Chiến lược quản lý nhà cung cấp cấp dưới hiệu quả cần có gì

Điểm nổi bật của bài viết:

• Thiếu khả năng hiển thị khiến doanh nghiệp gặp khó khăn hơn trong việc duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp phụ cấp.
• Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý nhà cung cấp phụ cấp cần tăng cường khả năng hiển thị và tính minh bạch trong mạng lưới sản xuất, đồng thời triển khai hệ thống giám sát nhà cung cấp tầng hai và tầng ba theo thời gian.
• Sau khi xác định được các nhà cung cấp phụ cấp và xây dựng chiến lược đánh giá định kỳ, tổ chức nên thiết lập nhịp độ giao tiếp thường xuyên với họ. Doanh nghiệp duy trì liên lạc với các nhà sản xuất tầng hai, thậm chí tầng ba sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực.

Trong quản trị rủi ro chuỗi cung ứng, nhà cung cấp là một trong những nguồn rủi ro tiềm ẩn lớn nhất. Đối với doanh nghiệp tìm nguồn cung cấp từ các chuỗi cung ứng toàn cầu phức tạp, nhà cung cấp có thể phát sinh rủi ro như mất ổn định tài chính, không tuân thủ, vi phạm ESG (môi trường, xã hội, quản trị), đe dọa an ninh mạng và gián đoạn sản xuất. Nhiều nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) đã có biện pháp giảm thiểu rủi ro với các nhà cung cấp tầng 1, nhưng chính các nhà sản xuất phụ cấp mới là nguồn rủi ro lớn nhất.

Bất kể doanh nghiệp ưu tiên tuân thủ, ESG hay duy trì tính liên tục sản xuất, quản trị nhà cung cấp phụ cấp cần trở thành yếu tố then chốt trong chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng (SCRM) của doanh nghiệp.

Quản lý nhà cung cấp là gì?

Quản lý nhà cung cấp là thực tiễn sử dụng nhiều chiến lược và công cụ khác nhau để giám sát, nâng cao và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp cho doanh nghiệp. Tư vấn toàn cầu The Hackett Group định nghĩa thuật ngữ này là “quy trình chiến lược nhằm quản lý và tối ưu hóa mối quan hệ của một tổ chức với các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng, hiệu suất và giá trị ổn định”.

Với phạm vi rộng, nhiều chức năng thuộc lĩnh vực quản lý nhà cung cấp, bao gồm:

• Đánh giá rủi ro nhà cung cấp
• Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
• Lựa chọn và tiếp nhận nhà cung cấp
• Giao tiếp và hợp tác
• Chia sẻ thông tin và minh bạch dữ liệu
• Phân tích và khai thác dữ liệu

Nhà cung cấp phụ cấp có tiềm ẩn rủi ro lớn hơn các nhà sản xuất trực tiếp không?

Nhiều doanh nghiệp chú trọng giảm rủi ro ở các nhà cung cấp tầng 1. Tuy nhiên, điều này phần lớn xuất phát từ yếu tố dễ tiếp cận hơn là do nơi có rủi ro lớn nhất. Vì doanh nghiệp thường có khả năng hiển thị cao hơn với nhà cung cấp tầng một so với các nhà sản xuất phụ cấp trong chuỗi cung ứng còn lại.

Theo số liệu khảo sát mới nhất được công bố bởi McKinsey, hơn 90% lãnh đạo chuỗi cung ứng xác nhận biết rõ nhà cung cấp tầng một của mình. Tỷ lệ tương tự cũng hiểu được rủi ro liên quan đến các nhà cung cấp trực tiếp và thường xuyên họp với đội ngũ chuỗi cung ứng từ các nhà sản xuất tầng một. Với nhà cung cấp tầng hai, tỷ lệ giảm rõ rệt: chỉ 58% trả lời biết ai là nhà cung cấp tầng hai, chưa đến một nửa hiểu rủi ro tương ứng và chỉ khoảng một phần tư có cuộc họp định kỳ với nhà cung cấp tầng hai. Khi đề cập đến nhà cung cấp tầng ba, tỷ lệ trả lời giảm xuống rất thấp: chỉ 15% biết họ là ai, chưa đến 1/10 biết rủi ro liên quan và tỷ lệ họp định kỳ cũng tương tự.

