¿Qué es la gestión de la lista de materiales (BOM)?

¿Qué es una lista de materiales (BOM)?

Ampliamente conocida como BOM en la ingeniería, la fabricación y campos relacionados, una lista de materiales es un inventario completo de todos los materiales, componentes y partes necesarios para fabricar un producto específico. Las BOM suelen incluir además especificaciones detalladas de estos materiales y componentes, como las cantidades requeridas para el proceso de fabricación y el costo de cada elemento. Dependiendo de la industria, también puede denominarse estructura de producto o receta de producción. 

En algunos casos, las BOM pueden servir como planos para la fabricación del producto, proporcionando instrucciones detalladas para ingenieros, diseñadores y otros profesionales sobre los procesos requeridos para elaborar el artículo. 

¿Por qué son importantes las BOM? 

Las BOM son documentos indispensables en la ingeniería, la fabricación y el aprovisionamiento. Incluso pueden desempeñar un papel fundamental en el cumplimiento normativo, ya que representan un registro interno clave que documenta las sustancias, materiales y componentes que integran un producto determinado. Las BOM completas y actualizadas pueden aportar múltiples funciones prácticas para las organizaciones.

• Inventario para profesionales de compras y aprovisionamiento
• Recurso centralizado para comprender los costos de materiales y gestionar presupuestos
• Documento maestro para registro y temas de cumplimiento normativo
• Referencia para ingenieros de componentes responsables de la gestión de materiales y componentes para productos específicos
• Forma sustancial de documentación para la debida diligencia en la cadena de suministro
• Guía para identificar componentes defectuosos y ejecutar reparaciones

¿Quién utiliza las BOM?

Dada la naturaleza esencial de la lista de materiales y el gran valor de comprender las partes constitutivas de un producto, una BOM ofrece una notable transversalidad funcional dentro de las organizaciones.  

Dada la naturaleza esencial de la lista de materiales y el gran valor de comprender las partes constitutivas de un producto, una BOM ofrece una notable transversalidad funcional dentro de las organizaciones.  

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Diversos tipos de ingenieros dependen de las BOM de manera regular, incluidos ingenieros de introducción de nuevos productos (NPI), ingenieros de diseño e ingenieros de componentes. Las listas de materiales también cumplen una función importante para profesionales de compras y aprovisionamiento, quienes necesitan abastecer todos los materiales y componentes de manera efectiva y rentable. Además, en organizaciones de mayor tamaño enfocadas en el cumplimiento de regulaciones ambientales, los equipos de cumplimiento normativo se apoyan en las BOM para garantizar que los productos no contengan sustancias prohibidas y que la cantidad de materiales restringidos esté por debajo de los límites legales. 

¿Cómo se estructura una lista de materiales?

Una lista de materiales suele estructurarse de forma jerárquica. En la parte superior de la BOM se encuentra el producto finalizado. Debajo, aparecen las diferentes subensamblajes requeridos para fabricar el producto. Y por debajo de estos subensamblajes, los materiales, componentes y partes individuales que se incorporan en su proceso de fabricación. El nivel de materiales también puede incluir especificaciones adicionales como números de parte, cantidades y costos. 

Esta estructura jerárquica y su visualización gráfica—donde el producto terminado se sitúa en la cima y se desglosa, nivel por nivel, en sus diferentes subensamblajes y materiales constitutivos—se suele denominar “explosión” de la lista de materiales. Alternativamente, algunas visualizaciones utilizan un estilo organizativo de “implosión”. En estas BOM, todos los componentes individuales aparecen en la parte superior y se integran en subensamblajes cada vez más complejos a medida que se avanza hacia abajo, hasta desembocar en el producto final en la base.

¿Qué es la gestión de BOM?

Para quienes no están familiarizados con ellas, las listas de materiales pueden parecer documentos fijos e inmutables. Sin embargo, si los materiales y los procesos de fabricación de un producto cambiaran con demasiada frecuencia, no solo sería costoso, sino que probablemente evidenciaría ineficacia o falta de rentabilidad en su producción. 

No obstante, este razonamiento no refleja la complejidad e intrincación de muchos productos actuales. La electrónica de consumo como teléfonos inteligentes, portátiles y televisores suele contar con varios miles de componentes. (Un solo automóvil moderno puede tener hasta tres mil chips semiconductores.) Todas estas piezas funcionan como variables que pueden necesitar ser sustituidas en distintos momentos del ciclo de vida del producto.

Aquí es donde entra la gestión de BOM. Los ingenieros de componentes y otros profesionales responsables de esta gestión deben realizar ajustes en sus listas de materiales por distintos motivos, entre ellos: 

• Cuando un proveedor no puede entregar una parte o subensamblaje específico a tiempo.
• Reciben una notificación de descontinuación de producto (PDN), que les informa que un componente pasará pronto a estado de obsolescencia.
• Una regulación ambiental inminente está a punto de restringir una sustancia utilizada como materia prima en su BOM. 

