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Aspectos destacados del artículo:
IMDS fue creado por los principales fabricantes de automóviles para rastrear la composición material completa de cada pieza que integra un vehículo. Cuando los proveedores presentan documentación en IMDS, ofrecen una descomposición estructurada a nivel de sustancias sobre la composición de un componente, hasta llegar a los constituyentes químicos individuales y su porcentaje en peso.
Antes de que usted pueda simplificar su flujo de trabajo con IMDS, es útil identificar los factores que más frecuentemente lo complican y ralentizan. Existen algunos patrones recurrentes, incluyendo búsquedas manuales de sustancias, métodos de recolección de datos desconectados y un enfoque reactivo a las presentaciones en IMDS.
Vale la pena detenerse y recordar por qué las presentaciones IMDS tienen tanta importancia desde el principio. Los fabricantes de equipos originales automotrices (OEM) utilizan estos datos para cumplir con las directivas de vehículos al final de su vida útil (End-of-Life Vehicle), para examinar sustancias extremadamente preocupantes (SVHCs, por sus siglas en inglés) según REACH, y para satisfacer requisitos de sustancias restringidas que varían según la región.
Es una situación demasiado familiar, experimentada por innumerables profesionales de la cadena de suministro y de cumplimiento normativo en el sector automotriz. Se acerca una fecha límite, un cliente solicita datos de materiales y su equipo intenta conciliar números de parte, umbrales de sustancias y estructuras de módulos provenientes de diferentes hojas de cálculo. Esta es la realidad de trabajar con IMDS, el Sistema Internacional de Datos de Materiales requerido por prácticamente todos los fabricantes de equipos originales automotrices (OEM) del mundo a sus proveedores. No es opcional, no va a desaparecer y para la mayoría de las empresas sigue siendo uno de los mayores retos de su ámbito de cumplimiento.
La buena noticia es que las presentaciones en IMDS se simplifican enormemente una vez que usted comprende de dónde provienen realmente los obstáculos de su proceso. Sin embargo, no se trata de encontrar un atajo que evite el sistema: IMDS existe por razones sólidas y los OEM dependen de los datos generados para cumplir con sus propias obligaciones normativas. Reducir la carga asociada a IMDS implica que el proceso de presentación sea menos manual—y por tanto menos propenso a errores—y menos dependiente del conocimiento institucional de una sola persona.
Qué exige realmente IMDS
IMDS fue creado por los principales fabricantes de automóviles para rastrear la composición material completa de cada pieza que integra un vehículo. Cuando los proveedores presentan documentación en IMDS, ofrecen una descomposición estructurada a nivel de sustancias sobre la composición de un componente, hasta llegar a los constituyentes químicos individuales y su porcentaje en peso. Estos datos se transmiten a lo largo de la cadena de suministro, de modo que un OEM pueda responder preguntas sobre reciclabilidad, sustancias restringidas y cumplimiento normativo en todo un vehículo, que puede estar compuesto por decenas de miles de piezas individuales.
El mayor reto suele estar en el acceso a la información de composición de todas estas piezas. Un solo componente puede ser un "semicomponente" fabricado con múltiples materiales, cada uno con su propia hoja de datos, que requieren declaraciones de sustancias separadas. Si multiplicamos esto por la totalidad de una lista de materiales (BOM), resulta sencillo entender por qué las presentaciones en IMDS consumen tanto tiempo y recursos entre los proveedores.
Los fabricantes más pequeños, en particular, a menudo no cuentan con un equipo de cumplimiento dedicado para llevar a cabo toda esta exhaustiva labor de diligencia debida. Esto implica frecuentemente que el trabajo de IMDS recaiga en una persona cuyo enfoque principal puede ser desde control de calidad hasta ingeniería o compras en la cadena de suministro.
¿Por qué salen mal las presentaciones en IMDS?
Antes de que usted pueda simplificar su flujo de trabajo con IMDS, es útil identificar los factores que más frecuentemente lo complican y ralentizan. Algunos patrones aparecen una y otra vez:
Estructuración inconsistente de módulos
IMDS utiliza un sistema anidado de módulos. Si sus componentes no están estructurados de manera consistente en todas las presentaciones, terminará reconstruyendo cada vez en lugar de reutilizar lo ya existente. Los proveedores que no estandarizan sus plantillas de módulo terminan repitiendo las mismas tareas de categorización a lo largo de todo el proceso de presentación en IMDS.
Búsquedas manuales de sustancias
Extraer datos de sustancias a partir de hojas de datos de seguridad, declaraciones de proveedores y resultados de pruebas internas manualmente es lento y tedioso. Además, es cuando suelen surgir errores de transcripción. Un decimal incorrecto en el campo de porcentaje en peso puede provocar un rechazo o, peor aún, pasar desapercibido y manifestarse más adelante como una brecha de cumplimiento.
Gestión documental desconectada
Muchos equipos gestionan las presentaciones en IMDS por separado de su seguimiento general de cumplimiento, incluyendo REACH, RoHS y minerales de conflicto. Esto resulta algo contraintuitivo, considerando que los datos materiales subyacentes se superponen significativamente entre estas responsabilidades normativas. Esa desconexión implica que la misma información sobre sustancias se investiga e ingresa varias veces en diferentes sistemas.
