วิศวกรชิ้นส่วนสูญเสียเวลาต่อวันไปกับการค้นหาข้อมูลมากเพียงใด

ในปี 2021 Cal Newport รองศาสตราจารย์ด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์แห่งมหาวิทยาลัย Georgetown และนักเขียนหนังสือขายดี ได้เผยแพร่บทความบนเว็บไซต์ของเขา วิพากษ์สังคมยุคปัจจุบันที่หมกมุ่นกับความยุ่งอยู่ตลอดเวลา “ปริมาณของภาระหน้าที่บนจานชามเปรียบเทียบของเรา ทั้งโครงการที่ไม่ชัดเจน สัญญาที่ให้ไปอย่างลวก ๆ สายด่วนและงานย่อยต่าง ๆ กำลังเพิ่มสูงขึ้นอย่างน่าตกใจ” เขาเขียนไว้ เมื่อมีคนถามถึงความเป็นอยู่ของกันและกันในปัจจุบัน เขาเสริมว่า “แทบจะไม่พบใครที่ตอบว่า ‘ก็ปกติดี’ แต่จะได้ยินคำตอบว่า ‘ยุ่งมาก’ ด้วยความเหนื่อยล้ามากกว่า” งานวิจัยและบทความจำนวนมากของนักวิชาการรายนี้ตลอดทศวรรษที่ผ่านมามุ่งท้าทายวัฒนธรรมความเร่งรีบและภาระงานล้นมือที่คนทำงานในอเมริกาต้องเผชิญ ปรากฏการณ์นี้ในโพสต์ปี 2021 เขาประกาศว่าเป็น “โรคระบาดของภาระงานล้นเรื้อรัง”

เหตุใดทุกวันนี้เราจึงรู้สึกว่ามี “เวลาน้อย” กว่าที่เคย

“ภาระงานล้นเรื้อรัง” ที่มืออาชีพจำนวนมากกำลังประสบอยู่ในปัจจุบัน ไม่ได้เกิดจากต้นเหตุเพียงประการเดียว แต่มีปัจจัยมากมายที่ค่อย ๆ เบียดเบียนความสนใจของเราและผลักดันให้ต้องทำงานและโปรเจกต์มากขึ้นตลอดเวลา นอกจากนี้องค์กรส่วนใหญ่ยังมีความปรารถนาไม่รู้จบในเรื่องการเติบโต ขยายตัว และเพิ่มประสิทธิภาพ ยังมีแพลตฟอร์มและเทคโนโลยีใหม่ ๆ จำนวนมาก—ซึ่งบางครั้งเรียกว่า “employee productivity tracking”—ที่ควบคุมผลการทำงานของพนักงานอย่างใกล้ชิดและแทบไม่ส่งเสริมการฟื้นฟูที่ดีต่อสุขภาพเลย

และท้ายที่สุด เมื่อทุกปัจจัยยังไม่พอ ยังมีแรงกดดันที่ไม่สิ้นสุดให้ต้องรวบรวมข้อมูลมากขึ้น มืออาชีพต่างเร่งรีบรวบรวมข้อมูล ข่าวกรอง สถิติ เอกสาร—ข้อเท็จจริงและตัวเลขซึ่งกลายเป็นสกุลเงินจำเป็นในเศรษฐกิจฐานความรู้ปัจจุบัน

ความต้องการข้อมูลที่เพิ่มขึ้นในโลกยุคใหม่

คำว่า “knowledge worker” หรือ “แรงงานความรู้” นิยมใช้ครั้งแรกโดยที่ปรึกษาด้านการจัดการ Peter Drucker ในช่วงปี 1950 หมายถึงมืออาชีพที่ผ่านการฝึกฝนระดับสูง ใช้ทักษะเฉพาะทาง การคิดวิเคราะห์ และการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนเพื่อเพิ่มคุณค่าต่อองค์กร (Corporate Finance Institute นิยามว่า “พนักงานระดับสูงที่นำองค์ความรู้เชิงทฤษฎีและการวิเคราะห์ซึ่งได้จากการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ มาสร้างสินค้าและบริการ”)

