:quality(85))
Đã đến lúc doanh nghiệp cần xem xét lại cách sử dụng khảo sát nhà cung cấp trong đánh giá rủi ro nhà cung cấp. Dù đây từng là phương pháp chủ yếu để đo lường rủi ro chuỗi cung ứng, bối cảnh toàn cầu hiện nay khiến cách làm này kém hiệu quả với các doanh nghiệp mong muốn quản lý rủi ro tối ưu. Tuy nhiên, xây dựng chiến lược mới xoay quanh khảo sát nhà cung cấp không có nghĩa là loại bỏ hoàn toàn — mà là thực hiện chúng theo cách phù hợp hơn với môi trường rủi ro đang liên tục thay đổi hiện nay.
Dựa vào việc đánh giá sơ bộ một lần duy nhất đối với nhà cung cấp không còn đủ để điều hướng chuỗi cung ứng phức tạp như hiện nay. Nếu như trước đây, quy trình thẩm định một lần có thể giúp doanh nghiệp khởi động sản xuất, thì ngày nay, những thách thức trong chuỗi cung ứng đặt ra các rủi ro mới, đòi hỏi mức độ minh bạch chưa từng có đối với nhà cung cấp của doanh nghiệp. Các thách thức mới này bao gồm các biến động đột ngột về tài chính, thay đổi quy định, các mối đe dọa về môi trường và sự phát triển của công nghệ.
Nhà cung cấp có vẻ an toàn, ổn định hôm nay có thể nhanh chóng đối mặt rủi ro bất ngờ, ảnh hưởng đến độ tin cậy. Để xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp bền vững và bảo vệ chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần vượt qua các phương pháp đánh giá rủi ro tĩnh, áp dụng cách tiếp cận năng động hơn.
Dưới đây, chúng tôi phân tích lý do vì sao các phương pháp đánh giá rủi ro nhà cung cấp truyền thống không còn phù hợp, đồng thời chỉ ra năm lý do chính mà theo đó, việc giám sát liên tục và cập nhật khảo sát nhà cung cấp trở nên thiết yếu đối với doanh nghiệp muốn chủ động đón đầu rủi ro.
Vấn đề của chương trình sàng lọc một lần đối với nhà cung cấp
Việc kiểm tra nhà cung cấp một lần trong giai đoạn thiết lập quan hệ là phương pháp phổ biến khi tiến hành khảo sát và đánh giá rủi ro nhà cung cấp, thường dùng để đưa nhà cung cấp mới vào danh sách Nhà sản xuất được phê duyệt (AML) hoặc Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (AVL) của doanh nghiệp.
Quy trình một lần này thường bao gồm việc thu thập báo cáo tài chính, thông tin thuế, chứng nhận ngành và các chi tiết quan trọng khác nhằm đánh giá quan hệ hợp tác có đáng theo đuổi hay không. Mặc dù sàng lọc ban đầu thường được thực hiện rất kỹ lưỡng, nhưng các lần đánh giá tiếp theo hiếm khi duy trì mức độ nghiêm ngặt như vậy. Áp lực về thời gian và nhân lực khiến các lần đánh giá sau chủ yếu tập trung vào hiệu suất nhà cung cấp, dẫn đến khoảng trống trong việc nắm bắt tình trạng hoạt động và ổn định của doanh nghiệp nhà cung cấp.
Những điểm mù này có thể làm doanh nghiệp dễ tổn thương trước các rủi ro diễn biến âm thầm, chỉ bộc lộ khi chúng gây gián đoạn vận hành. Với nhà cung cấp nội địa, việc giám sát định kỳ dễ thực hiện hơn, nhưng với nhà cung cấp ở xa hoặc quốc tế, việc kiểm tra, đánh giá thường xuyên trở nên thách thức lớn hơn nhiều.
1. Không cung cấp cái nhìn thời gian thực về các sự kiện bất ngờ
Một lý do quan trọng để triển khai khảo sát liên tục trong quy trình đánh giá rủi ro nhà cung cấp sau bước khởi đầu là nhằm phát hiện các sự kiện bất ngờ có thể ảnh hưởng đến nhà cung cấp, chuỗi cung ứng của họ, và cuối cùng là sản phẩm hoàn thiện. Ngay cả khi đánh giá kỹ lưỡng được thực hiện trong quá trình tiếp nhận, các sự kiện tiêu cực ảnh hưởng đến chất lượng nhà cung cấp, giao hàng đúng hạn và các chỉ số hiệu quả then chốt khác vẫn có thể xảy ra sau này. Dù nhiều nhà cung cấp thông báo cho khách hàng về các sự cố này khá nhanh, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.
Ví dụ, các tác động liên quan thời tiết thường dễ nhận thấy, nhưng các vấn đề như tấn công mạng, bất ổn chính trị và lệnh trừng phạt lại khó phát hiện và xử lý hơn nhiều. Theo một báo cáo thường niên của công ty an ninh mạng Arctic Wolf, "50% tổ chức đã trải qua sự cố tấn công trong năm qua… trong số đó, 72% không tiết lộ khi sự cố xảy ra". Những vấn đề phức tạp này thậm chí có thể không được công bố trong thời gian dài — hoặc hoàn toàn không được công bố.
