:quality(85))
De Amerikaanse federale overheid is een enorme klant voor bedrijven uit de private sector. In het fiscale jaar 2022 heeft de overheid bijna $700 miljard toegezegd aan federale contracten, waarmee producten en diensten werden gefinancierd die variëren van militaire vliegtuigen en kernonderzeeërs tot cybersecuritysystemen, halfgeleiders en informatietechnologie. Hoewel de meeste mensen federale contractanten vooral associëren met het Department of Defense—Lockheed Martin en Northrop Grumman zijn inmiddels gevestigde namen—doet de overheid in de praktijk ook sterk een beroep op de private sector voor voedselvoorzieningen, infrastructuurprojecten en operationeel beheer. Om het omvangrijke inkoopvolume elk jaar te coördineren, maakt de federale overheid gebruik van een geheel aan regels en voorschriften, samen bekend als de Federal Acquisition Regulation (FAR).
Wat is Federal Acquisition Regulation (FAR)?
FAR is vastgelegd in het eerste hoofdstuk van Titel 48 van de Code of Federal Regulations, dat de inkoop en verwerving door de Amerikaanse overheid regelt. De regelgeving is oorspronkelijk opgesteld om een uniform systeem te creëren voor federale instanties die producten of diensten afnemen van private ondernemingen. Een aantal kerndoelstellingen zijn concurrentie tijdens het aanbestedingsproces (ook wel 'bieden'), het bepalen en onderhandelen van kosten, en speciale programma's waarin eisen zijn opgenomen voor het gunnen van contracten aan kleine bedrijven en bepaalde minderheidsgroepen. De regeling is opgesplitst in 53 onderdelen, die verder zijn onderverdeeld in subonderdelen, secties en subsecties. FAR wordt gezamenlijk beheerd door het Department of Defense, de General Services Administration en NASA.
Welke instanties vallen onder FAR?
FAR vormt de primaire regelgeving voor inkoop en aanbesteding voor alle uitvoerende agentschappen. Binnen de Amerikaanse federale overheid zijn er 15 grote uitvoerende agentschappen—ook wel executive departments genoemd—en al deze organisaties vallen onder FAR.
- Department of Defense
- Department of Agriculture
- Department of Commerce
- Department of Education
- Department of Energy
- Department of Health and Human Services
- Department of Homeland Security
- Department of Housing and Urban Development
- Department of the Interior
- Department of Labor
- Department of State
- Department of Transportation
- Treasury Department
- Department of Veterans Affairs
- Department of Justice
Naast FAR hebben alle uitvoerende agentschappen op kabinetsniveau aanvullende regelgeving opgesteld die bedoeld is als complementaire richtlijnen voor inkopers. Voorbeelden hiervan zijn de Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS), de Department of Health and Human Services Acquisition Regulation (HHSAR), en de Department of Agriculture’s Acquisition Regulation (AGAR), die zijn terug te vinden in respectievelijk hoofdstuk 2, 3 en 4 van Titel 48.
Wat is DFARS?
Van alle aanvullende regelgevingen die door de federale overheid en haar uitvoerende agentschappen zijn uitgevaardigd, is DFARS waarschijnlijk de meest opvallende. In het fiscale jaar 2022 gaf de Amerikaanse overheid $694 miljard uit aan federale contracten, waarvan $415 miljard bestemd was voor contractanten van het Department of Defense—dat is 60 procent van het totale budget. Veel DoD-contractanten zijn grote ondernemingen met duizenden werknemers en tientallen miljarden dollars aan jaarlijkse omzet.
DFARS: Subsectie 252.204-7012
Hoewel DFARS een omvangrijk pakket aan compliance-eisen omvat, is één onderdeel in het bijzonder de laatste jaren sterk in de belangstelling gekomen—met name een onopvallend tekstblok diep in de federale wetten. Subsectie 252.204-7012 is eind 2017 van kracht geworden. Deze sectie, getiteld "Safeguarding Covered Defense Information and Cyber Incident Reporting", beschrijft een reeks cybersecuritymaatregelen waaraan alle contractanten moeten voldoen om voor het Department of Defense te mogen werken. Dit omvat onder andere het adequaat beschermen van 'covered defense information' (CDI) door het implementeren van specifieke procedurele controlemaatregelen zoals vastgesteld door het National Institute of Standards and Technology; het uitvoeren van een grondig onderzoek na een cybersecurityincident of besmetting met schadelijke software op systemen van de contractant of op CDI, en het melden van dergelijke incidenten bij het Department of Defense; evenals het doorgeven van cybersecurityeisen aan alle onderaannemers.
DFARS 7012, zoals deze subsectie vaak genoemd wordt, betekent een belangrijke wijziging voor defensiecontractanten. Hoewel volledige compliance met de nieuwe clausule honderden duizenden dollars kan kosten, zijn veel bedrijven bereid dit te investeren als dat hen een concurrentievoordeel oplevert om winstgevende DoD-contracten binnen te halen.
Sectoren beïnvloed door FAR
FAR en de verschillende aanvullende hoofdstukken in Titel 48 noemen niet per se specifieke sectoren waarop de regelgeving van toepassing is. De noodzaak tot FAR-compliance wordt namelijk minder bepaald door de sector of het type producten en diensten, en meer door één simpele vraag: heeft het bedrijf een contract met de federale overheid? Bedrijven die contracten krijgen via het merendeel van de uitvoerende agentschappen moeten voldoen aan FAR en/of de bijbehorende aanvullingen.
