Jaki jest pożytek z domu, jeśli nie ma tolerowalnej planety, na której można go postawić? ― Henry David Thoreau

Jaki jest cel regulacji dotyczących zgodności z przepisami?

W celu ochrony środowiska rządy na całym świecie opracowały przepisy, regulacje, normy oraz inne środki mające na celu ograniczenie zarówno bezpośredniego, jak i pośredniego wpływu działalności człowieka na środowisko. Są one określane jako zgodność środowiskowa lub zgodność z przepisami środowiskowymi i mają na celu ochronę nie tylko zdrowia ekologicznego, ale również ludzkiego i zwierzęcego. Regulacje te obejmują liczne obszary, w tym substancje chemiczne, budynki i produkty, i dotyczą różnych branż, takich jak medyczna, wyrobów dziecięcych czy elektroniki.

Najczęściej regulacje środowiskowe dotyczą substancji chemicznych, które zostały uznane za toksyczne dla zdrowia ludzi i środowiska. 

Skupiając się na tych substancjach, przepisy mogą ograniczać narażenie ludzi i środowiska, w tym wprowadzając zakazy uwalniania ich do powietrza, wody i gleby, a także ograniczając ich stosowanie w procesach produkcyjnych rozmaitych wyrobów i produktów. W rezultacie produkty stają się bezpieczniejsze zarówno dla ludzi, jak i dla środowiska, w którym finalnie się znajdują — niezależnie od tego, czy zostały pozostawione na zewnątrz, czy trafiły na wysypisko bądź do systemów gospodarki odpadami.

Co sprawia, że zgodność środowiskowa jest tak złożona?

Systemy zgodności środowiskowej są złożone ze względu na liczbę organizacji zaangażowanych na wszystkich etapach. Istnieje organ państwowy lub agencja publikująca regulacje, instytucje odpowiedzialne za ich egzekwowanie oraz przedsiębiorstwa i osoby fizyczne zobowiązane do stosowania się do nich. Zgodność środowiskowa wyróżnia się tym, że mimo ograniczenia geograficznego, wpływa na organizacje na całym świecie poprzez swoje wymagania.

Przykłady tej złożoności:

• Traktat sztokholmski dotyczący trwałych zanieczyszczeń organicznych to przykład międzynarodowej regulacji dotyczącej zgodności środowiskowej obejmującej wiele krajów.
• Unia Europejska posiada liczne regulacje i dyrektywy, takie jak REACH oraz RoHS, które obejmują 27 państw członkowskich, ale pozostawiają egzekwowanie i wdrożenie w gestii poszczególnych krajów.
• W Stanach Zjednoczonych występują przepisy federalne, takie jak TSCA, ale również wymagania stanowe, na przykład kalifornijska Propozycja 65.

To dopiero początek. Niektóre przepisy federalne są egzekwowane na poziomie lokalnym lub polegają na niezależnych podmiotach monitorujących oraz osobach, które zapewniają zgodność.

W odpowiedzi na rosnącą liczbę regulacji środowiskowych, a także presję ze strony konsumentów oraz kierownictwa, firmy wdrażają wewnętrzne środki, aby realizować cele zgodności. Część dystrybutorów i pośredników stara się nawet wykraczać poza minimalne wymagania, by zmaksymalizować szanse partnerskie, dostęp do rynku i lojalność konsumentów.

Kogo dotyczą regulacje środowiskowe?

Z powodu szerokiego zakresu branż objętych obowiązkiem zgodności, zaangażowanych jest wiele podmiotów. Najczęściej dotknięte tymi regulacjami są następujące role: producenci, importerzy, użytkownicy końcowi, konsumenci oraz podmioty gospodarujące odpadami. Producenci i importerzy najczęściej podlegają bezpośrednim wymogom, zobowiązani są do zapewnienia, że wytwarzane oraz wprowadzane do kraju produkty spełniają wymagania obowiązujących przepisów. Użytkownicy końcowi również odpowiadają za wybór zgodnych produktów, zarówno w ramach usług profesjonalnych, jak i przy dalszym projektowaniu wyrobów. Sami konsumenci mogą praktykować odpowiedzialność ekologiczną, wybierając produkty wykazujące się realizacją zasad środowiskowych.

