À quoi sert une maison si vous n’avez pas une planète tolérable pour l’y mettre ? ― Henry David Thoreau

Quel est le but de la réglementation en matière de conformité ?

Afin de protéger l’environnement, les gouvernements du monde entier ont mis en place des lois, des réglementations, des normes et d’autres mesures pour traiter les nombreux effets directs et indirects des activités humaines. Ces mesures font partie de la conformité environnementale ou conformité réglementaire environnementale et visent à protéger non seulement la santé de l’environnement, mais également celle des humains et des animaux. Ces réglementations ciblent de nombreux aspects, notamment les substances chimiques, les bâtiments et les produits, impactant ainsi de nombreux secteurs comme le médical, les produits pour enfants et l’électronique.

La conformité environnementale vise le plus souvent les substances chimiques reconnues comme toxiques pour la santé humaine et environnementale. 

En se concentrant sur ces substances, la réglementation limite l’exposition pour les personnes et l’environnement, en restreignant leur rejet dans l’air, l’eau et le sol, ainsi que leur utilisation dans la fabrication de divers produits et articles. Résultat : les produits deviennent plus sûrs pour les utilisateurs, mais aussi pour l’environnement dans lequel ils finissent, qu’ils soient déposés en plein air, mis en décharge ou traités via des systèmes de gestion des déchets.

Pourquoi la conformité environnementale est-elle si complexe ?

Les cadres de conformité environnementale sont complexes de par le nombre d’organisations qu’ils impliquent, du début à la fin. Il y a le gouvernement ou l’organisme qui publie la réglementation, les instances qui l’appliquent et les entreprises et particuliers qui doivent s’y conformer. Les réglementations de conformité environnementale ont ceci d’unique : bien qu’elles soient géographiquement limitées, leurs exigences ont un impact mondial.

Voici quelques exemples de cette complexité :

• La Convention de Stockholm sur les polluants organiques persistants illustre un niveau international de conformité environnementale couvrant de multiples pays et nations. 
• L’Union européenne dispose de plusieurs réglementations et directives telles que REACH et RoHS qui couvrent 27 pays, tout en laissant l’application et la mise en œuvre à la charge de chaque État membre. 
• Les États-Unis possèdent des réglementations fédérales, comme le TSCA, mais aussi des exigences au niveau des États, telles que la Proposition 65 de Californie. 

Et ce n’est qu’un début. Certaines réglementations fédérales sont aussi appliquées au niveau local ou dépendent de sociétés et de personnes effectuant une surveillance post-commercialisation indépendante pour garantir la conformité. 

Face à la multiplication des exigences réglementaires et à la pression croissante des consommateurs et des directions, les entreprises commencent à mettre en place des mesures internes pour répondre à leurs objectifs de conformité. Certains distributeurs et professionnels de l’immobilier cherchent même à aller au-delà du minimum requis afin de maximiser leurs opportunités de partenariat, leur accès au marché et la fidélité des clients. 

Qui est concerné par la conformité environnementale ?

La grande diversité d’entreprises soumises aux obligations de conformité dans de nombreux secteurs implique l’intervention de nombreux acteurs. Les rôles les plus couramment impactés sont : les fabricants, importateurs, utilisateurs en aval, consommateurs et entités de gestion des déchets. Les fabricants et importateurs sont généralement les plus directement concernés et détiennent souvent la plupart des obligations pour s’assurer que les produits qu’ils produisent ou importent respectent les réglementations des pays concernés. Les utilisateurs en aval ont la responsabilité de veiller à utiliser des produits conformes, que ce soit dans leurs services professionnels ou lors de la conception de nouveaux produits. Les consommateurs peuvent aussi agir en faveur de l’environnement en choisissant des produits respectueux de l’environnement.

L’importance croissante de la conformité dans les affaires

Aujourd’hui plus que jamais, les consommateurs prennent en compte des critères environnementaux dans leurs choix commerciaux. Une enquête McKinsey menée aux États-Unis en 2020 a révélé que « plus de 60 % des personnes interrogées se disent prêtes à payer davantage pour un produit à l’emballage durable ». Les produits et entreprises les plus valorisés sont ceux qui disposent de pratiques et de dispositifs de protection environnementale. Il existe souvent des sites de signalement ou des informations publiques sur les entreprises enfreignant certaines règles. Ces données peuvent nuire à la réputation d’une entreprise et entraîner une perte de confiance du public. Les manquements environnementaux peuvent avoir un impact encore plus fort sur les sociétés cotées, alors que l’investissement éthique prend de l’importance. 

