:quality(85))
Năm 2021, Cal Newport, phó giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và tác giả sách bán chạy, đã đăng một bài viết trên trang web cá nhân chỉ trích thời đại bận rộn liên tục hiện nay. “Khối lượng nghĩa vụ mà chúng ta phải gánh — dự án mơ hồ, lời hứa thoáng qua, cuộc gọi gấp hoặc nhiệm vụ nhỏ lẻ — ngày càng gia tăng một cách đáng báo động,” ông viết. Khi người ngày nay được hỏi họ thế nào, thay vì trả lời một cách bình thường là “ổn”, “rất hiếm khi gặp ai không đáp lại bằng một câu mệt mỏi là ‘bận’.” Quả thực, phần lớn công trình nghiên cứu và bài viết của vị học giả này suốt thập kỷ qua tập trung thách thức văn hóa siêu hiệu suất và khối lượng công việc áp đảo mà nhiều lao động Mỹ phải trải qua. Trong bài đăng năm 2021, ông gọi hiện tượng này là một “dịch bệnh quá tải mãn tính.”
Tại sao ngày nay doanh nghiệp lại có ‘ít thời gian’ hơn bao giờ hết
“Quá tải mãn tính” mà nhiều chuyên gia ngày nay đang trải qua không xuất phát từ một nguyên nhân duy nhất. Thay vào đó, nhiều yếu tố liên tục xén bớt sự tập trung của chúng ta và âm thầm thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện thêm nhiều nhiệm vụ, dự án hơn. Ngoài ra còn có sự khao khát tăng trưởng, mở rộng và tối ưu hóa không ngừng của đa số các tập đoàn. Thậm chí còn xuất hiện hàng loạt nền tảng và công nghệ mới — đôi khi gọi là “giám sát năng suất nhân viên” — luôn kiểm soát chặt chẽ hiệu suất lao động và không khuyến khích việc nghỉ ngơi lành mạnh.
Và cuối cùng, như thể từng đó còn chưa đủ, là yêu cầu vô tận trong việc thu thập ngày càng nhiều thông tin. Các chuyên gia không ngừng vội vã tổng hợp dữ liệu, thông tin tình báo, thống kê, tài liệu — tất cả những dữ kiện và con số đã trở thành đồng tiền thiết yếu của nền kinh tế tri thức ngày nay.
Nhu cầu về dữ liệu ngày càng tăng trong thế giới hiện đại
Thuật ngữ “knowledge worker” (lao động tri thức) do nhà tư vấn quản lý Peter Drucker đặt ra vào những năm 1950, dùng để chỉ các chuyên gia được đào tạo sâu, sử dụng kiến thức chuyên môn, kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề phức tạp nhằm mang lại giá trị ý nghĩa, thậm chí không thể thay thế cho tổ chức. (Corporate Finance Institute định nghĩa họ là “những lao động cấp cao ứng dụng kiến thức lý thuyết và phân tích, đạt được thông qua đào tạo chính quy, nhằm phát triển sản phẩm và dịch vụ.”)
Lao động tri thức là một phạm trù rộng, bao gồm nhà khoa học, lập trình viên, kiến trúc sư, luật sư, kỹ sư và nhiều chuyên môn khác. Do vai trò quan trọng mà thời đại hiện đại đặt lên đổi mới công nghệ, khám phá khoa học và các lĩnh vực kỹ thuật tiên tiến, thế kỷ 21 chứng kiến tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của lực lượng lao động tri thức.
Lao động tri thức là một phạm trù rộng, bao gồm nhà khoa học, lập trình viên, kiến trúc sư, luật sư, kỹ sư và nhiều chuyên môn khác.
Vì vậy, không có gì bất ngờ khi đà mở rộng nhanh chóng của nhóm chuyên gia này trong hai thập kỷ trở lại đây đồng thời kéo theo nhu cầu thu thập thông tin tăng vọt. Các báo cáo gần đây từ các công ty kinh doanh và doanh nghiệp công nghệ đều xác nhận thực tế rằng các chuyên gia — hầu hết có lẽ là lao động tri thức — đang dành một phần lớn thời gian làm việc cho việc nghiên cứu, tìm kiếm và tổng hợp thông tin.
