Ý nghĩa của một ngôi nhà là gì nếu doanh nghiệp của bạn không có một hành tinh đáng sống để đặt nó lên? ― Henry David Thoreau

Mục đích của các quy định về tuân thủ là gì?

Nhằm bảo vệ môi trường, các chính phủ trên toàn thế giới đã xây dựng luật pháp, quy định, tiêu chuẩn và nhiều biện pháp khác nhằm đối phó với các tác động trực tiếp và gián tiếp của con người đối với môi trường. Các biện pháp này được gọi là tuân thủ môi trường hoặc tuân thủ quy định môi trường, và mục tiêu của chúng không chỉ bảo vệ sức khỏe môi trường mà còn bảo vệ sức khỏe con người và động vật. Các quy định này nhắm tới nhiều đối tượng khác nhau như hóa chất, tòa nhà và sản phẩm, và ảnh hưởng tới nhiều ngành công nghiệp khác nhau như y tế, sản phẩm trẻ em và điện tử.

Đối tượng phổ biến nhất của tuân thủ môi trường thường là các chất hóa học đã được chứng minh là độc hại đối với sức khỏe con người và môi trường. 

Bằng cách tập trung vào các chất này, các quy định có thể giới hạn mức độ tiếp xúc của con người và môi trường, bao gồm cả việc hạn chế thải ra không khí, nước, đất cũng như hạn chế sử dụng chúng trong quá trình sản xuất các mặt hàng, sản phẩm khác nhau. Nhờ đó, sản phẩm trở nên an toàn hơn cho người sử dụng cũng như an toàn hơn cho môi trường nơi sản phẩm có thể tồn tại, dù là bị bỏ ngoài trời hay bị xử lý tại bãi chôn lấp hoặc hệ thống quản lý chất thải.

Điều gì khiến tuân thủ môi trường trở nên phức tạp?

Khung pháp lý liên quan đến tuân thủ môi trường hết sức phức tạp vì liên quan đến nhiều tổ chức từ đầu đến cuối. Bao gồm chính phủ hoặc cơ quan công bố quy định, đơn vị chịu trách nhiệm thực thi và các cá nhân hoặc doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu đó. Các quy định tuân thủ môi trường có điểm đặc biệt là dù bị giới hạn về địa lý, nhưng các yêu cầu của chúng lại ảnh hưởng đến doanh nghiệp trên toàn cầu.

Sau đây là một số ví dụ về sự phức tạp này:

• Hiệp ước về các chất ô nhiễm hữu cơ bền vững của Công ước Stockholm là một ví dụ về tuân thủ môi trường ở cấp quốc tế, áp dụng cho nhiều quốc gia. 
• Liên minh châu Âu có nhiều quy định và chỉ thị như REACH và RoHS, bao phủ 27 quốc gia thành viên nhưng lại để việc thực thi và triển khai cho từng quốc gia tự đảm nhận. 
• Hoa Kỳ có các quy định ở cấp liên bang như TSCA, đồng thời cũng có các yêu cầu cấp bang như California Proposition 65. 

Và đó mới chỉ là điểm khởi đầu. Một số quy định liên bang còn được thực thi đến cấp địa phương hoặc dựa vào các tổ chức giám sát thị trường độc lập và cá nhân nhằm đảm bảo tuân thủ. 

Trước số lượng ngày càng tăng của các quy định tuân thủ, cộng thêm áp lực từ cả người tiêu dùng lẫn ban lãnh đạo, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các biện pháp nội bộ để đáp ứng mục tiêu tuân thủ. Một số nhà phân phối và môi giới thậm chí còn đặt mục tiêu vượt xa yêu cầu tối thiểu nhằm tối ưu hóa cơ hội hợp tác, mở rộng thị trường và giữ chân người tiêu dùng. 

Đối tượng áp dụng của tuân thủ môi trường

Do chịu tác động bởi nghĩa vụ tuân thủ trải rộng trên nhiều ngành, số lượng bên liên quan là rất lớn. Các đối tượng bị ảnh hưởng phổ biến nhất là nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, người sử dụng cuối chuỗi cung ứng, người tiêu dùng và các đơn vị xử lý chất thải. Nhà sản xuất và nhà nhập khẩu thường là những bên chịu tác động trực tiếp và có trách nhiệm lớn nhất trong việc đảm bảo sản phẩm của họ đáp ứng đúng các quy định tại nước sở tại. Người sử dụng cuối chuỗi cung ứng cũng có nghĩa vụ chọn lựa các sản phẩm tuân thủ, dù trong dịch vụ chuyên môn hay thiết kế tiếp theo. Người tiêu dùng cũng có thể góp phần bằng việc chọn sản phẩm thể hiện các tiêu chí môi trường rõ ràng.

