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Un concept clé dans le paysage réglementaire actuel est la « diligence raisonnable ». Et cela se comprend aisément : la diligence raisonnable est un élément fondamental pour répondre à vos obligations d'entreprise en vertu de nombreuses lois et directives.
Diligence raisonnable en matière de conformité environnementale
Mais qu’est-ce que la diligence raisonnable ? Selon le dictionnaire Oxford, la diligence raisonnable se définit comme « les mesures raisonnables prises par une personne afin de satisfaire à une exigence, généralement une exigence légale ». Dans le contexte de la conformité environnementale, cela signifie que vous devez vous autoévaluer afin de vous assurer que vous respectez bien vos obligations en matière de conformité environnementale.
Bien que cela puisse sembler contre-intuitif au premier abord, plus votre démarche de diligence raisonnable sera structurée, plus votre risque de difficultés financières ou de perte d’accès au marché sera réduit, ce qui aura un impact direct sur la pérennité de votre entreprise. Elle vous prépare aux audits et garantit la transparence, afin que les informations obligatoires soient bien déclarées et accessibles.
La diligence raisonnable est essentielle pour naviguer avec succès parmi le nombre croissant de règles et de réglementations en vigueur ou à venir. Elle permet non seulement d’éviter les conséquences juridiques et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi de maîtriser tout risque de réputation lié à une erreur. Si votre entreprise vise à accéder sans interruption à ses marchés cibles, il est impératif d’anticiper et de traiter en priorité les enjeux de conformité.
Qui est concerné par la diligence raisonnable ?
La diligence raisonnable concerne de nombreux secteurs et types de produits, dont les dispositifs médicaux, les produits pour enfants et l’électronique. Si vous avez dépassé le stade de la start-up et que votre entreprise propose déjà des produits sur des marchés établis, il est probable que vous disposiez déjà d’un programme de conformité intégrant un plan élémentaire de diligence raisonnable. Si ce n’est pas le cas, voici un aperçu pratique pour bien démarrer :
1) Premiers pas : mettre en place un programme de diligence raisonnable pour répondre à vos objectifs de conformité environnementale
Il existe plusieurs niveaux pour ces programmes de conformité et ces démarches de diligence raisonnable. Bien que votre entreprise doive déterminer le niveau de risque qu’elle est prête à accepter, un aspect clé de la réussite en matière de conformité reposera sur l’intégration d’une démarche de diligence raisonnable complète.
Premiers pas : comprendre les réglementations applicables à votre société
La première étape de toute stratégie de diligence raisonnable consiste à comprendre les exigences de conformité et la nature de vos produits. Cela inclut :
- Identifier les réglementations ou directives applicables à votre entreprise
- Déterminer à quels produits ces réglementations et directives s’appliquent
- Lister toutes les parties prenantes impliquées dans le processus de conformité (des autorités réglementaires aux organismes en charge du contrôle, sans oublier les membres de votre propre équipe)
C’est souvent à ce stade qu’il est judicieux de faire appel à un conseiller en conformité, interne ou externe, si vous n’en avez pas déjà un. Même si vous pourriez être tenté de gérer la conformité en interne, par souci d’économie ou de contrôle, l’intervention d’un professionnel offre des avantages significatifs.
La conformité environnementale est un sujet très vaste, incluant une multitude de réglementations et de directives à différents niveaux. Les champs d’application varient, et il est crucial de comprendre précisément le cadre normatif auquel vous devez vous conformer. Les experts en conformité disposent de connaissances et de compétences spécialisées pour naviguer dans des environnements réglementaires complexes, et leur expertise vous aidera à cibler exactement quelles parties de vos produits sont concernées par chaque réglementation. Bien cerner vos obligations en matière d’importation, de fabrication, de déclaration, d’étiquetage et de notifications représente une étape déterminante dans la réussite ou l’échec d’une démarche de conformité.
2) Rassembler les documents nécessaires
L’étape suivante consiste à rassembler tous les documents requis concernant l’événement de conformité identifié à l’étape un. Si vous débutez, cette tâche peut sembler intimidante, mais plus vous accomplissez ces démarches, plus elles deviendront simples et rapides à gérer. Ces documents peuvent provenir d’informations publiques, d’une base de données, ou d’informations privées collectées auprès de la chaîne d’approvisionnement.
