Quản lý BOM là gì?

Định mức nguyên vật liệu, hay BOM (định mức nguyên vật liệu), là tài liệu quan trọng đối với các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) cùng đội ngũ kỹ sư, chuyên gia tìm nguồn cung ứng và chuyên viên tuân thủ. Quản lý BOM nhất quán và chặt chẽ có thể giúp doanh nghiệp của bạn vận hành ở mức độ tối ưu như thế nào?

Michael Mariani

9 phút đọc
Quản lý BOM là gì?

Định mức nguyên vật liệu (BOM) là gì?

Trong lĩnh vực kỹ thuật, sản xuất và các ngành liên quan, định mức nguyên vật liệu thường được gọi là BOM (Bill of Materials) — là danh mục đầy đủ tất cả vật liệu, linh kiện và bộ phận cần thiết để sản xuất một sản phẩm cụ thể. BOM thường bao gồm thêm các thông số kỹ thuật chi tiết cho từng vật liệu và linh kiện, như số lượng cần thiết cho quá trình sản xuất và chi phí từng hạng mục. Tùy theo ngành, định mức nguyên vật liệu còn có thể được gọi là cấu trúc sản phẩm hoặc công thức sản xuất.

Trong một số trường hợp, BOM còn đóng vai trò là bản hướng dẫn sản xuất chi tiết, cung cấp chỉ dẫn cho kỹ sư, nhà thiết kế và các chuyên gia khác về quy trình sản xuất sản phẩm.

Tại sao BOM quan trọng?

BOM là tài liệu không thể thiếu trong kỹ thuật, sản xuất và thu mua. BOM còn đóng vai trò thiết yếu trong việc tuân thủ quy định, là hồ sơ nội bộ ghi nhận đầy đủ các nguyên vật liệu thô, vật liệu và linh kiện cấu thành sản phẩm. BOM đầy đủ và cập nhật giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều chức năng thực tiễn.

  • Tài liệu phục vụ tìm nguồn cung ứng và thu mua
  • Nguồn dữ liệu tập trung để xác định chi phí vật liệu và thực hiện ngân sách
  • Tài liệu chủ chốt phục vụ lưu trữ và tuân thủ quy định
  • Tài liệu tham khảo cho các kỹ sư linh kiện chịu trách nhiệm quản lý vật liệu và linh kiện của sản phẩm
  • Hồ sơ chứng minh thực chất cho thẩm định chuỗi cung ứng
  • Hướng dẫn xác định và sửa chữa linh kiện bị lỗi

Ai sử dụng BOM?

Với tính chất thiết yếu và giá trị tổng hợp trong việc xác định tất cả thành phần cấu tạo của một sản phẩm, BOM có tính ứng dụng rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp.

Với tính chất thiết yếu và giá trị tổng hợp trong việc xác định tất cả thành phần cấu tạo của một sản phẩm, BOM có tính ứng dụng rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp.

‍

Companies that use BOMS
Ví dụ về BOM dạng phẳng với nhà sản xuất, mã linh kiện, sản phẩm, vòng đời sản phẩm và trạng thái tuân thủ RoHS.

Nhiều loại kỹ sư khác nhau sử dụng BOM thường xuyên, bao gồm kỹ sư phát triển sản phẩm mới (NPI), kỹ sư thiết kế và kỹ sư linh kiện. BOM còn đóng vai trò quan trọng đối với các chuyên gia thu mua, những người cần tìm nguồn cung ứng hiệu quả, tối ưu chi phí cho vật liệu và linh kiện của sản phẩm doanh nghiệp. Ngoài ra, ở các tổ chức lớn chú trọng tuân thủ quy định môi trường, bộ phận tuân thủ dựa vào BOM để đảm bảo sản phẩm không chứa chất cấm, và lượng vật liệu hạn chế luôn trong mức cho phép pháp luật.

BOM được cấu trúc như thế nào?

Thông thường, BOM được tổ chức theo dạng phân cấp. Đỉnh của BOM là sản phẩm hoàn chỉnh. Bên dưới là các cụm lắp ráp phụ cần thiết cho quá trình sản xuất. Dưới mỗi cụm là các vật liệu, linh kiện và bộ phận riêng lẻ sẽ tham gia vào quy trình sản xuất. Ở cấp vật liệu này, BOM cũng có thể nêu chi tiết như mã linh kiện, số lượng và chi phí.