Sự quan trọng ngày càng tăng của tuân thủ trong kinh doanh

Hiện nay, người tiêu dùng ngày càng cân nhắc yếu tố môi trường khi quyết định lựa chọn dịch vụ hoặc sản phẩm. Một khảo sát năm 2020 của McKinsey tại Mỹ cho thấy “hơn 60% người tham gia sẵn sàng trả thêm tiền cho sản phẩm có bao bì bền vững”. Những sản phẩm và doanh nghiệp được đánh giá cao thường là những bên có triển khai chương trình bảo vệ môi trường. Thông tin về các doanh nghiệp vi phạm quy định thường xuyên được công bố công khai, có thể làm tổn hại đến danh tiếng và niềm tin công chúng. Việc lơ là môi trường còn có thể gây tác động lớn hơn với doanh nghiệp niêm yết khi đầu tư theo tiêu chí đạo đức (ESG) ngày càng lên ngôi. 

Sản phẩm thân thiện môi trường giờ đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm đạo đức với người tiêu dùng và cổ đông. Ban lãnh đạo cũng đã nhận ra thông điệp này. Một báo cáo của Thomas Reuters năm 2023 về tình hình ESG doanh nghiệp cho thấy 71% lãnh đạo cấp cao cho rằng “đầu tư vào ESG vẫn là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp.”

Chi phí không tuân thủ: tài chính, xã hội

Thực tế cho thấy việc không tuân thủ ngày càng khó lờ đi. Và các hình phạt cũng ngày một tăng lên. 

Tiền phạt từ hàng nghìn tới hàng triệu đô

Mỗi quy định thường có các mức phạt cụ thể cho từng vi phạm, và phí phạt thường tính theo số ngày vi phạm diễn ra. Mức phạt này có thể dao động từ hàng nghìn cho tới hàng triệu đô la. Đó còn chưa kể đến phí kiện tụng có thể phát sinh từ các sự kiện không tuân thủ. Một lần vi phạm cũng có thể dẫn tới việc bị điều tra cả danh mục sản phẩm, làm phát sinh thêm chi phí và gia tăng chi phí không tuân thủ theo cấp số nhân. Điều này có thể làm tăng gấp nhiều lần tổng số tiền phạt cũng như dẫn đến việc dừng hoạt động, thu hồi sản phẩm, bị thu hồi giấy phép, phải thiết kế lại toàn bộ sản phẩm hay thực hiện các biện pháp khắc phục ảnh hưởng tới người và môi trường. Các hành vi không tuân thủ lặp lại cũng có thể là nguyên nhân khiến các cơ quan quản lý tăng mức độ kiểm soát, phí cấp phép & phí vi phạm lên toàn ngành. Hệ quả là doanh nghiệp xuất hiện trên nhiều mặt báo và bị đánh giá tiêu cực trước công chúng, ảnh hưởng đến các nhà đầu tư.

Mất đối tác kinh doanh

Mặc dù ESG và các tiêu chuẩn tuân thủ môi trường ngày càng trở nên phổ biến, việc đáp ứng các yêu cầu này vẫn là rào cản lớn với nhiều doanh nghiệp. Để quản lý vấn đề này, nhiều công ty đã xây dựng các hướng dẫn tuân thủ nội bộ và kỳ vọng các nhà cung cấp cũng phải tuân thủ tương đương. Nói cách khác, các doanh nghiệp ngày càng có xu hướng kiểm soát đối tác để thúc đẩy tuân thủ và giảm thiểu rủi ro. 

Đối với nhà cung cấp và nhà sản xuất, điều này đồng nghĩa với việc hoặc tham gia đúng quy trình, hoặc bị loại. Không tuân thủ có thể khiến doanh nghiệp bị loại khỏi danh sách đối tác khi khách hàng muốn bảo vệ hình ảnh và sản phẩm khỏi rủi ro phạt nặng – thậm chí là bê bối công khai trên thị trường.

Khi trách nhiệm về môi trường ngày càng trở thành yêu cầu cơ bản, việc làm ngơ không thể coi là một lựa chọn.