Mặc dù giới hạn thực tiễn khiến OEM thường khả năng giám sát và hiển thị mạnh hơn đối với nhà cung cấp trực tiếp, nhiều rủi ro nghiêm trọng lại tiềm ẩn ở các tầng sâu hơn. Nguyên nhân do các nhà cung cấp phụ cấp thường là doanh nghiệp nhỏ hơn, ít bị giám sát quản lý hơn và thiếu các quy chuẩn quản trị nội bộ. Ngoài ra, các công ty này phần lớn thuộc tư nhân, hồ sơ tài chính thường không ổn định như các nhà sản xuất lớn, công khai. Điều này khiến họ dễ tổn thương trước nguy cơ phá sản cũng như các thử thách tài chính, đồng thời dễ bị kéo theo vi phạm pháp lý hoặc đạo đức để đảm bảo lợi nhuận liên tục. Doanh nghiệp tư nhân ở tầng phụ cấp ít phải công bố dữ liệu hơn, dẫn đến việc thiếu minh bạch thông tin, gây khó khăn trong quản trị của OEM.

Kết luận: quản lý nhà cung cấp chủ yếu tập trung vào tầng một là do hạn chế về mặt logistics, chứ không phải xuất phát từ tầm nhìn chiến lược cụ thể. Nhưng để kiểm soát rủi ro, tối ưu hiệu quả và tăng cường khả năng phục hồi chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần đầu tư cho quản lý nhà cung cấp phụ cấp.

Tỷ lệ trả lời giảm xuống rất thấp khi hỏi về quan hệ với các nhà cung cấp tầng ba: chỉ 15% biết họ là ai, chưa đến 1/10 hiểu rủi ro liên quan và tỷ lệ họp định kỳ cũng tương tự.

Chiến lược tăng cường quản lý nhà cung cấp phụ cấp

Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý nhà cung cấp phụ cấp cần tăng cường khả năng hiển thị và tính minh bạch trong mạng lưới sản xuất, đồng thời triển khai hệ thống giám sát nhà cung cấp tầng hai và tầng ba theo thời gian.

Nâng cao khả năng hiển thị chuỗi cung ứng với lập bản đồ nhà cung cấp

Để quản lý hiệu quả các nhà cung cấp phụ cấp, OEM cần biết rõ họ là ai. Đây là lý do khả năng hiển thị chuỗi cung ứng là nền tảng cho quản lý nhà cung cấp phụ cấp hiệu quả. Khả năng hiển thị mạnh cho phép doanh nghiệp vượt qua rào cản từ các nhà cung cấp trực tiếp, làm sáng tỏ mối liên kết sâu rộng giữa doanh nghiệp tiêu dùng, nhà cung cấp và các đơn vị chịu trách nhiệm cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất toàn cầu.

Ứng dụng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng, tổ chức có thể lập bản đồ mối quan hệ nhà cung cấp tới tầng hai, ba, thậm chí tầng bốn. Từ đó, họ có thông tin cần thiết để thực hiện các biện pháp quản lý, như duy trì giao tiếp định kỳ, ràng buộc hợp đồng hoặc kỳ vọng về ESG. Dù doanh nghiệp ưu tiên mục tiêu nào, xây dựng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng ở tầng phụ cấp là bước không thể thiếu để thực hiện các hoạt động quản lý tiếp theo.

Doanh nghiệp có thể triển khai một số bước nhằm thiết lập khả năng hiển thị chuỗi cung ứng cả trực tiếp lẫn phụ cấp, bắt đầu bằng lập bản đồ nhà cung cấp, tận dụng dữ liệu sẵn có để thực hiện quá trình này. Ngoài ra, phối hợp với nhà cung cấp tầng 1 có thể mở rộng bản đồ đến tận tầng hai hoặc ba. Tuy nhiên, do yêu cầu cao về phân tích và khai thác dữ liệu chuỗi cung ứng khi lập bản đồ, doanh nghiệp thường cần đến một nền tảng quản lý rủi ro chuỗi cung ứng (SCRM) chuyên sâu để thực hiện dự án hiệu quả. Phần mềm SCRM hàng đầu có thể phân tích hàng triệu điểm dữ liệu nhằm xác thực mối quan hệ giữa nhà cung cấp trực tiếp và nhà sản xuất phụ cấp, qua đó xây dựng bản đồ chi tiết làm nền tảng cho chiến lược quản lý nhà cung cấp phụ cấp vững mạnh.