Pour être efficace, vous devez vous assurer que vos données dans votre nomenclature (BOM) soient organisées et exactes. Vous devez pouvoir identifier vos propres composants, leur provenance, leurs fabricants, et leurs numéros de référence d’origine (MPN). À l’achat, il se peut que vous ayez également reçu des documents relatifs à ces composants : il est donc crucial de tenir une traçabilité irréprochable de vos achats et de disposer d’une bibliothèque de composants parfaitement organisée. Ce niveau de traçabilité au sein de la chaîne d’approvisionnement vous permettra d’identifier rapidement où chercher et qui contacter pour obtenir les informations de conformité nécessaires. Cela peut vous faire gagner des semaines d’efforts et éviter bien des complications ne serait-ce que pour retrouver l’historique d’un composant.
Commencer par exploiter les informations publiques permet de mieux cibler ensuite les démarches d’obtention des éléments les plus difficiles et d’augmenter vos chances de succès. Une fois ce premier gisement épuisé, vous devrez contacter les parties concernées pour obtenir les éléments restants nécessaires. Il est impératif de disposer des bonnes informations afin de solliciter le bon interlocuteur dans le département approprié pour obtenir les réponses attendues. Soyez précis dans vos demandes et assurez-vous que le fournisseur comprenne clairement la nature des informations recherchées. Plus la préparation de la première étape a été rigoureuse, plus vos échanges seront efficaces.
Une fois l’ensemble des informations collectées, il sera nécessaire de les analyser et de les valider afin de s’assurer qu’elles sont acceptables et à jour. Chaque entreprise adopte une démarche de conformité propre et, lors de l’analyse des documents recueillis, vous constaterez la diversité de leurs formats et de leur organisation. Bien qu’il existe des standards sectoriels pour la transmission des informations de conformité, ceux-ci ne sont pas impératifs. En réalité, il est plus courant de trouver, plutôt que la norme IPC 1752A, des déclarations ou certificats de conformité (ou de non-conformité) produits par l’entreprise : il s’agit généralement d’une déclaration couvrant tous les produits de la société. Il existe aussi des déclarations au niveau du produit, détaillant les composants et les informations qui s’y rapportent. Certaines entreprises fournissent des rapports d’essais émis par des laboratoires tiers démontrant la présence ou l’absence de substances précises. D’autres s’appuient sur des normes ou grades de matériaux pour fournir les renseignements demandés. La meilleure forme d’information reste la déclaration complète des matériaux.
Une déclaration complète des matériaux (aussi appelée FMD) liste toutes les substances utilisées dans la fabrication d’un composant donné, avec les concentrations correspondantes. Vous pouvez ainsi identifier toute substance, actuelle ou future, visée par une réglementation ou une directive, sans avoir à relancer vos fournisseurs lors d’une modification réglementaire. Accepter différents formats accroît vos chances de réussite dans la constitution d’un dossier de diligence raisonnable, mais certains éléments restent indispensables pour le rendre recevable. Les critères d’acceptation diffèrent selon les réglementations, mais un bon document devra systématiquement répondre à plusieurs exigences, parmi lesquelles :
- Identification claire de l’entreprise émettrice
- Liste précise des produits concernés
- Pour les déclarations : références juridiques claires aux réglementations et directives les plus récentes
- Statut de conformité clairement indiqué
- Date du document
- Nom et fonction de la personne à contacter
- Signature
- Format sécurisé ne permettant pas de modifications ultérieures
Les meilleurs documents de conformité laissent peu de place au doute et montrent leur rigueur de diligence raisonnable à travers un contenu clair, juridiquement fondé et engageant la responsabilité de l’émetteur. Il peut exister des variantes, et certains documents ne répondront pas à tous les critères, mais il vous appartient d’évaluer le niveau de risque associé à chaque document et d’en juger la recevabilité. Il est essentiel de disposer d’un logiciel efficace pour organiser ces documents et permettre leur rattachement aux composants concernés. Il est également recommandé de conserver une trace de vos critères d’acceptation. Pour les documents que vous refusez, il peut même être pertinent de les enregistrer comme « rejetés » avec les motifs associés afin qu’ils ne puissent pas être acceptés par erreur ultérieurement par d’autres membres de l’équipe. Ces informations peuvent aussi vous aider à identifier les fournisseurs qui ne sont pas fiables et que vous devriez progressivement retirer de votre panel. Ce type de données peut être intégré dans certains dossiers techniques de conformité, mais aussi utile en cas d’audit de non-conformité.
