Alles, was Sie wissen müssen, um Ihre IMDS-Einreichungen zu vereinfachen

Artikel-Highlights:

• IMDS wurde von führenden Automobilherstellern eingerichtet, um die vollständige Materialzusammensetzung jedes Bauteils, das in ein Fahrzeug eingebaut wird, nachzuverfolgen. Wenn Lieferanten Dokumentationen im IMDS einreichen, liefern sie eine strukturierte, substanzgenaue Aufstellung, woraus ein Bauteil besteht – bis hin zu einzelnen chemischen Bestandteilen und deren prozentualem Masseanteil.

• Bevor Sie Ihren IMDS-Workflow vereinfachen können, sollten Sie die Faktoren ermitteln, die am häufigsten für Verzögerungen und Ineffizienzen verantwortlich sind. Es zeigen sich immer wieder ähnliche Muster – dazu gehören manuelle Stoffrecherchen, nicht integrierte Datenerfassungsmethoden und ein rein reaktives Vorgehen bei IMDS-Einreichungen.

• Es lohnt sich, sich vor Augen zu führen, warum IMDS-Einreichungen überhaupt ein so großes Gewicht haben. Automobil-OEMs nutzen diese Daten, um die Vorschriften zur Altfahrzeugverordnung (End-of-Life Vehicle Directive) einzuhalten, um nach besonders besorgniserregenden Stoffen (SVHCs; Substances of Very High Concern) gemäß REACH zu filtern und um Anforderungen an beschränkte Stoffe zu erfüllen, die je nach Region variieren.

Dieses Szenario ist für viele Fachleute aus den Bereichen Lieferkettenmanagement und Compliance in der Automobilbranche allzu vertraut: Eine Frist naht, ein Kunde verlangt Materialdaten, und Ihr Team versucht, Teilenummern, Schwellenwerte von Stoffen und Modulstrukturen aus verschiedenen Tabellen abzugleichen. So sieht die Realität mit IMDS aus – dem International Material Data System, das nahezu jeder OEM weltweit von seinen Lieferanten verlangt. Die IMDS-Einreichung ist weder optional noch wird sie verschwinden, und für die meisten Unternehmen gehört sie nach wie vor zu den herausforderndsten Compliance-Themen.

Die gute Nachricht: IMDS-Einreichungen werden deutlich einfacher, sobald Sie die tatsächlichen Ursachen für Reibungsverluste in Ihren Prozessen erkannt haben. Es geht dabei nicht um Abkürzungen – IMDS existiert aus guten Gründen und OEMs verlassen sich auf die dort hinterlegten Daten, um ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Ziel ist vielmehr, den Aufwand durch weniger manuelle Arbeit zu verringern – und so Fehlerquellen und Abhängigkeiten von einzelnen Wissensträgern zu reduzieren.

Was IMDS tatsächlich verlangt

IMDS wurde von großen Automobilherstellern ins Leben gerufen, um die Materialzusammensetzung jedes einzelnen Teils eines Fahrzeugs nachzuverfolgen. Lieferanten reichen dabei im IMDS eine strukturierte Aufstellung auf Stoffebene ein – bis hin zu jedem einzelnen chemischen Bestandteil und dessen prozentualem Gewichtsanteil. Diese Daten werden entlang der gesamten Lieferkette nach oben geleitet, sodass ein OEM jederzeit Aussagen zur Rezyklierbarkeit, zu beschränkten Stoffen und zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen für ein komplettes Fahrzeug treffen kann – mitunter für zehntausende Einzelteile.

Gerade der Zugang zu den Zusammensetzungsinformationen für all diese Teile stellt oft die größte Herausforderung dar. Ein einzelnes Bauteil kann ein „Halbbauteil“ sein, das aus mehreren Materialien besteht, jeweils mit eigenem Datenblatt und separaten Stoffdeklarationen. Überträgt man dies auf eine komplette Stückliste (BOM), wird schnell klar, warum IMDS-Einreichungen so viel Zeit und Ressourcen bei den Lieferanten beanspruchen.

