5 etapas para due diligence de conformidade ambiental

Um tema recorrente no cenário regulatório é o termo “due diligence” (diligência prévia). E por um bom motivo: a due diligence é um elemento fundamental para que sua empresa atenda às obrigações previstas em diversas leis e normativas. 

Due diligence para conformidade ambiental

Mas afinal, o que é due diligence? Segundo o dicionário Oxford, due diligence é definida como “medidas razoáveis tomadas por uma pessoa para cumprir uma exigência, geralmente legal”. No contexto da conformidade ambiental, isso significa investigar “você mesmo” para garantir que suas obrigações ambientais estejam sendo cumpridas. 

Embora isso possa parecer improdutivo à primeira vista, quanto melhor for sua due diligence, menor será o risco de dificuldades financeiras e restrições de acesso ao mercado, fatores que podem afetar a longevidade da sua empresa. Ela prepara você para auditorias e oferece transparência, garantindo que as informações obrigatórias estejam relatadas e acessíveis. 

A due diligence é vital para navegar com sucesso pelo crescente número de regras e regulamentações existentes e que ainda surgirão no mercado. Além de evitar consequências legais e melhorar a eficiência operacional, ela ajuda a gerenciar riscos reputacionais que podem surgir de erros. Para empresas que buscam acesso ininterrupto aos mercados-alvo, antecipar-se rapidamente à conformidade é essencial. 

Para quem se aplica a due diligence?

A due diligence se aplica a uma ampla variedade de setores e produtos, incluindo dispositivos médicos, produtos infantis e eletrônicos. Se sua empresa já superou a fase inicial e atua com produtos e mercados estabelecidos, provavelmente você já conta com um programa de conformidade que inclui um plano básico de due diligence. Mas, se ainda não for o caso, confira este guia prático para começar:

1) Como começar: como criar um programa de due diligence para atingir suas metas de conformidade ambiental

Existem vários níveis nesses programas de conformidade e esforços de due diligence. Embora sua empresa deva decidir qual nível de risco está disposta a assumir, um componente chave para o sucesso na conformidade será uma abordagem sólida de due diligence.

Como começar: entenda quais regulamentações se aplicam à sua empresa

O primeiro passo de qualquer estratégia de due diligence é entender os requisitos de conformidade e seus produtos. Isso inclui:

1. Saber quais regulamentações ou normativas se aplicam à sua empresa
2. A quais dos seus produtos essas regulamentações e normativas se aplicam
3. Todos os participantes envolvidos no processo de conformidade (de órgãos reguladores a agências fiscalizadoras e até membros de sua equipe)

Este normalmente é o momento ideal para contar com o apoio de um consultor de conformidade, seja interno ou externo, caso ainda não tenha um. Embora a tentação de gerenciar a conformidade internamente possa existir, seja para economizar custos ou manter o controle, recorrer a um especialista oferece vantagens claras.

A conformidade ambiental é um tema amplo, com regulamentações e normativas em diversos níveis. O escopo dessas regras varia, e é fundamental entender exatamente quais padrões a empresa precisa seguir. Especialistas em conformidade possuem conhecimento e experiência para navegar em ambientes regulatórios complexos, facilitando a identificação dos itens do seu produto que estão dentro do escopo de cada norma. Entender as obrigações referentes à importação, fabricação, relatórios, rotulagem e notificações são pontos críticos que podem definir a situação de conformidade da sua empresa.

2) Coleta dos documentos necessários

O passo seguinte é reunir todos os documentos relevantes ao(s) evento(s) de conformidade identificados na etapa anterior. Se for sua primeira vez realizando esse processo, pode ser uma tarefa desafiadora, mas à medida que você executa essa responsabilidade com frequência, ela se torna mais fácil e ágil. Os documentos podem ser informações públicas, um banco de dados ou dados privados obtidos ao longo da sua cadeia de suprimentos. 