Thách thức cốt lõi

Bối cảnh quy định đang thay đổi nhanh chóng hơn bao giờ hết. Các quy định đầu tiên trước thập niên 1970 chủ yếu nhắm vào chính phủ nhiều hơn là các ngành công nghiệp. Từ 1970 đến 1980, thường gọi là thập kỷ môi trường, các yêu cầu bắt đầu được đặt ra cho các cơ quan nhằm ưu tiên bảo vệ môi trường và ban hành quy định đối với ô nhiễm nước, không khí, đất và các chất độc hại. Điển hình có Đạo luật kiểm soát các chất độc hại (TSCA) năm 1976 của Hoa Kỳ.

Các quy định lớn xuất hiện trong thế kỷ 21

Tuy nhiên, các quy định môi trường từng gặp nhiều khó khăn do thiếu ngân sách khiến quy định không được thực thi, yêu cầu không rõ ràng, thiếu dữ liệu và hiểu biết khoa học. Chỉ đến thế kỷ 21, cải cách thực sự về tuân thủ và chính sách môi trường mới diễn ra. Nhiều quy định và chỉ thị lớn như RoHS (Hạn chế các chất nguy hại) và REACH (Đăng ký, đánh giá, cấp phép và hạn chế hóa chất) lần lượt có hiệu lực năm 2002 và 2007. TSCA cũng được sửa đổi lớn vào năm 2016. Khi các nghiên cứu về tác động của hóa chất lên sức khỏe con người và môi trường được công bố, các quy định và tiêu chuẩn liên tục được cập nhật nhiều hơn.

Chính sách quy định thiếu rõ ràng khiến gia tăng thách thức

Các cập nhật này đã bổ sung thêm nhiều chất mới, đồng thời thay đổi phạm vi áp dụng và mục tiêu tuân thủ. Nhiều đối tượng mới phải chịu trách nhiệm, các tiêu chuẩn ngành cũ phải thay đổi, các quy định mới có hiệu lực và khung chung liên tục biến đổi. Một kỷ nguyên luật môi trường mới đang diễn ra với tốc độ thay đổi ngày càng nhanh nhằm phản ứng linh hoạt với các khái niệm và nguyên tắc mới về tác động sức khỏe môi trường và con người. Tuy nhiên, các cập nhật và thay đổi này không phải lúc nào cũng rõ ràng, các nhà chính sách và doanh nghiệp thường gặp phản ứng ngược khi ban hành quy định mới. Đôi khi, phản ứng gay gắt đến mức các nhà làm luật phải rà soát lại, hoặc phải công bố thêm hướng dẫn chi tiết. Một số quyết định còn phải đưa ra tòa để thẩm phán làm rõ quy định tuân thủ. Từ các quy định phức tạp với hàng loạt cập nhật mỗi năm, cho tới thay đổi quy mô hoặc các chỉ thị lớn, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn để theo kịp, cập nhật đúng quy định cần thiết trong chương trình môi trường của mình.

Kỳ vọng ngày càng cao về “trách nhiệm thẩm tra” từ doanh nghiệp

Bên cạnh thay đổi quy chuẩn tuân thủ, việc tuân thủ sản phẩm ở các ngành khác nhau còn gặp nhiều thách thức khác. Chủ đề phổ biến trong các nghĩa vụ tuân thủ là trách nhiệm thẩm tra (due diligence), yêu cầu doanh nghiệp hiểu rõ thành phần trong sản phẩm của mình kể cả linh kiện mà họ không tự sản xuất. Chu trình sống sản phẩm phức tạp và nhiều bên liên quan khiến việc nắm rõ thành phần vật liệu trở nên khó khăn. Ngày càng nhiều doanh nghiệp phải dựa vào trao đổi thông tin trong chuỗi cung ứng để đáp ứng yêu cầu pháp lý. Tuy nhiên, việc trao đổi thông tin không phải lúc nào cũng rõ ràng dù đã có tiêu chuẩn báo cáo ngành như IPC 1752A mô tả nội dung và cách thức trình bày thông tin. 

Mỗi trao đổi cũng cần được rà soát để xác định nội dung và xem có liên quan đến câu hỏi ban đầu hay không. Nhiều nhà cung cấp thậm chí còn không có sẵn thông tin, do dữ liệu không rõ hoặc bảo mật. Dù ngày càng có xu hướng yêu cầu hoặc áp dụng công bố thành phần vật liệu đầy đủ thay vì chỉ văn bản cam kết tạm thời nhằm hỗ trợ nhiệm vụ tuân thủ và tối ưu hóa trao đổi thông tin, thì doanh nghiệp cũng trở thành đơn vị quản lý thành phần vật liệu cho mọi sản phẩm của mình và cảm thấy quá tải.

