Che cos'è la gestione della distinta base (BOM)?

Che cos’è una Bill of Materials (BOM)?

Comunemente indicata come BOM nei settori dell’ingegneria, della produzione e in ambiti correlati, una bill of materials è un inventario completo di tutti i materiali, componenti e parti necessari per la realizzazione di un determinato prodotto. Le BOM spesso includono anche ulteriori specifiche relative a questi materiali e componenti, tra cui le quantità richieste per il processo produttivo e il costo di ciascun articolo. A seconda del settore, una bill of materials può essere anche denominata struttura di prodotto o ricetta di produzione. 

In alcuni casi, le BOM possono fungere anche da veri e propri schemi guida per la fabbricazione del prodotto, fornendo istruzioni dettagliate a ingegneri, progettisti e altri professionisti sui processi necessari alla realizzazione dell’articolo. 

Perché le BOM sono importanti? 

Le BOM rappresentano un documento imprescindibile in ambito ingegneristico, produttivo e per l’approvvigionamento. Possono svolgere un ruolo determinante anche in ambito compliance, fungendo da registro interno fondamentale che documenta le materie prime, i materiali e i componenti impiegati in uno specifico prodotto. BOM complete e aggiornate offrono una moltitudine di funzioni operative per le organizzazioni.

• Inventario per specialisti di sourcing e approvvigionamento
• Risorsa centralizzata per l’analisi dei costi dei materiali e la gestione del budget
• Documento principale per la gestione degli archivi e delle tematiche di conformità
• Riferimento per ingegneri di prodotto incaricati della gestione di materiali e componenti specifici
• Documentazione rilevante per la due diligence nella filiera
• Guida nell’identificazione di componenti malfunzionanti e nella gestione delle riparazioni

Chi utilizza le BOM?

Vista la natura essenziale di una bill of materials e il valore derivante dalla conoscenza dei componenti che costituiscono un determinato prodotto, la BOM assume una funzione trasversale all’interno delle organizzazioni.  

Vista la natura essenziale di una bill of materials e il valore derivante dalla conoscenza dei componenti che costituiscono un determinato prodotto, la BOM assume una funzione trasversale all’interno delle organizzazioni.  

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Diversi profili ingegneristici fanno affidamento sulle BOM in modo continuativo, tra cui ingegneri NPI (new product introduction), progettisti e component engineers. Le bill of materials rivestono inoltre un ruolo determinante per i professionisti responsabili di acquisti e approvvigionamento, che devono reperire in modo efficace ed efficiente tutti i materiali e componenti necessari per i prodotti aziendali. Inoltre, nelle organizzazioni di maggiori dimensioni che devono garantire l’adesione a normative ambientali, i team compliance si affidano alle BOM per assicurare che i prodotti non contengano sostanze vietate e che la quantità di materiali soggetti a restrizioni resti entro i limiti di legge. 

Come è strutturata una bill of materials?

Una bill of materials presenta generalmente una struttura gerarchica. Al vertice della BOM si trova il prodotto finito. Al livello immediatamente inferiore vengono riportate le varie sotto-assiemi necessari per la realizzazione del prodotto. Sotto i sotto-assiemi figurano i singoli materiali, componenti e parti che vengono incorporati nel processo produttivo. Il livello relativo ai materiali può includere ulteriori specifiche quali codici di parte, quantità e costi. 

Questa struttura gerarchica, e la sua rappresentazione grafica – dove il prodotto finito si trova in cima e viene scomposto, livello dopo livello, nei vari sotto-assiemi e materiali/componenti costitutivi – viene spesso descritta come «esplosione» della bill of materials. In alternativa, alcune visualizzazioni di BOM possono adottare una logica organizzativa di tipo «implosione»: in questo caso, tutti i componenti individuali sono riportati al vertice e vengono integrati in sotto-assiemi sempre più complessi, fino a confluire nel prodotto finale in fondo alla struttura.

Che cos’è il BOM Management?

Per chi non le conosce, le bill of materials possono sembrare documenti fissi e invariabili. D’altronde, se i materiali e i processi produttivi di un prodotto cambiassero troppo spesso, ciò sarebbe non solo oneroso, ma indicherebbe probabilmente inefficienza o scarsa redditività della produzione. 

Tuttavia, questa visione non riflette la reale complessità e articolazione di molte commodity odierne. I prodotti di elettronica di consumo come smartphone, laptop e televisori possono includere diverse migliaia di componenti. (Un’automobile moderna può contenere fino a tremila chip semiconduttori solo per sé.) Ciascuna di queste parti rappresenta una variabile che può dover essere sostituita durante il ciclo di vita del prodotto.

È qui che entra in gioco il BOM management. Gli ingegneri e gli altri professionisti incaricati di gestire le BOM devono effettuare modifiche alle loro bill of materials per molteplici ragioni, tra cui: 

• Quando un fornitore non è in grado di consegnare puntualmente un determinato componente o sotto-assieme.
• Ricezione di una product discontinuance notice (PDN) che avvisa che una specifica componente a breve andrà incontro a obsolescenza.
• Una normativa ambientale imminente andrà a limitare l’impiego di una sostanza presente nella BOM come materia prima. 

