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Destaques do artigo:
O IMDS foi criado pelos principais fabricantes automóveis com o objetivo de rastrear a composição material completa de cada componente incorporado num veículo. Quando os fornecedores submetem documentação no IMDS, estão a fornecer uma decomposição estruturada, ao nível das substâncias, do que compõe um componente, detalhando até os constituintes químicos individuais e a respetiva percentagem em peso.
Antes de simplificar o seu fluxo de trabalho com o IMDS, é útil identificar os fatores que mais frequentemente o complicam e atrasam. Alguns padrões repetem-se constantemente, nomeadamente a pesquisa manual de substâncias, métodos de recolha de dados desconexos e uma abordagem reativa às submissões IMDS.
Vale a pena relembrar porque é que as submissões IMDS são, desde o início, tão importantes. Os OEMs automóveis utilizam estes dados para cumprir as diretivas relativas a Veículos em Fim de Vida (End-of-Life Vehicle Directives), para verificarem a presença de substâncias extremamente preocupantes (SVHCs, Substances of Very High Concern) ao abrigo do REACH, e para cumprir os requisitos de restrição de substâncias que diferem consoante a região.
É um cenário demasiado familiar entre profissionais de cadeia de abastecimento e conformidade que operam no setor automóvel: aproxima-se um prazo, um cliente solicita dados de materiais e a sua equipa tenta conciliar referências, limites de substâncias e estruturas de módulos em várias folhas de cálculo. Esta é a realidade de trabalhar com o IMDS — o International Material Data System — que praticamente todos os fabricantes automóveis de equipamento original (OEM) a nível mundial exigem aos seus fornecedores. Não é opcional, não vai desaparecer e, para a maioria das empresas, continua a ser um dos aspetos mais exigentes em matéria de conformidade.
A boa notícia é que as submissões IMDS tornam-se muito mais simples quando se percebe de onde vem, na verdade, o atrito no processo. Não se trata de procurar um atalho para contornar o sistema: o IMDS existe por boas razões e os OEMs dependem dos dados gerados para cumprir as suas obrigações regulamentares. Reduzir o esforço associado ao IMDS implica tornar o processo de submissão menos manual — e, por isso, menos propenso a erros — e menos dependente do conhecimento institucional de um único profissional.
O que o IMDS exige realmente
O IMDS foi criado pelos principais fabricantes automóveis para rastrear a composição material completa de cada componente incorporado num veículo. Quando um fornecedor submete documentação ao IMDS, fornece uma análise estruturada da composição do componente ao nível das substâncias, detalhada até ao constituinte químico individual e respetiva percentagem em peso. Estes dados seguem depois pela cadeia de abastecimento, permitindo ao OEM responder a questões sobre reciclabilidade, substâncias restritas e conformidade regulamentar ao nível do veículo completo, o que pode envolver dezenas de milhares de componentes individuais.
O maior desafio está, normalmente, em aceder à informação de composição de todos estes componentes. Um único componente pode ser um «semi-componente» constituído por diversos materiais, cada um com a sua própria ficha técnica, exigindo declarações de substâncias separadas. Multiplique-se isso por uma lista de materiais (BOM) completa e compreende-se facilmente porque as submissões IMDS consomem tanto tempo e recursos entre os fornecedores.
Os fabricantes de menor dimensão, em particular, muitas vezes não dispõem de uma equipa dedicada à conformidade para realizar toda esta verificação. Isto faz com que o trabalho relacionado com o IMDS acabe muitas vezes atribuído a alguém cuja função principal pode ser o controlo de qualidade, engenharia ou aprovisionamento na cadeia de abastecimento.
Porque falham as submissões IMDS?
Antes de simplificar o seu fluxo de trabalho com o IMDS, é essencial identificar os fatores que mais contribuem para atrasar e dificultar o processo. Alguns padrões são recorrentes:
Estruturação inconsistente de módulos
O IMDS utiliza um sistema de módulos aninhados. Se os componentes não estiverem estruturados de forma consistente nas várias submissões, acaba por ter de reconstruí-los em cada ocasião, em vez de reutilizar o trabalho já realizado. Fornecedores que não normalizam os seus modelos de módulos acabam por repetir o processo de categorização ao longo das diversas submissões IMDS.
Pesquisas manuais de substâncias
Extrair dados de substâncias manualmente a partir de fichas de dados de segurança, declarações de fornecedores e resultados de testes internos é moroso e pouco eficiente. É também neste ponto que frequentemente surgem erros de transcrição. Um erro decimal num campo de percentagem em peso pode originar uma rejeição ou, pior, passar despercebido e mais tarde revelar-se como uma falha de conformidade.
Registo de dados desconexo
Muitas equipas gerem as submissões IMDS em separado do acompanhamento geral da conformidade, incluindo REACH, RoHS e declaração de minerais de conflito. Isto é algo contraintuitivo, dado que a base de informação material subjacente é na sua maioria comum a estas várias exigências regulamentares. Tal desconexão implica que a mesma informação sobre substâncias é pesquisada e introduzida várias vezes em sistemas diferentes.
Submissão reativa
Esperar que o pedido do cliente dê origem à submissão IMDS coloca a sua equipa numa situação constante de corrida contra o tempo. Se os dados de materiais não estiverem já organizados antes do pedido, está sempre a começar do zero perante um prazo fixo e urgente.
