A cosa serve una casa, se non si ha un pianeta tollerabile su cui metterla? ― Henry David Thoreau

Qual è lo scopo delle normative di compliance?

Per tutelare l'ambiente, i governi di tutto il mondo hanno introdotto leggi, regolamenti, standard e altre misure per affrontare i numerosi effetti diretti e indiretti dell’attività umana. Questo insieme prende il nome di compliance ambientale o conformità alle normative ambientali, e ha come obiettivo la salvaguardia non solo dell’ambiente, ma anche della salute umana e animale. I regolamenti toccano molteplici ambiti, tra cui sostanze chimiche, edifici e prodotti, e coinvolgono settori tra cui medicale, prodotti per l’infanzia ed elettronica.

L’obiettivo più frequente della compliance ambientale sono le sostanze chimiche che si sono rivelate tossiche per la salute umana e per l’ambiente. 

Concentrandosi su queste sostanze, le normative possono limitarne l’esposizione di persone e ambiente, ad esempio vietandone il rilascio in aria, acqua o suolo, così come l’utilizzo nella produzione di articoli e prodotti. Di conseguenza, i prodotti diventano più sicuri sia per le persone sia per l’ambiente in cui generalmente finiscono, che sia inavvertitamente lasciati all’aperto o conferiti intenzionalmente in discarica o gestione dei rifiuti.

Perché la compliance ambientale è così complessa?

I quadri normativi relativi alla compliance ambientale sono complessi a causa della molteplicità di soggetti coinvolti dal principio alla fine. Esistono enti governativi o agenzie che li emanano, enti preposti al controllo e soggetti—persone fisiche o aziende—tenuti al rispetto delle regole. Le normative di compliance ambientale sono particolari perché, pur con valenza geografica limitata, impongono requisiti in tutto il mondo.

Ecco alcuni esempi di questa complessità:

• Il trattato della Convenzione di Stoccolma sui contaminanti organici persistenti rappresenta un esempio di compliance ambientale a livello internazionale che coinvolge diversi Paesi. 
• L’Unione Europea prevede diversi regolamenti e direttive, come REACH e RoHS, che interessano 27 Paesi lasciando però l’attuazione e la vigilanza ai singoli Stati membri. 
• Negli Stati Uniti esistono regolamenti federali, come il TSCA, ma anche requisiti a livello statale, ad esempio la Proposition 65 in California. 

E questo è solo l’inizio. Alcune normative federali possono essere applicate anche a livello locale o affidarsi al monitoraggio post-vendita di soggetti indipendenti per garantire la conformità. 

Di fronte al crescente numero di normative, unito alla pressione di consumatori e vertici aziendali, sempre più imprese stanno adottando misure interne per raggiungere gli obiettivi di compliance. Alcuni distributori e operatori del settore immobiliare ambiscono addirittura a superare gli obblighi minimi per massimizzare opportunità di partnership, accesso al mercato e fidelizzazione dei clienti. 

A chi si applica la compliance ambientale?

Considerato l’ampio spettro di aziende coinvolte da obblighi di compliance in diversi settori, molteplici attori sono chiamati in causa. I ruoli maggiormente impattati da queste normative sono produttori, importatori, utilizzatori a valle, consumatori e operatori della gestione dei rifiuti. Produttori e importatori risultano spesso i più direttamente toccati e gravati dalle maggiori responsabilità nel garantire che i prodotti fabbricati o introdotti rispettino le regole del Paese di destinazione. Gli utilizzatori a valle devono selezionare a loro volta prodotti conformi, sia nei servizi professionali sia nella progettazione successiva. Anche i consumatori possono contribuire alla tutela ambientale scegliendo prodotti che adottano pratiche sostenibili.

La crescente importanza della compliance per le imprese

Oggi più che mai, i consumatori includono fattori ambientali tra i criteri di scelta su dove spendere. Un sondaggio McKinsey del 2020 negli Stati Uniti indica che «oltre il 60% degli intervistati sarebbe disposto a pagare di più per prodotti con packaging sostenibile». Aziende e prodotti vengono particolarmente valorizzati quando adottano programmi e iniziative ambientali. Esistono inoltre portali informativi pubblici sugli operatori che violano norme, dati che possono danneggiare la reputazione di un’azienda e fare perdere la fiducia del pubblico. La negligenza ambientale può avere impatti ancora più profondi sulle società quotate, dato il peso crescente dell’ethical investing. 