Les produits respectueux de l’environnement ne constituent plus seulement une obligation légale. Pour les consommateurs comme pour les actionnaires, c’est une exigence morale. Et ce message parvient aux directions. Un rapport de Thomson Reuters de 2023 sur l’état de l’ESG en entreprise indique que 71 % des membres de la direction générale considèrent que « l’investissement dans l’ESG reste une priorité stratégique clé ».

Le coût de la non-conformité : financier, social

La réalité est que la non-conformité devient de plus en plus difficile à ignorer. Et les sanctions associées se multiplient. 

Des amendes de plusieurs milliers à plusieurs millions

Chaque règlementation prévoit généralement des amendes associées à chaque infraction, souvent calculées par jour d’infraction. Ces montants peuvent aller de quelques milliers à plusieurs millions de dollars. Cela n’inclut pas les frais liés à d’éventuelles poursuites judiciaires découlant de manquements à la conformité. Une seule infraction peut entraîner l’examen de l’ensemble du catalogue de produits, ce qui engendre des coûts supplémentaires et fait grimper de façon exponentielle le coût de la non-conformité. Les montants des amendes peuvent ainsi se multiplier, pouvant conduire à l’arrêt d’activités, au rappel de produits, au retrait de licences, à une refonte complète des produits, ainsi qu’à des mesures correctives face aux impacts humains et environnementaux. Des manquements répétés peuvent aussi motiver les régulateurs à renforcer les restrictions, les procédures et les frais de violation dans des secteurs entiers. Ces conséquences font la une des médias et exposent publiquement les entreprises, avec des répercussions sur leur image et leurs investisseurs.

Perte de partenariats commerciaux

Même si la conformité ESG et environnementale gagne en popularité, elle reste un défi majeur pour beaucoup. Pour gérer cette question, de nombreuses entreprises élaborent leurs propres lignes directrices internes de conformité auxquelles elles attendent de leurs fournisseurs et fabricants qu’ils adhèrent également. En d’autres termes, les entreprises tiennent leurs partenaires pour responsables afin d’assurer une conformité accrue et minimiser les risques. 

Pour les fournisseurs et fabricants, cela signifie : s’adapter… ou disparaître. Le non-respect des exigences peut mener à un déréférencement de la part de certains clients cherchant à protéger leur image et leurs produits, évitant ainsi des conséquences coûteuses et des scandales publics.

Avec l’exigence croissante de responsabilité environnementale, l’ignorance n’est plus une option pour personne.

Principaux défis

Le paysage réglementaire évolue à un rythme encore jamais vu. Les premières réglementations, avant les années 1970, visaient généralement les gouvernements plus que les industries. Entre 1970 et 1980, parfois appelée la « décennie environnementale », des mesures ont commencé à émerger pour obliger les agences à traiter les problématiques environnementales et à mettre en place des réglementations ciblant la pollution sous toutes ses formes : eau, air, sol, substances toxiques. Parmi les mesures notables figure le Toxic Substances Control Act (TSCA) américain de 1976.

L’émergence de grandes réglementations au XXIe siècle

Cependant, les réglementations environnementales se sont heurtées à un manque de financements, entraînant une absence d’application, des exigences floues et un manque de données et de connaissances scientifiques. Ce n’est qu’au XXI^e siècle qu’une véritable réforme de la conformité et une relance générale de la politique environnementale ont été entreprises. Les grandes réglementations et directives comme la Restriction of Hazardous Substances (RoHS) et la Registration, Evaluation, Authorization and Restriction of Chemicals (REACH) sont entrées en vigueur en 2002 et 2007 respectivement. Une révision majeure du TSCA a eu lieu en 2016. Au fil des études révélant les effets des substances chimiques sur la santé humaine et environnementale, la fréquence de mise à jour des règles s’est fortement accélérée.