Uma abordagem mais simples às submissões IMDS
Nenhum dos problemas acima enumerados é exclusivo de uma única organização. São, antes, questões estruturais inerentes ao modelo tradicional de reporte de dados de materiais. A sua resolução exige uma abordagem mais centralizada e holística.
Comece por tratar os dados de composição dos materiais como um ativo reutilizável, e não como um simples entregável pontual. Ao construir a decomposição de substâncias de um componente para uma submissão IMDS, esses dados têm valor além do pedido isolado. Se estiverem guardados num sistema central e não apenas num ficheiro de exportação IMDS isolado, podem ser reaproveitados na próxima vez que for necessário submeter um componente semelhante ao IMDS. As equipas podem também tirar partido desses mesmos dados para apoiar análises de SVHC REACH ou declarações RoHS, evitando a pesquisa exaustiva de substâncias a cada nova obrigação de conformidade.
Em segundo lugar, normalizar os modelos de módulos desde o início. Se for um fornecedor que produz recorrentemente famílias de componentes semelhantes, construa as estruturas de módulos uma vez e reutilize-as. Esta normalização elimina uma importante fatia do trabalho manual que torna as submissões IMDS tão intensivas em tempo.
Em terceiro lugar, integre a validação dos dados de substâncias logo no processo de introdução de dados, e não apenas no momento das submissões. Quando um novo componente ou material entra na sua lista de materiais (BOM), é o momento certo para capturar e validar a respetiva composição (em vez de só o fazer quando um cliente envia um pedido IMDS com prazo definido). Os fornecedores que recolhem estes dados antecipadamente relatam tempos de resposta significativamente mais rápidos a pedidos IMDS, precisamente porque o trabalho mais exigente já foi realizado.
Por fim, procure ferramentas que liguem os dados de conformidade material ao resto do panorama de risco da cadeia de abastecimento. Os dados provenientes do IMDS não existem de forma isolada. Os mesmos componentes reportados transportam riscos associados ao ciclo de vida, ao sourcing e à exposição regulamentar, que normalmente já estão a ser acompanhados noutros sistemas pela sua equipa. Quando a informação sobre materiais e a inteligência de risco da cadeia de abastecimento vivem em sistemas separados, a equipa acaba a duplicar investigações e a perder visibilidade sobre a ligação entre a composição do componente e o seu perfil de risco.
Porque o IMDS vai além da submissão
Vale a pena recuar e recordar porque as submissões IMDS são tão relevantes. Os OEMs automóveis utilizam estes dados para cumprir as diretivas relativas a veículos em fim de vida, rastrear substâncias extremamente preocupantes (SVHCs) ao abrigo do REACH e cumprir requisitos de substâncias restritas que diferem de região para região. Uma submissão IMDS tardia ou imprecisa não gera apenas atrito com o cliente. Pode impossibilitar a aprovação de um componente, atrasar o lançamento de um programa ou criar exposição a falhas de conformidade para o OEM devido a dados incorretos fornecidos.
Por isso, atualmente, é ainda mais crítico garantir submissões IMDS corretas do que há alguns anos. O escrutínio regulamentar sobre a transparência dos materiais tem aumentado na última década e os OEMs transferem para os fornecedores diretos e subfornecedores uma fatia crescente dessa responsabilidade de validação. Os fabricantes capazes de responder a pedidos IMDS de forma rápida e precisa são, na prática, parceiros de negócio mais atrativos. Essa reputação pode reforçar o posicionamento de um fornecedor no setor automóvel, angariando mais clientes, negócios e receita ao longo do tempo.
Integrar o IMDS na estratégia global de conformidade
Os fornecedores mais eficazes na gestão do IMDS não são, necessariamente, aqueles com as maiores equipas de conformidade, mas sim quem deixou de encarar o IMDS como uma urgência isolada e passou a vê-lo inserido num enquadramento mais vasto de conformidade de materiais. Quando os dados de substâncias, as estruturas de módulos e os registos de conformidade estão centralizados — e não dispersos por folhas de cálculo e cadeias de emails — as submissões IMDS deixam de ser um constrangimento e passam a integrar de modo rotineiro o fluxo de trabalho da empresa.
A solução de conformidade Z2 pode ajudar as empresas a atingir este patamar, permitindo que as submissões IMDS fluam naturalmente a partir de um programa de conformidade abrangente. A Z2 centraliza os dados de composição de materiais, o acompanhamento ao nível das substâncias e a inteligência de risco associada à lista de materiais (BOM) numa única plataforma. Ao utilizar esta plataforma centralizada, a Z2 possibilita que as empresas agilizem as submissões IMDS — bem como outras obrigações de due diligence sobrepostas — de forma mais rápida e eficiente.
Se o seu processo de IMDS ainda depende de contactos manuais, pesquisas pontuais e/ou do conhecimento institucional de um único profissional sobre os seus produtos e listas de materiais, vale a pena perceber como funciona uma abordagem centralizada. Para saber mais sobre a Z2 e como pode ajudar fabricantes automóveis a otimizar as suas submissões IMDS, agende um teste gratuito com um dos nossos especialistas de produto.
