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El gobierno federal de EE. UU. es un cliente de gran magnitud para las empresas del sector privado. En el año fiscal 2022, el gobierno comprometió casi $700 mil millones en contratos federales, financiando productos y servicios que abarcan desde aviones militares y submarinos de propulsión nuclear hasta sistemas de ciberseguridad, semiconductores y tecnología de la información. Aunque la mayoría de las personas suele asociar a los contratistas federales con el Departamento de Defensa —Lockheed Martin y Northrop Grumman se han consolidado como nombres ampliamente reconocidos—, el gobierno también recurre al sector privado para servicios alimentarios, proyectos de infraestructura y gestión de operaciones. Para controlar los amplios niveles de compras en los que incurre cada año, el gobierno federal se apoya en un conjunto de reglas y normativas conocido como Federal Acquisition Regulation (FAR, Regulación Federal de Adquisiciones).
¿Qué es Federal Acquisition Regulation (FAR)?
FAR está codificada en el primer capítulo del Título 48 del Code of Federal Regulations (Código de Reglamentos Federales de EE. UU.), que aborda la adquisición y el aprovisionamiento del gobierno estadounidense. Esta normativa se creó originalmente para establecer un sistema uniforme para las agencias federales que buscan adquirir productos o servicios de empresas privadas. Entre sus principales enfoques se encuentran la competencia durante el proceso de adquisición (coloquialmente llamada licitación); la determinación y negociación de costos; y programas especiales que imponen requisitos para adjudicar contratos a pequeñas empresas y ciertos grupos históricamente desatendidos. La normativa está dividida en 53 partes, que a su vez se subdividen en subpartes, secciones y subsecciones. FAR es administrada de manera conjunta por el Departamento de Defensa, la Administración de Servicios Generales y la NASA.
¿Qué agencias están sujetas a FAR?
FAR es la normativa principal de adquisición y aprovisionamiento para todas las agencias ejecutivas. Existen 15 agencias ejecutivas principales en el gobierno federal de EE. UU.—también llamadas departamentos ejecutivos— y todas están sujetas a FAR.
- Departamento de Defensa
- Departamento de Agricultura
- Departamento de Comercio
- Departamento de Educación
- Departamento de Energía
- Departamento de Salud y Servicios Humanos
- Departamento de Seguridad Nacional
- Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano
- Departamento del Interior
- Departamento de Trabajo
- Departamento de Estado
- Departamento de Transporte
- Departamento del Tesoro
- Departamento de Asuntos de los Veteranos
- Departamento de Justicia
Además de FAR, todos los organismos del gabinete ejecutivo han emitido normativas suplementarias que sirven como reglas complementarias para los responsables de contratos. Ejemplos de estas regulaciones suplementarias son Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS), Health and Human Services Acquisition Regulation (HHSAR) y la Acquisition Regulation (AGAR) del Departamento de Agricultura, que pueden encontrarse en los capítulos 2, 3 y 4, respectivamente, del Título 48.
¿Qué es DFARS?
De todas las normativas suplementarias emitidas por el gobierno federal y sus agencias ejecutivas, DFARS es probablemente la más destacada. El gobierno de EE. UU. gastó $694 mil millones en contratos federales en el año fiscal 2022, de los cuales $415 mil millones se destinaron a contratistas del Departamento de Defensa, lo que representa el 60 % del gasto total. Muchos contratistas del DoD son grandes empresas que emplean a miles de profesionales y generan decenas de miles de millones de dólares en ingresos anuales.
DFARS: Subsección 252.204-7012
Aunque DFARS abarca una amplia gama de requisitos de cumplimiento (compliance), una sección en particular ha ganado atención significativa en los últimos años —especialmente por tratarse de un texto poco conocido dentro del código federal—. La subsección 252.204-7012 entró en vigor a finales de 2017. Bajo el título “Salvaguardar la Información de Defensa Cubierta y Reporte de Incidentes Cibernéticos,” la subsección detalla una serie de medidas de ciberseguridad que todos los contratistas deben cumplir para trabajar con el Departamento de Defensa. Estas incluyen salvaguardar adecuadamente la información de defensa cubierta (CDI) mediante controles de procedimiento específicos establecidos por el National Institute of Standards and Technology; realizar una revisión exhaustiva de cualquier incidente de ciberseguridad o exposición a software malicioso que afecte los sistemas del contratista o la CDI, y reportar el evento al Departamento de Defensa; además de trasladar los requisitos de ciberseguridad a todos los subcontratistas.
DFARS 7012, como se conoce comúnmente a esta subsección, ha supuesto un cambio importante en el mundo de los contratistas de defensa. Aunque lograr el cumplimiento total de la nueva cláusula puede costar cientos de miles de dólares, muchas empresas están dispuestas a invertir recursos en la implementación de estas medidas para seguir siendo competitivas en la obtención de lucrativos contratos con el DoD.