แรงงานความรู้เป็นกลุ่มอาชีพกว้าง เช่น นักวิทยาศาสตร์ โปรแกรมเมอร์ สถาปนิก นักกฎหมาย วิศวกร และอื่น ๆ ด้วยความสำคัญที่โลกยุคใหม่ให้กับนวัตกรรมเทคโนโลยี การค้นพบทางวิทยาศาสตร์ และสายงานวิศวกรรมขั้นสูง ศตวรรษที่ 21 จึงเกิดการเติบโตอย่างรวดเร็วของแรงงานกลุ่มนี้

แรงงานความรู้เป็นกลุ่มอาชีพกว้าง เช่น นักวิทยาศาสตร์ โปรแกรมเมอร์ สถาปนิก นักกฎหมาย วิศวกร และอื่น ๆ

ดังนั้นจึงไม่แปลกใจเลย ว่าการขยายตัวของแรงงานกลุ่มนี้ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา ได้ตามมาด้วยความต้องการข้อมูลที่สูงขึ้นอย่างมาก รายงานล่าสุดจากบริษัทธุรกิจและเทคโนโลยีสะท้อนความจริงที่ว่ามืออาชีพจำนวนมาก—ซึ่งเกือบทั้งหมดเป็นแรงงานความรู้—ต้องใช้เวลาทำงานจำนวนมหาศาลไปกับการค้นคว้า ค้นหา และรวบรวมข้อมูล

แต่ละวันคุณเสียเวลาไปเท่าไร?

จากงานศึกษาในปี 2021 โดยบริษัทปัญญาประดิษฐ์ Glean พบว่าพนักงานในอเมริกาใช้เวลาเฉลี่ย 2 ชั่วโมงต่อวัน—หรือ 25% ของสัปดาห์การทำงาน—ไปกับการค้นหาเอกสาร ข้อมูล หรือบุคคลที่จำเป็นต่อการทำงาน

การศึกษาโดยบริษัทซอฟต์แวร์ Coveo ในปีล่าสุดยิ่งพบว่าผู้ตอบแบบสำรวจใช้เวลาไปกับสิ่งนี้มากขึ้น ใน Workplace Relevance Report ปี 2022 บริษัทรายงานว่าพนักงานใช้เวลา “เฉลี่ย 3.6 ชั่วโมงต่อวันเพื่อค้นหาข้อมูลที่ทำงาน” ซึ่งเพิ่มขึ้นถึง 1 ชั่วโมงเมื่อเทียบกับปีก่อนหน้า Coveo สรุปผลการศึกษาโดยชี้ให้เห็นผลกระทบด้านลบต่อวิธีการใช้เวลาของมืออาชีพในองค์กร พฤติกรรมค้นคว้าที่ไม่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ “บั่นทอนผลกำไร สูญเสียชั่วโมงทำงาน และทำให้พนักงานเหนื่อยล้าและเสี่ยงหมดไฟ”

ใน Workplace Relevance Report ปี 2022 บริษัทรายงานว่าพนักงานใช้เวลา “เฉลี่ย 3.6 ชั่วโมงต่อวันเพื่อค้นหาข้อมูลที่ทำงาน”

เหตุใดวิศวกรอาจได้รับผลกระทบหนักที่สุด

ภาระงานที่ดูเหมือนหลีกเลี่ยงไม่ได้เหล่านี้กลายเป็นปัญหาใหญ่สำหรับวิศวกร คนกลุ่มนี้ต้องดูแลข้อมูลจำนวนมาก ทั้งชิ้นส่วน คุณลักษณะทางพารามิเตอร์ การอ้างอิงข้าม การปฏิบัติตามข้อกำหนดต่าง ๆ ที่กระจายอยู่ทั่วอินเทอร์เน็ต รายงานโดยบริษัทบริหารจัดการชิ้นส่วน CADENAS ในปี 2022 พบว่าเกือบครึ่งหนึ่งของวิศวกรและนักออกแบบกว่า 100,000 คนที่สำรวจ ใช้เวลาอย่างน้อย 1 ชั่วโมงต่อวันในการค้นหาชิ้นส่วน และเมื่อนำข้อมูลที่ต้องค้นหาแต่ละวันในงานประเภทอื่นร่วมด้วย เวลาทั้งหมดที่ต้องใช้ในการค้นคว้าข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต่อการทำงาน ก็มีแนวโน้มเป็นไปตามผลการศึกษาข้างต้น

