Czy Państwa dostawcy zapewniają przejrzystość danych – czy pozostawiają Państwa w niepewności?

Najważniejsze informacje z artykułu:

• W kontekście deklaracji na poziomie komponentu, przejrzystość danych oznacza dostępność informacji niezbędnych do zapewnienia zgodności z przepisami. Mówiąc prosto – czy łatwo, czy trudno uzyskać wymagane dane dotyczące zgodności od danej firmy, a także ile czasu zajmuje zebranie tych informacji?
• Dla wielu firm problemem jest nie tylko sam proces, lecz także jego rozmiar. Wiele regulacji dotyczących zgodności wymaga analizy dokumentacji dla każdego komponentu produktu końcowego, przez co ilość zbieranych informacji może być ogromna. 
• W ramach Supplier Scorecard, Z2Data ocenia „przejrzystość danych” wszystkich firm produkujących części i generuje ogólną ocenę. Z2Data bierze pod uwagę dostępność różnych, typowych dokumentów i danych związanych ze zgodnością, w tym informacji o zgodności chemicznej, minerałach z regionów objętych konfliktem, łańcuchu dostaw, wsparciu na stronie internetowej oraz zarządzaniu wycofywaniem z produkcji. 

W miarę jak rządy na całym świecie zwiększają wymagania dotyczące ujawniania danych przez firmy, przejrzystość danych po stronie dostawców staje się kluczowa. Regulacje takie jak CBAM i EUDR w Europie oraz inne regulacje związane ze środowiskiem, takie jak REACH, RoHS i dyrektywy dotyczące PFAS, wymagają zbierania deklaracji na poziomie komponentu dla każdego elementu wprowadzającego do wyrobu gotowego. W przypadku produktów zawierających setki lub tysiące indywidualnych komponentów może to powodować znaczne trudności i wymagać znaczącego nakładu czasu oraz zasobów ludzkich. W kontekście zgodności na poziomie komponentu, oszczędność czasu jest kluczowa – dlatego przejrzystość i dostępność informacji o statusie zgodności są obecnie podstawą silnych, zrównoważonych operacji. 

Bez tych informacji dotyczących zgodności, zespoły odpowiedzialne za ujawnianie danych w firmach nie będą w stanie skutecznie realizować swoich zadań. Dodatkowo, problemy ze zgodnością i ewentualne naruszenia mogą powodować opóźnienia we wprowadzaniu nowych produktów lub certyfikacji istniejących. Presja terminów i rosnące wymagania regulacyjne sprawiają, że pozyskiwanie danych o zgodności od dostawców nie może zostać pominięte. W tej rzeczywistości ocena przejrzystości danych dostawców staje się dla firm priorytetowa.  

Co w praktyce oznacza przejrzystość danych?

W kontekście deklaracji na poziomie komponentu, przejrzystość danych odnosi się do dostępności informacji niezbędnych do uzyskania zgodności z przepisami. Mówiąc prosto – czy uzyskanie odpowiednich danych od firmy jest łatwe czy trudne oraz ile czasu potrzeba, by zgromadzić te informacje?

Praktyka pokazuje, że poziom przejrzystości danych jest bardzo różny w zależności od firmy. Minimum to udostępnienie informacji o zgodności klientowi na jego wniosek. Problem polega na tym, że konieczność inicjowania kampanii kontaktowej po standardowe dokumenty może przekształcić proste zadanie w żmudny, skomplikowany proces. Złotym standardem jest natomiast publikacja tych informacji na stronie internetowej lub w portalu; wtedy dane są dostępne do pobrania w ciągu kilku sekund po ich zidentyfikowaniu. Dla kontrastu, tradycyjny proces kampanii kontaktowej – z koniecznością maili, rozmów telefonicznych, ponagleń, przygotowywania kart katalogowych czy innych repozytoriów – pokazuje, jak wielka przepaść dzieli złoty standard od klasycznego podejścia dostawców.

Dla wielu firm problemem jest nie tylko sam proces, lecz także skala. Wiele regulacji wymaga analizy dokumentacji dla każdego komponentu końcowego produktu, przez co ilość niezbędnych informacji do zebrania może być ogromna. Dodatkowo czas poświęcony na uzyskanie dokumentacji może wyczerpywać cenne zasoby, które zamiast tego można byłoby przeznaczyć na właściwe przygotowanie deklaracji zgodności.

Nic dziwnego, że wobec tych wyzwań firmy coraz częściej zwracają się do dostawców danych i rozwiązań programowych, takich jak Z2Data, by to oni zbierali dokumenty i przechowywali informacje dotyczące zgodności dla milionów komponentów.

Złotym standardem udostępniania informacji o zgodności jest publikacja ich na stronie internetowej lub w dedykowanym portalu.

Jak Z2Data mierzy przejrzystość danych?

W ramach Supplier Scorecard, Z2Data ocenia „przejrzystość danych” dla wszystkich firm produkujących części i przyznaje ogólną ocenę. Z2Data bierze pod uwagę dostępność różnych typowych dokumentów i danych dotyczących zgodności, takich jak informacje o zgodności chemicznej, minerałach z regionów objętych konfliktem, łańcuchu dostaw, wsparciu na stronie, czy zarządzaniu starzeniem się/wycofywaniem z produkcji. Ocena przejrzystości danych wskazuje, czy dany typ dokumentu/usługi jest dostępny online lub czy firmy muszą kontaktować się z dostawcami bezpośrednio. Wyższe oceny uzyskują firmy, które udostępniają dokumenty i powiązane informacje natychmiast w trybie online. Dodatkowo Z2Data oferuje benchmark „Contacting Experience”, który nie jest oceniany punktowo, ale stanowi punkt odniesienia, jak szybko firmy odpowiadały na zapytania Z2Data o dane.

