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In sintesi:
L’IMDS è stato istituito dai principali produttori automobilistici per tracciare la composizione materiale completa di ogni componente presente in un veicolo. Quando i fornitori inviano la documentazione nell’IMDS, forniscono una scomposizione strutturata, a livello di sostanza, di cosa sia composto un componente, fino ai singoli costituenti chimici e alla loro percentuale in peso.
Prima di semplificare il flusso di lavoro IMDS, è utile individuare i fattori che più spesso lo appesantiscono e rallentano. Alcuni schemi si ripetono frequentemente, come le ricerche manuali di sostanze, i metodi di raccolta dati non integrati, e un approccio reattivo alle sottomissioni IMDS.
Vale la pena soffermarsi a ricordare perché le sottomissioni IMDS siano così rilevanti. Gli OEM automobilistici utilizzano questi dati per rispettare le direttive sui veicoli a fine vita (EOL), identificare le sostanze altamente preoccupanti (SVHC) ai sensi del REACH, e soddisfare i requisiti sulle sostanze soggette a restrizione che variano a seconda della regione.
Si tratta di una situazione ben nota, vissuta da innumerevoli professionisti della catena di approvvigionamento e compliance nel settore automobilistico. Una scadenza si avvicina, un cliente richiede i dati sui materiali, e il team si trova a dover riconciliare codici parte, limiti di sostanze e strutture di modulo provenienti da diversi fogli di calcolo. Questa è la realtà dell’IMDS, il sistema internazionale di gestione dei dati materiali che quasi ogni produttore di apparecchiature originali automobilistiche (OEM) richiede ai propri fornitori. Non è opzionale, non scomparirà, e per la maggior parte delle aziende rappresenta tuttora uno degli aspetti più complessi della compliance.
La buona notizia è che le sottomissioni IMDS diventano molto più semplici una volta compresi i veri punti di attrito del processo. Non si tratta di trovare scorciatoie: l’IMDS esiste per validi motivi e gli OEM si affidano ai dati generati per adempiere ai propri obblighi normativi. Piuttosto, ridurre lo sforzo legato all’IMDS significa rendere il processo di sottomissione meno manuale—e quindi meno soggetto a errori—e meno dipendente dalla conoscenza esclusiva di un singolo professionista.
Cosa richiede effettivamente l’IMDS
L’IMDS è stato istituito dai principali produttori automobilistici per tracciare la composizione materiale completa di ogni componente presente in un veicolo. Quando i fornitori inviano la documentazione nell’IMDS, forniscono una scomposizione strutturata, a livello di sostanza, di cosa sia composto un componente, fino ai singoli costituenti chimici e alla loro percentuale in peso. Questi dati risalgono la filiera in modo che un OEM possa rispondere a domande su riciclabilità, sostanze soggette a restrizione e conformità normativa di un intero veicolo, che può essere composto da decine di migliaia di parti individuali.
Proprio l’accesso alle informazioni di composizione di tutte queste parti rappresenta tipicamente la maggiore sfida. Un singolo componente può essere un «semicomponente» realizzato con più materiali, ciascuno con propria scheda tecnica, richiedendo dichiarazioni di sostanze separate. Moltiplicando questo per un’intera distinta base (BOM) è facile capire perché la gestione IMDS assorba così tanto tempo e risorse tra i fornitori.
I produttori più piccoli, in particolare, spesso non dispongono di un team dedicato alla compliance che possa occuparsi in modo strutturato di questo oneroso lavoro di due diligence. Spesso, quindi, la gestione dell’IMDS viene affidata a figure che normalmente si occupano di controllo qualità, ingegneria o approvvigionamento.
Perché le sottomissioni IMDS vanno in difficoltà?
Prima di semplificare il flusso di lavoro IMDS, è utile individuare i fattori che più spesso lo appesantiscono e rallentano. Alcuni schemi si riscontrano con frequenza:
Strutturazione incoerente dei moduli
L’IMDS utilizza un sistema di moduli annidati. Se i componenti non sono strutturati in modo coerente tra una sottomissione e l’altra, sarà necessario ricostruirli ogni volta, anziché riutilizzare strutture già esistenti. I fornitori che non standardizzano i modelli di modulo finiscono per ripetere lo stesso lavoro di categorizzazione durante ciascuna sottomissione IMDS.
Ricerche manuali delle sostanze
Reperire manualmente i dati delle sostanze da schede di sicurezza, dichiarazioni dei fornitori e risultati di test interni è un’attività lenta e laboriosa. È anche la fase in cui più facilmente si introducono errori di trascrizione. Un punto decimale fuori posto in un campo «percentuale in peso» può causare il rigetto della sottomissione o, peggio, passare inosservato e creare successivamente una non conformità.
Gestione documentale disconnessa
Molti team gestiscono le sottomissioni IMDS in modo separato rispetto al monitoraggio della compliance più ampio, inclusi REACH, RoHS e reportistica sui minerali provenienti da zone di conflitto. Questo è paradossale, considerando che la base dati dei materiali è in larga parte condivisa tra questi ambiti regolatori. Tale disconnessione comporta la duplicazione delle attività di ricerca e inserimento degli stessi dati di sostanza in diversi sistemi.
Tempistiche di sottomissione reattive
Attendere la richiesta di un cliente per avviare la sottomissione IMDS mantiene il team costantemente in ritardo. Se i dati sui materiali non sono già organizzati prima della richiesta, si parte ogni volta da zero rispetto a una scadenza imminente e stringente.