Questi sono solo alcuni esempi ipotetici in cui serve il BOM management per mantenere una bill of materials rilevante, aggiornata e conforme alla legge. Questi aggiustamenti, spesso invisibili al consumatore finale, riflettono come prodotti e «ricette» cambino costantemente in risposta a modifiche normative, dinamiche della filiera, aspettative dei clienti e persino innovazioni di settore (come la scoperta di materiali più economici e performanti per la produzione). Sono proprio queste modifiche sottili ma sostanziali a costituire il lavoro di gestione delle BOM. 

Questi aggiustamenti, spesso invisibili al consumatore finale, riflettono come prodotti e «ricette» cambino costantemente in risposta a modifiche normative, dinamiche della filiera, aspettative dei clienti e persino innovazioni di settore (come la scoperta di materiali più economici e performanti per la produzione).

Quali sono i vantaggi di una corretta gestione delle BOM?

Quando le BOM sono ben curate e rispecchiano fedelmente componenti e materiali effettivamente approvvigionati oltre alle modalità di produzione più aggiornate, esse rappresentano una risorsa fondamentale per molteplici aree dell’organizzazione. I produttori che gestiscono con costanza e attenzione le proprie BOM apportano numerosi benefici all’azienda stessa.

• Ottimizzazione dei processi di sourcing e approvvigionamento
• Rafforzamento della gestione del rischio
• Migliore tracciabilità documentale
• Sviluppo di una solida conoscenza istituzionale aziendale (anziché affidarsi solo al know-how delle singole risorse) 
• Strumento di riferimento essenziale per ingegneri che si occupano di redesign o aggiornamenti di prodotto

Quali sono le principali sfide legate al BOM Management?

Pur essendo documenti ampiamente consultati e distribuiti, le bill of materials comportano delle sfide intrinseche. Le BOM più complesse possono includere migliaia di componenti, con sotto-assiemi anche di grandi dimensioni, che risultano difficili da gestire persino per i component engineers e i responsabili acquisti più esperti. In questi casi, mantenere aggiornata una BOM nel tempo richiede impegno, attenzione costante e spesso il contributo di diversi professionisti. 

Vista la loro versatilità e applicabilità a numerose funzioni, le BOM sono utilizzate da più team e dipartimenti all’interno della stessa organizzazione. Tuttavia, più versioni della stessa BOM circolano in azienda, maggiore è il rischio che si generino discrepanze o incoerenze tra i documenti. Questo può causare ordini errati ai fornitori, criticità di compliance e altre problematiche operative. I professionisti devono impegnarsi a garantire che tutte le modifiche a una specifica bill of materials vengano propagate a ogni versione della BOM in circolazione, creando un «cascading update» che promuove uniformità e standardizzazione. 

Infine, con la crescente consapevolezza dei limiti nell’utilizzo di Microsoft Excel per la gestione delle BOM, gli ingegneri si trovano a dover affrontare la sfida della trasformazione digitale di questi documenti. Passare da un formato operativo storico e familiare può causare resistenze e «growing pains», ma i benefici futuri giustificano quello che può essere solo un periodo di transizione. Le aziende che adottano BOM digitali – spesso tramite software-as-a-service (SaaS) – sono in grado di gestire meglio la complessità crescente di parti e assiemi; ridurre l’errore umano nella gestione delle BOM; e cogliere quei miglioramenti tecnici e operativi che rendono i loro prodotti distintivi e competitivi su mercati dinamici. 

Che cos’è un BOM Management Software?

Il BOM management software – noto anche come BOM management tools o, come accennato sopra, BOM software-as-a-service – rappresenta un approccio tecnologicamente avanzato a un documento storico della produzione industriale. Per le organizzazioni che intendono intraprendere una trasformazione digitale completa, adottare un BOM management software deve essere considerato un passo essenziale. 

Per le organizzazioni che intendono intraprendere una trasformazione digitale completa, adottare un BOM management software deve essere considerato un passo essenziale. 

Queste piattaforme consentono alle aziende di gestire una BOM digitale centralizzata, più efficiente, flessibile e facilmente condivisibile dei fogli Excel mantenuti manualmente dagli ingegneri. I software di gestione BOM e le BOM digitali gestite permettono di integrare con semplicità cambi di parti, sotto-assiemi e fornitori, di collegarsi ad altri sistemi informativi e di mantenere tutti i dipendenti, i team e gli stakeholder letteralmente «sulla stessa pagina» nella gestione di un prodotto specifico. Insieme a piattaforme di supply chain risk management (SCRM) come Z2Data, i software di gestione BOM rappresentano una risorsa strategica per i produttori che vogliono potenziare la visibilità e l’efficienza organizzativa.