Flow char of what BOM Management is

Cấu trúc phân cấp này và hình minh họa trực quan của nó — trong đó sản phẩm cuối cùng nằm ở trên cùng rồi được phân rã dần theo từng cấp thành cụm phụ và nguyên vật liệu riêng lẻ — thường được gọi là “phân rã BOM” (BOM explosion). Một số BOM được trình bày theo dạng “hội tụ” (implosion), trong đó tất cả linh kiện riêng lẻ xuất hiện ở đầu, được kết hợp dần thành các cụm lắp ráp phức tạp hơn trước khi hợp nhất vào sản phẩm cuối cùng.

Quản lý BOM là gì?

Với những người chưa quen, BOM có thể bị xem như tài liệu tĩnh, không thay đổi. Thực tế, nếu vật liệu và quy trình sản xuất của một sản phẩm thay đổi liên tục, chi phí sẽ tăng cao và đồng thời cho thấy quy trình sản xuất chưa tối ưu hoặc hiệu quả về mặt lợi nhuận.

Tuy nhiên, quan điểm đó không phản ánh đúng mức độ phức tạp của nhiều sản phẩm hiện nay. Thiết bị điện tử tiêu dùng như điện thoại thông minh, máy tính xách tay, tivi có thể gồm đến hàng nghìn linh kiện. (Một chiếc xe hơi hiện đại đơn lẻ có thể sử dụng đến 3.000 chip bán dẫn.) Tất cả các linh kiện này là biến số, có thể được thay thế vào các thời điểm khác nhau trong vòng đời sản phẩm.

Đây chính là vai trò của quản lý BOM. Các kỹ sư linh kiện và chuyên gia phụ trách quản lý BOM cần điều chỉnh BOM của mình vì nhiều lý do, bao gồm:

  • Khi nhà cung cấp không thể giao đúng hẹn linh kiện hoặc cụm lắp ráp phụ.
  • Nhận được thông báo ngừng sản xuất sản phẩm (PDN — Product Discontinuance Notice), cho biết một linh kiện nhất định sẽ sớm rơi vào tình trạng lỗi thời.
  • Sắp có một quy định môi trường mới hạn chế sử dụng một chất liệu thô trong BOM của họ.

Đó chỉ là một số ví dụ điển hình khi cần quản lý BOM để đảm bảo BOM luôn phù hợp, cập nhật và tuân thủ pháp luật. Dù người dùng cuối có thể không nhận thấy các điều chỉnh này, thực tế sản phẩm và “công thức” sản xuất của chúng luôn thay đổi linh hoạt dựa trên chính sách, động thái chuỗi cung ứng, kỳ vọng khách hàng, cũng như những tiến bộ trong ngành (chẳng hạn phát hiện ra nguyên vật liệu rẻ hơn, hiệu quả hơn). Tất cả các thay đổi nhỏ nhưng có ý nghĩa này tạo nên công việc quản lý BOM.

Dù người dùng cuối có thể không nhận thấy các điều chỉnh này, thực tế sản phẩm và “công thức” sản xuất của chúng luôn thay đổi linh hoạt dựa trên chính sách, động thái chuỗi cung ứng, kỳ vọng khách hàng, cũng như những tiến bộ trong ngành (chẳng hạn phát hiện ra nguyên vật liệu rẻ hơn, hiệu quả hơn).

Lợi ích khi quản lý BOM hiệu quả

Khi BOM được duy trì tốt và phản ánh chính xác các linh kiện, vật liệu đang được tìm nguồn cung ứng, cùng với quy trình sản xuất cập nhật nhất, BOM sẽ trở thành nguồn lực không thể thiếu cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp quản lý BOM một cách nhất quán, cẩn trọng sẽ mang lại nhiều giá trị thiết thực.

