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Nel 2021 Cal Newport, professore associato di informatica presso la Georgetown University e autore bestseller, ha pubblicato un post sul proprio sito web criticando l’attuale epoca della continua iperattività. «Il numero di incombenze che accumuliamo — progetti vaghi, promesse fatte con leggerezza, telefonate rapide e piccole attività — continua ad aumentare a un ritmo allarmante», ha scritto. Quando oggi si chiede alle persone come stanno, ha aggiunto, invece di una risposta neutrale come «bene», «raramente si incontra qualcuno che non risponda invece con un esausto “sono impegnato”». In effetti, gran parte delle ricerche e delle pubblicazioni dell’accademico negli ultimi dieci anni si concentra nel mettere in discussione la cultura della frenesia lavorativa e del sovraccarico che molti lavoratori americani stanno vivendo. Nel post del 2021 ha definito questo fenomeno in crescita come una vera e propria «epidemia di sovraccarico cronico».
Perché oggi abbiamo “meno tempo” che mai
Il «sovraccarico cronico» che tanti professionisti stanno sperimentando oggi non è il risultato di un singolo fattore. Diversi elementi contribuiscono costantemente a erodere la nostra attenzione e a spingerci subdolamente ad affrontare sempre più compiti e progetti. Esiste inoltre una fame insaziabile nella maggior parte delle aziende per crescita, espansione e ottimizzazione. Si aggiungono infine numerose piattaforme e tecnologie emergenti — talvolta indicate come “employee productivity tracking” — che mantengono uno stretto controllo sulla produttività, senza certo incentivare pause rigeneranti.
Come se tutto ciò non bastasse, vi è la richiesta pressoché illimitata di raccogliere sempre più informazioni. I professionisti sono costantemente impegnati a reperire dati, analisi, statistiche, documentazione — tutti quei fatti e quelle cifre che sono ormai diventati una vera e propria valuta nell’economia della conoscenza.
La crescente richiesta di dati nel mondo moderno
Il termine “knowledge worker” (lavoratore della conoscenza), coniato dal consulente di management Peter Drucker negli anni ’50, si riferisce a professionisti altamente qualificati che utilizzano competenze specialistiche, abilità analitiche e capacità di risoluzione di problemi complessi per portare valore strategico — talvolta insostituibile — all’impresa. (Il Corporate Finance Institute li definisce come «professionisti di alto livello che applicano conoscenze teoriche e analitiche, acquisite tramite formazione formale, per sviluppare prodotti e servizi».)
I knowledge worker sono una categoria ampia che comprende scienziati, programmatori, architetti, avvocati, ingegneri e molte altre professioni. L’importanza attribuita nell’epoca attuale all’innovazione tecnologica, alla ricerca scientifica e a settori ingegneristici di altissima specializzazione ha determinato una crescita rapida dei knowledge worker nel XXI secolo.
I knowledge worker sono una categoria ampia che comprende scienziati, programmatori, architetti, avvocati, ingegneri e molte altre professioni.
Non sorprende quindi che la veloce espansione di questa classe professionale negli ultimi vent’anni sia stata accompagnata da un aumento proporzionale della richiesta di informazioni. Recenti report di società di consulenza e aziende tecnologiche confermano che i professionisti — spesso proprio knowledge worker — sacrificano gran parte delle proprie ore lavorative a reperire, cercare e organizzare informazioni.
Quanto tempo sta sprecando ogni giorno?
Uno studio del 2021 condotto dalla società di intelligenza artificiale Glean ha rilevato che i dipendenti americani spendono in media due ore al giorno — ovvero il 25% della settimana lavorativa — alla ricerca di documenti, informazioni o persone di cui hanno bisogno per svolgere le loro attività.
Un’analisi più recente della software house Coveo ha evidenziato un impiego di tempo ancora maggiore. Nel Workplace Relevance Report 2022, l’azienda ha riportato che il dipendente medio «spende oggi 3,6 ore al giorno alla ricerca di informazioni sul lavoro», un dato in aumento di un’intera ora rispetto all’anno precedente. Nel sintetizzare i risultati, Coveo ha descritto uno scenario allarmante circa l’impatto sull’organizzazione del tempo. Queste pratiche di ricerca inefficaci, secondo gli autori, stavano «drenando i profitti, sprecando ore e portando i dipendenti all’esaurimento e al burnout».