Prodotti rispettosi dell’ambiente non rappresentano più solo un obbligo legale. Per consumatori e azionisti sono anche una questione morale. E la leadership aziendale sta recependo il segnale. Un rapporto Thomson Reuters 2023 su ESG (Environmental, Social & Governance) rileva che il 71% dei vertici aziendali ritiene «l’investimento in ESG ancora una priorità principale».

Il costo della non conformità: impatto finanziario e sociale

La realtà è che ignorare la non conformità sta diventando sempre più difficile. E le sanzioni si moltiplicano. 

Sanzioni da migliaia a milioni

Ciascuna normativa comporta tipicamente sanzioni per ogni violazione, spesso calcolate su base giornaliera per la durata della violazione. L’ammontare varia da qualche migliaio a diversi milioni di dollari. A ciò si aggiungono i costi di eventuali contenziosi derivanti dagli episodi di non conformità. Un singolo episodio può innescare indagini su interi cataloghi di prodotto, aumentando esponenzialmente le spese collegabili alla non conformità. Ciò può moltiplicare non solo l’importo delle sanzioni, ma può portare anche alla chiusura di aziende, al ritiro di prodotti, alla revoca di licenze, al completo riprogetto dei prodotti o ad azioni di risanamento volte a sanare gli impatti su persone e ambiente. Pattern ripetuti di non conformità possono spingere i regolatori a inasprire ulteriormente i requisiti e le penali su interi settori. Queste conseguenze possono generare grande risonanza mediatica e ulteriori danni d’immagine e reputazione, influenzando anche gli investitori.

Perdita di partnership commerciali

Nonostante la crescente attenzione, raggiungere gli standard ESG e di compliance ambientale resta una sfida per molte aziende. Per affrontare il problema, molte imprese stanno introducendo linee guida interne alla compliance da richiedere anche a fornitori o produttori partner. In altre parole, le aziende si aspettano che i partner rispettino gli stessi standard, promuovendo maggiore conformità e riducendo il rischio. 

Per fornitori e produttori, ciò significa adeguarsi o perdere le opportunità. Il mancato rispetto delle regole può portare a finire in «blacklist» ed essere esclusi da opportunità di business, mentre le aziende cercano di tutelare il proprio brand e i prodotti da conseguenze costose—e potenzialmente imbarazzanti a livello pubblico.

Con l’aumento delle richieste di responsabilità ambientale, ignorare la situazione non è più consentito a nessuno.

Le principali sfide

Il panorama normativo sta cambiando a un ritmo mai visto prima. Le prime normative, anteriori agli anni ‘70, erano prevalentemente rivolte ai governi più che ai settori industriali. Nel decennio 1970-1980, spesso definito «decennio ambientale», sono emerse le prime direttive agli enti per dare priorità alle tematiche ambientali e introdurre regolamentazioni su diversi fronti della crescita di inquinamento—tra cui acqua, aria, suolo e sostanze tossiche. Particolarmente rilevante negli Stati Uniti è stato il Toxic Substances Control Act (TSCA) del 1976.

Le principali normative si affermano nel XXI secolo

Tuttavia, le norme ambientali hanno inizialmente incontrato difficoltà legate a carenza di fondi, controlli inefficaci, requisiti poco chiari e mancanza di dati e conoscenze scientifiche. Solo nel XXI secolo si sono avute profonde riforme e una vera ripresa delle policy ambientali. Grandi regolamenti e direttive come la Restriction of Hazardous substances (RoHS) e la Registration, Evaluation, Authorization and Restriction of Chemicals (REACH) sono entrati in vigore rispettivamente nel 2002 e 2007. Anche il TSCA è stato pesantemente aggiornato nel 2016. Con il progresso degli studi sugli effetti delle sostanze chimiche su salute umana e ambiente, regole e regolamenti sono stati sempre più aggiornati con maggior frequenza.

