aside parziali, invece, sono contratti suddivisibili in lotti, da affidare a più aziende tra cui almeno una piccola impresa.
Come utilizzare la FAR per aumentare la competitività aziendale
È opinione diffusa che i contratti più remunerativi della pubblica amministrazione siano appannaggio di grandi aziende dotate di solidi rapporti istituzionali a Washington e accesso privilegiato ai centri nevralgici del potere. D’altra parte, vi sono effettivamente numerose prove a sostegno di questa ipotesi, considerando la presenza pressoché costante dei grandi gruppi industriali nelle graduatorie dei principali fornitori del governo federale. Tuttavia, la “torta” delle assegnazioni pubbliche rimane ampia e le agenzie che amministrano la FAR hanno implementato procedure e protocolli mirati a creare opportunità anche per le realtà di dimensioni ridotte.
Per queste organizzazioni, la FAR può costituire una guida preziosa per comprendere in che modo le agenzie dell’Esecutivo emanino le richieste di offerta e altre sollecitazioni, nonché le linee guida specifiche cui devono attenersi i responsabili degli appalti nell’emissione dei bandi. Determinate sezioni consentono inoltre alle imprese di strutturare offerte competitive che mettano in evidenza la compliance e dimostrino alle agenzie la piena conoscenza degli obblighi contrattuali e delle responsabilità connesse.
Infine, lo studio delle diverse normative supplementari contenute in numerosi capitoli seguenti alla FAR nel Titolo 48 può rappresentare un elemento cruciale per comprendere le aspettative proprie di ciascuna agenzia. Questi dipartimenti sono, a tutti gli effetti, enti burocratici; acquisire competenze nell’interpretazione e nella gestione delle loro norme può fare la differenza nella presentazione di un’offerta efficace e nel successo come fornitori della pubblica amministrazione.
