:quality(85))
Đã đến lúc doanh nghiệp cần xem lại cách thực hiện khảo sát nhà cung cấp trong đánh giá rủi ro nhà cung cấp. Mặc dù từ lâu đây là phương pháp phổ biến để đo lường rủi ro chuỗi cung ứng, bối cảnh toàn cầu hiện nay khiến phương pháp này kém hiệu quả hơn đối với những doanh nghiệp muốn quản lý rủi ro hiệu quả. Tuy nhiên, xây dựng chiến lược mới xoay quanh khảo sát nhà cung cấp không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn phương pháp này — mà là triển khai các khảo sát phù hợp hơn trong bối cảnh rủi ro ngày càng biến động như hiện nay.
Việc chỉ dựa vào một lần thẩm định ban đầu đối với nhà cung cấp không còn đủ để doanh nghiệp có thể ứng phó với chuỗi cung ứng phức tạp hiện nay. Nếu trước đây chỉ cần thẩm định một lần để bắt đầu sản xuất, thì các thách thức chuỗi cung ứng hiện tại lại phát sinh thêm nhiều rủi ro mới, đòi hỏi mức độ minh bạch về hệ thống nhà cung cấp vượt trội. Những vấn đề mới nổi này bao gồm các thay đổi đột ngột về tài chính, điều chỉnh quy định, mối đe dọa về môi trường và các tiến bộ công nghệ.
Nhà cung cấp tưởng như ổn định hôm nay hoàn toàn có thể đối mặt với rủi ro bất ngờ, gây ảnh hưởng đến độ tin cậy của họ. Để xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp và bảo vệ chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần vượt qua các phương pháp đánh giá rủi ro tĩnh truyền thống, chuyển sang cách tiếp cận năng động hơn.
Dưới đây là phân tích lý do vì sao các phương pháp đánh giá rủi ro nhà cung cấp truyền thống không còn đáp ứng nhu cầu hiện tại, đồng thời trình bày năm nguyên nhân chính khiến việc giám sát liên tục và cập nhật khảo sát nhà cung cấp ngày càng trở nên thiết yếu cho doanh nghiệp muốn chủ động ứng phó.
Vấn đề với chương trình sàng lọc nhà cung cấp một lần duy nhất
Thực hiện sàng lọc nhà cung cấp trong quá trình thiết lập ban đầu là cách phổ biến để doanh nghiệp thực hiện khảo sát và đánh giá rủi ro nhà cung cấp, thường nhằm bổ sung vào Danh sách Nhà sản xuất Được phê duyệt (AML) hoặc Danh sách Nhà cung cấp Được phê duyệt (AVL).
Quy trình một lần này thường bao gồm thu thập báo cáo tài chính, thông tin thuế, chứng nhận ngành nghề và các thông tin chủ chốt khác nhằm đánh giá mức độ phù hợp để hợp tác kinh doanh. Mặc dù các lượt sàng lọc ban đầu thường được tiến hành rất kỹ lưỡng, hoạt động tái đánh giá sau này lại hiếm khi được duy trì nghiêm ngặt tương tự. Hạn chế về thời gian và nguồn lực khiến hoạt động đánh giá tiếp theo chuyển trọng tâm sang hiệu suất nhà cung cấp, tạo ra những khoảng trống trong việc nắm bắt tình hình sức khỏe và sự ổn định của doanh nghiệp nhà cung cấp đó.
Chính các "điểm mù" này có thể khiến doanh nghiệp dễ bị tổn thương trước các rủi ro phát sinh chỉ xuất hiện khi đã gây gián đoạn hoạt động. Với các nhà cung cấp trong nước, việc giám sát định kỳ có thể thực hiện dễ dàng hơn; tuy nhiên, với nhà cung cấp ở xa hoặc quốc tế, việc giám sát và tái đánh giá định kỳ hiệu quả trở nên thách thức hơn nhiều.
1. Không cung cấp góc nhìn thời gian thực về các sự kiện bất ngờ
Một nguyên nhân quan trọng để tích hợp khảo sát liên tục vào quy trình đánh giá rủi ro nhà cung cấp sau giai đoạn ban đầu là phát hiện các sự kiện bất ngờ có thể tác động tới nhà cung cấp, chuỗi cung ứng của họ và cuối cùng là sản phẩm hoàn chỉnh. Dù doanh nghiệp có tiến hành đánh giá nhà cung cấp kỹ lưỡng ngay từ đầu, các sự cố ảnh hưởng tiêu cực tới chất lượng, khả năng giao hàng đúng hạn hoặc các chỉ số hiệu suất khác vẫn có thể phát sinh về sau. Mặc dù nhiều nhà cung cấp thông báo những sự kiện này tương đối sớm cho khách hàng, nhưng không phải trường hợp nào cũng vậy.
Ví dụ, các tác động liên quan đến thời tiết thường dễ phát hiện hơn, còn các vấn đề như tấn công mạng, bất ổn chính trị, lệnh trừng phạt lại khó xác định và xử lý hơn nhiều. Theo báo cáo thường niên của Arctic Wolf — một công ty an ninh mạng, “50% tổ chức từng bị xâm phạm trong năm qua… trong số đó, 72% không công bố sự cố khi nó xảy ra.” Những vấn đề phức tạp hơn này cũng có thể không được tiết lộ ngay — thậm chí có thể không được tiết lộ.