Normative poco chiare aumentano le difficoltà

Questi aggiornamenti hanno introdotto sostanze aggiuntive, modificato l’ambito di applicazione e ampliato i soggetti interessati. Nuovi attori sono stati chiamati in causa, standard precedenti hanno richiesto adeguamenti, nuove regole sono entrate in vigore e i quadri generali si sono trasformati. Si è così aperta una nuova era di regolamentazione ambientale, in rapido sviluppo sulla base di principi emergenti legati agli effetti su salute umana e ambiente. Ma questi cambiamenti non sono sempre chiari e policy maker e aziende si sono spesso scontrati su nuove normative. A volte le controversie sono state tali da costringere i legislatori a ripensare la regolamentazione o a pubblicare linee guida aggiuntive, ed è capitato che le decisioni venissero affidate a tribunali per fornire chiarimenti interpretativi sulla compliance. Fra regolamenti complessi che subiscono molteplici aggiornamenti ogni anno, modifiche alle direttive e cambiamenti di perimetro, le aziende devono continuare ad aggiornarsi e implementare le regole corrette nei propri programmi ambientali.

L’aspettativa crescente di «due diligence» dalle aziende

Oltre alle continue evoluzioni dello scenario normativo, esistono ulteriori sfide per la compliance prodotto nei diversi settori. Tema comune tra le responsabilità di compliance è la due diligence: le aziende devono conoscere la composizione dei propri prodotti, inclusi i componenti che non sono di loro produzione diretta. Viste le complessità dell’intero ciclo di vita di un prodotto e dei soggetti coinvolti, i materiali presenti possono risultare difficili da tracciare. Sempre più aziende devono affidarsi alla comunicazione lungo la catena di approvvigionamento per adempiere agli obblighi normativi. Tuttavia, la condivisione delle informazioni non è sempre chiara o disponibile, pur essendo state pubblicate regole di settore come la IPC 1752A, che ne definiscono contenuti e formati richiesti. 

Ogni comunicazione ricevuta deve essere valutata per rilevanza e aderenza alle richieste iniziali. Spesso i fornitori non dispongono delle informazioni necessarie, perché non disponibili o confidenziali. Sempre più imprese stanno adottando o richiedendo dichiarazioni di composizione completa dei materiali invece di attestazioni temporanee, per migliorare la gestione dei dati e semplificare la compliance, finendo però per accumulare un enorme patrimonio informativo di cui diventa difficile gestire l’aggiornamento.

Indipendentemente dal livello di conoscenza sui materiali utilizzati, rimangono ulteriori ostacoli. Esistono centinaia di normative a vari livelli. Le aziende devono sapervi accedere e comprenderle, ma una delle problematiche maggiori è la mancanza di informazioni e risorse centralizzate. Le policy vengono pubblicate su canali governativi: senza la conoscenza di questi canali, le organizzazioni rischiano di restare ignare dei nuovi requisiti. E anche qualora si venga a conoscenza delle novità, la lettura dei testi normativi può essere lunga e densa di riferimenti legali. 

Sebbene l’ECHA (European Chemical Agency) abbia svolto un grande lavoro di centralizzazione e pubblicazione di documenti guida su regolamenti e direttive di sua competenza, non è prassi avere piattaforme centralizzate per tutte le normative. Spesso le aziende vengono a conoscenza delle regole solo dopo essere state rilevate come non conformi, perché molte normative considerano la mancanza d’azione come presunzione di compliance. Occorrerebbe un impegno considerevole per ricercare ogni policy e valutarne l’applicabilità, monitorando tutte le evoluzioni e i cambiamenti: chi svolge questi compiti ha spesso una formazione avanzata in scienze ambientali o policy ambientali. Gestire la compliance ambientale comporta costi, tempo e risorse importanti, ma è obbligatorio a causa dei rischi.

Come orientarsi nella complessità normativa?

Poiché la compliance ambientale è obbligatoria, le aziende sono alla ricerca di soluzioni per affrontare i regolamenti. Esistono diverse strategie, ma le più efficaci condividono elementi essenziali e non sono affidate al caso o alla fortuna. Confrontando diverse normative emergono numerosi punti in comune. L’esperienza insegna che, non appena un grande Paese introduce una regolamentazione, anche altri Stati seguono con proprie varianti. Partire dalle normative dei Paesi più rilevanti consente di coprire gran parte dei requisiti mondiali, anche se occorre comunque essere vigili sulle specificità dei mercati. Le grandi imprese spesso assumono esperti di compliance dedicati, o team di specialisti composti da avvocati e scienziati. 