Mỗi ngày doanh nghiệp lãng phí bao nhiêu thời gian?
Một nghiên cứu năm 2021 của công ty trí tuệ nhân tạo Glean cho thấy, nhân viên Mỹ dành trung bình hai tiếng mỗi ngày — hoặc 25% tổng thời gian làm việc trong tuần — để tìm kiếm tài liệu, thông tin hoặc cá nhân cần thiết phục vụ công việc.
Một nghiên cứu mới hơn của công ty phần mềm Coveo lại ghi nhận khảo sát viên dành thậm chí nhiều thời gian hơn cho hoạt động này. Trong Báo cáo Workplace Relevance 2022, công ty cho biết lao động trung bình “hiện phải dành 3,6 tiếng mỗi ngày để tìm kiếm thông tin tại nơi làm việc”, tăng thêm một tiếng so với năm trước đó. Tóm lược kết quả, Coveo mô tả viễn cảnh ảm đạm về hậu quả từ cách các chuyên gia sử dụng thời gian của mình. Những thói quen nghiên cứu kém hiệu quả này, theo các tác giả, đang “bòn rút lợi nhuận, làm lãng phí thời gian và khiến nhân viên kiệt sức, căng thẳng.”
Trong Báo cáo Workplace Relevance 2022, công ty cho biết lao động trung bình “hiện phải dành 3,6 tiếng mỗi ngày để tìm kiếm thông tin tại nơi làm việc.”
Tại sao kỹ sư có thể là đối tượng chịu ảnh hưởng nặng nề nhất
Việc tiêu tốn thời gian tưởng chừng không thể tránh này đặc biệt áp lực đối với các kỹ sư. Bộ phận này của lực lượng lao động tri thức phải quản lý hàng loạt thông tin, gồm linh kiện, thuộc tính tham số, mã thay thế chéo và quy định tuân thủ vốn thường phân tán khắp trên internet. Một báo cáo của công ty quản lý linh kiện CADENAS thực hiện năm 2022 cho thấy gần một nửa trong số hơn 100.000 kỹ sư và nhà thiết kế được khảo sát đã dành ít nhất một giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm linh kiện. Khi tính cả những loại dữ liệu khác mà các chuyên gia này chịu trách nhiệm hàng ngày, tổng thời gian họ phải dành để nghiên cứu thông tin then chốt cho công việc có thể tương đương kết quả của các nghiên cứu kể trên.
Một báo cáo của CADENAS năm 2022 cho thấy gần một nửa trong số hơn 100.000 kỹ sư và nhà thiết kế được khảo sát đã dành ít nhất một giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm linh kiện.
Không quá lời khi khẳng định đây là một sự thiếu hiệu quả nghiêm trọng đối với một lĩnh vực toàn chuyên gia trình độ cao. Nhiều người trong số này — bao gồm kỹ sư hệ thống, kỹ sư thiết kế, kỹ sư NPI — chắc chắn muốn dành nhiều thời gian đổi mới dòng sản phẩm, danh mục, mang lại thiết bị và linh kiện mới chất lượng tốt hơn cho khách hàng và ngành điện tử.
Kỹ sư đang đánh mất thời gian quý báu vì săn dữ liệu như thế nào
Trạng thái quá tải mãn tính mà Newport mô tả hiện hữu rõ rệt ở kỹ sư linh kiện. Hầu hết các ngày, họ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ nghiên cứu liên quan chặt chẽ với nhau. Các công việc này bao gồm xác minh linh kiện, kiểm tra vòng đời và trạng thái tuân thủ, xác định lựa chọn mã thay thế chéo khả thi. Rất nhiều kỹ sư linh kiện phải lùng sục trên mạng để hoàn thành các công việc này, tìm qua nhiều trang web, tham khảo cơ sở dữ liệu, trang nhà phân phối, và các nguồn liên quan khác.