  • Tối ưu hóa quy trình tìm nguồn cung ứng và thu mua
  • Nâng cao khả năng quản lý rủi ro
  • Duy trì thực hành lưu trữ hồ sơ tốt
  • Xây dựng nền tảng tri thức tổ chức vững mạnh (không phụ thuộc từng cá nhân)
  • Cung cấp công cụ tham khảo quan trọng cho kỹ sư khi thiết kế lại hoặc nâng cấp sản phẩm

Những thách thức chính trong quản lý BOM

Mặc dù BOM là tài liệu phổ biến, quen thuộc với nhiều chuyên gia, không phải BOM nào cũng dễ quản lý. Những BOM phức tạp nhất có thể lên tới hàng nghìn linh kiện và nhiều cụm lắp ráp lớn, gây khó khăn ngay cả với kỹ sư linh kiện và chuyên gia thu mua giàu kinh nghiệm. Lúc này, duy trì và cập nhật BOM thường xuyên để theo kịp mọi thay đổi đòi hỏi thời gian, sự tỉ mỉ và phối hợp của nhiều chuyên gia.

Vì tính đa dụng và có liên quan đến nhiều nhóm chức năng khác nhau, BOM thường được nhiều đội ngũ, phòng ban cùng sử dụng. Càng nhiều phiên bản BOM lưu hành trong doanh nghiệp, nguy cơ phát sinh sai lệch giữa các phiên bản càng cao — dẫn đến đặt sai đơn hàng với nhà cung cấp, sai sót về tuân thủ và nhiều sự cố vận hành khác. Các chuyên gia cần chủ động đảm bảo mọi thay đổi của BOM đều được cập nhật đồng bộ trên toàn bộ các phiên bản nội bộ, tạo nên một “chuỗi cập nhật” để duy trì tính nhất quán và tiêu chuẩn hóa.

Cuối cùng, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thấy hạn chế của Microsoft Excel trong quản lý BOM, các kỹ sư sẽ đối mặt với thách thức chuyển đổi số tài liệu này. Việc chuyển từ định dạng truyền thống mà đội ngũ kỹ sư đã sử dụng nhiều năm sang giải pháp số có thể gặp một số trở ngại và thời gian thích nghi nhất định. Tuy nhiên, lợi ích lâu dài hoàn toàn xứng đáng để doanh nghiệp vượt qua giai đoạn chuyển đổi này. Những doanh nghiệp áp dụng BOM số hóa — thường thông qua mô hình phần mềm như dịch vụ (SaaS) — sẽ quản lý hiệu quả hơn sự phức tạp ngày càng gia tăng của linh kiện và cụm lắp ráp; giảm thiểu rủi ro sai sót do con người; và tận dụng các tiến bộ công nghệ nhằm giữ sản phẩm luôn hấp dẫn, cạnh tranh trên thị trường năng động.

Phần mềm quản lý BOM là gì?

Phần mềm quản lý BOM — còn được gọi là công cụ quản lý BOM hoặc, như đã đề cập, BOM software-as-a-service — là một cách tiếp cận công nghệ hiện đại đối với tài liệu sản xuất truyền thống. Đối với các doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số toàn diện, triển khai phần mềm quản lý BOM nên được xem là biện pháp thiết yếu.

Đối với các doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số toàn diện, triển khai phần mềm quản lý BOM nên được xem là biện pháp thiết yếu.

Các nền tảng này giúp doanh nghiệp truy cập một tệp BOM số hóa tập trung, hiệu quả, linh hoạt và dễ chia sẻ hơn nhiều so với bảng tính Excel do kỹ sư tự duy trì. Phần mềm quản lý BOM và BOM số hóa hỗ trợ khả năng cập nhật linh hoạt các thay đổi về linh kiện, cụm lắp ráp và nhà cung cấp, tích hợp với các hệ thống dữ liệu khác, đồng thời giữ cho tất cả nhân viên, đội nhóm và các bên liên quan cùng thống nhất khi làm việc trên một sản phẩm cụ thể. Kết hợp với nền tảng quản lý rủi ro chuỗi cung ứng (SCRM) như Z2Data, phần mềm quản lý BOM là nguồn lực quan trọng giúp nhà sản xuất tối đa hóa khả năng hiển thị và hiệu quả hoạt động trong tổ chức.