Des politiques réglementaires floues compliquent la donne

Ces mises à jour ajoutent de nouvelles substances et modifient la portée et les objectifs de conformité. De nouveaux acteurs sont désormais concernés, les standards industriels précédents doivent évoluer, de nouvelles règles entrent en vigueur et les cadres généraux évoluent. Ceci a inauguré une nouvelle ère de lois environnementales évoluant rapidement pour intégrer des concepts et principes nouveaux liés à la santé humaine et environnementale. Cependant, ces évolutions ne sont pas toujours claires et les législateurs comme les organisations font régulièrement face à des critiques ou à des réactions négatives. Parfois, ces réactions sont telles qu’elles contraignent les décideurs à réviser leur copie, voire à publier des orientations supplémentaires. Certaines décisions ont même été portées devant les tribunaux, afin que des juges clarifient certaines dispositions et leur application à la conformité. Des règlements confus avec plusieurs mises à jour dans l’année aux changements de directives et aux modifications majeures des portées, il est souvent difficile pour les entreprises de suivre, d’anticiper et de garder en vue les règles pertinentes dans leurs démarches environnementales.

L’attente croissante en matière de « due diligence » envers les entreprises

Au-delà de l’évolution du paysage réglementaire, la conformité produit pose d’autres défis dans de nombreux secteurs. Un fil conducteur est la due diligence — c’est-à-dire l’obligation pour les entreprises de connaître la composition de leurs propres produits, y compris les pièces qu’ils n’ont pas fabriquées eux-mêmes. Le cycle de vie d’un produit et la diversité des acteurs impliqués rendent difficile la maîtrise totale des matériaux intégrés. De plus en plus d’entreprises doivent s’appuyer sur la communication au sein de leur chaîne d’approvisionnement pour répondre à ces exigences réglementaires. Or, l’échange d’informations n’est pas toujours clair ni structuré, bien que des normes sectorielles de déclaration — comme l’IPC 1752A — existent pour définir les données à échanger et leur format. 

Chaque échange doit aussi être examiné pour déterminer sa pertinence par rapport à la demande initiale. Souvent, les fournisseurs n’ont pas ces informations, soit parce qu’elles sont inconnues, soit parce qu’elles sont confidentielles. Alors que de plus en plus d’entreprises favorisent ou exigent des déclarations de composition complètes, en remplacement de simples attestations temporaires, afin d’alléger le travail de conformité et de rationaliser les échanges, les entreprises se retrouvent à devoir gérer la composition de la totalité de leurs produits, ce qui peut rapidement devenir un casse-tête.

Quel que soit le niveau de connaissance de la composition de ses produits, l’entreprise est confrontée à d’autres défis. Il existe des centaines de règles, à différents niveaux. Les entreprises doivent d’abord les connaître et les identifier, mais il existe un problème majeur dans le secteur : l’absence de ressources et d’informations centralisées. Les politiques sont publiées et diffusées par les canaux officiels, mais sans accès à ces canaux, les entreprises restent dans l’ignorance. Même lorsqu’on entend parler d’une nouvelle règle, le langage juridique employé peut rendre sa compréhension fastidieuse. 

Si l’Agence européenne des produits chimiques (ECHA) fait un excellent travail de publication de guides centralisés sur les réglementations et directives relevant de sa compétence, ce n’est pas la norme pour les autres réglementations. Il arrive encore fréquemment que les entreprises ne découvrent certaines exigences réglementaires qu’une fois en infraction, car la majorité des législations considère l’inaction comme la conformité par défaut. Il faudrait un temps considérable pour étudier chaque politique, identifier à qui elle s’applique, suivre chaque évolution, et les personnes capables de le faire disposent généralement d’un niveau avancé en science ou politique environnementale. Gérer la conformité environnementale exige donc du temps et de l’investissement, mais les risques rendent cette démarche incontournable.

Comment les entreprises peuvent-elles s’y retrouver dans un paysage réglementaire complexe ?

La conformité environnementale étant obligatoire, les entreprises recherchent désormais des solutions pour se mettre en conformité avec les règles applicables. Diverses stratégies sont mises en œuvre, mais certaines composantes clés sont communes aux approches les plus efficaces—et n’ont rien à voir avec la chance ou l’approximation. Une comparaison de plusieurs réglementations révèle bien des recoupements. Les précédents montrent qu’une fois qu’un grand pays met en place un système, les petits pays l’adoptent avec des variations. En commençant par les réglementations majeures des grandes économies, vous couvrez généralement les exigences d’autres marchés ; néanmoins, restez vigilant quant aux exigences propres à chaque marché. Les grandes entreprises font souvent appel à des experts dédiés ou à des équipes spécialisées regroupant juristes et scientifiques. 