Dù mức độ hiểu biết về thành phần vật liệu đến đâu, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt nhiều rào cản khác. Có hàng trăm quy định và tiêu chuẩn tồn tại ở nhiều cấp độ. Doanh nghiệp phải nhận biết để đảm bảo tuân thủ, nhưng vấn đề lớn của ngành là thiếu thông tin và nguồn lực tập trung. Chính sách được đăng công khai qua kênh chính phủ, nhưng nếu không biết kênh đó, doanh nghiệp sẽ không tiếp cận được thông tin. Thậm chí, dù biết tới quy định, việc đọc hiểu lại khá khó khăn vì ngôn ngữ pháp lý phức tạp. 

Dù Cơ quan hóa chất châu Âu (ECHA) đã làm tốt việc công bố tài liệu hướng dẫn các quy định và chỉ thị thuộc thẩm quyền của mình trên nền tảng tập trung, nhưng cách làm này chưa trở thành tiêu chuẩn chung. Nhiều doanh nghiệp chỉ biết đến quy định khi đã bị phát hiện vi phạm, vì phần lớn quy định mặc định không làm gì là đã tuân thủ. Cần rất nhiều thời gian để nghiên cứu toàn bộ chính sách, xác định tính áp dụng và theo dõi các cập nhật, trong khi những người làm việc này thường cần có trình độ chuyên môn sâu về khoa học hoặc chính sách môi trường. Việc quản lý tuân thủ môi trường vừa tốn kém vừa mất thời gian, nhưng do rủi ro tiềm ẩn, đây là yêu cầu bắt buộc.

Doanh nghiệp có thể giải quyết bối cảnh pháp lý phức tạp thế nào?

Vì tuân thủ môi trường là bắt buộc, doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp để tiếp cận các quy định. Có nhiều chiến lược khác nhau được xây dựng, nhưng những giải pháp thành công đều dựa trên các yếu tố then chốt thay vì trông chờ vào may rủi hoặc né tránh. So sánh giữa các quy định sẽ cho thấy nhiều ý tưởng trùng lặp. Thực tế cho thấy khi một quốc gia lớn áp dụng một hệ thống, các nước nhỏ khác thường tiếp nhận với biến thể riêng. Khởi đầu từ quy định quy mô lớn ở các quốc gia trọng yếu sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng đồng thời nhiều yêu cầu tại các thị trường khác, dù vẫn cần chú ý tới những đặc thù từng thị trường. Các doanh nghiệp lớn thường tuyển dụng chuyên gia tuân thủ hoặc thậm chí xây dựng đội ngũ chuyên gia gồm luật sư và nhà khoa học. 

Thu thập dữ liệu ngay từ giai đoạn thiết kế

Một yếu tố quan trọng để xử lý tuân thủ môi trường là nhận thức giá trị của thông tin. Nhiều doanh nghiệp thấy rằng việc thu thập và quản lý dữ liệu từ lúc bắt đầu giai đoạn thiết kế giúp triển khai tuân thủ hiệu quả hơn nhiều so với xử lý ở giai đoạn cuối. Trong khi tuân thủ môi trường thường bị xem nhẹ ở giai đoạn thiết kế, thì việc phải thiết kế lại sản phẩm do linh kiện không tuân thủ sẽ tốn kém đáng kể. Tham chiếu chéo tuân thủ của linh kiện ngay khi thiết kế diễn ra giúp giảm gánh nặng, với điều kiện bằng chứng tuân thủ cũng được quản lý hiệu quả. Tổng hợp tài liệu kỹ thuật bằng cách dò từng thư mục trên hệ thống chính là phiên bản hiện đại của việc lục lọi tủ hồ sơ để tìm một trang giấy duy nhất. Hiện nay nhiều phần mềm lưu trữ tài liệu đã được phát triển, tạo thành thư viện thông tin dễ tra cứu, nhưng đó chỉ là một mảnh ghép nhỏ. Thư viện tĩnh có thể gây ra các rủi ro lớn hơn nếu không cập nhật phù hợp với yêu cầu tuân thủ. Doanh nghiệp cần theo dõi các thay đổi và cập nhật quy định để đảm bảo linh kiện sử dụng vẫn đáp ứng yêu cầu, hoặc kịp thời nhận diện khi nó không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược tổ chức tài liệu “sống” và thích nghi trước áp lực thay đổi quy định.