Industrias afectadas por FAR
FAR y los distintos capítulos suplementarios que le siguen en el Título 48 no identifican necesariamente industrias específicas dentro de su ámbito de aplicación. Esto se debe a que la obligación de cumplir con FAR depende menos del sector o los tipos de productos y servicios que una empresa ofrece que de una pregunta mucho más simple: ¿tiene la empresa contratos con el gobierno federal? En resumen, las empresas adjudicatarias de contratos a través de la gran mayoría de agencias de la Rama Ejecutiva deben cumplir con FAR y/o sus suplementos.
¿Qué es Federal Acquisition Regulation Part 52?
Si hay una parte de FAR que las empresas y aspirantes a contratistas del gobierno deben conocer en primer lugar, esa es la Parte 52. Si bien su título, “Disposiciones de Solicitud y Cláusulas Contractuales,” puede sonar como un muro infranqueable de jerga legal, la sección constituye un conjunto valioso de directrices sobre lo que debe incluirse en solicitudes de propuesta (RFP), adquisiciones y contratos. Gran parte de la Parte 52 abarca términos y condiciones relativos al cumplimiento (normativo) con FAR, incluidas cuestiones de aprobación, tarifas, pagos y resolución de contratos. Estos términos y condiciones se presentan en forma de cláusulas que las oficinas de contratación están obligadas a incluir en los contratos.
A las empresas que deseen armar paquetes de oferta competitivos para adquisiciones gubernamentales les resultará clave comprender en detalle la Parte 52 y la variedad de cláusulas que contempla. Si bien la mayor parte de FAR fue redactada y codificada para empleados federales y responsables de contratación, esta sección ofrece una visión única para potenciales contratistas sobre los requisitos aplicables a todas las adquisiciones bajo su extenso marco normativo.
Parte 19: la sección clave para pequeñas empresas
Más del 99 % de todas las empresas estadounidenses son pequeñas empresas, y generan la mayoría de los nuevos puestos de trabajo en el país. La Parte 19 de FAR busca proporcionar una ventaja a este sector crítico de la economía estadounidense. Lo hace estableciendo obligaciones de cumplimiento (compliance) que los responsables de adjudicación deben seguir para dar a las pequeñas empresas la mejor oportunidad posible de competir por contratos gubernamentales y beneficiarse de las adquisiciones federales en un sentido más amplio. La Parte 19 detalla métodos que estos funcionarios deben emplear, como planificar y desarrollar contratos que las pequeñas empresas puedan ejecutar razonablemente, e incentivar a los contratistas principales —que suelen ser grandes empresas— a subcontratar con pequeñas empresas. Además, la sección describe los llamados “set asides” (reservas para pequeñas empresas): contratos o adquisiciones reservados exclusivamente para pequeñas empresas.
Los set asides son una de las estrategias más destacadas de FAR para exigir que las agencias ejecutivas adjudiquen contratos a pequeñas empresas en todo EE. UU. Las entidades elegibles, que se detallan en la Parte 19, incluyen pequeñas empresas propiedad de veteranos discapacitados en servicio, pequeñas empresas de mujeres en situación económica desfavorable, pequeñas empresas propiedad de mujeres en general y pequeñas empresas HUBZone, es decir, organizaciones ubicadas en “zonas históricamente subutilizadas de actividad empresarial” de EE. UU. (la Small Business Association ofrece un mapa de las HUBZones). Los set asides pueden ser totales o parciales. Un set aside total es un contrato o adquisición que se reserva en su totalidad para pequeñas empresas. Los set asides parciales, en cambio, son contratos que pueden dividirse en partes menores y distribuirse entre varias empresas, siempre que al menos una de ellas sea una pequeña empresa.
Cómo las empresas pueden utilizar FAR para ser más competitivas
Existe una creencia generalizada de que los lucrativos contratos gubernamentales se concentran en grandes corporaciones con sólidas conexiones en Washington y acceso especial a sus círculos de poder. Y ciertamente hay pruebas que refuerzan esa percepción, dado que los grandes líderes empresariales dominan cualquier lista de los principales contratistas del gobierno federal. Sin embargo, también existe una gran variedad de oportunidades, y las agencias que administran FAR han dedicado considerables esfuerzos a establecer procedimientos y protocolos en la normativa para crear oportunidades destinadas a que entidades más pequeñas consigan contratos.
Para estas organizaciones, FAR puede funcionar como una hoja de ruta valiosa para comprender cómo las agencias ejecutivas emiten solicitudes de propuestas y otras convocatorias, así como las directrices específicas que han de seguir los responsables de contratación al publicarlas. Secciones concretas también pueden proporcionar a las empresas marcos para compilar paquetes de oferta competitivos que demuestren cumplimiento y dejen claro a las agencias que el contratista potencial conoce sus obligaciones contractuales y el alcance total de sus responsabilidades.
Por último, estudiar las distintas regulaciones suplementarias integradas en los diversos capítulos posteriores a FAR en el Título 48 puede ser una estrategia crucial para entender las expectativas particulares de cada agencia. Estos departamentos forman parte de la burocracia gubernamental, y aprender a interpretar y navegar por su complejo entramado de reglas y requisitos es parte fundamental de presentar una oferta eficaz y convertirse en un contratista exitoso.
