Zijn uw leveranciers transparant met data of laten zij u in het duister?

Hoofdpunten van het artikel:

• In de context van stuklijstdeclaraties verwijst datatransparantie naar de toegankelijkheid van de informatie die nodig is om aan compliance-eisen te voldoen. Simpel gezegd: is het gemakkelijk of moeilijk om de noodzakelijke compliancegegevens van een bepaald bedrijf te verkrijgen, en hoe lang duurt het om deze informatie te verzamelen?
• Het probleem voor veel bedrijven is niet alleen het proces, maar vooral het volume. Omdat veel compliance-regelgeving vereist dat documentatie per component in een eindproduct wordt geanalyseerd, kan de hoeveelheid te verzamelen informatie enorm zijn. 
• Als onderdeel van de Supplier Scorecard beoordeelt Z2Data "datatransparantie" voor alle onderdelenproducerende bedrijven en genereert een totaalscore. Z2Data kijkt bij deze beoordeling naar de beschikbaarheid van diverse veelvoorkomende compliance-documenten en gegevens, waaronder informatie over chemische compliance, conflictmineralen, supply chain-informatie, website-ondersteuning en obsolescentiebeheer. 

Nu overheden wereldwijd de wettelijke eisen voor bedrijfsrapportages verhogen, is datatransparantie bij leveranciers steeds essentiëler geworden. Regelgeving zoals CBAM en EUDR in Europa, evenals andere milieugerichte regelgeving zoals REACH, RoHS en PFAS-specifieke regelgeving, vereisen dat per component stuklijstdeclaraties worden verzameld voor elk onderdeel in een eindproduct. Bij producten met honderden of duizenden componenten kan dit zorgen voor complexe compliance-trajecten die veel tijd en menskracht vergen. Snelheid is bij stuklijst-compliance cruciaal; daarom zijn transparantie en toegankelijkheid van de compliance status van componenten nu essentieel voor een sterke, toekomstbestendige bedrijfsvoering. 

Zonder deze compliance-informatie zal het voor teams die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsrapportages lastig zijn hun werk te doen. Daarnaast kunnen compliance-problemen of mogelijke overtredingen leiden tot uitstel van productintroducties of certificering van bestaande producten. Met de voortdurende druk om deadlines te halen, en met de verwachting dat de regeldruk de komende jaren verder zal toenemen, mag het verkrijgen van compliance-gegevens bij leveranciers niet worden onderschat. Het is in deze context dan ook van het grootste belang dat bedrijven de datatransparantie van hun leveranciers beoordelen.  

Wat betekent datatransparantie nu eigenlijk?

In de context van stuklijstdeclaraties verwijst datatransparantie naar de toegankelijkheid van de informatie die nodig is om te voldoen aan compliance-eisen. Oftewel: is het gemakkelijk of moeilijk om de benodigde compliance-data van een bedrijf te verkrijgen, en hoeveel tijd kost het om deze informatie te verzamelen?

In de praktijk verschilt de mate van datatransparantie sterk per bedrijf. Minimaal geldt doorgaans dat compliance-informatie op verzoek aan klanten wordt geleverd. Het probleem hierbij is dat het opzetten van een uitvraagcampagne om standaard compliance-informatie te verzamelen een eenvoudig proces kan veranderen in een trage, gecompliceerde aangelegenheid. De gouden standaard voor het delen van compliance-informatie is deze eenvoudig beschikbaar maken op een website of portal. Dan kan informatie razendsnel worden gevonden en gedownload zodra de juiste gegevens zijn geïdentificeerd. Vergelijk deze directe oplossing met de last van een uitvraagcampagne met e-mails, telefoontjes, opvolgingen en het opstellen van datasheets en andere documenten; er ontstaat dan een duidelijk beeld van het grote verschil tussen de gouden standaard en het tijdrovende leveranciersproces.

Het probleem is voor veel bedrijven overigens niet alleen het proces, maar vooral het volume. Omdat veel regelgeving vereist dat per component documentatie wordt geanalyseerd, kan de hoeveelheid te verzamelen informatie enorm zijn. Bovendien kost de benodigde tijd voor opvolging veel kostbare capaciteit die ook benut zou kunnen worden voor het daadwerkelijke opstellen van conformiteitsverklaringen.

Gezien de veelvoorkomende uitdagingen bij het verzamelen van compliance-documenten voor hun componenten, is het niet verwonderlijk dat veel bedrijven kiezen voor data- en softwareleveranciers zoals Z2Data die deze documenten namens hen verzamelen en compliance-informatie opslaan over miljoenen onderdelen.

De gouden standaard voor het delen van compliance-informatie is deze beschikbaar maken via een website of portal.

Hoe meet Z2Data datatransparantie?

Als onderdeel van de Supplier Scorecard beoordeelt Z2Data "datatransparantie" bij alle onderdelenproducerende bedrijven en genereert een totaalscore. Voor deze score kijkt Z2Data naar de beschikbaarheid van diverse veelgebruikte compliance-documenten en gegevens, zoals informatie inzake chemische compliance, conflictmineralen, supply chain-informatie, website-ondersteuning en obsolescentiebeheer. De datatransparantiescore evalueert of elk type document/dienst online beschikbaar is, of dat bedrijven actief hun leveranciers moeten benaderen. Bedrijven die compliance-documenten en relevante informatie direct online toegankelijk maken, krijgen een hogere score. Daarnaast biedt Z2Data een "Contacting Experience"-benchmark, die niet wordt meegeteld in de score maar een referentiepunt vormt voor hoe snel bedrijven hebben gereageerd op een uitvraag van Z2Data.

