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Um termo recorrente no panorama regulamentar é «diligência devida». E por bons motivos: a diligência devida é um elemento-chave no cumprimento das obrigações empresariais impostas por várias leis e diretivas.
Diligência devida para conformidade ambiental
Mas afinal, o que é exatamente a diligência devida? Segundo o dicionário Oxford, diligência devida define-se por «medidas razoáveis tomadas por uma pessoa para satisfazer um requisito, normalmente de natureza legal». No contexto da conformidade ambiental, isto significa analisar os próprios processos para garantir o cumprimento das obrigações de conformidade ambiental.
Embora possa parecer contraproducente à primeira vista, quanto melhor for a diligência devida, menor será o risco de problemas financeiros e de acesso ao mercado, fatores que podem afetar a longevidade da empresa. Prepara igualmente para auditorias e assegura transparência, permitindo que as informações obrigatórias sejam reportadas e facilmente acessíveis.
A diligência devida é essencial para conseguir navegar com sucesso o número crescente de regras e regulamentos existentes e futuros. Não só permite evitar consequências legais e melhorar a eficiência operacional, como também ajuda a gerir eventuais riscos reputacionais associados a erros. Para empresas que pretendem garantir acesso ininterrupto aos mercados-alvo, é imperativo antecipar a conformidade tão cedo quanto possível.
A quem se aplica a diligência devida?
A diligência devida aplica-se a uma vasta gama de setores e produtos, incluindo dispositivos médicos, produtos infantis e eletrónica. Se a sua empresa já passou a fase de arranque e atua com produtos e mercados consolidados, provavelmente já implementou um programa de conformidade que inclui um plano básico de diligência devida. Caso contrário, segue-se um guia prático para começar:
1) Como começar: configurar um programa de diligência devida para alcançar os objetivos de conformidade ambiental
Existem vários níveis nestes programas de conformidade e nas iniciativas de diligência devida. Apesar de cada empresa ter de definir o nível de risco que está disposta a assumir, um programa de diligência devida robusto é um fator determinante para o sucesso da conformidade.
Como começar: compreender quais as regulamentações aplicáveis
O primeiro passo de qualquer estratégia de diligência devida é compreender as exigências de conformidade e os produtos em questão. Isto inclui:
- Saber que regulamentos ou diretivas se aplicam à sua empresa
- Saber a que produtos da empresa se aplicam esses regulamentos e diretivas
- Identificar todos os intervenientes-chave no processo de conformidade (desde entidades reguladoras a organismos de fiscalização e até membros da própria equipa)
Esta é frequentemente a fase ideal para recorrer ao apoio de um consultor de conformidade, interno ou externo, caso ainda não o tenha na empresa. Embora seja tentador gerir tudo internamente, para reduzir custos ou manter o controlo do processo, recorrer a um especialista oferece vantagens claras.
A conformidade ambiental é um tema amplo, com inúmeras normas e diretivas, de diferentes níveis de complexidade. O âmbito de aplicação destas regras varia, sendo fundamental perceber exatamente a que padrões está sujeito. Os especialistas em conformidade dispõem do conhecimento necessário para navegar este contexto complexo e ajudarão a identificar as partes do produto abrangidas por cada regulamento. Compreender as obrigações de importação, fabrico, reporte, rotulagem e notificações é determinante para manter o estatuto de conformidade.
2) Recolher a documentação necessária
O passo seguinte é reunir toda a documentação relevante para os eventos de conformidade identificados na etapa anterior. Para quem faz isto pela primeira vez, pode parecer uma tarefa complexa, mas à medida que se repetem estas responsabilidades, o processo torna-se mais rápido e ágil. Estes documentos podem incluir informação pública, uma base de dados, ou informação privada obtida ao longo da cadeia de abastecimento.