Nel suo Workplace Relevance Report 2022, l’azienda ha riportato che il dipendente medio «spende oggi 3,6 ore al giorno alla ricerca di informazioni sul lavoro».
Perché per gli ingegneri può essere ancora peggio
Questa trappola appare particolarmente onerosa per gli ingegneri. Questi knowledge worker devono gestire un’enorme mole di dati, tra cui componenti, parametri tecnici, cross-reference e normative di conformità spesso distribuite su numerosi siti nel web. Un report pubblicato nel 2022 dalla società di gestione dei componenti CADENAS mostra come quasi la metà dei 100.000+ ingegneri e progettisti intervistati dedichi almeno un’ora ogni singolo giorno solo per cercare componenti. Sommando tutte le altre tipologie di dati che questi professionisti devono rintracciare quotidianamente, il tempo dedicato alla ricerca di informazioni critiche per le proprie mansioni risulta perfettamente in linea con quanto rilevato dagli studi appena citati.
Un report pubblicato nel 2022 dalla società di gestione dei componenti CADENAS mostra come quasi la metà dei 100.000+ ingegneri e progettisti intervistati dedichi almeno un’ora ogni singolo giorno solo per cercare componenti.
Il rischio di esagerare è minimo: si tratta di una grave inefficienza per una categoria di esperti altamente qualificati. Molti, tra cui ingegneri di sistema, di design e NPI, preferirebbero impiegare il tempo innovando sulle linee prodotto, sviluppando dispositivi e componenti migliori per i propri clienti e per il settore elettronico in generale.
Come gli ingegneri stanno perdendo tempo prezioso inseguendo dati
L’overload cronico descritto da Newport si avverte in modo particolare tra gli ingegneri dei componenti. La loro quotidianità prevede una serie di attività di ricerca interconnesse: validazione dei componenti, conferma degli stati di fine vita e conformità, identificazione di cross-reference idonee. Molti ingegneri dei componenti scandagliano il web per queste attività, consultando decine di siti, database, portali di distributori e risorse correlate.
È possibile quantificare quanto tempo viene perso?
Stime interne di Z2Data fanno luce su quanto tempo gli ingegneri dei componenti dedichino a queste funzioni. Secondo i nostri dati, validare un componente, identificarne lo stato del ciclo di vita e verificare la conformità RoHS richiedono in media tre minuti ciascuna (senza considerare possibili distrazioni da colleghi, social media o altro). Se si ipotizza brillantemente che un ingegnere svolga una ricerca simile cinque volte al giorno — una stima prudente — si arriva già a 45 minuti persi solo per questo tipo di ricerche. Se si aggiungono attività come ricerche parametriche, cross-reference e confronti, e si considera la maggiore complessità di alcuni componenti, questo tempo facilmente raddoppia.
Se si ipotizza brillantemente che un ingegnere svolga una ricerca simile cinque volte al giorno — una stima prudente — si arriva già a 45 minuti persi solo per questo tipo di ricerche.
Perché la ricerca di cross-reference è un esercizio di inefficienza
Prendiamo come esempio la ricerca di cross-reference. Quando un ingegnere riceve un PCN che segnala la fine vita (EOL) di un particolare componente — o, meno spesso, apprende che non è più conforme ai requisiti normativi — deve individuare componenti alternativi. In queste situazioni, gli ingegneri spesso si affidano a ricerche estenuanti online: esplorano siti di produttori, distributori come Digikey e Arrow Electronics, e talvolta persino pagine dei concorrenti per individuare cross-reference idonee. Una volta individuato un candidato potenziale, devono scaricare la relativa scheda tecnica (spesso in formato PDF) e analizzare con attenzione tutte le specifiche per assicurarsi che il cross-reference rispetti le richieste di form, fit e function rispetto al componente da sostituire.
In queste situazioni, gli ingegneri spesso si affidano a ricerche estenuanti online: esplorano siti di produttori, distributori come Digikey e Arrow Electronics, e talvolta persino pagine dei concorrenti per individuare cross-reference idonee.
