Wat hebt u aan een huis als u geen leefbare planeet heeft om het op te zetten? ― Henry David Thoreau

Wat is het doel van compliance-regelgeving?

Om het milieu te beschermen hebben overheden wereldwijd wetten, regelgeving, normen en andere maatregelen ontwikkeld om de vele directe en indirecte effecten van de mens aan te pakken. Dit wordt aangeduid als milieucompliance of milieuregelgevende compliance en heeft tot doel niet alleen de milieugezondheid te beschermen, maar ook de gezondheid van mensen en dieren. Deze regelgeving richt zich op uiteenlopende doelen, waaronder chemische stoffen, gebouwen en producten, en heeft impact op vele sectoren, zoals de medische industrie, kinderproducten en elektronica.

Het meest voorkomende doelwit van milieucompliance zijn chemische stoffen waarvan is aangetoond dat zij toxisch zijn voor mens en milieu. 

Door zich op deze stoffen te richten, kan regelgeving de blootstelling van mens en milieu beperken, onder meer door hun lozing in lucht, water en bodem te beperken of hun gebruik in de productie van diverse artikelen en producten te reguleren. Hierdoor worden producten veiliger in gebruik en minder schadelijk voor het milieu waarin ze uiteindelijk terechtkomen — zowel wanneer producten per ongeluk buiten achterblijven als wanneer ze bewust op stortplaatsen of in afvalverwerking belanden.

Waarom is milieucompliance zo complex?

Frameworks voor milieucompliance zijn van nature complex vanwege het grote aantal organisaties dat ermee te maken krijgt van begin tot eind. Er is de overheid of instantie die ze publiceert, de organen die de naleving ervan handhaven, en de bedrijven of individuen die eraan moeten voldoen. Milieucompliance is uniek omdat het, ondanks een geografische reikwijdte, organisaties wereldwijd raakt met haar vereisten.

Hier zijn enkele voorbeelden van deze complexiteit:

• Het Verdrag van Stockholm over persistente organische verontreinigende stoffen is een voorbeeld van een internationaal niveau van milieucompliance die meerdere landen en naties omvat. 
• De Europese Unie kent verschillende verordeningen en richtlijnen, zoals REACH en RoHS, die 27 landen beslaan, maar waarbij de handhaving en implementatie aan de individuele lidstaten wordt overgelaten. 
• De Verenigde Staten kennen federale regelgeving zoals TSCA, maar ook specifieke eisen per staat, zoals California Proposition 65. 

En dit is slechts het begin. Sommige federale regelgeving wordt ook lokaal gehandhaafd of vertrouwt op onafhankelijke post-market monitoringbedrijven en -personen om compliance te borgen. 

Als reactie op het groeiende aantal nalevingsregels en de toenemende druk van zowel consumenten als het management, nemen bedrijven steeds vaker interne maatregelen om te voldoen aan compliance-doelstellingen. Sommige distributeurs en makelaars willen zelfs verder gaan dan het minimale vereiste om hun kansen op samenwerkingen, markttoegang en consumentenloyaliteit te vergroten. 

Op wie is milieucompliance van toepassing?

Door de brede variatie van bedrijven die door compliance-verplichtingen geraakt worden, zijn er vele betrokken partijen. De meest voorkomende rollen die geraakt worden door deze regels en eisen, zijn fabrikanten, importeurs, downstreampartijen, consumenten en afvalverwerkers. Fabrikanten en importeurs worden doorgaans het meest direct geraakt en dragen doorgaans de zwaarste verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de door hen geproduceerde of geïmporteerde producten voldoen aan de regels van die landen. Downstreamgebruikers zijn vaak verantwoordelijk voor de selectie van compliant producten, zowel in hun professionele dienstverlening als bij verdere productontwikkeling. Ook consumenten hebben de mogelijkheid milieubewuste keuzes te maken door producten te kiezen die blijk geven van milieuvriendelijke praktijken.

Het groeiende belang van compliance binnen het bedrijfsleven

Nu meer dan ooit nemen consumenten milieu-aspecten mee in hun beslissingen over waar ze zaken mee doen. Uit een onderzoek van McKinsey VS uit 2020 blijkt dat "meer dan 60 procent van de respondenten bereid is meer te betalen voor een product met duurzame verpakking." Producten en bedrijven die duurzaamheidsprogramma's en milieubescherming hebben geïmplementeerd, worden het meest gewaardeerd. Er bestaan vaak rapportagewebsites of openbaar toegankelijke informatie over bedrijven die de regels overtreden. Deze informatie kan de reputatie van een bedrijf ernstig schaden en leiden tot verlies van publiek vertrouwen. Milieunegligentie kan nog grotere gevolgen hebben voor beursgenoteerde bedrijven, naarmate ethisch beleggen aan belang wint. 