Raccogliere i dati già dalla fase di progettazione

Un altro aspetto cruciale per la compliance ambientale è il valore dell’informazione. Le aziende che raccolgono e gestiscono i dati fin dall’inizio della progettazione trovano molto più agevole raggiungere la compliance, rispetto a chi ci pensa solo al termine dello sviluppo. Spesso la compliance ambientale è un aspetto trascurato in fase di design, ma rivedere un prodotto a causa di parti non conformi può risultare molto oneroso. Verificare la conformità delle parti già durante la progettazione aiuta a prevenire costi extra, a patto di saper gestire in modo efficiente le relative evidenze. Oggi diversi software permettono di archiviare la documentazione tecnica in modo efficace, ma una semplice archiviazione statica non è sufficiente. Una «libreria» di documenti non aggiornata può peggiorare ulteriormente la situazione rispetto alla compliance. È essenziale monitorare costantemente le normative per individuare possibili cambiamenti che possano rendere non conforme una parte utilizzata. Le aziende devono organizzare la documentazione in modo dinamico e affrontare la pressione delle regole in evoluzione.

Migliorare i metodi di raccolta delle informazioni

Naturalmente, per gestire le informazioni è fondamentale disporre di strumenti efficienti per raccoglierle. Come accennato, una delle principali sfide della due diligence riguarda la comunicazione nella catena di approvvigionamento. Gestire i fornitori e i relativi responsabili può essere complesso quando si tratta di migliaia di contatti. Serve tracciare chi è stato contattato, quando, se e come ha risposto. Documenti e risposte vanno analizzati e valutati prima di essere archiviati nella documentazione di compliance per le singole parti. In alcuni casi, questo può richiedere mesi di lavoro dedicato. Le grandi organizzazioni possono permettersi posizioni ad hoc, ma non per tutti è sostenibile. Esistono aziende che offrono servizi per semplificare questi processi, ma non sempre riescono a coprire il 100% delle informazioni necessarie.

Definire strategie di rischio basate su evidenze

Per tutte le parti per cui mancano informazioni, le aziende devono attivare strategie di gestione del rischio fondate su evidenze. Serve accedere a dati di settore sulla chimica dei materiali e conoscenze industriali sulle sostanze soggette a restrizioni. Queste competenze sono estremamente specialistiche e non tutte le aziende dispongono di esperienza, consulenza chimica, esperti regolatori o legali ambientali a supporto nella gestione dei gap di compliance.

L’ultima risorsa: test chimici 

I test chimici costituiscono di norma l’ultima risorsa nei programmi di compliance. I laboratori possono impiegare diverse metodologie, da analisi non distruttive a quantificazioni distruttive. Questi test però possono essere molto costosi, sia per l’esecuzione sia per la quantità di prodotto necessaria a fini distruttivi. Considerando anche i tempi tecnici richiesti per lo svolgimento, i test vengono generalmente riservati ai materiali più a rischio, identificati in precedenza tramite analisi di rischio. La definizione dei profili e delle decisioni di rischio risulta così decisiva per i programmi di compliance, motivo per cui è importante poter contare su esperti sia nella normativa sia nella scienza dei materiali.

In sintesi

Una cosa è certa: la compliance ambientale continuerà a crescere e ad assumere un ruolo sempre più centrale per tutti i settori. I legislatori potrebbero non imparare dai propri errori e i dati potrebbero non diventare mai più chiari o facilmente disponibili. Le aziende dovranno quindi continuare ad adattarsi ai cambiamenti e ai nuovi ostacoli per evitare conseguenze negative che potrebbero minare la sostenibilità di lungo periodo. A sopravvivere meglio saranno le imprese con i programmi di compliance più solidi: basati su solide basi di conoscenza, gestione strutturata e dinamica dei dati, flessibilità e attenzione all’aggiornamento. Tanto prima un’azienda dà priorità alla compliance ambientale, tanto più semplice sarà affrontare le nuove sfide che il futuro della compliance porterà, evitando i costi potenzialmente devastanti della non conformità.

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