รายงานของ CADENAS ปี 2022 พบว่าเกือบครึ่งหนึ่งของวิศวกรและนักออกแบบกว่า 100,000 คนที่สำรวจ ใช้เวลาอย่างน้อย 1 ชั่วโมงทุกวันในการค้นหาชิ้นส่วน

หากจะกล่าวเกินจริง นี่ถือเป็นความไม่มีประสิทธิภาพที่ลุกลาม ในสายงานที่เต็มไปด้วยผู้เชี่ยวชาญระดับสูง วิศวกรจำนวนมากทั้งสาย system, design และ NPI ต่างต้องการใช้เวลาสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ ให้กับไลน์ผลิตภัณฑ์และพอร์ตโฟลิโอของบริษัท ส่งมอบชิ้นส่วนและอุปกรณ์ที่ดีกว่าให้กับลูกค้าและวงการอิเล็กทรอนิกส์โดยรวม

วิธีที่วิศวกรสูญเสียเวลามีค่าไปกับการไล่ตามข้อมูล

สภาพของภาระงานล้นเรื้อรังที่ Newport บรรยาย เป็นสิ่งที่วิศวกรชิ้นส่วนสัมผัสได้อย่างชัดเจน ในแต่ละวันมักต้องทำงานวิจัยที่เกี่ยวข้องกันหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบชิ้นส่วน ยืนยันสถานะวงจรชีวิตและการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือค้นหา reference ที่ใช้งานได้จริง วิศวกรชิ้นส่วนจำนวนมากค้นคว้าข้อมูลผ่านเว็บไซต์มากมายและฐานข้อมูลต่าง ๆ เว็บไซต์ตัวแทนจำหน่าย และแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ

เป็นไปได้หรือไม่ที่จะวัดปริมาณเวลาที่เสียจริง

ข้อมูลประเมินภายในของ Z2Data ช่วยให้เห็นภาพว่า วิศวกรชิ้นส่วนต้องใช้เวลาดำเนินงานดังกล่าวเท่าใด โดยจากผลวิจัยของเรา การตรวจสอบความถูกต้องของชิ้นส่วน ยืนยันสถานะวงจรชีวิต และการตรวจสอบว่าชิ้นส่วนนั้นสอดคล้องกับ RoHS จะใช้เวลารายการละประมาณ 3 นาที (โดยไม่มีสิ่งรบกวนจากเพื่อนร่วมงาน โซเชียลมีเดีย หรืออย่างอื่น) อาจดูเหมือนไม่มากนัก แต่หากวิศวกรทำกิจกรรมค้นหาเช่นนี้เฉลี่ย 5 ครั้งต่อวัน—ซึ่งถือว่าเป็นตัวเลขต่ำ—นั่นคือเสียเวลาไป 45 นาทีกับการไล่ล่าข้อมูลเหล่านี้ และถ้ารวมถึงกิจกรรมอย่างการค้นหาตามพารามิเตอร์ อ้างอิงข้าม และเปรียบเทียบข้อมูล หลายครั้งอาจหาข้อมูลชิ้นส่วนยาก เวลาที่ใช้ก็เพิ่มขึ้นอีกเท่าตัวได้ง่าย ๆ

แต่ถ้าสมมุติว่าวิศวกรทำการค้นหาแบบนี้ประมาณ 5 ครั้งต่อวัน—แม้มองว่าน้อยแล้ว—ก็เสียเวลาไป 45 นาทีแค่กับการหาข้อมูลเหล่านี้

