:quality(85))
Wat is California Proposition 65?
California Proposition 65, ook bekend als Prop 65, is een wet die bedrijven verplicht om consumenten in Californië te waarschuwen voor aanzienlijke blootstelling aan chemicaliën die kanker, geboorteafwijkingen of andere reproductieve schade veroorzaken. De wet werd in 1986 aangenomen via een volksinitiatief en heeft officieel de titel Safe Drinking Water and Toxic Enforcement Act of 1986. Naast de waarschuwingsvereisten legt Prop 65 ook een verplichting op aan de staat Californië om een lijst bij te houden van chemicaliën waarvan bekend is dat zij kanker, geboorteafwijkingen of andere reproductieve schade veroorzaken. Bedrijven zijn verplicht om een "duidelijke en redelijke" waarschuwing te geven voordat zij bewust en opzettelijk iemand blootstellen aan een genoemde stof.
Prop 65-waarschuwingen verschijnen meestal op producten die in Californië worden verkocht, op werkplekken waar aanzienlijke blootstelling aan genoemde stoffen kan plaatsvinden en in huurwoningen. De waarschuwingen kunnen verschillende vormen aannemen, zoals etiketten op producten, borden bij de ingang van gebouwen, of mededelingen die met producten (zoals handleidingen) worden meegestuurd. De wet is bedoeld om consumenten in staat te stellen beter geïnformeerde keuzes te maken bij hun aankopen en bedrijven te stimuleren om het gebruik van giftige chemicaliën te verminderen of te beëindigen. Prop 65 heeft echter ook critici, onder andere vanwege het grote aantal waarschuwingen en de verwarring die dat bij consumenten kan veroorzaken.
Op welke producten is California Prop 65 van toepassing?
Prop 65 is van toepassing op een breed scala aan producten en omgevingen waar blootstelling aan genoemde chemicaliën mogelijk is. Bedrijven die producten in Californië verkopen, zijn verantwoordelijk voor naleving van de Prop 65-vereisten, waaronder het verstrekken van duidelijke en redelijke waarschuwingen wanneer dat
nodig is. Enkele voorbeelden van producten die onder de waarschuwingsvereisten van Prop 65 vallen zijn levensmiddelen en dranken, bouwmaterialen, milieublootstellingen en werkomgevingen. De meest voorkomende categorie waarop Cal Prop van toepassing is, betreft consumentengoederen. Producten zoals elektronica, sieraden, kleding, meubels en huishoudelijke artikelen kunnen stoffen bevatten zoals lood, ftalaten en vlamvertragers—en vallen daarmee onder de waarschuwingsplicht van de wet.
Wat zijn de compliancevereisten?
Bedrijven die onder California Proposition 65 vallen, hebben verschillende complianceverplichtingen om te waarborgen dat zij aan de wetgeving voldoen. Allereerst moeten zij vaststellen of hun producten een van de genoemde stoffen bevatten. Als dat het geval is, moeten zij duidelijke en redelijke waarschuwingen geven. Deze waarschuwingen dienen prominent op het product of op het verkooppunt te worden vermeld, bijvoorbeeld op
de verpakking, het etiket, borden of mededelingen. De waarschuwingstekst moet de juiste bewoording bevatten volgens OEHHA, bijvoorbeeld "WAARSCHUWING: Dit product bevat chemicaliën die volgens de staat Californië kanker en geboorteafwijkingen of andere voortplantingsschade veroorzaken." De waarschuwingsformulering kan variëren afhankelijk van het soort blootstelling (bijvoorbeeld inslikken, inademen of huidcontact) en de specifieke aanwezige stoffen.
Indien een product in Californië wordt verkocht en de etikettering, instructies of bijbehorende documentatie zijn beschikbaar in een andere taal dan het Engels, dient de Prop 65-waarschuwing ook in die talen te worden verstrekt. Bedrijven dienen hun producten bovendien regelmatig te herzien en waarschuwingen aan te passen als wijzigingen in de samenstelling of het gebruik van chemicaliën daarom vragen, evenals bij updates van de Prop 65-lijst. Er dienen due diligence-rapportages te worden bijgehouden als bewijs van naleving van de regelgeving—hieronder valt ook documentatie van eventuele tests naar de aanwezigheid van chemicaliën in producten en de plaatsing van waarschuwingen—en deze moeten bewaard blijven zolang het product op de markt is. Handhaving van deze regelgeving gebeurt via post-market surveillancebedrijven, die zaken doorverwijzen naar het Bureau van de procureur-generaal van Californië. Zulke zaken kunnen leiden tot aanzienlijke boetes en kosten.
Hoe beheert u compliance op elk niveau van de supply chain?
Door de variatie in compliancevereisten is het raadzaam om gebruik te maken van georganiseerde compliance software die uw due diligence-inspanningen kan bijhouden en beheren. Begin met het analyseren van uw eindproduct en identificeer de componenten die een consument kunnen blootstellen aan stoffen die bij de productie van dat onderdeel zijn gebruikt.