Presentaciones reactivas
Esperar a que un cliente solicite una presentación en IMDS pone a su equipo en un estado constante de trabajo a contrarreloj. Si los datos sobre materiales no están organizados previamente, siempre se comienza desde cero ante una fecha límite inflexible y urgente.
Un enfoque más sencillo para las presentaciones en IMDS
Ninguno de los problemas mencionados anteriormente es exclusivo de una sola organización. Son cuestiones estructurales inherentes a la forma en que tradicionalmente se ha realizado la notificación de datos materiales. Resolverlas requiere un enfoque más holístico y centralizado.
Comience tratando los datos de composición de materiales como un activo reutilizable en lugar de un simple entregable puntual. Cuando usted desarrolla la descomposición de sustancias de un componente para una presentación en IMDS, esa información es valiosa más allá de esa sola solicitud. Si se almacena en un sistema centralizado y no en una exportación de IMDS aislada, podrá consultarla la próxima vez que deba enviar un componente similar mediante IMDS. Los equipos también pueden aprovechar estos mismos datos para respaldar análisis de SVHC REACH o declaraciones RoHS, sin tener que investigar desde cero para cada obligación de cumplimiento.
En segundo lugar, estandarice pronto sus plantillas de módulos. Si usted es proveedor de familias de componentes similares de manera recurrente, desarrolle la estructura de módulos una vez y reutilícela. Esta estandarización elimina gran parte del trabajo manual que vuelve tan laboriosas las presentaciones en IMDS.
En tercer lugar, integre la verificación de datos de sustancias en su proceso de registro, no solo al momento de la presentación. Cuando un nuevo componente o material se añade a su lista de materiales (BOM), ese es el momento para captar y validar sus datos de composición (en vez de esperar a que un cliente envíe una solicitud IMDS con plazo). Los proveedores que capturan esta información previamente refieren tiempos de respuesta mucho más ágiles ante solicitudes IMDS, precisamente porque el esfuerzo principal ya se ha realizado.
Finalmente, busque herramientas que conecten los datos de cumplimiento de materiales con el panorama de riesgo de su cadena de suministro. Los datos de IMDS no existen de forma aislada. Los mismos componentes sobre los que usted informa también presentan riesgos de ciclo de vida, riesgos de origen y exposición normativa que su equipo probablemente gestiona en otros sistemas. Cuando la información de materiales y los datos de riesgo de la cadena de suministro están dispersos, su equipo repite tareas y pierde visión sobre cómo la composición de una parte se relaciona con su perfil de riesgo.
Por qué IMDS va más allá de la presentación de datos
Vale la pena detenerse y recordar por qué las presentaciones IMDS tienen tanta importancia desde el principio. Los OEM automotrices utilizan estos datos para cumplir con las directivas de vehículos al fin de vida (EOL), examinar sustancias SVHC (sustancias extremadamente preocupantes) contempladas por REACH y cumplir con los requisitos de sustancias restringidas que varían según la región. Una presentación IMDS tardía o incorrecta no solo genera fricciones con el cliente. Puede bloquear la homologación de una parte, retrasar el lanzamiento de un programa o exponer al OEM a riesgos de cumplimiento derivados de los errores en sus datos.
Por todo esto, hoy en día es aún más relevante realizar correctamente los procesos IMDS que hace unos años. La supervisión regulatoria sobre la transparencia de materiales ha aumentado en la última década, y los OEM están trasladando cada vez más la responsabilidad de verificación a sus proveedores directos y subcontratistas. Los fabricantes capaces de responder rápida y correctamente a las solicitudes IMDS son, en la práctica, socios comerciales preferentes. Esta reputación puede fortalecer la posición de un proveedor en el sector automotriz, atraer a más clientes, oportunidades de negocio e ingresos con el tiempo.
Integrar IMDS como parte de su estrategia de cumplimiento
Los proveedores que gestionan IMDS de manera eficiente no necesariamente son los que cuentan con los equipos de cumplimiento más grandes. Son los equipos que han dejado de tratar IMDS como una “emergencia” aislada y han comenzado a integrarlo dentro de un marco más amplio de cumplimiento de materiales. Cuando sus datos de sustancias, estructuras de módulos y registros de cumplimiento están centralizados—en vez de repartidos en hojas de cálculo y cadenas de correos—las presentaciones en IMDS dejan de ser un cuello de botella y pasan a convertirse en una parte más predecible y rutinaria de su flujo de trabajo.
La herramienta de cumplimiento Z2Data puede ayudar a las empresas a alcanzar este estado, donde las presentaciones IMDS se convierten en una extensión natural de un programa de cumplimiento integral. Z2Data centraliza los datos de composición de materiales de sus clientes, el seguimiento a nivel de sustancias y la inteligencia de riesgos a nivel BOM, todo en una sola plataforma. A través de esta plataforma centralizada, Z2Data permite a las empresas avanzar en las presentaciones IMDS—y en otras obligaciones de diligencia debida superpuestas—de forma más rápida y eficiente.
Si su proceso de IMDS aún depende de contactos manuales, búsquedas individuales o del conocimiento institucional de un solo profesional sobre sus productos y listas de materiales, merece la pena ver cómo es un enfoque centralizado. Para obtener más información sobre Z2Data y cómo puede ayudar a fabricantes automotrices a agilizar sus presentaciones en IMDS, solicite una prueba gratuita con uno de nuestros expertos en producto.