Cải thiện phương pháp thu thập dữ liệu

Tất nhiên, để quản lý thông tin hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần có phương pháp thu thập dữ liệu tối ưu. Như đã nêu, thách thức lớn trong trách nhiệm thẩm tra là trao đổi thông tin trong chuỗi cung ứng. Quản lý toàn bộ nhà cung cấp và liên hệ là nhiệm vụ lớn khi số lượng lên tới hàng nghìn đầu mối. Doanh nghiệp phải theo dõi ai đã liên hệ, khi nào, phản hồi ra sao. Tài liệu và phản hồi này phải được rà soát, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi lưu trữ cùng thông tin tuân thủ cho từng linh kiện. Một số trường hợp, công việc này có thể kéo dài hàng tháng trời và đòi hỏi chuyên trách. Doanh nghiệp lớn có thể đủ năng lực xây riêng bộ phận cho nhiệm vụ này, nhưng không phải ai cũng đủ nguồn lực. Dù có các bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ, không có gì đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận đủ 100% thông tin cần thiết.

Xây dựng chiến lược rủi ro dựa trên bằng chứng

Với những linh kiện không có đầy đủ thông tin, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược rủi ro dựa trên bằng chứng. Doanh nghiệp cần có hiểu biết ngành về hóa học vật liệu cũng như kiến thức hóa chất công nghiệp liên quan đến các chất bị hạn chế. Kiến thức này vô cùng chuyên sâu và không dễ tiếp cận, nhất là khi không phải doanh nghiệp nào cũng có lịch sử sử dụng sản phẩm lâu dài, có đội ngũ hóa học, chuyên gia quy định về tuân thủ hoặc luật sư môi trường để hỗ trợ tư vấn pháp lý và giải quyết các lỗ hổng tuân thủ.

Giải pháp cuối cùng: thử nghiệm hóa chất 

Thử nghiệm hóa chất thường là giải pháp cuối cùng trong chương trình tuân thủ. Phòng lab thử nghiệm hóa chất có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để kiểm tra thành phần, từ sàng lọc không phá hủy cho tới định lượng bằng phá hủy mẫu. Tuy nhiên, loại hình thử nghiệm này rất tốn kém cả về chi phí thử nghiệm lẫn chi phí sản phẩm bị dùng làm mẫu. Ngoài ra, thời gian thử nghiệm cũng kéo dài, nên phương án này thường chỉ áp dụng với vật liệu được xác định là rủi ro cao qua phân tích rủi ro trước đó. Các hồ sơ và quyết định rủi ro này là thành phần then chốt của chương trình tuân thủ, vì vậy doanh nghiệp rất cần nhân sự am hiểu cả quy định lẫn khoa học vật liệu.

Tóm lược

Một điều rõ ràng là tuân thủ môi trường sẽ tiếp tục trở nên phổ biến và tác động tới mọi ngành công nghiệp. Dù nhà làm luật có học hỏi được từ các sai sót hay không, không ai đảm bảo thông tin sẽ ít khó hiểu hơn hay dễ tiếp cận hơn. Doanh nghiệp cần liên tục thích nghi với những thay đổi và vượt qua các rào cản bổ sung để tránh hệ quả nghiêm trọng lâu dài. Những doanh nghiệp vượt trội trong lĩnh vực này sẽ là những bên có chương trình tuân thủ vững mạnh nhất, bao gồm nền tảng kiến thức, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu động và sự linh hoạt. Doanh nghiệp càng đặt ưu tiên cho tuân thủ môi trường sớm, càng dễ giải quyết thách thức mới và tránh khoản chi phí khổng lồ phát sinh do sự cố không tuân thủ.

Z2Data có thể hỗ trợ như thế nào?

Giải pháp phần mềm end-to-end của Z2Data giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thiết kế, chuỗi cung ứng và tính bền vững sản phẩm. Dựa trên cơ sở dữ liệu linh kiện toàn diện nhất trong ngành, giải pháp của Z2Data cung cấp dữ liệu trọng yếu giúp đội nhóm của bạn duy trì và đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành như REACH và RoHS, cũng như cập nhật với các điều luật, quy định mới. Với Z2Data, doanh nghiệp dễ dàng xác định những linh kiện nào đang tuân thủ, không tuân thủ hoặc cần ưu tiên xử lý, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong toàn bộ quá trình tuân thủ.

Muốn khám phá cách Z2Data giúp doanh nghiệp tìm và quản lý mục tiêu tuân thủ? Đăng ký demo với chuyên gia sản phẩm của chúng tôi để tìm hiểu thêm.