Para obter bons resultados, é essencial que os dados da sua lista de materiais (BOM) estejam organizados e corretos. É preciso identificar seus próprios componentes, onde foram adquiridos, quem os fabricou e quais eram os MPNs originais. Ao adquirir componentes, você pode também ter recebido documentação relacionada. Por isso, ter um histórico de compras disciplinado e uma biblioteca de componentes extremamente bem organizada é crucial. Esse nível de rastreabilidade na cadeia de suprimentos permite saber onde buscar e quem contactar para informações de conformidade. Isso pode economizar semanas de trabalho e dores de cabeça para identificar o histórico de um único componente. 

Utilizar informações públicas no início pode facilitar os contatos posteriores e aumentar o índice de sucesso. Depois de esgotar essa etapa, será necessário entrar em contato com as partes envolvidas para obter as informações restantes. É fundamental garantir que você esteja buscando os dados corretos para conseguir falar com o contato certo no setor adequado e obter respostas precisas. Também é importante ser claro em suas solicitações e certificar-se de que o fornecedor entenda exatamente quais informações você está buscando. Quanto melhor for a primeira etapa, mais fácil será este contato.

Após coletar todas as informações, elas deverão ser analisadas e revisadas para garantir que estejam corretas e atualizadas. Cada empresa encara a conformidade de forma diferente, e ao revisar os documentos coletados, você verá que existem diversas formas de formatar e organizar essas informações. Embora existam padrões setoriais para reportar informações de conformidade, eles não são obrigatórios. Mais comuns do que o padrão IPC 1752A são declarações ou certificados de conformidade (ou de não conformidade) emitidos pelas empresas. Esse documento normalmente cobre todos os produtos da empresa com uma declaração geral. Existem também declarações em nível de produto, que detalham especificamente os componentes e suas informações relacionadas. Algumas empresas podem fornecer laudos de teste de laboratórios terceirizados, comprovando a presença ou ausência de substâncias específicas. Outras podem usar padrões ou graduações de materiais para atender ao que foi solicitado. O melhor formato de informação é uma declaração completa de materiais. 

Uma declaração completa de materiais (também chamada de FMD) detalha todas as substâncias utilizadas na formulação de um componente incluindo suas concentrações. Isso permite identificar qualquer substância para qualquer norma, atual ou futura, sem precisar realizar novo contato após atualizações regulatórias. Aceitar diferentes formatos amplia as chances de sucesso em sua due diligence, mas alguns critérios são necessários para que esses documentos sejam considerados válidos. Os requisitos podem variar conforme a regra, mas, de maneira geral, bons documentos devem atender a vários critérios essenciais, tais como:

• De qual empresa é o documento
• Quais produtos estão cobertos
• Para declarações: referências legais claras às regulamentações e normativas mais recentes contempladas
• Status claro de conformidade
• Data
• Nome e cargo do contato
• Assinatura
• Formato seguro, que não permita alterações

Os documentos de conformidade mais robustos deixam pouca margem para dúvida e demonstram sua própria due diligence, em uma comunicação forte e clara que tenha peso e responsabilidade jurídica. Podem existir variações nesses requisitos e nem todos os documentos atenderão a todos os critérios, mas será necessário avaliar o nível de risco que eles apresentam e se isso é aceitável. É importante contar com um bom software para organizar esses documentos, facilitando a conexão com os componentes relacionados. Também recomenda-se que os critérios de aceitação fiquem registrados. No caso de documentos não aceitos, pode ser interessante registrá-los como “rejeitados”, incluindo os motivos, para evitar aceitação indevida por outros membros da equipe no futuro. Essas informações ainda ajudam a identificar fornecedores que podem ser considerados não confiáveis e cuja exclusão da base de parceiros pode ser necessária. Esse tipo de dado pode ser incluído em arquivos técnicos de conformidade ou também utilizado em auditorias de não conformidade.

3) Realize uma análise de lacunas dos dados coletados

O terceiro passo é realizar uma análise de lacunas. Idealmente, todos os documentos necessários deveriam estar no formato correto e atualizados no momento de prestar sua due diligence. Na prática, isso quase nunca acontece. Identificar o que está faltando nos dados permite traçar um plano de ação para cada item, independentemente do motivo — seja indisponibilidade, fonte não confiável ou formato inaceitável. 