Para ser eficaz, é essencial garantir que os dados da lista de materiais (BOM) estão organizados e corretos. É fundamental identificar as referências dos seus próprios componentes, local de aquisição, fabricante e as referências originais dos mesmos. Quando adquire componentes, poderá igualmente receber documentação associada, pelo que é crítico manter um histórico de compras rigoroso e uma biblioteca de componentes bem estruturada. Este nível de rastreabilidade na cadeia de abastecimento permite saber onde procurar e a quem recorrer quando for necessário aceder a informação de conformidade. Assim, poupa-se semanas de trabalho e contratempos apenas para identificar o histórico de um único componente.
Começar por informação disponível publicamente permite restringir os esforços de contacto mais complexos e obter melhores resultados. Após esgotar a informação pública disponível, será necessário contactar as partes envolvidas para reunir os dados em falta. É fundamental garantir que dispõe da informação correta para contactar a pessoa certa, no departamento adequado, de modo a obter as respostas pretendidas. Claridade no pedido de informação é igualmente indispensável para que o fornecedor compreenda exatamente o que é necessário. Quanto melhor for o trabalho da etapa anterior, mais fácil será esta comunicação.
Reunida toda a documentação, deve analisar-se e rever-se para garantir que está atualizada e que cumpre os requisitos. Cada empresa aborda a conformidade de forma diferente e, ao rever a documentação reunida, notará várias formas de organização e formatação. Embora existam normas do setor para reporte de conformidade, estas não são obrigatórias. Mais comum do que a norma IPC 1752A são as declarações ou certificados de conformidade (ou não conformidade) emitidos pela própria empresa. Estas declarações costumam abranger todos os produtos da empresa. Existem também declarações por produto, que especificam os componentes e respetiva informação. Algumas empresas emitem até relatórios laboratoriais de terceiros que confirmam a presença ou ausência de determinadas substâncias. Outras recorrem aos padrões ou classes de materiais solicitados. A melhor forma de informação é uma declaração completa de materiais.
Uma declaração completa de materiais (também designada por FMD) lista todas as substâncias presentes na composição de um determinado componente, incluindo as concentrações. Isto permite identificar rapidamente que substâncias estão presentes para qualquer regulamento ou diretiva, atual ou futura, sem ter de voltar a contactar sempre que ocorram alterações regulamentares. Aceitar vários formatos de documentação aumenta significativamente o sucesso dos esforços de diligência devida, mas é fundamental avaliar se cada um cumpre corretamente os requisitos mínimos. Os critérios de aceitação podem variar, mas, regra geral, um bom documento deverá indicar claramente:
- A empresa emissora
- Os produtos abrangidos
- No caso de declarações: referências legais claras a regulamentos e diretivas mais recentes
- O estatuto de conformidade
- Data
- Nome e função do contacto
- Assinatura
- Formato seguro que não permita alterações
Os melhores documentos de conformidade transmitem confiança e evidenciam a diligência devida através de declarações bem fundamentadas e claras, com peso e responsabilidade jurídica. Existem variações desta lista e nem todos os documentos cumprem todos os pontos, sendo necessário avaliar sempre o grau de risco e aceitar apenas quando tal for adequado. Um software robusto é indispensável para organizar corretamente estes documentos e associá-los aos componentes em causa. Os critérios de aceitação devem ser registados. Para documentos rejeitados, recomenda-se também registar os motivos, evitando assim uma aceitação errada por outros membros da equipa. Esta informação pode ainda ajudar a identificar fornecedores que revelem menor fiabilidade e que devam ser progressivamente removidos. Estes dados podem ser integrados em ficheiros técnicos de conformidade, bem como em auditorias de não conformidade.
3) Realizar uma análise de lacunas à informação reunida
A terceira etapa consiste na realização de uma análise de lacunas (gap analysis). Idealmente, toda a documentação necessária deveria estar disponível, completa, no formato correto e atualizada quando chegar o momento da diligência devida. Na realidade, tal raramente acontece. Identificar o que falta permite definir um plano de ação para essas situações, independentemente de se deverem à ausência de informação, a fontes pouco fiáveis ou a motivos de não aceitação.