เพราะเหตุใดการค้นหา cross reference จึงไร้ประสิทธิภาพ

ขอยกตัวอย่างการค้นหา cross-reference เมื่อวิศวกรชิ้นส่วนได้รับ PCN (การแจ้งเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์) ว่าชิ้นส่วนใดใกล้สิ้นสุดวงจรชีวิต (EOL) หรือบ่อยครั้งน้อยกว่านั้น ถูกแจ้งว่าไม่ผ่านเกณฑ์ข้อกำหนดอีกต่อไป ก็ต้องเร่งค้นหา cross ที่เหมาะสม วิศวกรมักจะค้นหาตามเว็บไซต์ผู้ผลิต เว็บไซต์ตัวแทนจำหน่าย เช่น Digikey หรือ Arrow Electronics หรือแม้แต่เว็บไซต์ของคู่แข่ง เพื่อเฟ้นหาทางเลือกที่ใช้งานได้จริง เมื่อตรวจสอบว่าชิ้นส่วนนั้นเข้าเกณฑ์หรือไม่ ก็ต้องดาวน์โหลด datasheet ซึ่งมักเป็นไฟล์ PDF แล้วตรวจสอบสเปกชิ้นส่วนอย่างละเอียดเพื่อให้มั่นใจว่า cross-reference ตรงตาม form, fit, function ของของเดิม

วิศวกรมักจะค้นหาทั่วอินเทอร์เน็ต ดูตามเว็บไซต์ผู้ผลิต ตัวแทนจำหน่ายอย่าง Digikey และ Arrow Electronics หรือแม้แต่หน้าเว็บไซต์ของคู่แข่ง เพื่อเฟ้นหา cross-reference ที่ใช้ได้จริง

ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะทางพารามิเตอร์ที่วิศวกรต้องการ ค้นหา cross-reference อาจกลายเป็นกระบวนการที่ยาวและน่าเหนื่อย Z2Data ประเมินว่า cross-reference ที่หายากอาจใช้เวลาค้นหาถึง 15 นาทีด้วยเว็บแบบเดิม เมื่อกระทำซ้ำหลายครั้งในแต่ละสัปดาห์ งานนี้จึงกลายเป็นตัวบั่นทอนทรัพยากรหลัก ชะลอขั้นตอนที่ควรจะราบรื่น รวดเร็ว และอาจกระทบ timeline การผลิต ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บริษัทใด หรือกำลังอัปเดตรายการ BOM (รายการวัสดุ) ของสินค้าใด ก็ยากจะปฏิเสธว่ากระบวนการค้นหานี้คือเทคนิคที่สะเปะสะปะ วุ่นวาย ทั้งที่ควรเป็นการดำเนินการอย่างเป็นระบบและสะอาด ผลลัพธ์ที่ตามมาคือ แรงงานความรู้ที่มีทักษะสูงต้องจมอยู่กับงานซ้ำซาก ไร้จินตนาการ และสูญเสียศักยภาพในการเพิ่มประสิทธิผลขั้นสูง

เมื่อต้องทำซ้ำหลายครั้งในแต่ละสัปดาห์ งานค้นหา cross-reference นี้กลายเป็นภาระบั่นทอนทรัพยากรหลัก ชะลอขั้นตอนที่ควรจะเร็วและราบรื่น และยังส่งผลกระทบกับ timeline การผลิต