Đánh giá nhà cung cấp phụ cấp để phát hiện rủi ro tiềm ẩn

Để quản trị hiệu quả các nhà cung cấp phụ cấp, OEM cần xây dựng hệ thống đa chiều cho đánh giá. Nhà cung cấp không bị giám sát thường xuyên sẽ ít động lực để nâng cao hiệu quả vận hành, khiến hoạt động không ổn định, thậm chí sa sút. Đánh giá nhà cung cấp giúp giải quyết tình trạng này: nhà sản xuất phụ cấp hiểu rõ bị khách hàng hạ nguồn phân tích, đánh giá sẽ chủ động nâng cao chất lượng sản xuất, thời gian giao hàng và tuân thủ quy định.

Các đánh giá này nên khách quan, hệ thống và có thể lặp lại, đảm bảo tất cả nhà cung cấp phụ cấp được giám sát công bằng và cùng tiêu chí. Tiêu chí mẫu có thể bao gồm:

• Chi phí so sánh với chuẩn ngành
• Tính ổn định và kịp thời của giao hàng
• Đánh giá thực tế tại nhà máy
• Tuân thủ môi trường và thương mại
• Số sự cố gián đoạn hàng năm

Doanh nghiệp có thể tổng hợp và chuẩn hóa tiêu chí đánh giá này trong tài liệu “thực tiễn tốt nhất” tích hợp các chỉ số hiệu suất then chốt (KPI), phổ biến toàn chuỗi cung ứng. Ngoài việc tạo ra hệ giá trị thúc đẩy, kết quả đánh giá còn hỗ trợ OEM phối hợp cùng nhà cung cấp phụ cấp cải tiến quy trình, giảm lãng phí và giảm rủi ro tổng thể cho tổ chức đối tác.

Thiết lập trao đổi định kỳ

Sau khi xác định được các nhà cung cấp phụ cấp và triển khai chiến lược đánh giá lặp lại, doanh nghiệp nên thiết lập nhịp độ trao đổi thường xuyên với họ. OEM duy trì giao tiếp chủ động với các nhà sản xuất tầng hai, ba sẽ có nhiều cơ hội hơn so với những doanh nghiệp vướng phải chuỗi cung ứng “hộp đen” mất dấu sau tầng một. Hình thức trao đổi định kỳ, có lịch trình này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư thời gian, giúp củng cố quy trình và kiểm soát rủi ro trong mạng lưới nhà cung cấp:

• Minh bạch chuỗi cung ứng: Mục tiêu cốt lõi của quản lý nhà cung cấp phụ cấp là minh bạch. Giao tiếp thường xuyên giúp các bên chia sẻ thông tin về rủi ro tại nhà máy, quy trình sản xuất, tuân thủ cũng như các yếu tố có thể làm chuỗi cung ứng hoạt động chậm lại hoặc phát triển mạnh.

• Tối ưu hóa hiệu quả giữa các bên: Trao đổi nhất quán giữa OEM và nhà cung cấp phụ cấp mở đường cho cải thiện hiệu quả vận hành trong mạng lưới sản xuất. Tổ chức thường xuyên trao đổi với nhà sản xuất sẽ phát hiện sớm điểm dư thừa, tối ưu chi phí thông qua điều chỉnh mục tiêu hoặc mang lại góc nhìn mới cho quy trình cũ.

• Phát hiện rủi ro sớm: Thông qua email, điện thoại hoặc hội thảo trực tuyến, tăng cường kết nối với các doanh nghiệp phụ cấp giúp OEM có cái nhìn sâu hơn vào hoạt động của họ. Khả năng hiển thị này cho phép phát hiện sớm lỗ hổng tiềm ẩn, bao gồm rủi ro không tuân thủ, các phụ thuộc sản xuất hay bất ổn địa chính trị. Đây là kênh thông tin thiết yếu, giúp xây dựng chiến lược SCRM phù hợp với từng nhóm nhà cung cấp.

Sau khi xác định được các nhà cung cấp phụ cấp và xây dựng chiến lược đánh giá định kỳ, tổ chức nên thiết lập nhịp độ giao tiếp thường xuyên với họ.