Het uiteindelijke doel van de datatransparantiescore van Z2Data is het creëren van een uniform kader om onderdelenproducerende bedrijven te beoordelen op de transparantie rond hun data, en zo inzicht te bieden in wat het verkrijgen van compliance-informatie van een bedrijf kan inhouden. Hoewel bedrijven in veel sectoren moeite hebben met het publiceren van compliance- en obsolescentieinformatie, maakt deze score duidelijk welke bedrijven positief opvallen door informatie publiek beschikbaar te stellen. Bedrijven kunnen deze score gebruiken bij de periodieke beoordeling van bestaande leveranciers of bij de initiële selectie van nieuwe leveranciers.

Wat zijn de belangrijkste inzichten uit de datatransparantiescores van Z2Data?

Z2Data heeft datatransparantie beoordeeld bij meer dan 11.000 onderdelenproducerende bedrijven volgens de scoringsmethode die hierboven wordt beschreven. Deze bedrijven zijn vooral actief in de elektronica-, automotive- en medische apparatuursector, maar in totaal zijn meer dan tien sectoren vertegenwoordigd in de gehele dataset. Z2Data beoordeelt voortdurend nieuwe bedrijven op datatransparantie. Hieronder vindt u vijf belangrijke inzichten uit de Z2Data Data Transparency Score dataset:

1. Uit de dataset van Z2Data blijkt dat 74% van de bedrijven als niet transparant werd geclassificeerd; 21% als transparant; en 5% als zeer transparant. Dat betekent dat slechts ongeveer 25% van de beoordeelde bedrijven als "transparant" kan worden gezien, op basis van hoe publiekelijk beschikbaar hun compliance-informatie is. 
2. Over alle onderzochte subcategorieën binnen de Data Transparency Score bedroeg het gemiddelde percentage bedrijven met de gouden standaard van publiekelijk beschikbare informatie per categorie 26%.
3. De subcategorieën waarin bedrijven het best scoorden, waren Duurzaamheid (ESG- en CSR-rapportages), met 73% van de bedrijven die deze informatie publiekelijk beschikbaar maakten; en Supply Chain-informatie (levertijdinformatie, FMD's, etc.), waarbij 30% van de bedrijven informatie uit deze categorie openlijk aanbood voor hun onderdelen.
4. De subcategorieën waarin leveranciers het minst goed scoorden, waren Obsolescentiedata, met slechts 7% van de bedrijven die deze informatie publiekelijk beschikbaar stelde; en Materiaaldeclaraties, waarvoor slechts 17% van de bedrijven de informatie publiekelijk beschikbaar maakte.
5.  Voor het Contacting Experience-gedeelte van datatransparantie—dat meet hoe snel bedrijven reageerden op een uitvraag van Z2Data als derde partij (maar waarvoor geen kwantitatieve score wordt toegekend)—reageerde 75% van de beoordeelde bedrijven binnen twee weken op de uitvraag.

Een overduidelijk hoofdconclusie uit deze inzichten is dat de meeste bedrijven nog een lange weg te gaan hebben om compliance-informatie direct beschikbaar te maken. Het publiek toegankelijk maken van data helpt niet alleen klanten, maar vereenvoudigt ook processen bij leveranciers, die daardoor veel minder aanvragen hoeven te behandelen.

Nu nieuwe compliance-regelgeving in werking treedt en zich uitbreidt—met name in de EU—zullen bedrijven steeds meer data en compliance-informatie moeten uitwisselen. Maar gegeven de huidige stand van datatransparantie in veel supply chains zal deze uitbreiding van rapportageverplichtingen het een stuk uitdagender maken voor bedrijven binnen de reikwijdte van dergelijke regels.

Een overduidelijke hoofdconclusie uit deze inzichten is dat de meeste bedrijven nog een lange weg te gaan hebben om compliance-informatie direct beschikbaar te maken.

De data- en contactingoplossingen van Z2Data versnellen het complianceproces

De cijfers spreken voor zich: fabrikanten van onderdelen zijn doorgaans niet effectief in het toegankelijk maken van compliance-informatie. De onderdelen- en compliance-database van Z2Data bevat alle data en inzichten die bedrijven nodig hebben om aan regelgeving omtrent chemicaliën, obsolescentie, FMD-data en meer te voldoen. Z2Data biedt ook tools om conformiteitsverklaringen te genereren en ondersteunt klanten bij het effectief inzetten van alle data uit hun toeleveringsketen. 

Naast direct toegankelijke component- en leverancierscompliance-data biedt Z2Data een white glove contactingservice om bedrijven te helpen zo dicht mogelijk bij 100% dekking van hun onderdelen te komen. Terwijl het ervaren contactingteam van Z2Data de vereiste compliance-data verzamelt, kunnen de eigen sourcing- en complianceteams zich richten op belangrijkere werkzaamheden. Het resultaat: een tijdrovend en lastig gegevensverzamelproces wordt omgezet in een moeiteloos en voorspelbaar wekelijks check-in-gesprek met de compliance-specialisten van Z2Data.