Un approccio più semplice alle sottomissioni IMDS
Nessuno dei problemi sopra descritti è esclusivo di una singola organizzazione. Sono invece criticità strutturali, insite nel modo in cui la reportistica dei materiali è stata tradizionalmente gestita. Affrontarle richiede un approccio più olistico e centralizzato.
Occorre innanzitutto considerare i dati di composizione dei materiali come un patrimonio riutilizzabile, non come una semplice consegna «one-off». Quando si elabora la scomposizione di un componente per una sottomissione IMDS, quei dati hanno valore anche per richieste future. Se archiviati in un sistema centralizzato e non solo come esportazione IMDS isolata, potranno essere facilmente richiamati per componenti simili da sottomettere in seguito. Lo stesso patrimonio dati può inoltre supportare screening SVHC di REACH o dichiarazioni RoHS senza dover ricercare da capo ogni sostanza per ciascun obbligo di compliance.
In secondo luogo, è fondamentale standardizzare con anticipo i modelli di modulo. Se un fornitore produce famiglie di componenti simili in modo ripetuto, conviene costruire le strutture dei moduli una sola volta e riutilizzarle. Questa standardizzazione elimina una parte significativa del lavoro manuale che rende le sottomissioni IMDS così impegnative in termini di tempo.
Terzo, integrare la verifica dei dati di sostanza nel processo di ingresso, anziché durante la sottomissione. Quando un nuovo componente o materiale viene inserito nella distinta base, è quello il momento giusto per acquisire e validare la sua composizione (anziché attendere una richiesta IMDS con scadenza urgente da un cliente). I fornitori che raccolgono questi dati a monte segnalano costantemente tempi di risposta più rapidi alle richieste IMDS, soprattutto perché la parte più onerosa del lavoro è già stata svolta.
Infine, ricercare strumenti che colleghino i dati di conformità materiali al resto dell’ecosistema di rischi della catena di approvvigionamento. I dati IMDS non vivono in isolamento. Gli stessi componenti oggetto di reportistica presentano anche rischi di ciclo di vita, di approvvigionamento e di esposizione normativa che il team probabilmente monitora altrove. Quando i dati materiali e l’intelligence sui rischi della filiera (risk intelligence) sono separati, si rischia la duplicazione del lavoro di ricerca e la perdita di visibilità sulle relazioni tra composizione e profilo di rischio di ciascun componente.
Perché l’IMDS va oltre la semplice sottomissione
Vale la pena soffermarsi a ricordare perché le sottomissioni IMDS siano così rilevanti. Gli OEM automobilistici si affidano a questi dati per conformarsi alle direttive sui veicoli a fine vita, per identificare le sostanze altamente preoccupanti (SVHC) ai sensi del REACH e per rispettare requisiti sulle sostanze soggette a restrizione che differiscono in base alla regione. Una sottomissione IMDS tardiva o imprecisa non genera solo frizioni con il cliente: può bloccare l’approvazione di un componente, ritardare il lancio di un programma o esporre l’OEM a rischi di compliance derivanti da dati non corretti forniti dal fornitore.
Per questo fare bene l’IMDS oggi è ancora più importante rispetto a pochi anni fa. L’attenzione regolatoria sulla trasparenza dei materiali è aumentata nell’ultimo decennio, e gli OEM trasferiscono sempre di più queste responsabilità di verifica ai loro fornitori diretti e sub-tier. I produttori capaci di rispondere prontamente e con precisione alle richieste IMDS sono, in termini concreti, più affidabili per le collaborazioni. Questa reputazione rafforza la posizione competitiva del fornitore nel settore auto, generando più clienti, opportunità e fatturato nel tempo.
Integrare l’IMDS in una strategia di compliance più ampia
I fornitori che gestiscono con efficacia l’IMDS non sono necessariamente quelli dotati di team compliance più numerosi. Sono quelli che hanno smesso di trattare l’IMDS come un’emergenza isolata e lo hanno integrato in un framework più ampio di conformità dei materiali. Quando dati sulle sostanze, strutture dei moduli e record di compliance sono raccolti in un unico luogo—invece di essere sparsi tra fogli di calcolo ed email—le sottomissioni IMDS smettono di essere un collo di bottiglia e diventano una parte prevedibile e gestibile del flusso di lavoro.
Lo strumento per la compliance Z2 può aiutare le aziende a raggiungere questo obiettivo, rendendo le sottomissioni IMDS parte naturale di un programma più ampio di compliance. Z2Data centralizza per i propri clienti i dati di composizione materiale, il monitoraggio delle sostanze e l’intelligence sui rischi legati alla distinta base (BOM) in un’unica piattaforma. Grazie a questo sistema centralizzato, Z2Data consente alle aziende di gestire le sottomissioni IMDS—e altri obblighi di due diligence sovrapposti—in modo più rapido ed efficiente.
Se il processo IMDS si basa ancora su interazioni manuali, ricerche e/o sulla conoscenza esclusiva di una singola risorsa circa i prodotti e le distinte base, vale la pena vedere in cosa consiste un approccio centralizzato. Per scoprire come Z2Data può aiutare i produttori auto a semplificare le sottomissioni IMDS, prenoti una prova gratuita con uno dei nostri esperti di prodotto.