Milieuvriendelijke producten zijn niet langer alleen een wettelijke verplichting. Voor consumenten en aandeelhouders is het ook een morele verplichting. En het management hoort deze boodschap. Een rapport van Thomson Reuters uit 2023 over de stand van zaken rond corporate ESG (Environmental, Social & Governance) toont aan dat 71% van het hogere management "investeren in ESG als een topprioriteit ziet."

De kosten van non-compliance: financieel en maatschappelijk

De realiteit is dat non-compliance steeds moeilijker te negeren is. En de boetes blijven toenemen. 

Boetes van duizenden tot miljoenen euro’s/dollars

Elke regelgeving gaat doorgaans gepaard met boetes voor overtredingen, vaak per dag dat de overtreding voortduurt. De hoogte van deze boetes varieert van duizenden tot miljoenen euro’s of dollars. Dit is exclusief mogelijke kosten die samenhangen met rechtszaken als gevolg van non-compliance-incidenten. Eén overtreding kan leiden tot onderzoek naar hele productcatalogi, wat extra kosten met zich meebrengt en de kosten van non-compliance exponentieel kan vergroten. Dit kan de financiële impact vergroten, maar ook leiden tot bedrijfsstilleggingen, product recalls, intrekking van licenties, complete herontwerpen van producten en herstelmaatregelen voor menselijke en milieuschade. Aanhoudende patronen van non-compliance kunnen voor toezichthouders aanleiding zijn om restricties en vergunningsvereisten voor volledige sectoren aan te scherpen. Dergelijke gevolgen leiden tot negatieve publiciteit en verlies van vertrouwen bij investeerders.

Verlies van zakelijke partnerschappen

Ondanks de populariteit is het voldoen aan ESG- en milieuregels voor velen nog steeds een flinke uitdaging. Veel bedrijven ontwikkelen daarom interne compliance-richtlijnen, waaraan zij verwachten dat hun leveranciers en fabrikanten zich eveneens houden. Oftewel: bedrijven houden hun partners verantwoordelijk om compliance te bevorderen en risico's te beperken. 

Voor leveranciers en fabrikanten betekent dit: pas u aan, of verlies business. Non-compliance kan ertoe leiden dat bedrijven op zwarte lijsten terechtkomen, omdat ondernemingen hun imago en producten koste wat kost willen beschermen tegen dure en openbaar beschamende incidenten.

Met de toenemende eisen rondom milieuzorg is onwetendheid een luxe die niemand zich kan veroorloven.

Belangrijkste uitdagingen

Het regelgevend landschap verandert sneller dan ooit tevoren. De oudste regelgeving — van voor de jaren 1970 — richtte zich meestal op overheden in plaats van op industrieën. Tussen 1970 en 1980, vaak aangeduid als het milieudecennium, kregen overheidsinstanties steeds meer de opdracht milieuoverwegingen te prioriteren en specifieke regels te implementeren tegen vervuiling van water, lucht, bodem en schadelijke stoffen. De Amerikaanse Toxic Substances Control Act (TSCA) uit 1976 is hier een goed voorbeeld van.

Belangrijkste regelgeving in de 21ste eeuw

Toch worstelde milieuregelgeving lang met een gebrek aan financiering, niet-afgedwongen regels, onduidelijke vereisten en een gebrek aan data en wetenschappelijke kennis. Pas in de 21ste eeuw vond er een echte hervorming van compliance plaats en werd milieubeleid breed herijkt. Belangrijke regelgeving zoals Restrictions of Hazardous Substances (RoHS) en Registration, Evaluation, Authorization and Restriction of Chemicals (REACH) traden respectievelijk in werking in 2002 en 2007. De herziening van TSCA vond plaats in 2016. Naarmate studies de impact van chemische stoffen op de menselijke en milieugezondheid blootlegden, werden regels en wetgeving steeds vaker geüpdatet.

Onduidelijk beleid veroorzaakt extra hobbels

Deze updates voegden nieuwe stoffen toe, wijzigden de reikwijdte en veranderden de compliance-doelstellingen. Nieuwe marktpartijen werden verantwoordelijk gehouden, bestaande normen moesten aangepast worden, nieuwe regels traden in werking en raamwerken verschoven. Hiermee is een nieuw tijdperk van milieuwetten aangebroken die razendsnel evolueren op basis van nieuwe inzichten in milieubelasting. Maar deze aanpassingen zijn niet altijd helder, en beleidsmakers en bedrijven krijgen geregeld te maken met forse kritiek op nieuwe regelgeving. Dit leidt er regelmatig toe dat men op basis van feedback nieuwe richtlijnen of verduidelijkingen moet publiceren, of zelfs dat rechterlijke uitspraken vereist zijn om compliance helder te maken. Van verwarrende regels met meerdere updates per jaar, tot grote veranderingen in richtlijnen of werkingssferen — het is voor bedrijven lastig om bij te blijven en relevante regelgeving actief te monitoren en integreren in hun milieuprogramma's.

