O que saber sobre obsolescência

A indisponibilidade de componentes ou serviços anteriormente acessíveis é chamada de obsolescência. Isso pode ocorrer por diversos motivos, incluindo fatores técnicos, financeiros, administrativos e legais.

Frequentemente, a obsolescência significa que um componente não está mais disponível, mesmo que ainda seja necessário para um produto. Esse problema sério afeta todos os setores que dependem de tecnologia. A obsolescência terá um impacto negativo nos seus negócios se não for controlada de forma adequada.

Gerenciamento de Obsolescência

O Gerenciamento de Obsolescência tem como objetivo entender por que a obsolescência ocorreu e planejar ações para mitigar futuros incidentes semelhantes. Materiais, componentes, métodos, competências e softwares estão sujeitos à obsolescência.

A obsolescência pode ocorrer em qualquer estágio do ciclo de vida do equipamento, incluindo desenvolvimento, projeto, fabricação e manutenção. Isso afeta componentes que precisam ser mantidos em funcionamento adequado por longos períodos.

O gerenciamento da obsolescência deve ser planejado. Não é financeiramente viável nem necessário substituir toda uma máquina apenas porque uma parte ou componente deixou de ser fabricado.

O pior cenário para uma empresa é receber um aviso de fim de vida (EOL) de um componente crítico, sem alternativas reais ou componentes cruzados disponíveis como substitutos imediatos.

O que é um Aviso de Fim de Vida (EOL)?

Um aviso de fim de vida (EOL) é emitido para um produto quando ele está chegando ao final de seu ciclo de vida, impedindo que os usuários recebam atualizações, sinalizando que o produto, do ponto de vista do fornecedor, atingiu o fim de sua vida útil.

Nesse momento, o fornecedor deixa de comercializar, vender ou fornecer peças, serviços ou atualizações de software para o produto. Em vendas de produtos, o fornecedor pode usar o termo mais específico "end-of-sale" ("EOS").

Todos os usuários podem continuar usando os produtos descontinuados, mas não receberão mais atualizações de segurança ou assistência técnica. O período após a última data de fabricação varia conforme o produto e está relacionado à vida útil estimada pela perspectiva do cliente.

O que é um Last-Time Buy?

O "last-time buy" (LTB) é o “último chamado” do fornecedor para a compra de um componente. É a última oportunidade para a empresa adquirir o componente antes que o fornecedor encerre sua produção.

Pedidos de LTB geralmente ocorrem na segunda metade de um ciclo de 10 anos. É difícil prever a demanda esperada para o restante da vida útil do serviço e tomar a decisão certa sobre a quantidade de componentes a adquirir. A verdade é que a demanda quase sempre é volátil e difícil de prever.

5 Etapas Essenciais no Gerenciamento de Obsolescência

1. Avalie seu sistema

Gerenciar obsolescência depende de uma análise objetiva da sua própria empresa, bem como de seus OEMs e fornecedores. Para se preparar adequadamente para o futuro, primeiro é preciso entender o estado atual do seu sistema por meio de uma auditoria completa. Qual a idade do seu equipamento e há quanto tempo seus componentes estão no mercado?

Compare suas respostas com as estimativas de vida útil fornecidas pelo OEM para definir o ciclo de vida das suas máquinas e componentes, proporcionando uma melhor compreensão de quanto tempo eles ainda podem servir à sua operação. Por fim, elabore uma lista de componentes que já estão obsoletos ou que estão prestes a ficar obsoletos devido a ações do OEM. Grande parte desse trabalho pode ser automatizado com o uso de um banco de dados de componentes.

2. Planeje upgrades e last-time buys

O gerenciamento estratégico da obsolescência exige a alocação de recursos. Reserve um orçamento específico para melhorias recorrentes e compras "last-time buy". Considere contar com um gerente de obsolescência para ajudar no monitoramento do ciclo de vida dos componentes e no planejamento de manutenções, além de prever orçamento para um banco de dados especializado em gerenciamento de obsolescência, identificação de equivalentes e mais.

Também é essencial saber a quem recorrer quando um componente obsoleto apresentar falha. Ter um fornecedor confiável para componentes obsoletos pode ser a diferença entre algumas horas ou semanas de produção parada.

3. Analise o risco

Ao desenvolver uma estratégia de obsolescência, priorize os aplicativos críticos para o funcionamento do sistema. Quanto custaria para a empresa ficar parada em caso de falha desses aplicativos?

Crie um formulário de avaliação de risco para determinar se é possível arriscar a quebra desses itens ou se a manutenção preventiva é a alternativa mais conveniente.

Verifique o estado dos componentes e se ainda estão disponíveis junto ao OEM ou se há produtos equivalentes no mercado. Caso já estejam obsoletos, busque um orçamento com um fornecedor especializado. Como a falha desses componentes pode afetar o desempenho de todo o sistema, a substituição preventiva pode ser a melhor estratégia para evitar paradas inesperadas.

4. Mantenha um bom estoque

Componentes eletrônicos e mecânicos devem ser classificados de acordo com o risco de obsolescência. Para itens que já estão obsoletos, considere adquirir algumas unidades enquanto ainda são razoavelmente fáceis de encontrar no mercado.

Os OEMs podem emitir um aviso de LTB e até oferecer propostas personalizadas para componentes EOL. Esse pode ser o momento ideal para reforçar o estoque de itens que talvez não tenham outra oportunidade de reposição no futuro.

5. Atualize e revise constantemente

O gerenciamento eficiente da obsolescência exige dedicação constante. Isso requer supervisão cuidadosa para manter os sistemas automatizados em bom funcionamento, razão pela qual empresas maiores contratam um gerente de obsolescência e, em alguns casos, um ou mais compradores profissionais de last-time buy responsáveis pela gestão de itens EOL.

Já operações menores podem avançar bastante apenas mantendo as planilhas atualizadas e organizadas. Planeje revisões frequentes nas planilhas, especialmente nas abas das folhas de dados que reúnem componentes mais antigos ou desgastados.

Além disso, mantenha-se informado assinando diferentes newsletters de OEMs e outras fontes que alertam sempre que surgirem avisos de LTB e anúncios de EOL.