O que é a gestão de listas de materiais (BOM)?

O que é uma lista de materiais (BOM)?

Amplamente designada como BOM nas áreas de engenharia, fabrico e setores afins, uma lista de materiais é um inventário completo de todos os materiais, componentes e peças necessários para fabricar um produto específico. As BOMs costumam incluir ainda especificações adicionais sobre esses materiais e componentes, como as quantidades exigidas para o processo de fabrico e o custo de cada item. Dependendo do setor, a lista de materiais também pode ser conhecida como estrutura do produto ou receita de produção. 

Em certos casos, as BOMs podem também funcionar como um «blueprint» para a produção do produto, disponibilizando instruções detalhadas para engenheiros, projetistas e outros profissionais relativamente aos processos necessários para fabricar o artigo. 

Porque são importantes as BOMs? 

As BOMs são um documento indispensável nas áreas de engenharia, fabrico e aprovisionamento. Podem desempenhar ainda um papel crítico na conformidade, servindo como um registo interno fundamental que documenta as substâncias, materiais e componentes de base presentes num determinado produto. BOMs completas e atualizadas oferecem múltiplas funções práticas para as organizações.

• Inventário para profissionais de sourcing e compras
• Fonte centralizada para análise de custos dos materiais e apoio ao planeamento orçamental
• Documento principal para registos e cumprimento de requisitos de conformidade
• Referência para engenheiros de componentes responsáveis pela gestão dos materiais e componentes dos vários produtos
• Documentação substantiva para a due diligence de cadeia de abastecimento
• Guia para identificação de componentes com avaria e execução de reparações

Quem utiliza as BOMs?

Devido ao carácter essencial da lista de materiais e ao valor estratégico associado ao conhecimento dos componentes constituintes de um produto, a BOM é altamente transversal dentro das organizações.  

Devido ao carácter essencial da lista de materiais e ao valor estratégico associado ao conhecimento dos componentes constituintes de um produto, a BOM é altamente transversal dentro das organizações.  

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Diversos tipos de engenheiros dependem regularmente das BOMs, incluindo engenheiros de introdução de novos produtos (NPI), engenheiros de projeto e engenheiros de componentes. As listas de materiais desempenham também um papel fulcral para profissionais de compras e aprovisionamento, responsáveis por fazer o sourcing eficaz e económico de todos os materiais e componentes dos produtos da sua empresa. Além disso, em organizações de maior dimensão focadas no cumprimento das regulamentações ambientais, as equipas de conformidade confiam nas BOMs para garantir que os produtos não contêm substâncias proibidas e que a quantidade de materiais restritos está em níveis legalmente admissíveis. 

Como está estruturada uma lista de materiais?

Uma lista de materiais é normalmente organizada de forma hierárquica. No topo da BOM encontra-se o produto acabado. Por baixo do produto surgem as várias submontagens necessárias à sua produção. Sob as submontagens encontram-se os materiais, componentes e peças individuais integrados no processo de fabrico. O nível dos materiais pode ainda incluir especificações complementares, como referências (MPNs), quantidades e custos. 

Esta estrutura hierárquica e respetiva visualização gráfica—em que o produto acabado está no topo e se desdobra, nível a nível, até às submontagens e materiais constituintes—é frequentemente designada por «explosão» da lista de materiais. Em alternativa, algumas visualizações de BOM recorrem a um estilo de organização por «implosão», onde todos os componentes individuais figuram no topo e vão sendo incorporados em submontagens cada vez mais sofisticadas, até convergirem no produto final apresentado em baixo.

O que é a gestão de BOM?

Para quem não está familiarizado com o conceito, as listas de materiais podem parecer documentos fixos e imutáveis. Afinal, se os materiais e processos de fabrico de um produto mudassem com demasiada frequência, isso não só seria dispendioso, como provavelmente sinalizaria problemas de eficácia ou rentabilidade do fabrico. 

No entanto, essa perspetiva não reflete a enorme complexidade e sofisticação de muitos componentes atualmente. Produtos eletrónicos de consumo como smartphones, portáteis e televisores podem integrar vários milhares de componentes. (Um automóvel moderno pode conter até três mil chips semicondutores.) Todos estes elementos funcionam como variáveis, que podem necessitar de substituição em diferentes fases do ciclo de vida do produto.

É neste contexto que a gestão de BOM assume importância. Os engenheiros de componentes e outros profissionais responsáveis pela gestão de listas de materiais são obrigados a proceder a ajustamentos na BOM por múltiplos motivos, entre os quais: 

• Quando um fornecedor não consegue entregar um determinado componente ou submontagem a tempo.
• Recebem um aviso de descontinuação de produto (PDN), informando que um componente específico está prestes a entrar em obsolescência.
• Está prestes a entrar em vigor uma regulamentação ambiental que irá restringir uma dada substância usada como matéria-prima na BOM. 