Wat is Federal Acquisition Regulation Part 52?
Als er één onderdeel van FAR is waar bedrijven en potentiële overheidsleveranciers zich als eerste in zouden moeten verdiepen, dan is het Part 52. Hoewel de titel—“Solicitation Provisions and Contract Clauses”—aanvoelt als een muur van juridisch jargon, is deze sectie een onmisbare bron van richtlijnen voor alles wat moet worden opgenomen in aanvragen tot voorstellen (RFPs), aanbestedingen en contracten. Een groot deel van Part 52 bestaat uit verschillende voorwaarden en condities voor FAR-compliance, waaronder bepalingen over goedkeuring, vergoedingen, betaling en beëindiging. Deze voorwaarden worden aangeboden in de vorm van clausules die door inkopende instanties verplicht moeten worden opgenomen in contracten.
Bedrijven die concurrerende biedingen willen voorbereiden voor overheidsaanbestedingen doen er goed aan zich een gedetailleerd begrip eigen te maken van Part 52 en het brede spectrum aan clausules dat daarin wordt beschreven. Hoewel het grootste deel van FAR is geschreven en vastgelegd voor federale medewerkers en inkopers, biedt deze sectie unieke inzichten aan potentiële leveranciers over de voorwaarden voor alle aanbestedingen binnen het brede toepassingsbereik van de regelgeving.
Part 19: Het belangrijkste onderdeel voor kleine ondernemingen
Meer dan 99% van alle Amerikaanse bedrijven zijn kleine ondernemingen, en zij creëren het merendeel van de nieuwe banen in het land. Part 19 van FAR heeft tot doel deze cruciale groep in de Amerikaanse economie een grotere kans te geven. Het beschrijft de nalevingsverplichtingen die inkopers moeten hanteren om kleine ondernemingen maximaal de gelegenheid te bieden mee te dingen naar overheidsopdrachten en te profiteren van federale aanbestedingen. Part 19 werkt verschillende methoden uit, waaronder het plannen en ontwikkelen van contracten die realistisch uitvoerbaar zijn voor kleine ondernemingen, en het stimuleren van hoofdcontractanten—veelal grotere bedrijven—om onderaannemers uit het MKB in te schakelen. Daarnaast wordt in deze sectie het concept van "set asides" geïntroduceerd: opdrachten of aankopen die exclusief zijn voorbehouden aan kleine bedrijven.
Set asides zijn een van de meest prominente strategieën van FAR om van uitvoerende agentschappen te eisen dat zij contracten verstrekken aan kleine ondernemingen verspreid over de VS. In Part 19 worden de in aanmerking komende entiteiten gespecificeerd, waaronder service-disabled veteran-owned small businesses, economisch achtergestelde small businesses eigendom van vrouwen, breder gedefinieerde vrouwelijk geleide kleine bedrijven, en HUBZone small businesses—organisaties uit zogenaamde "historisch onderbenutte bedrijfszones" in de VS (de Small Business Association biedt een HUBZone-kaart). Set asides kunnen volledig of gedeeltelijk zijn. Een volledige set aside betreft een contract of aankoop die volledig is gereserveerd voor kleine ondernemingen. Gedeeltelijke set asides zijn contracten die in kleinere delen kunnen worden opgesplitst en verdeeld, mits ten minste één kleine onderneming deelneemt.
Hoe bedrijven FAR kunnen inzetten voor betere concurrentiepositie
Er leeft breed de opvatting dat lucratieve overheidsopdrachten vooral worden binnengehaald door grote, vermogende bedrijven die al decennialang nauwe banden onderhouden in Washington en over exclusieve toegang beschikken tot invloedrijke kringen. Daarvoor zijn zeker genoeg aanwijzingen, gezien de opvallende namen en topleveranciers op de lijst van federale contractanten. Toch wordt er een aanzienlijk deel van het budget uitgekeerd aan andere partijen, en de verantwoordelijke instanties achter FAR bouwen bewust procedures en afspraken in het reglement in om ook kleinere organisaties een kans te geven.
Voor deze organisaties is FAR een waardevolle leidraad om inzicht te krijgen in hoe uitvoerende agentschappen van de overheid aanvragen voor voorstellen en aanbestedingen uitzetten, en via welke concrete richtlijnen inkopers dat bij wet moeten doen. Specifieke secties bieden bedrijven bovendien een raamwerk om concurrerende biedingsdocumenten samen te stellen, waarmee zij aan kunnen tonen dat zij aan de compliance-eisen voldoen en hun kennis van contractuele verplichtingen en verantwoordelijkheden aantonen.
Tot slot is het bestuderen van de verschillende aanvullende voorschriften die in veel van de hoofdstukken na FAR in Titel 48 aan bod komen, een essentiële strategie om de unieke verwachtingen per agentschap te begrijpen. Deze departementen zijn immers overheidsbureaucratieën, en het leren interpreteren én navigeren van hun complexe regelgeving is een integraal onderdeel van een effectieve aanbieding en een succesvolle rol als overheidsleverancier.
