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La indisponibilidad de componentes o servicios que previamente estaban accesibles se conoce como obsolescencia. Estos pueden haber sido retirados por diversas razones, incluyendo consideraciones técnicas, financieras, administrativas y legales.
A menudo, la obsolescencia significa que un componente ya no está disponible, aunque siga siendo necesario para un producto. Este grave problema afecta a toda industria que depende de la tecnología. Si no se gestiona adecuadamente, la obsolescencia tendrá un impacto negativo en su negocio.
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Gestión de la obsolescencia
La gestión de la obsolescencia tiene como objetivo entender por qué se ha producido la obsolescencia y planificar para mitigar futuras incidencias. Los materiales, componentes, métodos, habilidades y software están sujetos a obsolescencia.
La obsolescencia puede ocurrir en cualquier fase del ciclo de vida del equipo, incluyendo el desarrollo, diseño, fabricación y servicio posventa. Afecta a componentes que deben mantenerse en funcionamiento durante largos periodos.
La gestión de la obsolescencia debe planificarse. No resulta eficiente ni es necesario sustituir toda una máquina únicamente porque ya no se fabrique una parte o pieza específica de un producto.
Lo último que necesita una empresa es recibir un aviso de fin de vida (EOL) de un componente crítico, sin alternativas reales ni cruces disponibles como reemplazo inmediato.
¿Qué es un aviso de fin de vida (EOL)?
Se emite un EOL (fin de vida) para un producto cuando se acerca al final de su ciclo de vida, lo que impide a los usuarios recibir actualizaciones y señala que, desde la perspectiva del proveedor/fabricante, el producto ha llegado al final de su vida útil.
En este punto, el proveedor deja de comercializar, vender o suministrar piezas, servicios o actualizaciones de software para el producto. Un proveedor puede usar el término más preciso “fin de ventas” (“EOS”, por sus siglas en inglés) para indicar el final de la comercialización del producto.
Todos los usuarios pueden seguir utilizando productos descontinuados, pero ya no recibirán actualizaciones de seguridad ni asistencia técnica. El periodo posterior a la última fecha de fabricación varía según el producto y está relacionado con la vida útil estimada desde la perspectiva del cliente.
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¿Qué es una Last-Time Buy?
La "última llamada" del proveedor para un componente se conoce como Last Time Buy (LTB). Es la última oportunidad para que una empresa adquiera el componente antes de que el proveedor detenga por completo su producción.
Las órdenes LTB suelen darse en la segunda mitad de un periodo de 10 años. Es complicado prever la demanda esperada para el tiempo de servicio restante y determinar la cantidad adecuada de componentes a comprar. En la práctica, la demanda casi siempre es volátil y difícil de predecir.
5 pasos clave para gestionar la obsolescencia
1. Analice su sistema
La gestión de la obsolescencia implica un análisis objetivo de su propia empresa, así como de sus OEM y proveedores. Para prepararse correctamente para el futuro, debe primero entender el estado actual de su sistema mediante una auditoría exhaustiva. ¿Cuántos años tiene su equipo y cuánto tiempo llevan sus componentes en el mercado?
Compare sus conclusiones con los datos de vida útil proporcionados por el OEM para definir el ciclo de vida de sus máquinas y sus componentes, y comprender mejor cuánto tiempo seguirán prestando servicio. Finalmente, elabore una lista de componentes que ya estén obsoletos o que estén próximos a quedar obsoletos por decisión del OEM. Por supuesto, gran parte de este trabajo se puede automatizar utilizando una base de datos de componentes.
2. Planee actualizaciones y compras finales
La gestión estratégica de la obsolescencia requiere asignación de recursos. Establezca un presupuesto específico para mejoras recurrentes y compras finales (last-time buys). Considere emplear un responsable de obsolescencia que le ayude a controlar el ciclo de vida de los componentes y planificar las reparaciones necesarias, así como reservar presupuesto para una base de datos especializada en la gestión de obsolescencia, cruces y más.
También es fundamental saber a quién recurrir cuando un componente obsoleto falla. Contar con un proveedor confiable de componentes obsoletos puede suponer la diferencia entre horas o semanas de producción detenida.
3. Analice el riesgo
Al desarrollar una estrategia de obsolescencia, dé prioridad a las aplicaciones críticas necesarias para el funcionamiento completo de su sistema. ¿Cuánto costaría a su empresa un tiempo de inactividad si alguna de estas aplicaciones fallara?
Cree un formulario de evaluación de riesgos para determinar si puede permitirse ese riesgo o si el mantenimiento preventivo es la mejor alternativa.
Examine el estado de sus componentes y verifique si siguen disponibles en el OEM o si existen productos equivalentes en el mercado. Si ya están obsoletos, solicite precio a un proveedor especializado. Dado que un fallo de estos componentes puede afectar el rendimiento de todo el sistema, la sustitución a tiempo puede ser la mejor estrategia para evitar paradas inesperadas.
4. Mantenga un buen stock
Los componentes electrónicos y mecánicos deben clasificarse según su riesgo de obsolescencia. Para los componentes que ya están obsoletos, considere adquirir ciertas unidades adicionales mientras sigan disponibles en el mercado a precios razonables.
Los OEM pueden emitir una notificación LTB e incluso ofrecer propuestas personalizadas para componentes con EOL. Este puede ser el momento ideal para abastecerse de componentes que tal vez no podrá adquirir de nuevo.
5. Actualice y revise constantemente
Una gestión eficaz de la obsolescencia requiere atención continua. Es fundamental una supervisión cuidadosa para que los sistemas automatizados funcionen correctamente, motivo por el cual las empresas grandes suelen emplear un responsable de obsolescencia y, en ciertos casos, uno o más compradores profesionales de last-time buy encargados de gestionar productos EOL.
En instalaciones más pequeñas, mantener las hojas de cálculo actualizadas y bien organizadas puede ser de gran ayuda. Programe actualizaciones frecuentes para estos registros, especialmente en las áreas que incluyan componentes que presenten desgaste visible.
Además, manténgase informado suscribiéndose a los boletines de OEM y otras fuentes que le notificarán sobre avisos LTB y anuncios EOL.