Hơn nữa, các rủi ro này còn có thể ảnh hưởng tới chuỗi cung ứng cấp dưới của nhà cung cấp — một khâu thường bị bỏ qua trong quy trình sàng lọc truyền thống. Ví dụ, thiên tai tại các nhà cung cấp cấp dưới ở Trung Quốc có thể gây chậm chuỗi cung ứng thành phẩm. Quy trình đánh giá truyền thống — thường diễn ra một lần/năm hoặc ít hơn — không phản ánh đầy đủ các rủi ro trong mạng lưới tổng thể của nhà cung cấp. Vì thế, các gián đoạn tại chuỗi cung ứng cấp dưới — do biến động địa chính trị, thiên tai hoặc lý do khác — thường không được phát hiện cho đến khi khách hàng chịu tác động chậm trễ. Khi các vấn đề này bộc lộ tại nhà cung cấp trực tiếp, hậu quả có thể nghiêm trọng, tốn kém — cho thấy nhu cầu cấp thiết về giám sát liên tục mà khảo sát truyền thống không đáp ứng được. Giám sát liên tục và cập nhật khảo sát nhà cung cấp là yếu tố thiết yếu để giải quyết các thách thức này và đảm bảo khả năng phục hồi chuỗi cung ứng.
2. Khiến doanh nghiệp đối mặt rủi ro dài hạn, bao gồm trừng phạt và phá sản
Chương trình sàng lọc nhà cung cấp một lần hữu ích trong nhận diện rủi ro tức thời nhưng thường không phát hiện được các thay đổi dài hạn có thể đe dọa chuỗi cung ứng. Các khoảng trống này khiến doanh nghiệp dễ bị tổn thương trước các rủi ro mới phát sinh giữa đợt đánh giá nhà cung cấp ban đầu và các lần kiểm tra không thường xuyên sau đó.
Ví dụ, một nhà cung cấp có thể đang tiến gần phá sản nhưng vẫn tiếp tục giao hàng đúng hạn với chất lượng tốt. Dù việc này chưa ảnh hưởng ngay đến hoạt động, nhưng lại là rủi ro dài hạn lớn mà doanh nghiệp cần theo dõi. Nếu không đánh giá, khảo sát thường xuyên, các dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng như vậy rất dễ bị bỏ sót.
Lệnh trừng phạt cũng là ví dụ điển hình về rủi ro có thể bị bỏ qua. Một nhà cung cấp cấp trực tiếp hoặc cấp dưới có thể bị đưa vào danh sách trừng phạt giữa hai thời điểm đánh giá. Nếu không phát hiện kịp thời, hệ quả có thể là gián đoạn nghiêm trọng về sau — dù rủi ro lúc đầu dường như không đáng kể. Chỉ riêng năm 2023, Mỹ đã bổ sung 2.500 tổ chức vào Danh sách Đối tượng Đặc biệt (SDN) chịu lệnh trừng phạt — tăng 16% chỉ trong một năm.
Ngoài ra, điểm số ESG (Môi trường, Xã hội và Quản trị doanh nghiệp) của một nhà cung cấp có thể biến động mạnh do thay đổi chính sách, tác động trực tiếp đến sản phẩm giao hàng. Đây chỉ là một vài ví dụ về các tình huống mà quy trình sàng lọc một lần sẽ bỏ lỡ, nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, tiến độ giao hàng và các tiêu chí quan trọng khác trong tương lai.
3. Làm giảm khả năng giám sát tuân thủ liên tục của doanh nghiệp
Trước bối cảnh gia tăng kiểm soát pháp lý hiện nay, bảo đảm nhà cung cấp duy trì tuân thủ không còn là lựa chọn — mà là điều kiện bắt buộc. Với hàng loạt quy định toàn cầu như RoHS, báo cáo vật liệu trọng yếu (CMRT), và chỉ thị pin của EU biến động liên tục, doanh nghiệp cần thông tin cập nhật về nhà cung cấp để đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Dựa vào khảo sát, đánh giá nhà cung cấp một lần sẽ tạo ra khoảng trống trong rà soát, khiến doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro pháp lý và đạo đức nghiêm trọng.
Ví dụ, các quy định về môi trường yêu cầu doanh nghiệp phải bảo đảm nhà cung cấp của mình tuân thủ tiêu chuẩn hiện hành. Nếu không triển khai khảo sát định kỳ và giám sát tuân thủ liên tục, doanh nghiệp có nguy cơ không đáp ứng được các tiêu chí này, dẫn tới nguy cơ bị phạt, chậm tiến độ và ảnh hưởng danh tiếng.
Bên cạnh quy định môi trường, tiêu chuẩn đạo đức cũng là lĩnh vực đòi hỏi rà soát toàn bộ chuỗi cung ứng một cách liên tục. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đặt mục tiêu loại bỏ hoàn toàn thực tiễn phi đạo đức như lao động cưỡng bức, lao động trẻ em, hay điều kiện làm việc không an toàn khỏi chuỗi cung ứng của mình. Một báo cáo của Walk Free Foundation cho biết: "2/3 người tiêu dùng sẽ ngừng mua sản phẩm nếu biết rằng sản phẩm đó được sản xuất bằng cách bóc lột lao động".
