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Destaques do artigo:
O IMDS foi criado por grandes fabricantes automotivos para rastrear a composição completa de materiais de cada componente utilizado em um veículo. Quando os fornecedores enviam documentação ao IMDS, fornecem um detalhamento estruturado, em nível de substância, de todos os materiais que compõem um componente, incluindo cada constituinte químico e seu respectivo percentual em peso.
Antes de simplificar seu fluxo de trabalho no IMDS, é importante identificar os fatores que mais frequentemente tornam esse processo lento e complexo. Alguns padrões se repetem, como buscas manuais por substâncias, métodos desconectados de coleta de dados e uma abordagem reativa para envio ao IMDS.
Vale a pena relembrar por que os envios ao IMDS têm tanto peso. As OEMs automotivas usam esses dados para cumprir as diretrizes de Fim de Vida do Veículo (EOL), filtrar substâncias extremamente preocupantes (SVHCs, do inglês Substances of Very High Concern) conforme o REACH e atender aos requisitos de substâncias restritas, que variam por região.
Esse é um cenário já conhecido por inúmeros profissionais de cadeia de suprimentos e compliance do setor automotivo. Um prazo se aproxima, o cliente solicita dados de materiais e sua equipe tenta conciliar números de componentes, limites de substâncias e estruturas de módulos em planilhas diferentes. Essa é a realidade de trabalhar com o IMDS, o International Material Data System, exigido por praticamente todos os fabricantes de equipamento original automotivo (OEM) no mundo. Não é opcional, não vai deixar de existir e, para a maioria das empresas, continua sendo um dos aspectos mais desafiadores em relação ao compliance.
A boa notícia é que o envio de dados ao IMDS se torna muito mais fácil quando você entende de onde realmente vêm os gargalos do processo. Não se trata de procurar um atalho: o IMDS existe por bons motivos, e os OEMs dependem dos dados gerados para cumprir suas obrigações regulatórias. A questão é tornar o processo de envio menos manual — e, portanto, menos sujeito a erros — e menos dependente do conhecimento de apenas um profissional.
O que o IMDS realmente exige
O IMDS foi criado por grandes fabricantes automotivos para rastrear a composição completa de materiais de cada componente utilizado em um veículo. Ao enviar documentação para o IMDS, os fornecedores fornecem um detalhamento estruturado das substâncias presentes em um componente, incluindo cada constituinte químico e seu respectivo percentual em peso. Esses dados são compartilhados ao longo da cadeia de suprimentos para que o OEM possa responder questões relacionadas à reciclabilidade, substâncias restritas e conformidade regulatória de todo o veículo – que pode envolver dezenas de milhares de componentes individuais.
Obter informações de composição para todos esses componentes costuma ser o maior desafio. Um único componente pode ser um “semi-componente” composto por múltiplos materiais, cada um com sua própria folha de dados, todos exigindo declarações separadas de substâncias. Considerando uma lista completa de materiais (BOM), não é difícil entender por que a submissão ao IMDS consome tanto tempo e recursos dos fornecedores.
Fabricantes menores, em especial, muitas vezes não contam com uma equipe dedicada ao compliance para realizar esse trabalho detalhado e minucioso. Muito frequentemente, a responsabilidade pelo IMDS recai sobre alguém cuja atividade principal pode ser controle de qualidade, engenharia ou compras.
Por que as submissões ao IMDS dão errado?
Antes de simplificar seu fluxo de trabalho no IMDS, é importante identificar os fatores que mais frequentemente tornam esse processo lento e complexo. Alguns padrões se repetem:
Estruturação inconsistente de módulos
O IMDS utiliza um sistema de módulos aninhados. Se os seus componentes não estão estruturados de maneira consistente entre os envios, você acaba refazendo esse trabalho a cada vez — em vez de reutilizar o que já existe. Fornecedores que não padronizam seus templates de módulo acabam fazendo a mesma categorização repetidas vezes ao longo do processo de envio ao IMDS.
Buscas manuais de substâncias
Obter dados de substâncias a partir de folhas de dados de segurança, declarações de fornecedores e resultados internos de testes manualmente é um processo demorado e trabalhoso. É também onde erros de digitação podem ocorrer com mais frequência. Um ponto decimal fora do lugar no campo de percentual em peso pode gerar rejeição ou, pior, passar despercebido e se transformar em um problema de conformidade posteriormente.
Registro de informações desconectado
Muitas equipes gerenciam as submissões ao IMDS separadamente de outros controles de conformidade, como REACH, RoHS e relatório de minerais de conflito. Isso parece contraditório, já que os dados de materiais subjacentes se sobrepõem bastante entre diferentes exigências regulatórias. Essa falta de integração faz com que as mesmas informações de substâncias sejam pesquisadas e registradas várias vezes em diferentes sistemas.
Envio reativo
Esperar o cliente solicitar para então iniciar o envio ao IMDS coloca sua equipe em uma posição constante de urgência. Se os dados de materiais não estão organizados antes do pedido, todo o processo começa do zero com um prazo apertado.