Rosnąca rola zgodności w biznesie

Jak nigdy dotąd konsumenci biorą pod uwagę czynniki środowiskowe przy wyborze miejsca zakupu. Badanie McKinsey z USA z 2020 r. wykazało, że „ponad 60% respondentów deklaruje gotowość zapłacenia więcej za produkt w opakowaniu zrównoważonym środowiskowo”. Najwyżej oceniane są produkty i firmy posiadające wdrożone rozwiązania i programy środowiskowe. Często istnieją publiczne rejestry lub informacje na temat firm naruszających przepisy, które mogą wpłynąć na reputację przedsiębiorstwa i prowadzić do utraty zaufania publicznego. Zaniedbania środowiskowe mogą mieć jeszcze większe znaczenie w przypadku firm notowanych na giełdzie, ponieważ inwestowanie zgodne z zasadami etyki zyskuje na znaczeniu.

Produkty przyjazne środowisku to już nie wyłącznie wymóg prawny. Dla konsumentów i akcjonariuszy są to zobowiązania moralne. Kierownictwo firm odbiera ten sygnał. Raport Thomas Reuters z 2023 r. dotyczący stanu korporacyjnego ESG wskazuje, że 71% najwyższej kadry zarządzającej uważa „inwestycje w ESG za priorytet korporacyjny”.

Koszty braku zgodności: finansowe, społeczne

Fakty są takie, że brak zgodności staje się coraz trudniejszy do zignorowania, a konsekwencje finansowe i społeczne ulegają mnożeniu.

Kary od tysięcy do milionów

Każda regulacja wiąże się zazwyczaj z określonymi karami za naruszenie — często liczonymi za każdy dzień trwania niezgodności. Kary te mieszczą się w przedziale od tysięcy do milionów dolarów. Do tego należy doliczyć koszty postępowań sądowych związanych z incydentami braku zgodności. Jeden przypadek naruszenia może spowodować dochodzenie obejmujące cały katalog produktów, co prowadzi do dodatkowych kosztów i znaczącego wzrostu ogólnej sumy konsekwencji. Może to skutkować wielokrotnym wzrostem kar, a także prowadzić do wstrzymania działalności firmy, wycofania produktów z rynku, cofnięcia licencji, konieczności przeprojektowania produktów czy działań naprawczych dla środowiska i ludzi. Długotrwałe schematy braku zgodności bywają także powodem zaostrzenia ograniczeń i wysokości opłat regulacyjnych oraz kar w całych sektorach gospodarki. Skutki te przekładają się na niekorzystne publikacje medialne, potępienie opinii publicznej oraz wpływ na decyzje inwestorów.

Utrata partnerstw biznesowych

Mimo rosnącej popularności, spełnienie wymogów ESG oraz zgodności środowiskowej wciąż stanowi dla wielu firm ogromne wyzwanie. W odpowiedzi, wiele przedsiębiorstw opracowuje wewnętrzne polityki zgodności, których przestrzegania wymagają również od swoich dostawców i producentów. Innymi słowy, firmy oczekują od partnerów biznesowych przestrzegania tych samych zasad, aby zwiększyć poziom zgodności i zminimalizować ryzyko.

Dla dostawców i producentów oznacza to konieczność szybkiego dostosowania się — brak zgodności może skutkować wykluczeniem z ważnych kontraktów, ponieważ firmy chronią swój wizerunek i produkty przed kosztownymi i publicznie kompromitującymi konsekwencjami.

Wobec rosnących wymagań dotyczących odpowiedzialności środowiskowej, nieświadomość przestała być przywilejem.

