:quality(85))
Najważniejsze informacje z artykułu:
IMDS zostało utworzone przez największych producentów motoryzacyjnych w celu śledzenia pełnego składu materiałowego każdego komponentu wykorzystywanego w pojeździe. Gdy dostawcy przesyłają dokumentację do IMDS, dostarczają szczegółową, strukturalną rozpiskę na poziomie substancji, z wyszczególnieniem poszczególnych składników chemicznych oraz ich procentowej zawartości wagowej.
Zanim możliwe będzie uproszczenie procesu związanego z IMDS, warto zidentyfikować czynniki najczęściej utrudniające jego realizację i powodujące opóźnienia. Wciąż powtarzają się pewne schematy – m.in. ręczne wyszukiwanie substancji, rozproszone metody gromadzenia danych oraz reaktywne podejście do składania zgłoszeń IMDS.
Warto również przypomnieć, dlaczego zgłoszenia do IMDS mają tak duże znaczenie. Producenci OEM w branży motoryzacyjnej wykorzystują te dane, aby spełniać wymagania dyrektyw dotyczących pojazdów wycofywanych z eksploatacji (End-of-Life Vehicle), weryfikować obecność substancji wzbudzających szczególne obawy (SVHC, Substances of Very High Concern) w ramach REACH, a także realizować wymogi dotyczące substancji ograniczonych, które różnią się w zależności od regionu.
Ten scenariusz jest aż nazbyt znajomy dla wielu specjalistów ds. łańcucha dostaw i zgodności (compliance) w branży motoryzacyjnej. Nadchodzi termin, klient żąda danych dotyczących materiałów, a zespół próbuje pogodzić numery części, progi zawartości poszczególnych substancji oraz struktury modułów z różnych arkuszy kalkulacyjnych. To codzienność pracy z IMDS – Międzynarodowym Systemem Danych Materiałowych, którego oczekuje praktycznie każdy producent OEM na świecie od swoich dostawców. To nie jest opcjonalne, nie zniknie, i dla większości firm pozostaje jednym z bardziej wymagających obszarów w zarządzaniu zgodnością.
Dobrą wiadomością jest, że proces składania zgłoszeń do IMDS staje się znacznie prostszy, gdy zostaną zidentyfikowane źródła problemów w dotychczasowym podejściu. Nie chodzi jednak o szukanie skrótów – IMDS istnieje z ważnych powodów, a producenci OEM polegają na tych danych przy realizacji własnych zobowiązań regulacyjnych. Kluczowe dla odciążenia zespołu jest więc ograniczenie ręcznych czynności, a tym samym redukcja ryzyka błędu oraz uniezależnienie procesu od wiedzy jednej osoby.
Czego faktycznie wymaga IMDS
IMDS zostało utworzone przez największych producentów motoryzacyjnych w celu śledzenia pełnego składu materiałowego każdego komponentu wykorzystanego w pojeździe. Gdy dostawcy przesyłają dokumentację do IMDS, dostarczają strukturalną rozpisaną listę użytych substancji z określeniem ich udziału procentowego w masie. Dane te trafiają następnie przez kolejne szczeble łańcucha dostaw, pozwalając producentom OEM odpowiadać na pytania dotyczące recyklingowalności, substancji ograniczonych oraz zgodności z przepisami dla całego pojazdu, który może się składać z nawet kilkudziesięciu tysięcy części.
Największym wyzwaniem okazuje się pozyskanie rzetelnych informacji dotyczących składu wszystkich tych komponentów. Jedna część może być tzw. „półkomponentem”, utworzonym z wielu materiałów – każdy z nich ma własną kartę charakterystyki i wymaga odrębnej deklaracji substancji. Pomnóżmy to przez pełne zestawienie materiałowe (BOM) i łatwo zrozumieć, dlaczego składanie zgłoszeń IMDS pochłania tak dużo czasu i zasobów dostawców.
