Immagini di essere un’impresa attiva nel settore manifatturiero da anni. Sono ormai consolidate le routine di settore e si sa bene cosa aspettarsi nella gestione quotidiana. Tuttavia, un giorno arriva un’email da un cliente che chiede informazioni su una normativa mai sentita prima e richiede dati sulle sostanze presenti nei prodotti. Nessun altro cliente, in tutti gli anni di attività, aveva mai richiesto nulla di simile. Si tende quindi a ritenere la richiesta non rilevante e si ignora. Poco dopo non arrivano altri riscontri dal cliente. Solo l’anno successivo si riceve una notifica relativa a un prodotto non conforme contenente una sostanza regolamentata. A questo punto, serve assistenza legale e occorre prepararsi per audit, contenziosi, sanzioni e danni reputazionali per l’impresa. Ma davvero si può essere ritenuti responsabili per qualcosa di cui non si era a conoscenza?
In sede legale, l’ignoranza non rappresenta una giustificazione.
Le normative impattano tutta la filiera
Tra le responsabilità connesse all’immissione di prodotti sul mercato, è fondamentale comprendere tutti i fattori che lo influenzano e riconoscere il proprio ruolo nella catena di approvvigionamento, oltre il rapporto diretto con i clienti. Questo include il rispetto delle regolamentazioni di prodotto su più livelli, così come il contributo nella filiera relativa al prodotto stesso. Una normativa che interessa un cliente potrebbe non essere applicabile a tutti e spesso non si conoscono pienamente le policy o le prassi di conformità adottate da altri clienti.
Compliance ambientale e responsabilità nella catena di approvvigionamento
Sorprendentemente, gran parte dell’applicazione delle normative ambientali deriva da controlli post-market e un numero crescente di regolamenti richiede a più attori della filiera di sapere quali sostanze sono presenti nei componenti utilizzati nei propri prodotti fin dall’inizio. Questo comporta, per i soggetti coinvolti nella catena di approvvigionamento, una crescente presunzione di conformità, nota anche come default compliance.
Che cos’è la “default compliance”?
Default compliance significa che, indipendentemente dal grado di conoscenza del tema, l’atto stesso di immettere un prodotto in vendita su un determinato mercato equivale a una dichiarazione di conformità, e si è responsabili per questa azione.
I rischi della default compliance
Alcune normative di default compliance possono attribuire la responsabilità all’impresa finale, altre possono coinvolgere diversi attori della catena di approvvigionamento, ma la maggior parte delle normative di prodotto richiede una adeguata due diligence lungo la filiera. Questo significa che, anche se non si è l’impresa finale, si può essere chiamati a supportare i clienti nei loro adempimenti legali. Non essere in grado – o non essere disponibili – a fornire tali informazioni comporta per i clienti maggiori costi per coprire i rischi legati ai prodotti forniti. Con la due diligence sempre più riconosciuta come prassi standard per la compliance, i clienti valuteranno la capacità di fornire informazioni sui materiali impiegati nei prodotti, e l’ignoranza può costare cara quando scelgono fornitori con un livello di preparazione più elevato.
La non conformità comporta rischi finanziari significativi
La presunzione di conformità comporta vari rischi per l’azienda, soprattutto in ambito normativo e legale. La default compliance (nota anche come assumed compliance) può tradursi in una minore vigilanza nel mantenimento e nel controllo dell’aderenza agli standard e alle normative. Di conseguenza, problemi di non conformità possono non essere rilevati e aggravarsi nel tempo. Se un’organizzazione viene individuata come non conforme dopo che la sua conformità era stata presunta, rischia sanzioni legali, multe o contenziosi rilevanti. Tali sanzioni economiche possono avere impatti gravi soprattutto se la durata della non conformità viene presa in considerazione per determinarne la severità.
La non conformità può compromettere seriamente la reputazione di un’organizzazione, erodendo la fiducia di clienti e stakeholder, con ricadute a lungo termine come richiami di prodotto o perdite finanziarie. Anche la mancata compliance a norme di carattere finanziario può limitare l’abilità di operare su certi mercati. Un evento di non conformità può inoltre comportare un’attenzione maggiore da parte delle autorità di vigilanza. La default compliance può anche comportare l’aderenza a standard o regolamentazioni non più aggiornati, specialmente in contesti normativi in cui gli obblighi cambiano frequentemente. Ciò può portare a controlli più frequenti, regolamenti più stringenti e un contesto operativo più oneroso.
Strategie proattive per la compliance ambientale
Per mitigare questi rischi, le organizzazioni dovrebbero implementare programmi di compliance solidi e preventivi, audit interni regolari, monitoraggio continuo e promuovere una cultura aziendale improntata a trasparenza e responsabilità, indipendentemente dalla propria posizione nella filiera o dalle normative di riferimento. Dare priorità ai programmi di due diligence, coinvolgere esperti e adottare dichiarazioni materiali complete (FMD – Full Material Declarations) consente di affrontare in anticipo gli eventuali cambi normativi e di valutare tempestivamente la conformità, adattandosi con rapidità alle nuove sfide derivanti dalle regolamentazioni di mercato, inclusa la default compliance.
Le FMD permettono alle aziende di soddisfare proattivamente la normativa ambientale come REACH (Registration, Evaluation, Authorisation, and Restriction of Chemicals) nell’UE e RoHS (Restriction of Hazardous Substances) in varie regioni, così come le norme di assumed compliance, tra cui California Proposition 65 (CalProp) o il Toxic Substance Control Act (TSCA) negli Stati Uniti. Questa informazione dettagliata sul materiale semplifica la dimostrazione della conformità durante audit o ispezioni normative, offrendo dati chiari, tracciabili e dettagliati sulle sostanze impiegate nei prodotti e migliorando la trasparenza nella filiera. Questo consente di individuare e gestire i rischi legati a sostanze potenzialmente pericolose e di rispondere in modo puntuale a richieste dei clienti anche relative a temi mai affrontati in precedenza.
Costruire un futuro sostenibile attraverso la compliance
Una gestione proattiva della compliance si allinea a iniziative di responsabilità sociale d’impresa (CSR) e obiettivi di sostenibilità, dimostrando l’impegno nella tutela ambientale. I consumatori richiedono sempre più trasparenza sull’impatto ambientale dei prodotti. Un programma di compliance efficace rafforza la fiducia e la fedeltà dei clienti, mostrando l’impegno aziendale verso la responsabilità ambientale. Le aziende che riescono ad adattarsi rapidamente alle normative ambientali e a offrire prodotti conformi e sostenibili ottengono un vantaggio competitivo grazie all’ottimizzazione dell’approvvigionamento dei materiali, alla riduzione dei costi legati alla gestione delle sostanze pericolose e al rispetto degli obblighi normativi, evitando multe e sanzioni pesanti derivanti dalla non conformità.
Adottando un programma di compliance flessibile e trasparente, le aziende non solo rispettano le normative vigenti, ma si posizionano come leader nel campo della sostenibilità e della responsabilità ambientale. Questa scelta strategica favorisce il successo e la resilienza a lungo termine in un mercato sempre più attento ai temi ambientali.