Thực hành quản lý nhà cung cấp phụ cấp hiệu quả với Z2Data

Nhiều nhà sản xuất tại Mỹ đối mặt với một điểm mù lớn: dù chỉ nhận diện được một phần mạng lưới phụ cấp, chính các nhà cung cấp tầng hai và ba mới là yếu tố rủi ro đối với tính liên tục sản xuất. Để xây dựng năng lực phục hồi chuỗi cung ứng vững chắc, doanh nghiệp cần vượt qua nhà cung cấp trực tiếp, tiếp cận mạng lưới phụ cấp nơi rủi ro tiềm ẩn. Vì thế, quản lý nhà cung cấp phụ cấp ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Phần mềm SCRM Z2Data giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng mạnh mẽ cho quản lý nhà cung cấp phụ cấp. Nền tảng này tích hợp phát hiện nhà cung cấp theo nhiều tầng, trí tuệ mạng lưới, lập bản đồ mức độ ảnh hưởng của khách hàng và giám sát rủi ro thời gian thực giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện, kiểm soát rủi ro nằm sâu trong chuỗi cung ứng.

• Khám phá quan hệ từ nguồn xác thực: Z2Data phân tích hàng triệu nguồn và hàng tỷ điểm dữ liệu toàn cầu để xác định mối quan hệ nhà cung cấp, địa điểm và linh kiện. Nguồn dữ liệu bao gồm vận đơn, dữ liệu thương mại, thông báo thay đổi sản phẩm (PCN), website công ty, tài liệu sản phẩm, hồ sơ tài chính, tiết lộ ESG và trao đổi với nhà cung cấp. Qua đó, doanh nghiệp phát hiện mối quan hệ có thể ẩn sâu trong chuỗi cung ứng mà trước đây chưa từng được nhận diện.

• Làm sạch dữ liệu và chuẩn hóa thực thể: Nhà cung cấp, địa điểm sản xuất và thực thể sở hữu được chuẩn hóa theo mô hình dữ liệu của Z2Data, loại trừ biệt danh, mối quan hệ mẹ-con và trùng lặp hồ sơ. Điều này đảm bảo dữ liệu chính xác, nhất quán, sẵn sàng cho phân tích rủi ro chuỗi cung ứng đa tầng.

• Lập bản đồ mạng lưới nhà cung cấp và chấm điểm mức liên quan: Các mối quan hệ đã xác thực liên kết thành mạng lưới nhà cung cấp xuyên qua nhiều tầng. Công nghệ lập bản đồ đa tầng của Z2Data có thể vươn xa tới 10-14 tầng trong một số chuỗi cung ứng. Mỗi quan hệ đều được bổ sung thông tin về hàng hóa, vai trò sản xuất và được chấm điểm dựa trên chất lượng nguồn, tính thời gian và mức độ xác thực. Điều này giúp doanh nghiệp ưu tiên phát hiện rủi ro và cơ hội trong hệ sinh thái nhà cung cấp.

• Tích hợp BOM và AVL của khách hàng với trí tuệ Z2Data: BOM (định mức nguyên vật liệu) và danh sách nhà cung cấp được phê duyệt làm nền tảng gắn kết mạng lưới nhà cung cấp với thực tế mức độ ảnh hưởng. Nền tảng kết hợp dữ liệu thông minh từ Z2Data với dữ liệu khách hàng, cho phép xác thực mối quan hệ từ cả hai phía, hỗ trợ các góc nhìn dựa trên trí tuệ lẫn xác thực từ khách hàng. Qua đó, doanh nghiệp kết nối trực tiếp thông tin nhà cung cấp với phụ thuộc thực tế trong chuỗi cung ứng.

• Giám sát sự kiện rủi ro chuỗi cung ứng thời gian thực: Cuối cùng, Z2Data theo dõi hơn 120 loại rủi ro khác nhau, giúp doanh nghiệp cập nhật liên tục về thiên tai, đình công lao động, sự cố an ninh mạng, gián đoạn thương mại và xung đột địa chính trị dẫn đến tắc nghẽn, đóng cửa hoặc gián đoạn. Nhờ đó, doanh nghiệp phát hiện sớm sự cố và chủ động ứng phó trước khi chuỗi cung ứng đứt gãy.

Để tìm hiểu thêm về Z2Data và cách nền tảng hỗ trợ xây dựng chiến lược quản lý nhà cung cấp phụ cấp vững mạnh, vui lòng đăng ký dùng thử miễn phí với chuyên gia sản phẩm của chúng tôi.