Estos son solo algunos escenarios hipotéticos donde la gestión de la BOM es necesaria para mantener la lista de materiales relevante, actualizada y conforme a la legislación vigente. Aunque la mayoría de estos ajustes pasan inadvertidos para el consumidor, los productos y sus “recetas” son flexibles y evolucionan continuamente en respuesta a cambios en regulaciones gubernamentales, dinámicas de la cadena de suministro, expectativas del cliente e incluso avances en la propia industria (como descubrir materiales más económicos y eficientes para la fabricación). Todas estas modificaciones sutiles pero sustanciales conforman el trabajo de la gestión de BOM. 

Aunque la mayoría de estos ajustes pasan inadvertidos para el consumidor, los productos y sus “recetas” son flexibles y evolucionan continuamente en respuesta a cambios en regulaciones gubernamentales, dinámicas de la cadena de suministro, expectativas del cliente e incluso avances en la propia industria (como descubrir materiales más económicos y eficientes para la fabricación).

¿Cuáles son los beneficios de una gestión efectiva de BOM?

Cuando las BOM están bien mantenidas y reflejan con exactitud los materiales y componentes actualmente adquiridos, así como las prácticas de fabricación más recientes, se convierten en un recurso clave para distintos departamentos de una organización. Los fabricantes que gestionan sus BOM de forma consistente y rigurosa obtienen múltiples beneficios.

• Optimización de los procesos de abastecimiento y compras
• Mejora en la gestión de riesgos
• Mantenimiento de buenas prácticas de registro
• Desarrollo de un sólido conocimiento institucional dentro de la empresa (en vez de depender exclusivamente del conocimiento de individuos) 
• Proporcionar una herramienta de referencia fundamental para ingenieros que realicen rediseños o actualizaciones de productos

¿Cuáles son los principales retos inherentes a la gestión de BOM?

Aunque las listas de materiales son documentos ampliamente consultados y distribuidos entre diversos profesionales, no están exentas de retos inherentes. Las BOM más complejas pueden contener miles de componentes, incluyendo grandes subensamblajes que resultan difíciles de manejar incluso para los ingenieros de componentes y expertos en compras más experimentados. En estos casos, mantener una BOM actualizada y adaptada a los cambios requiere tiempo, dedicación y, a menudo, la colaboración de varios profesionales. 

Dada su versatilidad y aplicabilidad a múltiples funciones, a menudo las BOM son utilizadas por diferentes equipos y áreas dentro de una organización. Sin embargo, cuantas más versiones de una misma BOM existan, mayores serán las posibilidades de discrepancias e inconsistencias entre documentos. Esto puede derivar en pedidos erróneos a proveedores, problemas de cumplimiento normativo y otras incidencias operativas. Los profesionales deben asegurar que todos los cambios en una lista de materiales específica se comunican en cascada a todas las versiones en circulación, facilitando así la uniformidad y estandarización. 

Por último, a medida que más empresas reconocen las limitaciones del uso de Microsoft Excel para la gestión de BOM, los ingenieros se enfrentan al reto de emprender la transformación digital de estos documentos. La transición desde un formato que los equipos de ingeniería han usado durante décadas puede generar cierta resistencia y una adaptación gradual. Sin embargo, los beneficios justifican con creces los posibles inconvenientes temporales. Las empresas que implementan BOM digitales—generalmente a través de software como servicio (SaaS)—están mejor preparadas para afrontar la creciente complejidad de sus componentes y ensamblajes, reducir el margen de error humano asociado a la gestión de listas de materiales y adoptar innovaciones que mantengan sus productos competitivos y diferenciados en un mercado dinámico. 

¿Qué es un software de gestión de BOM?

El software de gestión de BOM—también denominado herramientas de gestión de BOM o, como se menciona arriba, BOM software-as-a-service—es un enfoque tecnológicamente avanzado para gestionar documentos esenciales de fabricación. Para las organizaciones interesadas en ejecutar una transformación digital integral, la implementación de software de gestión de BOM debe considerarse una medida fundamental. 

Para las organizaciones interesadas en ejecutar una transformación digital integral, la implementación de software de gestión de BOM debe considerarse una medida fundamental. 

Estas plataformas permiten a las empresas acceder a una BOM digital centralizada, más eficiente, flexible y sencilla de difundir que las hojas de cálculo de Excel gestionadas manualmente por los ingenieros. El software de gestión de BOM y las BOM digitales que gestionan pueden incorporar cambios en piezas, subensamblajes y proveedores de forma fluida, integrarse con otros sistemas de datos y mantener a todos los empleados, equipos y partes interesadas literalmente en la misma página al trabajar con un producto específico. Junto con plataformas de gestión de riesgos en la cadena de suministro (SCRM) como Z2Data, el software de gestión de BOM puede ser un recurso crítico para fabricantes que buscan maximizar la visibilidad y la eficiencia dentro de sus organizaciones.