Estes são apenas alguns cenários ilustrativos em que a gestão de BOM é fundamental para manter a lista de materiais relevante, atualizada e legalmente conforme. Apesar de muitas destas alterações passarem despercebidas ao consumidor, os produtos e as suas «receitas» são fluidos e em constante evolução devido a alterações na regulação pública, dinâmicas da cadeia de abastecimento, expectativas dos clientes e até avanços no próprio setor (por exemplo, descobertas de materiais mais económicos e eficientes para produção). É esta sucessão de pequenas mas importantes modificações que representa o trabalho de gestão de BOM. 

Apesar de muitas destas alterações passarem despercebidas ao consumidor, os produtos e as suas «receitas» são fluidos e em constante evolução devido a alterações na regulação pública, dinâmicas da cadeia de abastecimento, expectativas dos clientes e até avanços no próprio setor (por exemplo, descobertas de materiais mais económicos e eficientes para produção).

Quais são os benefícios de uma gestão de BOM eficaz?

Quando as BOMs são mantidas rigorosamente atualizadas e refletem os componentes e materiais atualmente abrangidos pelo sourcing e pelas melhores práticas de produção, tornam-se um recurso fundamental em qualquer organização. Os fabricantes que gerem as suas BOMs com consistência e rigor obtêm benefícios significativos para a empresa.

• Otimização dos processos de sourcing e aprovisionamento
• Reforço da gestão de risco
• Melhoria das práticas de registo e arquivo
• Promoção de conhecimento institucional robusto (em vez de depender do saber individual de colaboradores isolados) 
• Apoio essencial a engenheiros envolvidos em projetos de redesenho ou atualização de produtos

Quais são os principais desafios inerentes à gestão de BOM?

Apesar de as listas de materiais circularem amplamente e serem consultadas habitualmente por diversos profissionais, não deixam de apresentar desafios de fundo. As BOMs mais complexas podem conter milhares de componentes—including grandes submontagens—tornando-se difíceis de gerir, mesmo por engenheiros de componentes e especialistas de compras experientes. Nestes casos, garantir a manutenção e atualização regular da BOM exige tempo, dedicação e frequentemente o contributo coordenado de vários profissionais. 

Dada a sua versatilidade e aplicação a múltiplos contextos, as BOMs são muitas vezes utilizadas por equipas e departamentos distintos dentro da mesma organização. Contudo, quanto maior o número de versões da mesma BOM em circulação numa empresa, maior o risco de discrepâncias e inconsistências entre documentos, o que pode originar encomendas incorretas a fornecedores, problemas de conformidade e outros incidentes operacionais. Os profissionais devem assegurar-se de que todas as alterações a uma determinada lista de materiais são replicadas em todas as versões da BOM em circulação na empresa, promovendo assim uma «cadeia de atualização» que favorece a uniformização e a padronização. 

Por fim, à medida que mais empresas reconhecem as limitações da utilização do Microsoft Excel para gerir BOMs, os engenheiros enfrentam o desafio de liderar a transformação digital destes documentos. A transição a partir de um formato utilizado pela engenharia durante décadas e já habitual pode gerar alguma resistência e dificuldades iniciais. No entanto, os benefícios justificam largamente eventuais obstáculos temporários. Empresas que adotam BOMs digitais—muitas vezes através de software as a service (SaaS)—podem gerir melhor a crescente complexidade dos seus componentes e submontagens, reduzir o erro humano associado à gestão de listas de materiais e acelerar a adoção de inovações e avanços essenciais para manter os seus produtos competitivos e diferenciados num mercado dinâmico. 

O que é software de gestão de BOM?

O software de gestão de BOM—também designado ferramentas para gestão de BOM ou, como já referido, BOM software-as-a-service—representa uma abordagem tecnologicamente avançada a um documento de fabrico tradicional. Para organizações empenhadas numa transformação digital alargada, a implementação de software de gestão de BOM deverá ser encarada como medida fundamental. 

Para organizações empenhadas numa transformação digital alargada, a implementação de software de gestão de BOM deverá ser encarada como medida fundamental. 

Estas plataformas permitem às empresas aceder a uma BOM digital centralizada, mais eficiente, flexível e facilmente partilhável do que as folhas de cálculo Excel geridas manualmente por engenheiros. O software de gestão de BOM e as BOMs digitais que suporta possibilitam integrar, de forma fluida, alterações a componentes, submontagens e fornecedores, além de se conectarem a outros sistemas de dados, mantendo todos os colaboradores, equipas e outras partes interessadas verdadeiramente alinhados quando trabalham um dado produto. Em conjunto com plataformas de gestão de risco de cadeia de abastecimento (SCRM) como a Z2Data, o software de gestão de BOM pode servir de recurso crítico para fabricantes que pretendem maximizar a visibilidade e a eficiência nas suas operações.