Główne wyzwania

Środowisko regulacyjne zmienia się obecnie szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Najwcześniejsze regulacje sprzed lat 70. XX wieku adresowane były częściej do administracji niż przemysłu. W latach 1970–1980, często określanych jako „dekada środowiskowa”, agencje otrzymały mandaty do priorytetowego traktowania kwestii środowiskowych i wdrożenia przepisów dotyczących zanieczyszczeń wody, powietrza, gleby i substancji toksycznych. Wśród nich warto wymienić amerykańską ustawę Toxic Substances Control Act (TSCA) z 1976 roku.

Najważniejsze regulacje XXI wieku

Wcześniejsze przepisy środowiskowe borykały się z brakiem finansowania, co skutkowało ich nieegzekwowaniem, niejasnością wymogów oraz niedoborem danych i wiedzy naukowej. Dopiero w XXI wieku nastąpiła rzeczywista reforma systemu zgodności i szeroko zakrojone zmiany w polityce środowiskowej. Najważniejsze regulacje i dyrektywy, takie jak Restriction of Hazardous Substances (RoHS) oraz Registration, Evaluation, Authorization and Restriction of Chemicals (REACH), zaczęły obowiązywać odpowiednio w 2002 i 2007 roku. Reforma TSCA miała miejsce w 2016 roku. Wraz z publikacją badań nad wpływem substancji chemicznych na zdrowie ludzi i środowiska przepisy zaczęły być coraz częściej aktualizowane.

Niejasne regulacje utrudniają zgodność

Nowe wersje przepisów wprowadzały kolejne substancje oraz rozszerzały zakresy i cele regulacji. Nowi uczestnicy rynku zostali objęci odpowiedzialnością, zmieniły się zasady branżowe oraz wprowadzano kolejne wytyczne i zmiany ramowe. Rozpoczęła się nowa era prawa środowiskowego, które ewoluuje szybciej w odpowiedzi na zmieniające się zasady dotyczące wpływu ludzi na zdrowie i środowisko. Jednak aktualizacje i zmiany bywają niejasne, a decydenci i organizacje napotykają krytykę wobec nowych przepisów. Często krytyka jest na tyle silna, że wymusza powrót do prac legislacyjnych lub publikację dodatkowych wytycznych. Niektóre decyzje trafiają do sądu, by uzyskać wykładnię i doprecyzowanie zasad zgodności. W obliczu zmian wprowadzanych kilka razy w roku, aktualizacji dyrektyw i zmian zakresów, firmom bardzo trudno być na bieżąco i wdrażać właściwe regulacje do swoich programów środowiskowych.

Rosnące oczekiwania w zakresie „należytej staranności”

Poza dynamicznie zmieniającymi się przepisami, istnieją także wyzwania dotyczące zgodności produktów w różnych branżach. Częstym elementem obowiązków jest należyta staranność, rozumiana jako wymóg posiadania wiedzy o składzie produktu — nawet w przypadku komponentów nieprodukowanych samodzielnie. Z uwagi na zawiłość cyklu życia produktu oraz liczbę zaangażowanych podmiotów, uzyskanie precyzyjnych danych o zawartości materiałowej jest wymagające. Coraz więcej firm polega na wymianie informacji w łańcuchu dostaw, aby spełnić wymogi regulacyjne. Niestety, przekazywanie informacji często jest niejednoznaczne, nawet pomimo funkcjonowania branżowych standardów raportowania, takich jak IPC 1752A, które określają zakres i format danych.

Każda komunikacja musi być poddana analizie pod kątem jej treści oraz adekwatności do zadanych pytań. Często dostawcy nie posiadają wymaganych informacji, bo są one nieznane lub poufne. Mimo że coraz więcej firm wymaga pełnych deklaracji materiałowych zamiast tymczasowych oświadczeń, aby usprawnić zarządzanie zgodnością i komunikacją, przedsiębiorstwa stają się menadżerami baz materiałowych wszystkich swoich produktów, co stanowi ogromne wyzwanie.

Niezależnie od poziomu wiedzy o składzie materiałowym, wyzwań nie brak. Obowiązuje setki przepisów i regulacji na różnych poziomach. Przedsiębiorstwa muszą znać właściwe przepisy, jednak poważną barierą jest brak scentralizowanych źródeł informacji i zasobów. Polityki są publikowane i ogłaszane przez rządowe kanały, a bez ich znajomości firmy pozostają nieświadome grożących im wymogów. Nawet jeśli uda się dotrzeć do informacji o przepisie, jego brzmienie bywa trudne do analizy przez skomplikowane zapisy prawne.