Gerade kleinere Hersteller verfügen oft nicht über ein eigenes Compliance-Team für diese aufwändige und präzise zu dokumentierende Tätigkeit. Häufig wird die IMDS-Bearbeitung daher auf Mitarbeitende ausgelagert, deren eigentliche Aufgaben im Bereich Qualitätsmanagement, Technik oder Beschaffung liegen.

Warum gehen IMDS-Einreichungen schief?

Bevor Sie Ihren IMDS-Workflow vereinfachen können, sollten Sie die Faktoren identifizieren, die die Prozesse regelmäßig ausbremsen. Wiederkehrende Muster sind unter anderem:

Inkonsistente Modulstrukturierung

IMDS verwendet ein verschachteltes Modulsystem. Wenn Sie Ihre Komponenten bei Einreichungen nicht einheitlich strukturieren, müssen Sie sie jedes Mal neu aufbauen, statt bereits vorhandene Module wiederzuverwenden. Lieferanten, die ihre Modultemplates nicht standardisieren, erledigen die gleiche Kategorisierungsarbeit bei jeder IMDS-Einreichung erneut.

Manuelle Stoffrecherchen

Das händische Sammeln von Stoffdaten aus Sicherheitsdatenblättern, Lieferantenerklärungen oder eigenen Testergebnissen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Häufig schleichen sich dabei Übertragungsfehler ein. Ein falsch gesetztes Komma im Masse-Prozent-Feld kann zu einer Ablehnung führen – oder schlimmer, unentdeckt bleiben und später zu einer Lücke bei der Compliance führen.

Getrennte Dokumentation

Viele Teams verwalten IMDS-Einreichungen getrennt von der allgemeinen Compliance-Nachverfolgung, etwa zu REACH, RoHS oder Konfliktmineralienmeldung. Dies erscheint kontraintuitiv, denn die Materialdaten überschneiden sich in diesen regulatorischen Anforderungen meist stark. Die Folge: Dieselben Stoffinformationen werden mehrfach recherchiert und in unterschiedlichen Systemen erfasst.

Reaktives Einreichungs-Timing

Wenn Sie auf IMDS-Anfragen erst reagieren, nachdem ein Kunde den Wunsch geäußert hat, befindet sich Ihr Team ständig im Nachmodus. Ist das Materialdatenmanagement nicht im Vorfeld organisiert, starten Sie bei jedem neuen Antrag wieder bei null – meist unter hohem Termindruck.

Vereinfachte IMDS-Einreichungen – so gelingt es

Keine der genannten Herausforderungen ist auf einzelne Unternehmen beschränkt. Es handelt sich vielmehr um strukturelle Themen, die in der herkömmlichen Herangehensweise an Materialdatenmeldungen begründet liegen. Ihre Lösung erfordert daher ein ganzheitlicheres, zentralisiertes Vorgehen.

Betrachten Sie Ihre Materialzusammensetzungsdaten als wiederverwendbare Ressource, nicht als einmalige Lieferung. Wenn Sie für eine IMDS-Einreichung eine Stoffauflistung zusammenstellen, hat diese Information auch für künftige Anforderungen Wert. Wird sie in einem zentralen System gespeichert und nicht nur als einzelne, isolierte IMDS-Exportdatei, können Sie bei ähnlichen Komponenten einfach darauf zurückgreifen. Teams können auch dieselben Grundlagendaten für REACH SVHC-Screenings oder RoHS-Deklarationen nutzen – ohne für jede Compliance-Anforderung bei null zu starten.

Zweitens: Standardisieren Sie Ihre Modultemplates möglichst früh. Wenn Sie als Lieferant immer wieder ähnliche Bauteilfamilien fertigen, bauen Sie die Modulstrukturen einmal sauber auf und nutzen Sie diese mehrfach. Die Standardisierung nimmt einen Großteil der manuellen Arbeit aus dem Prozess und verkürzt die Bearbeitungszeit erheblich.