Có thể định lượng chính xác thời gian bị lãng phí không?
Ước tính nội bộ của Z2Data cho thấy rõ lượng thời gian mà kỹ sư linh kiện đang phải dành cho các tác vụ này. Theo nghiên cứu của chúng tôi, xác minh một linh kiện, kiểm tra trạng thái vòng đời và xác nhận linh kiện đó có tuân thủ RoHS hay không, mỗi thao tác này mất khoảng ba phút (giả sử không bị đồng nghiệp hay mạng xã hội làm gián đoạn). Đúng là thoạt nhìn đây không phải khoản thời gian đáng kể. Nhưng nếu cho rằng một kỹ sư thực hiện mỗi thao tác này khoảng năm lần mỗi ngày — một ước tính khá thận trọng — thì họ đã mất 45 phút chỉ để đi vòng quanh tìm kiếm loại dữ liệu này. Khi thêm vào các tác vụ tương tự như tìm kiếm tham số, mã thay thế chéo, so sánh song song, đồng thời lưu ý có linh kiện sẽ khó tìm dữ liệu hơn, con số này dễ dàng tăng gấp đôi.
Nhưng nếu cho rằng một kỹ sư thực hiện mỗi thao tác này khoảng năm lần mỗi ngày — một ước tính khá thận trọng — thì họ đã mất 45 phút chỉ để đi vòng quanh tìm kiếm loại dữ liệu này.
Tại sao tìm kiếm mã thay thế chéo lại là ví dụ điển hình cho sự thiếu hiệu quả
Lấy ví dụ về việc tìm kiếm mã thay thế chéo. Khi kỹ sư linh kiện nhận được PCN (thông báo thay đổi sản phẩm) rằng một linh kiện cụ thể đang tới cuối vòng đời (EOL), hoặc hiếm hơn là phát hiện linh kiện không còn tuân thủ quy định, họ phải đi tìm mã thay thế phù hợp. Để làm điều này, kỹ sư thường phải lùng sục khắp internet, rà soát trang nhà sản xuất, nhà phân phối như Digikey, Arrow Electronics, và thậm chí trong một số trường hợp là cả trang đối thủ nhằm xác định lựa chọn thay thế phù hợp. Sau khi tìm được ứng viên tiềm năng, họ cần tải về datasheet của linh kiện, thường ở dạng tệp PDF. Cuối cùng, họ phải tỉ mỉ xem xét mọi thông số trên datasheet để bảo đảm mã thay thế phù hợp với kích thước, chức năng và hiệu suất của linh kiện ban đầu.
Để làm điều này, kỹ sư thường phải lùng sục khắp internet, rà soát trang nhà sản xuất, các nhà phân phối như Digikey và Arrow Electronics, và thậm chí một số trường hợp là cả trang của đối thủ để xác định lựa chọn thay thế phù hợp.
Tùy thuộc vào thuộc tính tham số kỹ sư cần, việc tìm kiếm mã thay thế chéo có thể là quá trình dài và mất nhiều công sức. Z2Data ước tính, với các trường hợp phức tạp, việc tìm mã thay thế thông qua tìm kiếm thông thường trên web có thể mất tới 15 phút. Lặp lại nhiều lần trong suốt tuần làm việc, nhiệm vụ này trở thành một gánh nặng lớn về nguồn lực, làm trì trệ những quy trình vốn cần trôi chảy, thậm chí làm gián đoạn tiến độ sản xuất. Dù doanh nghiệp của bạn là ai, hoặc bạn đang cập nhật định mức nguyên vật liệu (BOM) cho sản phẩm nào, khó có thể phủ nhận cách tìm kiếm mã thay thế kiểu này thực chất là cách tiếp cận rời rạc, thiếu hệ thống so với yêu cầu chuyên nghiệp hóa của nghiệp vụ. Hệ quả tất yếu là kỹ sư tri thức trình độ cao bị cuốn vào vòng lặp công việc lặp lại, bận rộn vô bổ, không thể đạt tới cấp độ hiệu quả tối ưu hơn.