Agencja European Chemical Agency (ECHA) znacznie ułatwiła dostęp do materiałów pomocniczych i wytycznych poprzez centralną platformę obejmującą regulacje i dyrektywy, które podlegają jej kompetencjom, ale nie jest to standard dla innych przepisów. Często przedsiębiorstwa dowiadują się o wymaganiach dopiero w momencie naruszenia przepisów, ponieważ większość przepisów traktuje brak działania jako domyślną deklarację zgodności. Przeanalizowanie każdej istniejącej polityki, określenie jej wpływu oraz bieżący monitoring zmian wymaga ogromnych nakładów czasu oraz wiedzy specjalistycznej z zakresu nauk środowiskowych lub polityki środowiskowej. Dla firm zarządzanie zgodnością środowiskową jest kosztowne i czasochłonne, ale ze względu na ryzyka — obowiązkowe.

Jak firmy mogą sprostać wyzwaniom regulacyjnym?

Skoro zgodność środowiskowa jest wymagana, firmy poszukują skutecznych rozwiązań umożliwiających wdrożenie tych przepisów. Istnieje wiele różnych strategii radzenia sobie z tym wyzwaniem, ale skuteczne działania mają wspólne elementy — nie polegają na szczęściu ani ignorancji. Porównanie kilku regulacji ujawnia wiele cech wspólnych. Dotychczasowe doświadczenia wskazują, że wdrożenie rozwiązań przez duży kraj skutkuje adaptacją podobnych systemów przez mniejsze państwa z drobnymi modyfikacjami. Wdrażając główne regulacje obowiązujące w kluczowych krajach, można jednocześnie spełnić obowiązki innych rynków, jednak należy śledzić wymagania poszczególnych rynków docelowych. Duże przedsiębiorstwa zatrudniają często ekspertów ds. zgodności lub całe zespoły specjalistów — prawników i naukowców.

Gromadzenie danych już na etapie projektowania

Kluczowym elementem radzenia sobie z wymaganiami środowiskowymi jest wartość informacji. Zazwyczaj zarządzanie zgodnością jest dużo łatwiejsze, jeśli gromadzenie i zarządzanie danymi rozpoczyna się już od etapu projektowania produktu, a nie na samym końcu. Choć zgodność środowiskowa bywa pozostawiana na później, wdrożenie zmian w produkcie z powodu niezgodnych komponentów może być kosztowne. Weryfikacja zgodności części na etapie projektowania odciąża procesy, ale tylko wtedy, gdy potwierdzenia zgodności są właściwie zarządzane. Kompletowanie dokumentacji technicznej poprzez przeszukiwanie systemów plików to dzisiejszy odpowiednik przeszukiwania szaf aktowych w poszukiwaniu pojedynczej kartki. Współczesne programy archiwizacji tworzą przeszukiwalne biblioteki informacji, ale to zaledwie fragment rozwiązania. Statyczne, nieaktualizowane biblioteki mogą prowadzić do powstania jeszcze poważniejszych problemów podczas audytów zgodności. Kluczowe jest monitorowanie przepisów pod kątem zmian i aktualizacji, aby mieć pewność, że wykorzystywane części pozostają zgodne lub mogą być zidentyfikowane w razie zmian. Firmy muszą opracować strategie zarządzania aktualizowaną dokumentacją i radzić sobie z presją zmieniającego się prawa.