A seconda dei parametri tecnici richiesti dall’ingegnere, la ricerca di cross-reference può rivelarsi un processo lungo e laborioso. Z2Data stima che trovare un cross-reference complesso tramite ricerca tradizionale richieda circa 15 minuti. Se questo compito viene ripetuto più volte nel corso della settimana lavorativa, il tempo totale investito può diventare una vera emorragia di risorse, rallentando processi che dovrebbero essere rapidi e fluidi e persino interferendo con le tempistiche produttive. A prescindere dal tipo di azienda o dalla distinta base da aggiornare, è difficile negare che il metodo tradizionale sia dispersivo e disordinato, lontano da quella che dovrebbe essere un’operazione sistematica e snella. Il risultato inevitabile è che il knowledge worker altamente qualificato si ritrova immerso in attività ripetitive e alienanti, sottratto a livelli di produttività più elevati e ottimizzati.
Se questo compito viene ripetuto più volte nel corso della settimana lavorativa, il tempo totale investito può diventare una vera emorragia di risorse, rallentando processi che dovrebbero essere rapidi e fluidi e persino interferendo con le tempistiche produttive.
Libera gli ingegneri dalla ricerca infinita sui componenti
Nelle sue ricerche sulla nostra epoca di busywork incessante e su quel carico mentale apparentemente banale ma cumulativo che grava sui knowledge worker, Cal Newport cita spesso esempi di professionisti brillanti e capaci che hanno potuto concedersi il lusso di scegliere un’alternativa. Durante il dottorato al MIT negli anni 2000, Newport si confrontava con un gruppo di informatici e matematici di eccezionale talento — premiati con grant MacArthur o Turing Award — che facevano propria «l’idea di prendersi il tempo necessario per trovare l’idea giusta». Avevano il respiro necessario per riflettere, immaginare: i risultati parlavano da soli. I testi di Newport sono pieni di riferimenti a scienziati, tecnologi e giornalisti che hanno saputo concedersi ampi spazi di pensiero critico — la chiave per massimizzare il potenziale intellettuale e raggiungere risultati di prestigio.
«Troppi di noi sottovalutano la concentrazione», ha scritto di recente Newport, sostituendo «l’attività frenetica alla vera produttività». Per molti ingegneri, però, la situazione è più complessa: non sono loro a scegliere la frenesia, sono travolti da essa. Questa versione superficiale della produttività è una componente ineliminabile delle mansioni quotidiane: analisi di datasheet, validazioni, risk analysis, ricerca di cross-reference. Molti ingegneri non sono ancora consapevoli che esista una soluzione facilmente accessibile, in grado di liberare tempo prezioso e consentire di dedicarsi ad attività concettuali, progettuali e creative in grado di generare valore più profondo e duraturo per l’azienda.
Per molti ingegneri, però, la situazione è più complessa: non sono loro a scegliere la frenesia, sono travolti da essa.
Per arrivare a quel punto, il settore elettronico — e gli ingegneri che lo sostengono — devono identificare e adottare su larga scala un modo più efficiente e ottimizzato per ricercare cross-reference, stati di ciclo di vita, conformità regolatoria e tutte le altre informazioni sui componenti elettronici.
Per arrivare a quel punto, il settore elettronico — e gli ingegneri che lo sostengono — devono identificare e adottare su larga scala un modo più efficiente e ottimizzato per ricercare cross-reference, stati di ciclo di vita, conformità regolatoria e tutte le altre informazioni sui componenti elettronici.
Formalizzando un nuovo e migliore metodo di ricerca — e superando l’inefficienza che li intrappola in un pantano di cross-reference e mansioni di basso valore — gli ingegneri potranno diventare knowledge worker più efficaci e portare più valore alla propria azienda. Potranno inoltre dedicare più tempo ad attività realmente stimolanti, di qualità e ad alto impatto: proprio quelle che al MIT lasciavano Newport impressionato — progetti che richiedono impegno e concentrazione, ma non una ricerca infinita, e che generano risultati intellettuali concreti, duraturi, per aziende, settori e intere industrie.