Blootstelling overwegen op consument- én productieniveau
Bedrijven dienen ook na te gaan of hun productielocatie zich in Californië bevindt, evenals de extra eisen die gelden voor werknemers die tijdens het productieproces met alle onderdelen (niet alleen het eindproduct) in contact komen. Zelfs als uw onderdeel niet bedoeld is voor direct consumentencontact, kan het bij verdere integratie in andere producten verderop in de toeleveringsketen alsnog tot onbedoelde blootstelling aan Prop 65-stoffen leiden. Het is daarom belangrijk om duidelijke communicatie te hanteren.
Toegang hebben tot uw volledige materiaaldeclaraties (FMD’s)
Idealiter beschikken fabrikanten over en kunnen zij regelmatig raadplegen van volledige materiaaldeclaraties. Dit is echter niet altijd mogelijk, omdat FMD’s niet altijd direct beschikbaar zijn. Wanneer bedrijven onderdelen gebruiken die zij niet zelf produceren, zal due diligence noodzakelijk zijn om een risicoprofiel op te stellen. Dit kan relatief lastig zijn voor leveranciers, die mogelijk aangeven dat de regelgeving niet van toepassing is op hun producten of alleen bereid zijn hun product te labelen zonder specifieke stoffen te benoemen. Door onderdelen te identificeren waarvan bekend is dat zij met gebruikers in contact kunnen komen, kunnen bedrijven deze leveranciersreacties sorteren en een complianceplan ontwikkelen.
SOP’s opstellen voor de afhandeling van leverancierdocumenten
Bij de analyse van leverancierdocumenten is het voor bedrijven van belang om procedures op te stellen. Indien zij besluiten om niet-contactonderdelen buiten beschouwing te laten, moeten zij bepalen of deze werkelijk buiten scope vallen of dat zij alsnog materiaalinformatie willen blijven verzamelen. Bedrijven die alsnog materiaalinformatie verzamelen, doen er mogelijk goed aan specifieke bewoordingen voor de status daarvan te hanteren in plaats van uitsluitend de termen “conform” en “niet conform”. Dit kan helpen om aan te geven wanneer stoffen wel aanwezig zijn, maar geen invloed hebben op de algehele status.
Voor onderdelen waarmee gebruikers daadwerkelijk in contact komen, is het proces veel rechtlijniger. Een leverancier kan beweren dat een onderdeel conform is omdat het een juiste waarschuwing draagt, maar fabrikanten moeten het niet automatisch als conform beschouwen als ze daardoor het etiket in het eindproduct vergeten door te voeren. Indien een product is voorzien van een label, mogen bedrijven ervan uitgaan dat het een stof op de Prop 65-lijst bevat. Het is raadzaam in zulke gevallen deze onderdelen als niet conform te markeren en de aanwezige stoffen te registreren. Zo bent u bij de uiteindelijke productbeoordeling bewust van de noodzaak het label toe te passen. Een goed complianceplatform en een complianceadviseur kunnen u helpen deze leveranciersreacties te beoordelen en te zorgen dat u over de juiste informatie beschikt bij de beslissing om uw product van een duidelijke en redelijke waarschuwing te voorzien.
Externe expertise inschakelen waar nodig
Ten slotte kan een adviseur u ondersteunen bij het ontwikkelen van een risicoprofiel voor het nemen van beslissingen over onderdelen waarbij leverancierscontact niet succesvol was. Deze beoordelingen omvatten vaak data-analyse van branche-onderdelen en literatuuronderzoek in datasheets en normen. Zij kunnen u helpen te bepalen in hoeverre u mag uitgaan van de aanwezigheid van bepaalde stoffen in uw onderdeel of product, en of deze in de waarschuwing dienen te worden opgenomen om te voorzien in uw due diligence bij Prop 65.
Uw product vereist een California Prop 65-waarschuwing. Wat nu?
Zodra een bedrijf vaststelt dat het wettelijk verplicht is een waarschuwing toe te voegen, kan het aan de hand van de gidsen op de California Proposition-website beginnen met het ontwikkelen van dat label. Een duidelijke waarschuwingstekst vermeldt dat het "product chemicaliën bevat die volgens de staat Californië kanker, geboorteafwijkingen of andere voortplantingsschade veroorzaken." Waar mogelijk dient u ook de naam van de aanwezige stof in het product te vermelden en een link naar de officiële California Proposition 65-website. Het etiket dient tevens een symbool te bevatten, bijvoorbeeld een uitroepteken in een gele driehoek, om de waarschuwing extra te benadrukken. Sommige handleidingen kunnen aanvullende informatie bevatten over de potentiële risico’s van blootstelling aan de stoffen op de lijst of instructies geven voor het minimaliseren van die blootstelling.
Telkens wanneer het ontwerp van uw product wijzigt (zoals bij een nieuw onderdeel) of indien de Prop 65-regelgeving wordt bijgewerkt, dient u al uw compliance-documentatie te herzien. U wilt deze documentatie zo snel mogelijk bijwerken en gereed hebben om desgevraagd te overleggen aan zowel consumenten als toezichthouders. De staat Californië is verplicht de lijst jaarlijks bij te werken, maar mag dit zo vaak doen als dat nodig wordt geacht. Uw Compliance Manager of compliance software dient deze wijzigingen te monitoren en inzichtelijk te maken wat deze voor u en uw producten betekenen.