Drittens: Integrieren Sie die Validierung der Stoffdaten bereits bei der Erfassung und nicht erst zum Zeitpunkt der IMDS-Einreichung. Wenn ein neues Bauteil oder Material in Ihre BOM aufgenommen wird, ist genau der richtige Zeitpunkt, seine Zusammensetzungsdaten einzuholen und zu validieren – nicht erst, wenn ein Kunde eine IMDS-Anfrage mit Friststellung schickt. Lieferanten, die diesen Schritt früh vorziehen, berichten von deutlich schnelleren Reaktionszeiten, weil die Hauptarbeit im Vorfeld erledigt wurde.

Und schließlich: Suchen Sie nach Tools, die Material-Compliance-Daten mit Ihrem gesamten Lieferkettenrisikomanagement verbinden. IMDS-Daten existieren nicht im Vakuum. Dieselben Komponenten, die Sie melden, unterliegen auch Risiken in Bezug auf Lebenszyklus, Beschaffung oder regulatorische Anforderungen, die Ihr Team oft separat erfasst. Leben Materialdaten und Lieferketten-Risiko-Intelligence in getrennten Systemen, entstehen doppelte Aufwände und fehlende Einblicke in den Zusammenhang zwischen Bauteilzusammensetzung und Risikoprofil.

Weshalb IMDS mehr ist als nur Einreichung

Es lohnt, sich daran zu erinnern, warum IMDS-Einreichungen ein so hohes Gewicht haben. Automobil-OEMs nutzen diese Daten, um Vorgaben wie die Altfahrzeugrichtlinie (End-of-Life Vehicle Directive) einzuhalten, um nach besonders besorgniserregenden Stoffen (SVHCs) gemäß REACH zu filtern sowie um regionale Anforderungen zu beschränkten Stoffen zu erfüllen. Eine verspätete oder fehlerhafte IMDS-Einreichung führt nicht nur zu Problemen mit dem Kunden; sie kann auch eine Teilefreigabe verhindern, einen Produktstart verzögern oder nachgelagerte Compliance-Risiken für den OEM verursachen, der sich auf diese Daten verlässt.

Deshalb ist es wichtiger denn je, die IMDS-Prozesse korrekt abzuwickeln. Die regulatorischen Anforderungen an Materialtransparenz sind in den letzten Jahren stetig gestiegen, und OEMs geben immer mehr dieser Verantwortung an ihre direkten und Sub-Tier-Lieferanten weiter. Hersteller, die schnell und akkurat auf IMDS-Anfragen reagieren, sind für OEMs spürbar attraktivere Partner. Das kann die Positionierung eines Lieferanten im Automobilsektor stärken und zu mehr Kunden, Geschäftsvolumen und längerfristigem Umsatzwachstum führen.

Machen Sie IMDS zum Teil Ihrer Compliance-Strategie

Die Lieferanten, die IMDS besonders effektiv handhaben, verfügen nicht unbedingt über die größten Compliance-Teams. Vielmehr handelt es sich um Teams, die IMDS nicht mehr als isolierte Notfallaufgabe betrachten, sondern als Teil eines umfassenden Material-Compliance-Rahmens. Sobald Ihre Stoffdaten, Modulstrukturen und Compliance-Aufzeichnungen zentral verwaltet werden – statt über Tabellen und E-Mail-Threads verteilt –, werden IMDS-Einreichungen vom Engpass zum planbaren, routinemäßigen Prozess.

Das Compliance-Tool Z2 kann Unternehmen dabei unterstützen, dass IMDS-Einreichungen ein integraler Bestandteil eines umfassenderen Compliance-Programms werden. Z2Data zentralisiert Materialzusammensetzungsdaten, die Nachverfolgung auf Stoffebene und Risiko-Intelligence auf BOM-Ebene in einer einzigen Plattform. So können Unternehmen IMDS-Einreichungen – und weitere fällige Sorgfaltspflichten – schneller und effizienter abwickeln.

Wenn Ihr IMDS-Prozess immer noch auf manueller Ansprache, Recherche und/oder dem Wissen einer einzelnen Fachperson über Ihre Produkte und BOMs basiert, empfiehlt sich ein Blick auf eine zentralisierte Lösung. Erfahren Sie mehr über Z2Data und wie Sie als Automobilhersteller Ihre IMDS-Einreichungen mit Z2Data effizienter gestalten: Vereinbaren Sie eine kostenlose Testversion mit einem unserer Produktexperten.