Tout ce que vous devez savoir pour simplifier vos soumissions IMDS

À retenir de cet article :

• L’IMDS a été créé par les principaux fabricants automobiles afin de suivre la composition complète en matériaux de chaque composant utilisé dans un véhicule. Lorsque les fournisseurs soumettent une documentation dans l’IMDS, ils fournissent une décomposition structurée, au niveau des substances, indiquant exactement de quoi est composé le composant, jusqu’aux constituants chimiques individuels et à leur pourcentage en poids.

• Avant de pouvoir simplifier votre flux IMDS, il est utile d’identifier les facteurs qui provoquent le plus souvent des lenteurs et des complications. Certains schémas se répètent sans cesse, tels que les recherches manuelles de substances, des méthodes de collecte des données non connectées, et une gestion réactive des soumissions IMDS.

• Il est utile de prendre du recul pour se rappeler pourquoi les soumissions IMDS sont si importantes. Les OEM automobiles exploitent ces données pour se conformer aux directives relatives aux véhicules hors d’usage (fin de vie, EOL), pour détecter les substances extrêmement préoccupantes (SVHC, substances of very high concern) au titre de REACH, et pour répondre aux exigences en matière de substances restreintes tenant compte des réglementations régionales.

Ce scénario est trop familier, vécu par d’innombrables professionnels de la chaîne d’approvisionnement et de la conformité dans le secteur automobile. Une échéance approche, un client demande des données sur les matériaux, et votre équipe tente de concilier des références, des seuils de substances et des structures de modules répartis sur divers tableurs. C’est la réalité du travail avec l’IMDS, le International Material Data System exigé par presque tous les OEM automobiles à travers le monde. Ce n’est pas optionnel, cela ne va pas disparaître, et pour la plupart des entreprises, cela demeure l’un des aspects les plus complexes de leur périmètre de conformité.

La bonne nouvelle est que la gestion des soumissions IMDS devient nettement plus simple une fois que vous identifiez réellement les points de friction. Il ne s’agit pas de chercher à contourner le système : l’IMDS existe pour de bonnes raisons, et les OEM comptent sur les données générées pour répondre à leurs propres obligations réglementaires. La clé est de rendre le processus de soumission moins manuel — et donc moins propice à l’erreur — tout en limitant la dépendance à la connaissance institutionnelle d’un seul expert.

Ce que l’IMDS exige réellement

L’IMDS a été créé par les principaux fabricants automobiles afin de suivre la composition complète en matériaux de chaque composant utilisé dans un véhicule. Lorsque les fournisseurs soumettent une documentation dans l’IMDS, ils fournissent une décomposition structurée, au niveau des substances, indiquant exactement de quoi est composé le composant, jusqu’aux constituants chimiques individuels et à leur pourcentage en poids. Ces données remontent alors toute la chaîne d’approvisionnement, permettant à un OEM de répondre à des questions sur la recyclabilité, les substances restreintes et la conformité réglementaire à l’échelle d’un véhicule complet, qui peut contenir plusieurs dizaines de milliers de composants.

L’accès aux informations de composition sur l’ensemble de ces composants représente généralement le principal défi. Un composant unique peut être un « semi-composant » constitué de multiples matériaux, chacun disposant de sa propre fiche technique et nécessitant une déclaration de substances distincte. Lorsque l’on multiplie cela à l’échelle d’une nomenclature (BOM) complète, il devient évident que la gestion des soumissions IMDS requiert énormément de temps et de ressources pour les fournisseurs.

Les plus petits fabricants, en particulier, n’ont pas toujours une équipe dédiée à la conformité capable de mener tout ce travail de diligence. Cela conduit souvent à confier ce travail IMDS à une personne dont la fonction principale relève du contrôle qualité, de l’ingénierie ou encore des achats au sein de la chaîne d’approvisionnement.

Pourquoi les soumissions IMDS échouent-elles ?

Avant de pouvoir simplifier votre flux IMDS, il est utile d’identifier les facteurs qui provoquent le plus souvent des lenteurs et des complications. Certains schémas se répètent sans cesse :

Structuration incohérente des modules

L’IMDS repose sur un système de modules imbriqués. Si vos composants ne sont pas structurés de manière cohérente d’une soumission à l’autre, vous vous retrouvez à les reconstruire à chaque fois, au lieu de réutiliser ce qui existe déjà. Les fournisseurs qui ne standardisent pas leurs modèles de modules répètent sans cesse le même travail de catégorisation tout au long du processus IMDS.

Recherches manuelles de substances

Extraire par voie manuelle les données relatives aux substances — à partir des fiches de données de sécurité, déclarations fournisseurs ou résultats de tests internes — est un travail long et fastidieux. C’est aussi là que des erreurs de transcription peuvent se glisser : une virgule mal placée dans un champ de pourcentage en poids peut entraîner le rejet d’une soumission, ou, pire, passer inaperçue et provoquer plus tard une non-conformité.

Gestion de données déconnectée

Beaucoup d’équipes traitent les soumissions IMDS séparément de leur suivi global de la conformité, concernant par exemple REACH, RoHS ou la déclaration des minerais de conflit. Pourtant, les données de base sur les matériaux se recoupent largement entre ces différents volets réglementaires. Cette séparation oblige à rechercher et à saisir plusieurs fois les mêmes informations relatives aux substances dans différents systèmes.

Soumissions réactives

Attendre la demande d’un client pour lancer une soumission IMDS place votre équipe dans une course permanente contre la montre. Si les données sur les matériaux ne sont pas déjà organisées avant réception de la demande, vous repartez toujours de zéro avec une échéance serrée et impérative.

