O que saber sobre obsolescência

A indisponibilidade de componentes ou serviços anteriormente acessíveis denomina-se obsolescência. Podem ter sido removidos por vários motivos, incluindo considerações técnicas, financeiras, administrativas e legais.

Muitas vezes, a obsolescência significa que um componente deixa de estar disponível, apesar de ainda ser necessário para um determinado produto. Este problema sério afeta todos os setores que dependem da tecnologia. Se não for devidamente controlada, a obsolescência terá um impacto negativo na sua atividade.

Gestão de Obsolescência

O objetivo da Gestão de Obsolescência é compreender as razões da ocorrência da obsolescência, planear e mitigar casos futuros. Materiais, componentes, métodos, competências e software estão sujeitos a obsolescência.

A obsolescência pode surgir em qualquer fase do ciclo de vida do equipamento, incluindo desenvolvimento, projeto, fabrico e manutenção. Afeta componentes que têm de se manter operacionais durante longos períodos.

A gestão da obsolescência tem de ser planeada. Não é financeiramente viável nem necessário substituir toda uma máquina apenas porque uma parte ou componente já não é fabricado.

O último cenário que uma empresa deseja é receber um aviso de fim de vida (EOL) relativo a um componente crítico, sem alternativas reais ou crosses disponíveis para substituição direta.

O que é um aviso de fim de vida (EOL)?

Um EOL é emitido para um produto quando este se aproxima do final do seu ciclo de vida útil e deixa de receber atualizações. Indica que, do ponto de vista do fornecedor, o produto atingiu o final da sua vida útil.

Nesta fase, o fornecedor deixa de promover, comercializar ou fornecer componentes, serviços ou atualizações de software para o produto. Em relação às vendas de produtos («end-of-sale» ou «EOS»), o fornecedor pode recorrer a esta designação mais exata.

Os utilizadores podem continuar a utilizar produtos descontinuados, mas deixam de receber atualizações de segurança ou apoio técnico. O período após a data de última produção varia conforme o produto e relaciona-se com a vida útil prevista para o cliente.

O que é um Last-Time Buy?

O «Last Time Buy» (LTB) representa o «último aviso» do fornecedor relativamente a uma peça ou componente. É a última oportunidade para adquirir o componente antes de o fornecedor descontinuar a produção.

As encomendas LTB costumam ocorrer na segunda metade de um período de 10 anos. É difícil prever a procura prevista para o tempo de vida útil restante e tomar decisões corretas sobre a quantidade de componentes a adquirir. De facto, a procura tende a ser volátil e de difícil previsão.

5 passos fundamentais para a gestão da obsolescência

1. Avaliar o sistema

A gestão da obsolescência baseia-se numa análise objetiva da própria empresa, dos OEM e dos fornecedores. Para preparar o futuro, é fundamental conhecer o estado atual do sistema, realizando uma auditoria completa. Qual é a idade dos seus equipamentos e há quanto tempo os componentes estão disponíveis no mercado?

Compare as respostas com as estatísticas de longevidade do OEM para determinar o ciclo de vida das máquinas e dos seus componentes, obtendo uma visão clara de quanto tempo se prevê que continuem em funcionamento. Por fim, crie uma lista de componentes já obsoletos ou em risco de obsolescência devido a decisões do OEM. Naturalmente, grande parte deste processo pode ser automatizado através do uso de uma base de dados de componentes.

2. Planear atualizações e Last-Time Buys

A gestão estratégica de obsolescência exige alocação de recursos. Defina um orçamento destinado a melhorias recorrentes e last-time buys. Recomenda-se a designação de um gestor de obsolescência que acompanhe o ciclo de vida dos componentes, planeie reparações e reserve orçamento para uma base de dados especializada na gestão de obsolescência, crosses e outros.

É igualmente importante saber a quem recorrer quando um componente obsoleto falha. Ter um fornecedor de confiança para peças obsoletas pode determinar se a produção fica parada por horas ou por semanas.

3. Analisar o risco

Ao desenvolver uma estratégia de obsolescência, deve priorizar as aplicações essenciais ao funcionamento do sistema. Quanto custaria uma paragem inesperada caso uma destas aplicações falhasse?

Elabore um formulário de avaliação de risco para determinar se pode permitir-se arriscar uma falha ou se a manutenção preventiva será a opção ideal.

Avalie o estado dos respetivos componentes e verifique se ainda estão disponíveis junto do OEM ou se existem alternativas no mercado. Se já estiverem obsoletos, solicite orçamento a um fornecedor especializado. Como a falha destes componentes pode afetar todo o sistema, uma substituição atempada poderá ser a melhor forma de evitar paragens inesperadas.

4. Manter um bom stock

Os componentes eletrónicos e mecânicos devem ser classificados consoante o seu risco de obsolescência. Se existirem componentes já obsoletos, considere adquirir algumas existências enquanto ainda há disponibilidade suficiente no mercado.

Os OEM podem emitir uma notificação LTB, podendo até apresentar propostas personalizadas para componentes em EOL. Este poderá ser o momento ideal para reforçar o stock de peças para as quais dificilmente haverá nova oportunidade de aquisição.

5. Atualizar e rever constantemente

A gestão eficaz da obsolescência exige um acompanhamento contínuo. É necessária monitorização dedicada para garantir o bom funcionamento dos sistemas automatizados, pelo que empresas maiores designam um gestor de obsolescência e, nalguns casos, compradores profissionais responsáveis pelos artigos em EOL.

Nas fábricas de menor dimensão, manter as folhas de cálculo atualizadas e organizadas pode ser suficiente. Planeie atualizações regulares destas folhas, principalmente nas áreas da ficha técnica com componentes visivelmente desgastados.

Mantenha-se também informado através da subscrição de newsletters de OEM e outras fontes que comunicam notificações de LTB e anúncios de EOL.