5 aanbevelingen van een compliance-expert voor het opzetten van een ESG-raamwerk

‍Belangrijkste punten uit het artikel:

• Om meer inzicht te krijgen in hoe original equipment manufacturers (OEM’s), importeurs en andere bedrijven een robuust en betrouwbaar ESG-raamwerk kunnen implementeren binnen hun organisatie, spraken wij met Kelsey Dozier, de interne compliance-expert van Z2Data.
• Een van de meest effectieve manieren om een bedrijf richting meer ESG-afstemming te bewegen, is het integreren van duurzaamheidsprincipes en -prioriteiten binnen de ontwerp-, engineering- en productiefases van de productlevenscyclus.
• Vrij veel bedrijven richten zich op de ESG-variabelen waar zij zelf volledige controle over hebben—productontwerp, productieprocessen, energieverbruik, interne arbeidspraktijken. In werkelijkheid ontstaan echter veel van de duurzaamheidsuitdagingen hogerop in de supply chain, bij tweede- of derdelijnsleveranciers waar aanzienlijk minder toezicht mogelijk is. 
• Vanwege de eisen die deze regelgeving en rapportagekaders stellen, waaronder duurzaamheidsdata, traceerbaarheid in de supply chain, bewijstrajecten, mineralensourcing en beleid voor bescherming van werknemers, vraagt ESG-compliance om structuur en eigenaarschap door de hele bedrijfshiërarchie heen. 

Hoewel ESG het afgelopen jaar enige weerstand heeft ondervonden, is het in de afgelopen tien jaar uitgegroeid tot een belangrijk aandachtspunt voor bedrijven. Terwijl de VS nog twijfelt over duurzaamheidsregelgeving zoals de SEC klimaatrapportagevoorschriften, gaat de Europese Unie onverminderd door. Op 1 januari van dit jaar werd het toepassingsgebied van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) uitgebreid naar grote bedrijven die binnen de economische unie opereren. En op 30 december treedt de Europese Ontbossingsverordening (EUDR) officieel in werking. 

Ondanks het beleid van de regering-Trump geven internationale bedrijven en hun bestuurders aan dat hun stakeholders het belang van duurzaamheidsrapportage blijven benadrukken. Uit een recent PwC-onderzoek bleek zelfs dat ruim de helft van de ondervraagde bedrijven in 2025 meer druk verwacht te ervaren om duurzaamheidsrapportages en gerelateerde gegevens in te dienen dan het jaar ervoor. Slechts zeven procent van de bedrijven rapporteerde een afname van die druk. Zelfs nu diverse regeringen wereldwijd ESG minder prioriteit geven en kiezen voor deregulering, verdwijnen deze richtlijnen en de pleitbezorgers van milieugerichte, sociale en governance-principes niet. 

Om meer inzicht te krijgen in hoe original equipment manufacturers (OEM’s), importeurs en andere bedrijven een robuust en betrouwbaar ESG-raamwerk kunnen implementeren, spraken wij met Kelsey Dozier, interne compliance-expert bij Z2Data. Kelsey geeft vijf belangrijke aanbevelingen voor het opzetten van een effectief duurzaamheidsprogramma.

Wat houdt ESG due diligence in?

Voor we ingaan op de aanbevelingen van Kelsey, is het waardevol kort stil te staan bij de betekenis van due diligence in de context van ESG. Volgens SAP is supply chain due diligence het "proces waarbij een bedrijf potentiële leveranciers onderzoekt en analyseert om risico’s te identificeren die samenhangen met deze bedrijven. Gewoonlijk variëren die risico’s van wetgevings- en governancekwesties tot ethische en milieugerelateerde zorgen.” 

Supply chain due diligence verwijst naar de manieren waarop bedrijven hun directe leveranciers, sub-tier-fabrikanten en andere schakels in de keten beoordelen op risico’s. ESG due diligence heeft betrekking op hetzelfde proces, maar dan specifiek gericht op ESG-aspecten. Bijvoorbeeld: als een Amerikaanse OEM de supply chain in kaart brengt om te waarborgen dat er niet wordt ingekocht bij een bedrijf dat verboden is onder de Uyghur Forced Labor Prevention Act (UFLPA), voert men een vorm van ESG due diligence uit. Ook wanneer een organisatie scope 1- en 2-emissies berekent en deze cijfers indient bij het Carbon Disclosure Project (CDP), betreft dit ESG due diligence. ESG due diligence omvat dus het volledige spectrum van activiteiten waarmee bedrijven zich houden aan de pilaren milieu, maatschappij en governance.