De groeiende verwachting van “due diligence” voor bedrijven

Naast een veranderend compliance-landschap zijn er andere uitdagingen voor productconformiteit in verschillende sectoren. Een steeds terugkerend element binnen compliance is due diligence: bedrijven moeten weten wat er in hun eigen producten zit, inclusief onderdelen die zij niet zelf geproduceerd hebben. Door de complexe levenscyclus van producten en de verschillende betrokken partijen, is het samenstellen van materiaalinformatie lastig. Steeds meer bedrijven zijn daarom aangewezen op communicatie binnen de toeleveringsketen om aan deze eisen te voldoen. Desondanks verloopt dit informatieverkeer traag of onduidelijk, zelfs met de publicatie van sectorstandaarden zoals de IPC 1752A, waarin is vastgelegd welke informatie vereist is en hoe die geformatteerd moet zijn. 

Elke communicatiestroom moet beoordeeld worden om de relevantie en volledigheid te bepalen. Vaak beschikken leveranciers niet eens over de benodigde informatie, omdat deze onbekend is of vertrouwelijk. Steeds meer bedrijven eisen of bieden daarom volledige materiaaldeclaraties in plaats van tijdelijke verklaringen, om compliance te vergemakkelijken en communicatie te stroomlijnen — met als gevolg dat bedrijven zelf alle materiaalinformatie moeten beheren en vaak overweldigd raken met de bijbehorende administratieve lasten.

Ongeacht de mate van kennis over materiaalsamenstelling binnen een bedrijf zijn er nog tal van obstakels. Er zijn honderden regels, op verschillende niveaus. Bedrijven moeten ze kennen om eraan te kunnen voldoen, maar een groot probleem is het gebrek aan centraal beschikbare informatiebronnen. Beleidsinformatie wordt gepubliceerd via overheidskanalen, maar zonder kennis van of toegang tot deze kanalen blijft informatie onbekend. En zelfs als een bedrijf op een regel stuit, blijkt het vertalen en interpreteren van juridische teksten uitermate tijdrovend. 

Hoewel het European Chemical Agency (ECHA) veel doet om richtlijnen te centraliseren en te publiceren rond relevante regelgeving, is het nog lang niet gangbaar om informatiehubs per regelgeving te hebben. Bedrijven vernemen vaak pas van regelgeving nadat ze al in overtreding zijn, omdat veel regels inactiviteit als “default” compliant beschouwen. Het kost enorm veel tijd om voor elk beleid uit te zoeken of het op het bedrijf van toepassing is, wijzigingen bij te houden, en doorgaans zijn hier specialisten met een achtergrond in milieuwetenschappen of -beleid voor nodig. Het managen van milieucompliance kost bedrijven veel geld en tijd, maar is door de risico’s niet optioneel.

Hoe kunnen bedrijven het complexe regelgevingslandschap aanpakken?

Omdat milieucompliance verplicht is, zoeken veel bedrijven naar effectieve oplossingen om met de regelgeving om te gaan. Er zijn talloze strategieën ontwikkeld, maar de succesvolste aanpakken delen enkele cruciale componenten die niet afhankelijk zijn van toeval of onbewuste omissie. Een vergelijking van diverse regelgevingen laat veel overlap zien: als een groot land een systeem implementeert, volgen vaak kleinere landen met variaties. Wie begint met de grote regels in vooraanstaande markten, voldoet veelal ook aan verplichtingen elders — al dient men altijd marktspecifieke vereisten te blijven volgen. Grote ondernemingen stellen vaak compliance experts of zelfs hele teams van juristen en wetenschappers aan. 

Gegevens verzamelen bij de start van de ontwerpfase

Een ander essentieel onderdeel van milieucompliance is het herkennen van de waarde van informatie. Veel bedrijven vinden compliance eenvoudiger wanneer zij gegevens vanaf het begin van het ontwerpproces verzamelen en beheren, in plaats van pas aan het einde. Hoewel compliance vaak een bijzaak is binnen productontwerp, kan het erg kostbaar zijn om een product aan te passen door non-compliant componenten. Door onderdelen te toetsen aan compliance tijdens ontwerptrajecten, wordt een deel van de last weggenomen — mits het bewijs hiervan efficiënt wordt beheerd. Technische documentatie samenstellen door systemen en mappen uit te pluizen is het moderne equivalent van papieren archiefkasten. Er zijn inmiddels veel archiveringssystemen die sneller doorzoekbare informatiebibliotheken creëren, maar dat is slechts een deel van de oplossing. Statische archieven vormen juist extra risico’s wanneer ze niet actueel zijn. Het is cruciaal regelgeving op wijzigingen en updates te monitoren, zodat gebruikte onderdelen compliant blijven of bij wijzigingen direct geïdentificeerd worden als non-compliant. Bedrijven moeten leren “levende” documentatie te organiseren en om te gaan met wijzigingsdruk in regelgeving.