Uma abordagem mais simples para submissões ao IMDS
Nenhum dos problemas acima é exclusivo de uma única organização. São questões estruturais do modelo tradicional de reporte de dados de materiais. Enfrentar esses desafios exige uma abordagem mais centralizada e holística.
Comece tratando seus dados de composição de materiais como um ativo reutilizável, e não apenas como uma entrega pontual. Quando você prepara o detalhamento de substâncias de um componente para uma submissão ao IMDS, esses dados podem ser utilizados além daquela solicitação específica. Se estiverem armazenados em um sistema centralizado – e não em um arquivo isolado de exportação do IMDS –, você pode consultá-los na próxima vez que precisar enviar um componente similar. As equipes também podem aproveitar o mesmo dado para triagens de SVHC REACH ou declarações RoHS, sem precisar pesquisar substâncias do zero para cada demanda de compliance.
Em segundo lugar, padronize seus modelos de módulos o quanto antes. Se você é um fornecedor que produz famílias de componentes similares de forma recorrente, crie essas estruturas uma vez e reutilize-as. Padronizar os modelos elimina grande parte do trabalho manual que torna as submissões ao IMDS tão demoradas.
Em terceiro lugar, inclua a verificação de dados de substâncias já no processo de entrada de informações, e não apenas no momento da submissão. Quando um novo componente ou material entra na sua lista de materiais (BOM), esse é o momento ideal para capturar e validar seus dados de composição (ao contrário de esperar uma solicitação ao IMDS com prazo determinado). Fornecedores que capturam esses dados antecipadamente relatam maior agilidade nas respostas ao IMDS, justamente porque o trabalho mais pesado já foi feito.
Por fim, busque ferramentas que conectem dados de conformidade de materiais ao restante do seu panorama de risco na cadeia de suprimentos. Os dados do IMDS não existem isoladamente. Os mesmos componentes também trazem riscos de ciclo de vida, fornecimento e exposição regulatória que, provavelmente, sua equipe já monitora em outras áreas. Quando dados de materiais e inteligência de risco na cadeia de suprimentos estão em sistemas separados, sua equipe acaba duplicando pesquisas e perdendo a compreensão de como a composição de um componente impacta seu perfil de risco.
Por que o IMDS vai além da submissão
Vale a pena relembrar por que os envios ao IMDS têm tanto peso. As OEMs automotivas usam esses dados para cumprir as diretrizes de Fim de Vida do Veículo (EOL), filtrar substâncias extremamente preocupantes (SVHCs) conforme REACH e atender aos requisitos de substâncias restritas por região. Um envio ao IMDS atrasado ou com erro não gera apenas atrito com o cliente. Pode impedir a aprovação de um componente, atrasar o lançamento de um programa ou expor o OEM a riscos de compliance originados de um dado incorreto enviado pela sua empresa.
Por isso, acertar no IMDS é mais importante hoje do que há alguns anos. A exigência regulatória por transparência de materiais só aumentou na última década, e os OEMs estão transferindo cada vez mais essa responsabilidade de verificação para os fornecedores diretos e sub-nível. Fabricantes capazes de responder rapidamente e com precisão às demandas de IMDS são, na prática, parceiros mais fáceis de se fazer negócio. Essa reputação fortalece o posicionamento do fornecedor no setor automotivo, atraindo novos clientes, negócios e receita ao longo do tempo.
Transformando o IMDS em parte da sua estratégia de compliance
Os fornecedores que conseguem lidar bem com o IMDS não são necessariamente aqueles com maiores equipes de compliance. São aqueles que deixaram de tratar o IMDS como uma emergência isolada e passaram a enxergá-lo como parte de uma estratégia mais ampla de conformidade de materiais. Uma vez que dados de substâncias, estruturas de módulos e registros de compliance estejam centralizados — e não dispersos em planilhas e trocas de e-mails — as submissões ao IMDS deixam de ser um gargalo e passam a ser uma etapa previsível e rotineira do fluxo de trabalho.
A solução de compliance Z2 pode ajudar as empresas a alcançar esse nível, em que as submissões ao IMDS fluem naturalmente a partir de um programa de compliance mais amplo. A Z2 centraliza dados de composição de materiais, rastreamento em nível de substância e inteligência de risco no nível BOM em uma única plataforma. Com essa centralização, a Z2 viabiliza submissões ao IMDS — e outras entregas de due diligence semelhantes — de forma mais ágil e eficiente.
Se seu processo de IMDS ainda depende de contatos manuais, buscas individuais e/ou do conhecimento específico de um único profissional sobre seus produtos e BOMs, vale a pena conhecer uma abordagem centralizada. Para saber mais sobre a Z2 e como ela pode ajudar fabricantes automotivos a otimizar suas submissões ao IMDS, agende um teste grátis com um de nossos especialistas em produto.