การปลดปล่อยวิศวกรจากงานวิจัยชิ้นส่วนที่ไม่มีวันจบสิ้น

ในงานวิจัยเรื่องยุคของ busywork และภาระทางจิตที่เพิ่มพูนอย่างต่อเนื่องกับแรงงานความรู้ Cal Newport มักหยิบยกตัวอย่างมืออาชีพที่มีความสามารถสูงและมีความขยัน ที่ได้รับโอกาสไปสู่วิถีทางที่แตกต่าง ขณะเรียนปริญญาเอกที่ MIT ในปี 2000 Newport อยู่ท่ามกลางกลุ่มนักวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์และนักคณิตศาสตร์อัจฉริยะ ที่ได้รับรางวัลเกียรติยศมากมายตั้งแต่ทุน MacArthur “genius” ไปถึงรางวัล Turing บุคคลเหล่านี้เชื่อมั่นในแนวคิด “การใช้เวลาอย่างคุ้มค่าในการหาความคิดที่ถูกต้อง” พวกเขามีเวลาคิด หายใจ สังเกต จินตนาการ และผลลัพธ์ที่ได้ก็สะท้อนความสำเร็จเหล่านั้น งานเขียนของ Newport เต็มไปด้วยตัวอย่างของมืออาชีพที่ประสบความสำเร็จอย่างสูง—ทั้งนักวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี นักข่าว—ที่จัดสรรเวลาสำหรับคิดวิเคราะห์อย่างจริงจังในระยะเวลายาวนาน การเปิดพื้นที่ทางปัญญาให้ตนเองเช่นนี้ ช่วยให้พวกเขาดึงศักยภาพสูงสุดออกมาและสร้างผลงานโดดเด่นมากมาย

“เราหลาย ๆ คนประเมินค่าความสามารถในการจดจ่อของตัวเองต่ำเกินไป” Newport เขียนไว้เร็ว ๆ นี้ แล้วนำ “ความยุ่ง” มาแทนที่ “ประสิทธิผลที่แท้จริง” อย่างไรก็ตาม สำหรับวิศวกรหลายคน สถานการณ์ไม่ได้เป็นเรื่องของการเลือก แต่เป็นการถูก “โจมตี” ด้วย busywork ทางเลือกตื้นเขินนี้กลายเป็นข้อบังคับในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบ datasheet อย่างละเอียด ทำ validation วิเคราะห์ความเสี่ยง ค้นหา cross-reference ให้ใช้งานได้จริง วิศวกรจำนวนมากเองก็ไม่ทราบว่ายังมีทางออกที่เปิดโอกาสให้สามารถใช้เวลาทำงานระดับสูง สร้างสรรค์แนวคิดออกแบบ และเพิ่มคุณค่าที่ยั่งยืนให้แก่บริษัทได้มากกว่านี้

สำหรับวิศวกรหลายคน สถานการณ์ซับซ้อนกว่าเดิม คนเหล่านี้ไม่ได้เลือกที่จะยุ่ง แต่ถูกภาระงานถาโถมใส่

เพื่อไปให้ถึงจุดนั้น อุตสาหกรรมอิเล็กทรอนิกส์และวิศวกรที่ขับเคลื่อนวงการ จำเป็นต้องร่วมกันหาและนำแนวทางการค้นหา cross-reference สถานะวงจรชีวิต การปฏิบัติตามข้อกำหนด และทุกเรื่องเกี่ยวกับชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมยิ่งขึ้นมาใช้ร่วมกันในวงกว้าง

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดังกล่าว อุตสาหกรรมอิเล็กทรอนิกส์และวิศวกรที่ขับเคลื่อนอยู่ ต้องร่วมกันหาและนำแนวทางที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมยิ่งขึ้นมาใช้ในการค้นหา cross-reference สถานะวงจรชีวิต การปฏิบัติตามข้อกำหนด และทุกเรื่องเกี่ยวกับชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์

ถ้าวิศวกรสามารถวางมาตรฐานวิธีวิจัยใหม่ที่ดีกว่าสำหรับงานเหล่านี้และลบล้างจุดอ่อนของความไม่มีประสิทธิภาพที่ทำให้ต้องติดอยู่กับงาน cross-reference และภาระย่อยอื่น ๆ ก็จะกลายเป็นแรงงานความรู้ที่มีประสิทธิผลยิ่งขึ้นและกลายเป็นทรัพยากรสำคัญขององค์กร และในบางกรณี ยังสามารถจัดสรรเวลาให้กับงานออกแบบและคิดสร้างสรรค์ที่เปี่ยมคุณค่า ตามแบบอย่างที่ Newport เคยประทับใจที่ MIT—ซึ่งต้องทุ่มเทแต่ไม่ใช่การตรากตรำไร้จุดหมาย และสุดท้ายนำไปสู่การสร้างผลงานที่ลึกซึ้ง ยั่งยืน ทั้งต่อองค์กร วงการ และอุตสาหกรรมในภาพรวม