5 aanbevelingen voor een effectief ESG due diligence-raamwerk

1. Verwerk ESG in het productontwerp

Bij veel bedrijven zijn ESG-overwegingen apart gezet, naast andere compliance-issues. Deze strategie zorgt ervoor dat het ESG-raamwerk wordt gemarginaliseerd in plaats van geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Echter, een van de meest effectieve manieren om een bedrijf richting meer ESG-afstemming te bewegen, is duurzaamheidsprincipes en -prioriteiten te verwerken in het ontwerp, de engineering en de productie van de hele productlevenscyclus. "Zie compliance als het bouwen van een huis: het is veel eenvoudiger als het fundament solide is," aldus Dozier. "Wanneer u producten vanaf dag één ontwerpt met ESG in het achterhoofd, voorkomt u later veel hoofdpijn.” 

Het meenemen van ESG-factoren in de ontwerpfase kan diverse vormen aannemen, bijvoorbeeld:

• Het vermijden van gevaarlijke stoffen, zoals verboden onder REACH en RoHS.
• Het naleven van PFAS-restricties in productformuleringen.
• Nadenken over recycleerbaarheid en circulaire processen.
• Strategieën ontwikkelen om de CO₂-uitstoot in het productieproces te beperken. 

Een praktijkvoorbeeld dat Dozier aanhaalt, is hoe sommige elektronicabedrijven hun producten herontwerpen om meer gerecycled metaal te gebruiken, om emissies te verminderen en circulaire economie-doelen te halen. "Door dit vooraf te doen, verkleinen ze het risico op dure herontwerpen wanneer strengere regels voor materiaalgebruik van kracht worden," zegt ze. 

2. Voer due diligence uit in de hele supply chain

Veel bedrijven richten zich op de ESG-variabelen waar zij directe controle over hebben—productontwerp, productie, energieverbruik en interne arbeidsvoorwaarden. In werkelijkheid spelen veel duurzaamheidsrisico’s zich af hoger in de supply chain, bij tweede- of derdelijnsleveranciers met weinig toezicht. “Eerlijk gezegd ontstaan de meeste ESG-problemen niet in uw eigen bedrijf, maar juist in de supply chain,” aldus Dozier. "Daar vindt u risico's als gedwongen arbeid, ontbossing, conflictmineralen of een enorme CO₂-voetafdruk.”

“Eerlijk gezegd ontstaan de meeste ESG-problemen niet in uw eigen bedrijf, maar juist in de supply chain,” aldus Dozier.

Om deze ESG-risico’s aan te pakken, moeten OEM’s sterk zicht hebben op hun directe en sub-tier-leveranciers. Idealiter kan men inzicht krijgen in de grondstoffen in de supply chain, leveranciers op Tier-2– en Tier-3-niveau, en de omstandigheden op de productielocaties van die leveranciers. Een voorbeeld dat Dozier noemt, is de EU Deforestation Regulation (EUDR), die later dit jaar ingaat en bedrijven binnen de reikwijdte verplicht om grondstoffen als hout, rubber en palmolie tot aan de oorsprong te traceren om aan te tonen dat deze niet afkomstig zijn van ontbost land. Of het nu gaat om EUDR, CSRD of de CSDDD, ESG-verplichtingen en supply chain due diligence raken steeds meer met elkaar verweven. "Transparantie is alles bij deze nieuwe regelgeving," aldus Dozier. 

3. Standaardiseer data

Het is misschien niet het eerste waar men aan denkt bij duurzaamheid, maar data zijn essentieel voor ESG-compliance. Veel van ’s werelds belangrijkste ESG-regels vereisen data-aanlevering voor bedrijven binnen de reikwijdte, en ook vrijwillige duurzaamheidsrapportages (zoals van de International Sustainability Standards Board, ISSB) hebben doorgaans een grote datacomponent. "Data zijn de kern van ESG-compliance," aldus Dozier. ESG-dataverplichtingen omvatten vaak zaken als:

• Productformuleringen
• Scope 1-, 2- en 3-emissies
• Chain-of-custody-documentatie
• Traceerbaarheidsdocumenten en -materialen
• Certificaten van compliance en conformiteitsverklaringen
• Responsible mineral-certificaten
• Leveranciersbeleid voor arbeid

Om effectief aan alle nieuwe normen en regels te kunnen voldoen, moeten organisaties beschikken over consistente, gestandaardiseerde methodes voor het verzamelen van data, en een goed toegankelijke opslagplaats voor al deze gegevens. Bovendien helpt een digitaal platform bedrijven om alle benodigde informatie en documentatie voor compliance te volgen. "Software helpt hier enorm door versies te beheren, auditrails op te bouwen en te voorkomen dat informatie versnipperd raakt over spreadsheets die niemand bijhoudt," aldus Dozier. 