A melhor prática é conduzir avaliações de química de materiais nos itens sem documentação, normalmente com o auxílio de um químico ou outro especialista na área. Usando as normas reunidas na primeira etapa, comece a analisar as substâncias presentes nessas regulamentações e avalie sua relevância para cada componente. Por exemplo, não seria esperado encontrar ftalatos (um plastificante) em uma estrutura de aço inoxidável. Ao reduzir a lista de substâncias aplicáveis, é possível criar perfis de risco para definir o status de conformidade. Os componentes de maior risco podem, então, ser testados quimicamente em laboratórios terceirizados para determinar definitivamente o conteúdo de substâncias. Embora os testes químicos sejam uma forma concreta de saber o que há em seu produto, eles podem ser custosos e demorados, portanto, definir quais itens realmente exigem esse procedimento ajuda a economizar tempo e recursos.

4) Facilite a atualização e a manutenção do processo de due diligence

A próxima etapa é garantir que toda a documentação esteja organizada e seja mantida atualizada. Quando realizado corretamente, o trabalho de due diligence pode resultar em centenas ou milhares de documentos e respostas que precisam ser monitorados. Garantir que estejam associados ao componente correto e sempre atualizados é essencial para não desperdiçar todo o esforço. Isso também facilita a aplicação de declarações únicas da empresa a múltiplos componentes, quando cabível, sem a necessidade de acionar novamente o fornecedor. Além disso, ajuda a planejar futuras reaproximações após atualizações (por exemplo, se você possui uma declaração completa de materiais), sabendo exatamente com quem falar, com base no histórico do processo.

5) Estabeleça revisões periódicas e programadas de due diligence

O último passo é criar um plano contínuo para realizar checagens periódicas no seu processo de due diligence de conformidade. Assim, fica mais fácil identificar e resolver problemas antes que se tornem críticos. Conformidade é uma questão em que, mesmo que tudo esteja correto hoje, isso pode mudar amanhã. É importante se preparar para cenários adversos. Por isso, é fundamental manter o controle sobre as ações de due diligence realizadas e sobre todos os detalhes referentes aos documentos mantidos. Caso haja algum incidente, esses registros servirão de prova perante órgãos reguladores, evidenciando o esforço realizado para garantir a conformidade. A conformidade ambiental não é estática, há atualizações frequentes — muitas vezes, várias vezes ao ano (o REACH, por exemplo, é atualizado duas vezes ao ano). Ter um plano documentado de como acompanhar essas atualizações e gerenciar todos os documentos relacionados ao produto no momento em que uma alteração for aplicável é um dos fatores analisados pelos órgãos reguladores em investigações, seja em auditorias prévias à conformidade ou em casos de não conformidade.

Como a due diligence é recorrente em várias regulamentações, ela é sua ferramenta mais poderosa para navegar pela conformidade. Embora o esforço mínimo possa ter sido suficiente no passado, ele é ineficiente e pode trazer riscos no futuro. Construir programas sólidos de due diligence fortalece as bases dos seus processos de conformidade e facilita a adaptação a novas regras e regulamentações no futuro. É fundamental encontrar uma ferramenta que apoie todos os aspectos do seu programa de due diligence e permita o gerenciamento e atualização desses documentos dinâmicos. Isso garante economia de tempo e recursos no longo prazo e mostra às autoridades que sua empresa atua de forma responsável para garantir a segurança dos produtos. Mesmo em casos de violação de conformidade, uma boa demonstração das ações tomadas pode ajudar na defesa e na redução de penalidades, enquanto o mínimo esforço pode resultar em consequências mais severas. 

Resumo

Estabelecer um programa robusto de due diligence para conformidade ambiental é essencial para empresas que precisam navegar por ambientes regulatórios complexos e manter padrões elevados de segurança dos produtos. Compreendendo quais normas se aplicam, reunindo a documentação necessária, realizando análises detalhadas e promovendo revisões periódicas, você pode mitigar riscos e garantir a conformidade — ou pelo menos ter evidências do esforço feito para cumprir as determinações.