3) Réaliser une analyse des écarts sur les données recueillies
Troisième étape : procéder à une analyse des écarts. Idéalement, vous disposeriez de tous les documents nécessaires, dans le bon format et à jour, pour satisfaire vos obligations de diligence raisonnable. En pratique, cela n’arrive presque jamais. Identifier ce qui manque dans vos données vous permet d’élaborer un plan d’action pour combler ces lacunes, que l’information soit indisponible, qu’elle provienne d’une source non fiable ou qu’elle ne soit pas recevable pour une autre raison.
La meilleure pratique consiste à réaliser des analyses chimiques des matériaux concernés par ces manques, en s’appuyant généralement sur les compétences d’un chimiste ou d’un expert spécialisé. En vous basant sur les règles recensées à l’étape un, examinez les substances réglementées et évaluez leur applicabilité à vos pièces. Par exemple, on ne retrouvera pas de phtalates (plastifiant) dans un châssis en acier inoxydable. En identifiant les substances réellement concernées, vous pouvez établir des profils de risque et déterminer le statut de conformité de vos pièces. Vous pouvez alors faire tester en laboratoire indépendant les composants à haut risque, afin de vérifier leur contenu en substances réglementées. Bien que ces analyses chimiques soient une méthode fiable pour connaître la composition d’un produit, elles restent coûteuses et chronophages : cibler exclusivement les composants à risque permet d’optimiser votre temps et vos ressources.
4) Simplifier la mise à jour et la gestion de votre démarche de diligence raisonnable
L’étape suivante consiste à garantir l’organisation et l’actualisation continue de toute cette documentation. Si elle est menée correctement, la diligence raisonnable peut aboutir à la collecte de centaines, voire de milliers, de documents et de réponses à suivre scrupuleusement. L’association systématique de chaque document au bon composant, et sa mise à jour, sont déterminantes pour préserver la valeur de vos efforts. Cela facilite également l’application de déclarations globales valables pour plusieurs produits de la société, sans nécessité de solliciter à nouveau le fournisseur. Vous pourrez aisément identifier qui recontacter lors d’une actualisation (par exemple en cas de déclaration complète des matériaux), grâce à l’historique gardé de vos démarches précédentes.
5) Organiser des révisions régulières et programmées de la diligence raisonnable
La dernière étape consiste à établir un plan de suivi permettant de réaliser périodiquement des contrôles de votre démarche de diligence raisonnable pour la conformité. Cela vous permettra de détecter et de traiter plus efficacement tout problème avant qu’il ne devienne critique. La conformité est un domaine où, même si tout est en ordre aujourd’hui, cela peut changer demain : il est donc important de se préparer au pire scénario. D’où l’importance de tracer vos démarches de diligence raisonnable, en y associant les détails des documents détenus. Si un incident devait survenir, ces preuves attesteraient auprès des autorités des efforts fournis pour garantir la conformité. La réglementation environnementale est évolutive et connaît de multiples modifications, parfois plusieurs fois par an (le règlement REACH, par exemple, est mis à jour deux fois par an). Disposer d’un plan documenté pour surveiller ces changements et gérer tous les documents associés à un produit lors de chaque modification est un critère que les autorités vérifieront lors d’un contrôle, que ce soit dans le cadre d’une vérification préventive ou d’une sanction pour non-conformité.
Parce que la diligence raisonnable constitue un fondement commun à la plupart des réglementations, il s’agit de votre principal atout pour naviguer dans la conformité. Si des efforts minimums ont pu suffire jusque-là, ils s’avèrent désormais inefficaces et risqués à l’avenir. Mettre en place des programmes robustes de diligence raisonnable consolide la base de vos démarches de conformité et facilite l’adaptation face à de nouvelles réglementations. Il est essentiel de s’équiper d’une solution permettant de couvrir tous les aspects du programme de diligence raisonnable, ainsi que la gestion et l’actualisation des documents vivants associés. Cela vous fera gagner du temps, économiser des ressources et prouvera aux autorités le sérieux de votre démarche en matière de sécurité produit. Même en cas de non-conformité, une démonstration convaincante de vos efforts pourra alléger les sanctions encourues, tandis qu’une diligence minimale pourra entraîner des conséquences beaucoup plus lourdes.
En résumé
Mettre en place un programme solide de diligence raisonnable pour la conformité environnementale est essentiel pour les entreprises souhaitant naviguer dans la complexité réglementaire et maintenir les standards de sécurité des produits. En identifiant les réglementations applicables, en rassemblant la documentation requise, en réalisant des analyses approfondies et en procédant à des revues régulières, vous pourrez réduire les risques et garantir votre conformité – ou, a minima, pouvoir justifier des efforts mis en œuvre pour s’y conformer.