"Software helpt hier enorm door versies te beheren, auditrails op te bouwen en te voorkomen dat informatie versnipperd raakt over spreadsheets die niemand bijhoudt," aldus Dozier. 

4. Blijf voorop bij regelgeving

Bedrijven kunnen—en mogen—er niet op rekenen dat één keer uitvoeren van ESG due diligence voldoende is. Duurzaamheidsregels ontwikkelen zich jaarlijks, soms zelfs maandelijks, en organisaties moeten voorbereid zijn om continu nieuwe compliance-maatregelen in te voeren. "ESG-regels veranderen in hoog tempo: PFAS-uitfaseringen, strengere verpakkingsverplichtingen, verplichte CO₂-rapportage," zegt Dozier. "Het maakt niet uit wat, ergens is er altijd wel iemand bezig met het opstellen van nieuwe regels.” 

Dit dynamische ESG-landschap vereist van bedrijven een wendbare en proactieve benadering. Een van de beste manieren om dat te bereiken, is het ontwikkelen en implementeren van een systeem waarmee veranderingen in wet- en regelgeving worden gevolgd en waarop tijdig gereageerd kan worden. Dit interne systeem kan vele vormen aannemen—belangrijk is dat het consequent en betrouwbaar regulatory ontwikkeligen bijhoudt zodat de organisatie de levertijd krijgt die cruciaal is voor compliance. "Het kan één iemand zijn die compliance beheert binnen uw team, een abonnement op een betrouwbare nieuwsbron, of software die het automatisch voor u volgt," aldus Dozier. 

Het alternatief—wachten tot een ESG-regel bijna van kracht is voordat er actie wordt ondernomen—is vragen om problemen. "Als u wacht tot een nieuwe wet in werking is voordat u reageert, bent u te laat."

5. Betrek ESG-compliance bij interne governance

Een belangrijk inzicht dat Dozier herhaaldelijk noemt, is dat ESG-compliance niet naar de achtergrond of tot "het bijproject van één persoon" gedegradeerd mag worden. Door de eisen die deze richtlijnen en rapportagekaders stellen—including duurzaamheidsdata, supply chain-traceerbaarheid, bewijstrajecten, mineralensourcing en beleid ter bescherming van werknemers—vraagt ESG-compliance om structuur en eigenaarschap binnen alle lagen van het bedrijf. Een manier is ESG-doelstellingen in te bedden binnen afdelingen als inkoop, engineering en compliance, zodat duurzaamheid onderdeel wordt van de standaardprocessen. "Daardoor is het niet enkel het 'probleem van compliance', maar raakt het structureel verweven met de bedrijfsvoering,” zegt ze. 

Minstens zo belangrijk is dat leidinggevenden het ESG-beleid actief ondersteunen en hun teams verantwoordelijk houden. "Als het management het ondersteunt, krijgt u makkelijker middelen voor zaken als leveranciersaudits, nieuwe compliance-tools of trainingsprogramma’s,” aldus Dozier. Door ESG-prioriteiten structureel te integreren in de organisatie, kunnen individuen én teams ook de vier andere aanbevelingen effectief uitvoeren. "Beschouw governance als de lijm die voorkomt dat de andere vier punten uit elkaar vallen."

Laat Z2Data uw ESG due diligence aansturen

Tussen het groeiende aantal ESG-regelgevingen, veranderende stakeholderverwachtingen en het reputatierisico van negeren van duurzaamheid hebben bedrijven een sterke prikkel om voor ESG-compliance te kiezen. Zoals het PwC-onderzoek laat zien, hebben tijdelijke machtswissels verrassend weinig impact op deze ontwikkelingen. Organisaties die de aanbevelingen van Dozier willen uitvoeren, waaronder due diligence, standaardisatie van data en consequent volgen van regulatory wijzigingen, doen er goed aan om een supply chain risk management (SCRM)-platform te overwegen. 

De SCRM-oplossing van Z2Data biedt een uitgebreid pakket aan compliance-functionaliteiten, waaronder:

• Leveranciers-due diligence-campagnes
• Kant-en-klare risicoanalyse
• Datanormalisatie 
• FMD-analyse
• Datavalidatie

Nu elk jaar nieuwe regels van kracht worden en stakeholders bedrijven onder druk blijven zetten om ESG te prioriteren, zullen organisaties met toonaangevende compliancevoorzieningen een voorsprong hebben in de komende jaren. Wilt u meer weten over de compliance- en duurzaamheidsoplossing van Z2Data? Plan een gratis proefperiode met een van onze productspecialisten.