Mniejsi producenci w szczególności często nie dysponują dedykowanym zespołem ds. zgodności, by prowadzić mozolne działania sprawdzające. Nierzadko więc prace związane z IMDS trafiają do osób, których główny zakres obowiązków to kontrola jakości, inżynieria czy zaopatrzenie w łańcuchu dostaw.
Dlaczego zgłoszenia IMDS bywają problematyczne?
Zanim możliwe będzie uproszczenie procesu IMDS, warto zidentyfikować czynniki najczęściej utrudniające i spowalniające pracę. Wciąż pojawiają się te same schematy:
Niespójna struktura modułów
IMDS operuje na systemie zagnieżdżonych modułów. Jeśli komponenty nie są konsekwentnie ustrukturyzowane w trakcie składania zgłoszeń, konieczna jest ich każdorazowa ponowna budowa, zamiast wykorzystania już istniejącej struktury. Dostawcy, którzy nie standaryzują szablonów modułów, wielokrotnie wykonują tę samą pracę kategoryzacyjną na kolejnych etapach zgłoszeń w IMDS.
Ręczne wyszukiwanie substancji
Pozyskiwanie danych o substancjach z kart charakterystyki, deklaracji dostawców oraz wewnętrznych wyników badań „na piechotę” jest czasochłonne i nużące. Sprzyja to także błędom przy przepisywaniu danych – nieprawidłowy przecinek w polu procentowej zawartości może skutkować odrzuceniem zgłoszenia lub, co gorsza, przejść niezauważony, prowadząc do późniejszej luki w zgodności.
Rozproszone prowadzenie rejestrów
Wiele zespołów zarządza zgłoszeniami IMDS w oderwaniu od ogólnych procesów monitorowania zgodności, w tym REACH, RoHS oraz raportowania minerałów z regionów objętych konfliktem. Jest to nieco paradoksalne, zważywszy, że podstawowe dane materiałowe powielają się pomiędzy tymi regulacjami. W efekcie informacje o substancjach są wielokrotnie wyszukiwane i wprowadzane do różnych systemów.
Reagowanie zamiast planowania zgłoszeń
Oczekiwanie na prośbę klienta o złożenie zgłoszenia IMDS sprawia, że cały zespół nieustannie nadrabia zaległości. Jeśli dane materiałowe nie są przygotowane jeszcze przed taką prośbą, każde zgłoszenie realizowane jest od zera, zawsze pod presją czasu.
Prostsze podejście do zgłoszeń IMDS
Żaden z powyższych problemów nie dotyczy wyłącznie jednej firmy – to kwestie systemowe, które wynikają z tradycyjnego podejścia do raportowania danych materiałowych. Aby je rozwiązać, konieczne jest podejście całościowe i centralizacja danych.
Zacznij myśleć o danych dotyczących składu materiałowego nie jako raz przygotowanych „na żądanie” raportach, ale aktywach wielokrotnego użytku. Gdy tworzysz zestawienie substancji dla zgłoszenia IMDS, te dane mogą być przydatne także w innych przypadkach. Gdy są przechowywane w centralnym systemie, a nie tylko w jednym, oderwanym eksporcie IMDS, można je ponownie wykorzystać przy zgłaszaniu podobnych komponentów. Ten sam zestaw danych może również posłużyć do obsługi badań REACH SVHC (substancji wzbudzających szczególne obawy) lub deklaracji RoHS bez każdorazowego od podstaw zbierania informacji o substancjach do każdej procedury zgodności.
Po drugie, możliwie wcześnie standaryzuj szablony modułów. Jeśli jesteś dostawcą powtarzających się rodzin komponentów, zbuduj strukturę modułów raz i wykorzystuj ją wielokrotnie. Takie ustandaryzowanie eliminuje znaczną część pracy ręcznej, przez którą zgłaszanie IMDS zabiera tak wiele czasu.
Po trzecie, wbuduj weryfikację danych o substancjach w proces przyjmowania ich do zestawienia materiałowego, a nie dopiero na etapie zgłoszenia. Gdy do BOM trafia nowy komponent lub materiał, to właśnie wtedy należy zgromadzić i zweryfikować dane o jego składzie – zamiast czekać na prośbę klienta z określonym terminem. Dostawcy, którzy gromadzą te dane na wczesnym etapie, raportują znacznie szybszą realizację zgłoszeń IMDS, ponieważ najtrudniejsza praca została już wykonana zawczasu.