Une approche simplifiée pour les soumissions IMDS

Aucun des problèmes évoqués ci-dessus n’est spécifique à une seule organisation. Ce sont des problèmes structurels liés à la façon dont la déclaration des matériaux a été traditionnellement gérée. Pour les adresser, il faut adopter une approche plus globale et centralisée.

Commencez par traiter vos données de composition de matériaux comme un atout réutilisable, et non une livraison unique. Lorsqu’une décomposition de substances est élaborée pour une soumission IMDS, ces données ont de la valeur au-delà de la demande initiale. Si elles sont stockées dans un système centralisé, et non dans une simple exportation IMDS isolée, vous pourrez facilement les réutiliser lorsque des composants similaires nécessiteront une nouvelle soumission. Les équipes pourront également s’appuyer sur ces mêmes données de base pour des analyses SVHC (substances extrêmement préoccupantes, substances of very high concern) REACH ou des déclarations RoHS, sans repartir à zéro pour chaque nouvelle obligation de conformité.

Deuxième point : standardisez très tôt vos modèles de modules. Si vous êtes un fournisseur de familles de composants similaires, construisez les structures de modules une seule fois et réutilisez-les. Cette standardisation réduit considérablement la part de travail manuel qui rend les soumissions IMDS si chronophages.

Troisièmement, intégrez la vérification des données sur les substances dès la phase d’intégration des nouveaux matériaux, et non au moment de la soumission. Lorsqu’un nouveau composant ou matériau est ajouté à votre nomenclature (BOM), c’est à cet instant qu’il faut saisir et valider les données de composition (plutôt que lors d’une demande IMDS urgente). Les fournisseurs qui structurent ces données en amont constatent généralement des délais nettement plus courts pour répondre aux demandes IMDS, car le travail préparatoire est déjà fait.

Enfin, cherchez des outils qui relient les données de conformité des matériaux à l’ensemble de votre gestion des risques de la chaîne d’approvisionnement. Les données IMDS ne vivent pas en vase clos : les mêmes composants sur lesquels vous rapportez présentent aussi des risques de cycle de vie, d’approvisionnement et d’exposition réglementaire suivis ailleurs dans l’entreprise. Si les données sur les matériaux et l’intelligence des risques de la chaîne d’approvisionnement (risk intelligence) sont cloisonnées dans des systèmes distincts, votre équipe réplique inutilement les recherches et perd de vue les connexions entre composition et risque.

Pourquoi l’IMDS dépasse la simple soumission de données

Il est utile de prendre du recul pour se rappeler pourquoi les soumissions IMDS sont si importantes. Les OEM automobiles exploitent ces données pour se conformer aux directives relatives aux véhicules hors d’usage (fin de vie, EOL), pour détecter les substances extrêmement préoccupantes (SVHC) au titre de REACH, et pour répondre aux exigences en matière de substances restreintes tenant compte des réglementations régionales. Une soumission IMDS en retard ou inexacte ne cause pas seulement des frictions avec un client. Elle peut empêcher la validation d’un composant, retarder le lancement d’un programme, voire exposer l’OEM à un risque de non-conformité en aval à cause de vos données erronées.

C’est pourquoi la maîtrise de l’IMDS est aujourd’hui plus critique qu’il y a quelques années. Les exigences réglementaires en matière de transparence sur les matériaux se sont renforcées au cours de la dernière décennie, et les OEM transfèrent davantage de responsabilité de vérification vers leurs fournisseurs directs et sous-traitants. Les fabricants capables de répondre rapidement et précisément aux demandes IMDS sont, d’un point de vue concret, plus attractifs pour leurs clients. Cette réactivité contribue à renforcer la position d’un fournisseur dans le secteur automobile, favorisant à terme l’acquisition de nouveaux clients et une croissance du chiffre d’affaires.

Intégrer l’IMDS dans une stratégie de conformité globale

Les fournisseurs qui parviennent à gérer l’IMDS efficacement ne disposent pas nécessairement des équipes conformité les plus étoffées. Il s’agit plutôt de ceux qui cessent de traiter l’IMDS comme une urgence isolée pour l’intégrer à un cadre global de conformité matières. Lorsque vos données de substances, vos structures de modules et vos dossiers de conformité sont centralisés — et non éparpillés dans des feuilles de calcul ou des échanges d’e-mails — les soumissions IMDS cessent d’être un goulot d’étranglement et deviennent une étape habituelle et prévisible du processus.

L’outil de conformité Z2Data peut vous accompagner dans cette démarche, en faisant de l’IMDS une étape naturelle au sein d’un programme de conformité intégré. Z2Data centralise les données de composition matière de ses clients, le suivi au niveau des substances, et l’intelligence du risque à l’échelle de la nomenclature (BOM) sur une plateforme unique. Grâce à cette plateforme centralisée, Z2Data permet aux sociétés de gérer plus rapidement et efficacement leurs soumissions IMDS et toutes leurs autres obligations de diligence connexes.

Si votre processus IMDS repose encore sur des démarches manuelles, des recherches isolées et/ou la connaissance institutionnelle d’un seul expert de vos produits et nomenclatures (BOM), il est temps de découvrir les avantages d’une approche centralisée. Pour en savoir plus sur Z2Data et la façon dont nous pouvons aider les fabricants automobiles à simplifier leurs soumissions IMDS, planifiez un essai gratuit avec l’un de nos experts produits.