Khi thực hiện nhiều lần trong một tuần làm việc, nhiệm vụ tìm mã thay thế chéo có thể trở thành gánh nặng lớn về nguồn lực, làm trì trệ quy trình, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
Giải phóng kỹ sư khỏi vòng lặp nghiên cứu linh kiện bất tận
Trong các công trình nghiên cứu về thời đại của công việc vụn vặt liên miên và gánh nặng tinh thần nhỏ nhưng tích lũy, Cal Newport thường dẫn ví dụ về những chuyên gia tài năng, cần mẫn có cơ hội đi lối đi khác. Khi nghiên cứu tiến sĩ tại MIT đầu những năm 2000, Newport từng ở giữa một nhóm nhỏ những nhà khoa học máy tính, toán học xuất chúng với nhiều giải thưởng danh giá từ MacArthur “thiên tài” đến Turing Awards, những người theo đuổi “ý tưởng dành thời gian để tìm giải pháp đúng.” Họ có không gian suy nghĩ, cân nhắc, tưởng tượng và kết quả đã minh chứng cho phương pháp này. Newport dẫn nhiều lần trong các ấn phẩm của mình những tấm gương chuyên gia khoa học, công nghệ, báo chí thành đạt biết chủ động dành thời gian suy ngẫm thấu đáo trong quãng dài. Nhờ đó, họ giải phóng tiềm năng trí tuệ tối đa, đạt nhiều thành tựu nổi bật.
“Quá nhiều người trong chúng ta đánh giá thấp việc tập trung,” Newport viết gần đây, thay thế “bận rộn cho năng suất thực sự.” Tuy nhiên, với nhiều kỹ sư, vấn đề tinh vi hơn. Họ không chọn bận rộn; chính sự bận rộn bủa vây họ. Hình thức thay thế nông cho “năng suất thực sự” kia lại trở thành đòi hỏi thường nhật: đọc kỹ datasheet, thực hiện xác minh, phân tích rủi ro, xác định mã thay thế phù hợp. Nhiều kỹ sư không biết đến một giải pháp rõ rệt nào giúp giải phóng thời gian, để họ có thể tập trung vào phát triển ý tưởng, thiết kế cấp cao mang giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
Với nhiều kỹ sư, vấn đề tinh vi hơn. Họ không chọn bận rộn; chính sự bận rộn bủa vây họ.
Để giải quyết thực trạng này, ngành điện tử và đội ngũ kỹ sư cần xác định, áp dụng trên diện rộng những phương pháp tìm kiếm mã thay thế chéo, trạng thái vòng đời, tuân thủ quy định và các thông tin liên quan đến linh kiện điện tử một cách hiệu quả, tối ưu hơn.
Để giải quyết thực trạng này, ngành điện tử và các kỹ sư cần nhận diện, áp dụng đại trà phương pháp tối ưu, hiệu quả hơn để tìm mã thay thế, trạng thái vòng đời, tuân thủ quy định và mọi dữ liệu về linh kiện điện tử.
Nếu kỹ sư có thể chính thức hóa phương pháp nghiên cứu mới, tối ưu hơn, loại bỏ những điểm nghẽn đang giam giữ mình trong mê cung mã thay thế và các tác vụ cấp thấp, họ sẽ là lực lượng lao động tri thức hiệu quả hơn và trở thành tài sản giá trị hơn với doanh nghiệp. Đồng thời, họ sẽ có thêm thời gian cho công việc sáng tạo, thử thách trí tuệ mà chính Newport từng chứng kiến tại MIT — các dự án cần sự tập trung tận tụy nhưng không phải lao lực vô hạn, đồng thời tạo ra giá trị trí tuệ thật sự, bền vững cho doanh nghiệp, lĩnh vực và cả ngành công nghiệp.