Celem systemu ocen Z2Data w zakresie przejrzystości danych jest stworzenie jednolitego standardu oceny firm produkujących komponenty pod kątem transparentności, a tym samym wskazanie, jak wygląda pozyskiwanie informacji o zgodności od danej firmy. Chociaż w wielu branżach publikacja informacji nt. zgodności oraz starzenia się/wycofywania z produkcji jest trudna, ten wskaźnik pozwala wyłonić firmy, które wyróżniają się wysokim poziomem dostępności danych. Firmy mogą wykorzystać tę ocenę zarówno przy bieżącej kwalifikacji obecnych dostawców, jak i przy wyborze nowych partnerów.

Jakie są kluczowe wnioski na podstawie ocen Z2Data dotyczących przejrzystości danych?

Z2Data zbadała przejrzystość danych w ponad 11 000 firm produkujących komponenty, stosując opisane powyżej podejście. Najwięcej z nich działa w sektorach: elektroniki, motoryzacji i sprzętu medycznego, choć cała próbka obejmuje firmy z ponad 10 branż. Z2Data stale analizuje również nowe firmy pod kątem przejrzystości danych. Poniżej pięć głównych wniosków z oceny Z2 Data Transparency Score:

1. Wśród podmiotów w bazie Z2Data, 74% uznano za firmy nieprzejrzyste, 21% za przejrzyste, a jedynie 5% za bardzo przejrzyste. Oznacza to, że jedynie około 25% ocenianych firm można określić mianem „przejrzystych” – na podstawie publicznej dostępności dokumentów dotyczących zgodności. 
2. We wszystkich analizowanych podkategoriach Data Transparency, średnio 26% firm zapewniło „złoty standard” – publiczną dostępność informacji w danej kategorii.
3. Podkategorie Data Transparency, w których firmy osiągały najlepsze wyniki to Zrównoważony Rozwój (raporty ESG, CSR) – 73% firm upublicznia te informacje oraz Informacje o łańcuchu dostaw (dane nt. czasu realizacji, FMD itp.) – 30% firm udostępnia dane publicznie.
4. Najniżej oceniane podkategorie to Dane dotyczące starzenia się/wycofywania z produkcji – tylko 7% firm upubliczniło te informacje oraz Deklaracje materiałowe – jedynie 17% firm opublikowało te dane.
5.  W przypadku Contacting Experience, czyli szybkości odpowiedzi na zapytanie Z2Data jako podmiotu trzeciego (bez punktacji liczbowej), 75% firm odpowiedziało w ciągu 2 tygodni.

Najważniejszym i ogólnym wnioskiem z tych danych jest fakt, że większość firm ma jeszcze daleką drogę do zapewnienia łatwego dostępu do informacji o zgodności dla swoich klientów. Publiczna dostępność danych nie tylko wspiera klientów, ale również usprawnia pracę samych dostawców, którzy musieliby obsłużyć znacznie mniej zapytań.

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów dotyczących zgodności oraz poszerzeniem ich zakresu — zwłaszcza w UE — firmy będą musiały wymieniać jeszcze więcej danych i informacji o zgodności. Przy obecnym poziomie przejrzystości danych w wielu łańcuchach dostaw, rozszerzenie wymagań dotyczących ujawniania danych może wyjątkowo utrudnić funkcjonowanie firm, których nowe zasady będą dotyczyć.

Najważniejszy wniosek: większość firm ma jeszcze przed sobą długą drogę w zakresie zapewnienia klientom łatwego dostępu do informacji o zgodności.

Rozwiązania Z2Data w zakresie danych i kontaktowania usprawniają proces zgodności

Dane mówią same za siebie: producenci komponentów nie są skuteczni w udostępnianiu informacji o zgodności w łatwo dostępny sposób. Baza komponentów Z2Data oraz rozwiązania do obsługi zgodności zapewniają firmom dostęp do pełnych danych i analiz wymaganych m.in. przez przepisy dotyczące chemikaliów, starzenia się/wycofywania z produkcji, FMD i innych obszarów. Z2Data oferuje także narzędzia do generowania deklaracji zgodności i pomaga klientom zrozumieć, jak postępować z danymi pozyskanymi z łańcucha dostaw. 

Oprócz gotowych do użycia danych o komponentach i dostawcach, Z2Data oferuje usługę white glove w zakresie kontaktowania się z dostawcami, aby firmy mogły zbliżyć się do 100% pokrycia danych dla swoich komponentów. Gdy doświadczony zespół Z2Data pozyskuje dane regulacyjne, zespoły ds. zakupów i zgodności mogą skupić się na zadaniach o większym znaczeniu biznesowym. W efekcie czasochłonny i trudny proces zbierania informacji przekształca się w systematyczne, tygodniowe podsumowania z ekspertami ds. zgodności Z2Data.