Collecter les données dès la phase de conception

Un autre aspect clé de la conformité environnementale est la valorisation et la gestion des informations. Les entreprises trouvent la conformité bien plus facile à gérer lorsqu’elles collectent et organisent les données dès le début de la phase de conception, plutôt qu’en fin de cycle. La conformité environnementale est souvent traitée après coup, mais le coût de la modification d’un produit en raison de composants non conformes peut être élevé. Dès la phase de conception, croiser la conformité des composants allège la charge, mais seulement si les preuves de conformité sont, elles aussi, parfaitement organisées. Fouiller dans les répertoires systèmes à la recherche d’une documentation technique s’apparente à la chasse à l’aiguille dans une botte de foin. De nombreux logiciels d’archivage existent désormais, permettant de constituer des bibliothèques d’informations facilement consultables, mais cela ne règle pas tous les problèmes. Des catalogues statiques exposent à d’autres dangers : il est essentiel de surveiller les réglementations et leurs mises à jour pour garantir que vos composants restent conformes ou identifier rapidement ceux qui ne le sont plus après un changement. Les entreprises doivent donc organiser la gestion de documents « vivants » et faire face aux pressions engendrées par la mutation constante des règles.

Améliorer les méthodes de collecte des données

Pour bien gérer l’information, il est également nécessaire de disposer d’un système de collecte efficace. Comme évoqué précédemment, la communication dans la chaîne d’approvisionnement constitue l’un des grands défis de la due diligence. Gérer ses fournisseurs et leurs contacts peut représenter une tâche conséquente si la liste se compte en milliers d’acteurs. Il est nécessaire de suivre les contacts, les réponses et les dates. Les documents et réponses doivent aussi être revus et analysés avant d’être intégrés à la documentation de conformité de vos composants. Cela peut prendre plusieurs mois de travail dédié. Si les grandes entreprises peuvent se permettre un service dédié, ce n’est pas possible pour tout le monde. Certaines sociétés proposent ce service, mais sans garantir que vous disposerez de 100 % des informations requises.

Développer des stratégies de gestion des risques fondées sur des preuves

Pour les cas où aucune information n’est disponible, les entreprises doivent développer des stratégies de gestion des risques fondées sur des preuves. Il leur faut accéder à une expertise sur la chimie des matériaux et les substances réglementées. Ce savoir est hautement spécialisé et rare : peu d’entreprises disposent de l’historique nécessaire, d’accès à des chimistes, à des experts réglementaires pour combler les lacunes, ou encore à des avocats spécialisés en environnement.

La solution ultime : l’analyse chimique 

L’analyse chimique constitue l’ultime recours des programmes de conformité. Les laboratoires utilisent diverses méthodes pour vérifier le contenu en substances : de tests non destructifs à des analyses quantitatives destructives. Toutefois, ce type d’analyse reste très coûteux, tant en termes financiers que de volume de produits détruits. Ajoutez à cela le temps requis pour les tests : ces analyses sont donc généralement réservées aux matériaux à haut risque, identifiés lors des analyses de risque. Ces profils et décisions sont décisifs pour la conformité, et il est essentiel d’avoir accès à un contact maîtrisant à la fois la réglementation et la science des matériaux.

En résumé

Ce qui est certain, c’est que la conformité environnementale ne cessera de prendre de l’ampleur dans tous les secteurs. Les législateurs apprendront peut-être — ou non — de leurs précédentes maladresses, sans qu’il y ait la certitude que l’information devienne mieux diffusée ou plus facile à comprendre. Les entreprises devront continuer à s’adapter au paysage mouvant et aux obstacles additionnels pour éviter des conséquences négatives pouvant compromettre leur pérennité. Les sociétés qui sauront gérer ces défis seront nécessairement celles disposant de programmes de conformité robustes, couvrant l’ensemble des connaissances, la gestion documentaire, des données vivantes et l’agilité nécessaire. Plus la conformité environnementale sera prise en compte tôt, plus il sera aisé pour une entreprise de faire face à de nouveaux défis liés à l’évolution de la conformité et d’éviter les coûts colossaux liés aux cas de non-conformité.

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