Wreszcie, poszukaj narzędzi, które powiążą dane dotyczące zgodności materiałowej z pozostałymi elementami oceny ryzyka w łańcuchu dostaw. Dane IMDS nie istnieją w próżni – te same komponenty podlegają także ryzyku związanym z cyklem życia, dostępnością źródeł i narażeniem na ryzyka regulacyjne, które zespół może monitorować w innych miejscach. Jeśli informacje o materiałach i inteligencja ryzyka dla łańcucha dostaw są rozproszone w oddzielnych systemach, skutkuje to powielaniem analiz i utratą wglądu w to, jak skład części wpływa na jej profil ryzyka.
Dlaczego IMDS to coś więcej niż zgłoszenia
Warto przypomnieć, dlaczego zgłoszenia do IMDS mają tak duże znaczenie. Producenci OEM w branży motoryzacyjnej wykorzystują te dane, by spełniać wymagania dotyczące pojazdów wycofywanych z eksploatacji, sprawdzać obecność substancji wzbudzających szczególne obawy (SVHC) w ramach REACH oraz przestrzegać wymogów w zakresie substancji ograniczonych, różniących się w zależności od regionu. Późne lub błędne zgłoszenie IMDS nie tylko rodzi napięcia z klientem – może też opóźnić zatwierdzenie części, wstrzymać uruchomienie programu lub narazić producenta OEM na późniejsze konsekwencje związane z luką w zgodności, jeśli dane są nieprawidłowe.
To również znaczy, że skuteczność w zarządzaniu IMDS jest dziś ważniejsza niż jeszcze kilka lat temu. W ostatniej dekadzie presja regulacyjna na jawność składu materiałowego wzrosła, a OEM-y przekazują coraz więcej obowiązków weryfikacyjnych swoim dostawcom bezpośrednim i poddostawcom. Producenci, którzy są w stanie szybko i rzetelnie odpowiadać na zapytania o IMDS, są po prostu łatwiejszymi partnerami biznesowymi. Taka opinia wzmacnia pozycję rynkową dostawcy w sektorze motoryzacyjnym, przyciągając kolejnych klientów i przekładając się na długoterminowy wzrost biznesu.
IMDS jako część strategii zarządzania zgodnością
Dostawcy, którzy skutecznie zarządzają IMDS, to niekoniecznie ci z największymi zespołami ds. zgodności. To ci, którzy przestali reagować na IMDS jak na jednorazowy „pożar” i zaczęli traktować je jako element szerszych ram zarządzania zgodnością materiałową. Jeśli dane o substancjach, struktury modułów i rejestry zgodności są przechowywane centralnie – a nie rozproszone po arkuszach kalkulacyjnych i korespondencji mailowej – zgłoszenia IMDS przestają być wąskim gardłem i stają się przewidywalną, rutynową częścią procesu.
Narzędzie do zgodności Z2Data pomaga firmom osiągnąć ten poziom, gdzie zgłoszenia IMDS płynnie wpisują się w szerszy program zarządzania zgodnością. Z2Data centralizuje dane o składzie materiałowym klientów, umożliwia śledzenie na poziomie substancji i ocenę ryzyka na poziomie BOM na jednej platformie. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mogą szybciej i skuteczniej realizować zgłoszenia IMDS oraz pozostałe zobowiązania związane z due diligence.
Jeśli wciąż bazują Państwo w procesie IMDS na ręcznym kontakcie, wyszukiwaniu informacji lub wiedzy pojedynczego specjalisty na temat produktów i BOM-ów, warto sprawdzić, jak wygląda centralizowane podejście. Aby dowiedzieć się więcej o Z2Data i o tym, jak może pomóc producentom motoryzacyjnym usprawnić zgłoszenia IMDS, umów bezpłatne demo z naszym ekspertem produktowym.