Verbeteren van dataverzamelingsmethodes

Om informatie effectief te beheren, heeft u geoptimaliseerde methodes voor het verzamelen ervan nodig. Zoals eerder genoemd, zit een grote uitdaging binnen due diligence-eisen in communicatie binnen de toeleveringsketen. Het beheren van leveranciers en hun contacten wordt een immense opgave wanneer het om duizenden relaties gaat. U moet monitoren met wie u contact heeft gehad, wanneer, of er is gereageerd en op welke wijze. Documenten en antwoorden moeten worden beoordeeld en gecontroleerd vóór archivering bij compliance-informatie voor uw onderdelen. Dit kan maanden aan toewijding vragen. Grote bedrijven kunnen hier soms speciale rollen voor aanstellen, maar dit is niet voor iedereen uitvoerbaar. Hoewel er dienstverleners bestaan die (een deel van) dit werk overnemen, is het nooit gegarandeerd dat u 100% van de benodigde gegevens ontvangt.

Risicostrategieën op basis van bewijs opstellen

Voor onderdelen waarvan geen informatie beschikbaar is, moeten bedrijven inzetten op risicostrategieën gebaseerd op bewijs. Hiervoor is toegang tot branchekennis over materiaalkunde én chemische kennis over restricties benodigd. Dit is zeer gespecialiseerde expertise en lastig te verkrijgen, aangezien niet ieder bedrijf ervaring heeft met gebruikte producten, toegang tot chemici of compliance-experts, of rechtskundigen voor juridisch advies.

Laatste redmiddel: chemische analyse 

Chemische analyse is meestal het sluitstuk van elk complianceprogramma. Laboratoria passen diverse methoden toe: van niet-destructieve screening tot destructieve kwantificatie. Toch is deze vorm van analyse vaak bijzonder duur, zowel door de testkosten als door de hoeveelheid product die vernietigd moet worden voor analyse. Gezien deze kosten en de benodigde tijd worden deze tests doorgaans alleen toegepast op geselecteerde risicomaterialen die tijdens de risicoanalyse zijn geïdentificeerd. Risicoprofielen en besluiten hierover zijn kritiek voor compliance-programma's, dus het is essentieel dat bedrijven toegang hebben tot mensen met zowel kennis van regelgeving als materiaalkunde.

Samenvatting

Eén ding is duidelijk: milieucompliance zal blijven groeien en relevanter worden voor alle sectoren. Of beleidsmakers nu wel of niet leren van eerdere fouten, het blijft onzeker of de informatie duidelijker of breder beschikbaar zal worden. Bedrijven moeten zich aan blijven passen aan een steeds veranderend landschap met extra hindernissen om zware negatieve gevolgen te vermijden die de levensvatbaarheid op lange termijn kunnen schaden. Bedrijven die deze uitdagingen het hoofd bieden, zijn onvermijdelijk degenen met de meest robuuste compliance-programma's, sterke kennisbases, goed beheer van documentatie en voldoende wendbaarheid. Hoe eerder een organisatie milieucompliance als prioriteit stelt, hoe eenvoudiger het wordt toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden en de enorme kosten van non-compliance te vermijden.

Hoe kan Z2Data helpen?

De end-to-end softwareoplossing van Z2Data stelt bedrijven in staat het ontwerp, de toeleveringsketen en duurzaamheid van hun producten effectief te beheren. Gebaseerd op de meest uitgebreide componentendatabase in de branche voorziet Z2Data teams van de cruciale data die zij nodig hebben om te voldoen – en compliant te blijven – met bestaande regelgeving zoals REACH en RoHS, én met nieuwe, opkomende regels. Met Z2Data krijgt uw team direct inzicht in welke onderdelen compliant zijn, welke niet, en welke als eerste aandacht vereisen – zodat u veel tijd en moeite bespaart in uw complianceprocessen.

Wilt u zien hoe Z2Data u kan ondersteunen bij het vinden en beheren van uw compliance-doelstellingen? Plan een demo met onze productspecialisten en ontdek meer.