Uma boa prática é proceder a análises de composição química dos componentes não documentados, geralmente com a ajuda de um químico ou outro especialista. Com base nos regulamentos identificados na fase inicial, deve analisar-se a presença das substâncias relevantes em cada peça e aferir a sua aplicabilidade. Por exemplo, não encontraria ftalatos (plastificantes) numa estrutura de aço inoxidável. Ao restringir as substâncias relevantes, pode-se começar a construir perfis de risco e avaliar o estatuto de conformidade. Os componentes de alto risco podem depois ser submetidos a testes laboratoriais independentes para determinação final do seu conteúdo. Embora os testes químicos sejam a forma mais sólida de identificar a composição dos produtos, são dispendiosos e morosos, pelo que é essencial selecionar criteriosamente onde são realmente necessários, otimizando recursos.
4) Facilitar a atualização e manutenção do processo de diligência devida
A etapa seguinte é garantir que toda a documentação está devidamente organizada e permanentemente atualizada. Quando gerida corretamente, a diligência devida pode gerar centenas ou milhares de documentos e respostas a monitorizar. Garantir a sua ligação ao componente correto e a respetiva atualização é essencial para não desperdiçar o trabalho realizado. Facilita ainda a aplicação de declarações de produto abrangentes a vários componentes, sem ser necessário contactar novamente o fornecedor. Ajuda também a determinar se é necessário novo contacto após atualizações (por exemplo, quando existe uma declaração completa de materiais) e quem, especificamente, deve ser contactado, com base na informação anterior.
5) Realizar revisões regulares e programadas de diligência devida
A última etapa é estabelecer um plano contínuo para realizar revisões e verificações periódicas à diligência devida de conformidade. Isto permite identificar e corrigir problemas nas práticas de conformidade antes que se agravem. A conformidade é dinâmica — mesmo que tudo esteja em ordem hoje, amanhã pode já não estar. É importante preparar-se para o pior cenário. Assim, é fundamental manter o registo de todas as ações de diligência devida e dos detalhes dos documentos detidos. Caso surjam problemas, esses registos servirão como prova perante o organismo regulador de que todos os esforços foram feitos para assegurar a conformidade. A conformidade ambiental não é estática, sendo atualizada frequentemente, muitas vezes várias vezes por ano (o regulamento REACH, por exemplo, é atualizado duas vezes por ano). Ter um plano documentado para monitorizar estas alterações e gerir todos os documentos relacionados com cada produto quando surge uma alteração é um dos pontos que as autoridades reguladoras irão verificar em investigações, seja durante revisões prévias de conformidade ou em situações de violação.
Por ser um elemento transversal à maioria dos regulamentos, a diligência devida é o maior aliado na gestão da conformidade. Esforços mínimos que antigamente podiam ser suficientes são hoje ineficazes e podem acarretar graves consequências. Investir em programas sólidos de diligência devida fortalece a base da conformidade e facilita a resposta a novas regras. É vital adotar uma solução que permita gerir e atualizar eficientemente estes documentos ativos ao longo do tempo. Isto traduz-se em economia de tempo e custos, demonstrando às autoridades o compromisso da empresa em garantir a segurança dos produtos. Mesmo em casos de incumprimento, uma demonstração robusta dos processos pode servir de defesa e atenuar penalizações, enquanto um esforço limitado pode resultar em consequências mais severas.
Em resumo
Implementar um programa robusto de diligência devida para conformidade ambiental é essencial para empresas que pretendam navegar as complexidades regulatórias e garantir a segurança dos seus produtos. Ao compreender a regulamentação aplicável, reunir a documentação necessária, realizar análises rigorosas e manter revisões periódicas, é possível mitigar riscos e garantir a conformidade — ou pelo menos evidenciar os melhores esforços para o fazer.
