Imaginez que vous êtes une entreprise présente dans le secteur de la fabrication depuis de nombreuses années. Vos habitudes industrielles sont bien ancrées et vous savez à quoi vous attendre au quotidien. Pourtant, un jour, un client vous envoie un courriel pour vous interroger sur une loi dont vous n’avez jamais entendu parler, en vous demandant des informations sur les substances présentes dans vos produits. Aucun autre client n’a jamais formulé une telle demande au fil de vos années d’activité. Vous jugez la demande non pertinente pour votre entreprise et n’y donnez pas suite. Mais l’année suivante, vous êtes averti qu’un de vos produits n’est pas conforme car il contient une substance réglementée. Vous devez désormais faire appel à un conseiller juridique et vous préparer à des audits, procédures judiciaires, amendes et à un risque de préjudice pour votre société. Mais, en toute logique, il devrait être impossible d’être sanctionné pour quelque chose que vous ignorez, n’est-ce pas ?
L’ignorance n’est pas recevable devant les tribunaux.
La réglementation touche tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement
Dans le cadre de vos responsabilités liées à la mise sur le marché de vos produits, vous devez comprendre les facteurs qui influencent ce marché et reconnaître votre rôle dans la chaîne d’approvisionnement, au-delà de vos clients directs. Ceci inclut la prise en compte des réglementations produits à différents niveaux, ainsi que votre position dans la chaîne d’approvisionnement de ce produit. Une réglementation à laquelle l’un de vos clients est confronté ne s’applique pas nécessairement à tous vos clients, et il se peut que vous ne soyez pas informé des politiques ou pratiques de conformité propres à d’autres clients.
Responsabilités et conformité environnementale dans la chaîne d’approvisionnement
Croyez-le ou non, la majorité des contrôles de conformité environnementale sont réalisés via la surveillance post-mise sur le marché, et un nombre croissant de réglementations exigent que plusieurs acteurs de la chaîne d’approvisionnement connaissent les substances contenues dans les composants intégrés à leurs produits dès l’origine. Cela implique pour les acteurs de la chaîne d’approvisionnement une présomption accrue de conformité, appelée aussi conformité par défaut.
Qu’est-ce que la « conformité par défaut » ?
La conformité par défaut signifie que, indépendamment de votre niveau de connaissance du sujet, le simple fait de mettre un produit sur un marché donné équivaut à une déclaration de conformité, et vous êtes tenu responsable de cette action.
Les risques de la conformité par défaut
Si certaines réglementations de conformité par défaut engagent la responsabilité de l’entreprise finale, d’autres impliquent plusieurs acteurs de la chaîne d’approvisionnement. La grande majorité des réglementations produits imposent une obligation de diligence raisonnable au sein de la chaîne d’approvisionnement. Ainsi, même si vous ne représentez pas l’entreprise finale, il se peut que vous soyez sollicité afin d’aider vos clients à remplir leurs obligations légales. L’incapacité ou le refus de fournir ces informations oblige alors vos clients à engager des frais supplémentaires pour se prémunir contre les risques liés à vos produits. Puisque la diligence raisonnable devient la norme de l’industrie en matière de conformité, vos clients prendront en compte votre capacité à leur fournir des informations sur la composition de vos produits ; l’ignorance peut donc vous faire perdre des marchés, vos clients préférant sélectionner d’autres fournisseurs mieux informés.
La non-conformité génère des risques financiers importants
La présomption de conformité présente plusieurs risques pour votre entreprise, notamment au niveau réglementaire et juridique. La conformité par défaut (parfois appelée conformité présumée) peut entraîner un manque de vigilance dans le suivi et le maintien du respect des normes et réglementations. Cela peut aboutir à des situations de non-conformité non détectées, susceptibles de s’aggraver avec le temps. Si une organisation est reconnue non conforme alors que la conformité était présumée, elle s’expose à des pénalités juridiques majeures, amendes ou poursuites. Ces sanctions peuvent s’avérer particulièrement lourdes si la durée de la non-conformité est prise en compte pour déterminer leur sévérité.
La non-conformité peut gravement nuire à la réputation d’une entreprise, au détriment de la confiance des clients et de la crédibilité auprès des parties prenantes. Les effets négatifs sur les activités peuvent s’inscrire dans la durée, notamment via des rappels ou des pertes financières. De plus, le non-respect des exigences financières peut influencer la capacité d’une organisation à opérer sur certains marchés. Un incident de non-conformité peut également entraîner une surveillance accrue de la part des régulateurs. La conformité par défaut peut aussi conduire à maintenir des pratiques fondées sur des normes ou réglementations obsolètes, en particulier dans des contextes réglementaires dynamiques où les obligations évoluent fréquemment. Cela peut entraîner des audits plus fréquents, des réglementations plus strictes et rendre l’environnement opérationnel plus complexe.
Mettre en œuvre des stratégies proactives pour la conformité environnementale
Pour limiter ces risques, les organisations doivent instaurer des programmes de conformité robustes en amont, renforcer les audits internes réguliers, assurer un suivi continu et promouvoir une culture de transparence et de responsabilité, quel que soit leur positionnement dans la chaîne d’approvisionnement ou leur niveau de connaissance réglementaire. Donner la priorité aux démarches de diligence raisonnable, collaborer avec des experts, ainsi qu’adopter les déclarations complètes de matériaux (FMD : Full Material Declaration) permet d’anticiper les évolutions réglementaires et d’identifier rapidement la conformité, ainsi que de s’adapter aux défis imposés par les exigences du marché, y compris la conformité par défaut.
Les FMD garantissent que les entreprises respectent de façon proactive les réglementations environnementales telles que REACH (enregistrement, évaluation, autorisation et restriction des substances chimiques) dans l’UE et RoHS (directive relative à la restriction de l’utilisation de certaines substances dangereuses) dans différentes régions, ainsi que des réglementations fondées sur la conformité présumée telles que la Proposition 65 de Californie (CalProp) ou la Toxic Substance Control Act (TSCA) des États-Unis. Ce niveau de détail facilite la preuve de conformité lors des audits et inspections réglementaires, en fournissant une information claire, traçable et exhaustive sur les matériaux utilisés, ce qui augmente la transparence à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez ainsi identifier et anticiper les risques liés aux substances dangereuses et répondre même aux demandes clients les plus inhabituelles.
Construire un avenir durable grâce à la conformité
Une démarche proactive de conformité s’aligne avec les initiatives de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et les objectifs de développement durable, démontrant un engagement fort en matière de gestion environnementale. Les consommateurs exigent de plus en plus de transparence sur l’impact environnemental des produits. Un solide programme de conformité permet d’instaurer confiance et fidélité parmi les clients en prouvant l’engagement environnemental de l’entreprise. Les entreprises capables de s’adapter rapidement aux exigences environnementales et de proposer des produits conformes et responsables bénéficient d’un avantage concurrentiel, en rationalisant leur approvisionnement en matériaux, réduisant les coûts liés à la gestion des substances dangereuses et en évitant les sanctions et amendes financières engendrées par la non-conformité.
En adoptant un programme de conformité flexible et transparent, les entreprises répondent non seulement aux réglementations en vigueur, mais se positionnent également comme des leaders en matière de durabilité et de responsabilité environnementale. Ce choix stratégique contribue à leur réussite à long terme et à leur résilience dans un marché où la sensibilité environnementale est croissante.