Usprawnienie metod zbierania danych

Aby zarządzać informacjami, trzeba dysponować efektywnym systemem ich pozyskiwania. Wspomniano już, że największym wyzwaniem „należytej staranności” w wielu branżach jest komunikacja w łańcuchu dostaw. Zarządzanie dostawcami i ich kontaktami może być ogromnym wyzwaniem przy skali obejmującej tysiące podmiotów. Potrzebny jest monitoring, z kim prowadzono rozmowy, kiedy, czy odpowiedzieli i w jakiej formie. Dokumenty i odpowiedzi muszą być poddane weryfikacji i zapisane w dokumentacji dotyczącej zgodności części. Niejednokrotnie są to miesiące pracy dedykowanego zespołu. Większe firmy mogą sobie pozwolić na utworzenie osobnych stanowisk do tego typu zadań, ale nie wszyscy mają taką możliwość. Istnieją też firmy oferujące usługi zarządzania komunikacją w łańcuchu dostaw, jednak nawet one nie gwarantują uzyskania 100% wymaganych informacji.

Budowanie strategii zarządzania ryzykiem opartych na dowodach

W przypadku części, dla których nie pozyskano informacji, firmy muszą wdrażać strategie zarządzania ryzykiem oparte na dowodach. Niezbędny jest dostęp do wiedzy branżowej z zakresu chemii materiałowej oraz wiedzy o substancjach objętych ograniczeniami. Taka wiedza jest wysoce specjalistyczna i trudna do zdobycia, ponieważ nie każda firma posiada doświadczenie z danymi produktami, dostęp do chemików, ekspertów ds. regulacji czy prawników środowiskowych.

Ostateczność: badania chemiczne

Badania chemiczne są zazwyczaj ostatnim etapem systemu zarządzania zgodnością. Laboratoria badawcze wykorzystują różne metody analizy wykrywania zawartości substancji — od nieinwazyjnych po destrukcyjne. Jednak tego typu badania mogą być bardzo kosztowne zarówno pod względem ceny samego testu, jak i ze względu na konieczność zniszczenia części testowanego produktu. Z tego powodu badania chemiczne przeprowadza się najczęściej tylko dla materiałów o wysokim profilu ryzyka, zidentyfikowanych wcześniej w analizach. Takie profile i decyzje mają kluczowe znaczenie dla programów zgodności, dlatego przedsiębiorstwa muszą mieć dostęp do osób znających zarówno przepisy, jak i naukę o materiałach.

Podsumowanie

Jedno jest pewne — znaczenie zgodności środowiskowej będzie nadal rosło i obejmować coraz więcej branż. Niezależnie od tego, czy decydenci wyciągną wnioski z wcześniejszych błędów i wyzwań, nie ma gwarancji, że wiedza stanie się bardziej dostępna i zrozumiała. Firmy muszą stale dostosowywać się do zmieniających się przepisów i kolejnych barier, aby uniknąć poważnych konsekwencji zagrażających ich długoterminowej rentowności. Przedsiębiorstwa, które skutecznie przejdą przez te wyzwania, to te z najbardziej kompleksowymi programami zgodności obejmującymi bazę wiedzy, archiwizację, zarządzanie aktualnymi danymi oraz elastyczność. Im szybciej firma potraktuje zgodność środowiskową jako priorytet, tym łatwiej sprosta nowym wyzwaniom wynikającym z ewolucji przepisów i uniknie kosztownych skutków braku zgodności.

Jak Z2Data może pomóc?

Kompleksowe rozwiązanie programowe Z2Data umożliwia skuteczne zarządzanie projektowaniem, łańcuchem dostaw oraz zrównoważonym rozwojem produktów. Bazując na najbardziej rozbudowanej bazie danych komponentów w branży, rozwiązanie Z2Data dostarcza zespołom kluczowych danych niezbędnych do zapewnienia zgodności z istniejącymi regulacjami, takimi jak REACH oraz RoHS, jak również z nowo wdrażanymi przepisami. Dzięki Z2Data zespoły mogą łatwo zobaczyć, które części spełniają wymagania, które już nie są zgodne i które wymagają pilnej uwagi — oszczędzając czas i wysiłek w procesach zapewniania zgodności.

Chcą Państwo zobaczyć, jak Z2Data może wesprzeć osiąganie i zarządzanie celami w zakresie zgodności? Umów demo z naszymi ekspertami produktowymi, aby dowiedzieć się więcej.