Khi các yêu cầu pháp lý và xã hội về tìm nguồn cung ứng có đạo đức ngày càng tăng, doanh nghiệp cần chủ động giám sát hoạt động của nhà cung cấp để bảo đảm phù hợp. Chẳng hạn, nhà cung cấp có thể thỏa mãn tiêu chí đạo đức vào thời điểm ban đầu, nhưng về sau vi phạm do cắt giảm chi phí hoặc vấn đề nội bộ. Thực hiện các khảo sát, đánh giá rủi ro nhà cung cấp định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm vấn đề, từ đó phản ứng kịp thời để duy trì tuân thủ pháp lý và củng cố niềm tin của khách hàng.
Trong môi trường phức tạp hiện nay, việc chuyển từ việc kiểm tra một lần sang thực hiện đánh giá rủi ro nhà cung cấp liên tục không còn là một thông lệ tốt — mà là mệnh lệnh chiến lược.
4. Không đáp ứng được quy định mới của EU về tuân thủ chuỗi cung ứng
Liên minh châu Âu (EU) và nhiều quốc gia thành viên gần đây đã ban hành quy định yêu cầu doanh nghiệp thẩm định, quản lý nhà cung cấp liên tục. Các quy định trọng yếu như Chỉ thị Báo cáo Phát triển bền vững doanh nghiệp (CSRD), Chỉ thị Thẩm định phát triển bền vững doanh nghiệp (CS3D), và Quy định Chống phá rừng của EU (EUDR) đều yêu cầu thực hiện đánh giá rủi ro nhà cung cấp định kỳ, nhấn mạnh tầm quan trọng của giám sát liên tục.
Bên cạnh đó, nhiều quốc gia thành viên châu Âu như Đức (Đạo luật Thẩm định Chuỗi cung ứng), Thụy Sĩ (Đạo luật Chuỗi cung ứng), Pháp (Đạo luật Nghĩa vụ cảnh báo), và Na Uy (Đạo luật Minh bạch Na Uy) cũng có quy định tương tự, yêu cầu sàng lọc nhà cung cấp về vi phạm nhân quyền và lao động trẻ em.
Các quy định mới này mở ra kỷ nguyên mới cho tuân thủ và giám sát nhà cung cấp. Rà soát nhà cung cấp thường xuyên, xử lý vi phạm về quyền con người giờ đây không còn là khuyến nghị hay thông lệ tốt — mà sẽ là bắt buộc với các doanh nghiệp thuộc hầu hết mọi quy mô hoạt động tại châu Âu. Nhiều đạo luật cho phép áp dụng mức phạt lớn tính trên tổng doanh thu toàn cầu đối với công ty vi phạm — nhấn mạnh cam kết của châu Âu đối với minh bạch chuỗi cung ứng và tìm nguồn cung ứng có đạo đức. Doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh để theo kịp luật mới, thường xuyên theo dõi hiệu suất và tuân thủ của nhà cung cấp mới có thể tránh các hệ quả pháp lý, tài chính nghiêm trọng.
5. Một lần sàng lọc không đủ để doanh nghiệp theo dõi và duy trì chất lượng hiệu quả
Duy trì chất lượng nhất quán trên toàn bộ chuỗi cung ứng là yếu tố sống còn để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và ngăn ngừa gián đoạn tốn kém. Trong khi quy trình sàng lọc một lần giúp xác nhận tiêu chuẩn chất lượng ban đầu, nó khó đảm bảo chất lượng được duy trì lâu dài. Nhà cung cấp có thể đáp ứng mong đợi lúc khởi đầu, nhưng biến động nhu cầu, thay đổi nhân sự hoặc quản lý đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Nếu thiếu đánh giá rủi ro nhà cung cấp thường xuyên, doanh nghiệp khó phát hiện vấn đề chất lượng cho đến khi hàng lỗi xuất hiện — thậm chí đến tay khách hàng. Việc áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng liên tục — như kiểm toán định kỳ, kiểm thử sản phẩm, thu thập phản hồi — sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm lệch chuẩn, xử lý kịp thời trước khi phát sinh hậu quả lớn.
Tóm tắt
Các chương trình sàng lọc nhà cung cấp một lần có thể từng đáp ứng đủ các nhu cầu trước đây, nhưng nay đã không còn phù hợp với bối cảnh chuỗi cung ứng biến động nhanh. Giám sát liên tục trở thành yêu cầu thiết yếu để nhận diện sớm các rủi ro như phá sản, trừng phạt và vấn đề chất lượng trước khi chúng gây gián đoạn vận hành. Trước áp lực tuân thủ ngày càng lớn và mức phạt nặng, doanh nghiệp phải xem xét lại cách đánh giá, quản lý quan hệ nhà cung cấp nhằm đón đầu rủi ro. Chuyển đổi sang giám sát liên tục giúp doanh nghiệp thích ứng với thách thức mới và duy trì khả năng phục hồi chuỗi cung ứng trong môi trường ngày càng khó lường.