Thêm vào đó, các rủi ro này còn ảnh hưởng tới chuỗi cung ứng cấp dưới (sub-tier supply chain) của nhà cung cấp — một phần thường bị bỏ qua trong quy trình sàng lọc truyền thống. Ví dụ, sự gián đoạn do thời tiết có thể ảnh hưởng tới nhà cung cấp cấp dưới ở những nơi xa như Trung Quốc, gây trì hoãn nguồn cung hàng hóa hoàn chỉnh. Quy trình thẩm định truyền thống — thường chỉ diễn ra mỗi năm một lần (hoặc thậm chí ít hơn) — không đủ để phát hiện các rủi ro phát sinh trong mạng lưới cung ứng mở rộng của nhà cung cấp. Kết quả là, các sự cố trong chuỗi cung ứng cấp dưới — dù do yếu tố địa chính trị, thiên tai hay nguyên nhân khác — thường không được nhận diện cho tới khi gây tác động gián tiếp cho khách hàng. Khi các vấn đề này ảnh hưởng tới nhà cung cấp trực tiếp, hậu quả có thể rất nghiêm trọng cả về chi phí lẫn thời gian, làm nổi bật nhu cầu của việc giám sát liên tục mà khảo sát truyền thống không đáp ứng được. Việc giám sát liên tục và cập nhật khảo sát nhà cung cấp là thiết yếu để giải quyết các thách thức này, đảm bảo khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.
2. Doanh nghiệp đối mặt các rủi ro dài hạn, bao gồm lệnh trừng phạt và phá sản
Chương trình sàng lọc nhà cung cấp một lần rất hữu ích để phát hiện các rủi ro tức thời nhưng lại thường bỏ lỡ những biến động dài hạn có thể đe dọa chuỗi cung ứng. Khoảng trống này khiến doanh nghiệp dễ bị tác động bởi các rủi ro phát sinh giữa các lần đánh giá rủi ro nhà cung cấp ban đầu và các đợt tái đánh giá hiếm hoi.
Ví dụ, một nhà cung cấp có thể vừa duy trì việc giao hàng đúng hạn, chất lượng tốt, nhưng đồng thời lại đang đối mặt với nguy cơ phá sản. Dù vấn đề này chưa gây gián đoạn ngay lập tức, nhưng xét về dài hạn đây là một rủi ro lớn mà doanh nghiệp cần theo dõi. Không có hoạt động khảo sát hoặc đánh giá định kỳ, các dấu hiệu cảnh báo quan trọng như vậy rất dễ bị bỏ qua.
Lệnh trừng phạt cũng là một ví dụ khác về rủi ro có thể lọt qua các kẽ hở giám sát. Một nhà cung cấp trực tiếp hoặc cấp dưới hoàn toàn có thể bị đưa vào danh sách trừng phạt giữa hai đợt đánh giá. Nếu không phát hiện kịp thời, sự thay đổi này có thể gây gián đoạn nghiêm trọng, ngay cả khi rủi ro ban đầu tưởng như không đáng kể. Chỉ riêng năm 2023, Mỹ đã bổ sung 2.500 thực thể vào Danh sách Đặc biệt (SDN List) — bao gồm cá nhân và tổ chức bị trừng phạt. Đây là mức tăng 16% trong một năm.
Bên cạnh đó, điểm số ESG (Môi trường, Xã hội và Quản trị) của nhà cung cấp có thể thay đổi lớn do điều chỉnh chính sách nội bộ, điều này trực tiếp ảnh hưởng đến sản phẩm giao hàng. Đây là một số ví dụ về những tình huống mà quy trình sàng lọc một lần không phát hiện được, nhưng lại có thể tác động trực tiếp đến chất lượng, tiến độ giao hàng, cũng như các yếu tố khác trong tương lai.
3. Hạn chế khả năng minh bạch trong quá trình giám sát tuân thủ liên tục
Trong bối cảnh các quy định ngày càng nghiêm ngặt, việc đảm bảo nhà cung cấp duy trì tuân thủ không còn là lựa chọn nữa — mà là một yêu cầu bắt buộc. Khi các quy định toàn cầu như RoHS, CMRT (Critical Material Reporting), và Chỉ thị Pin của EU liên tục được cập nhật, doanh nghiệp cần thông tin mới nhất về nhà cung cấp để đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Dựa vào khảo sát hoặc đánh giá một lần đối với nhà cung cấp có thể tạo ra những lỗ hổng trong quá trình thẩm tra, khiến doanh nghiệp đối diện với rủi ro pháp lý và đạo đức đáng kể.
Ví dụ về các quy định môi trường, doanh nghiệp bắt buộc phải đảm bảo quy trình của nhà cung cấp phù hợp với tiêu chuẩn hiện hành. Tuy nhiên, nếu không thực hiện khảo sát nhà cung cấp liên tục và giám sát việc tuân thủ thường xuyên, doanh nghiệp có nguy cơ không bắt kịp các yêu cầu này, dẫn đến bị phạt, trì hoãn hoặc tổn hại uy tín.
Bên cạnh các quy định về môi trường, tiêu chuẩn đạo đức cũng là lĩnh vực doanh nghiệp cần thẩm định toàn diện chuỗi cung ứng. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đặt mục tiêu loại bỏ hoàn toàn các hoạt động phi đạo đức trong chuỗi cung ứng, như lao động cưỡng bức, lao động trẻ em hoặc điều kiện làm việc không an toàn. Một nghiên cứu từ Walk Free Foundation cho thấy “hai phần ba người tiêu dùng sẽ ngừng mua sản phẩm nếu biết rằng sản phẩm này sử dụng lao động bị bóc lột.”
Khi kỳ vọng xã hội và quy định pháp lý đối với tìm nguồn cung ứng có trách nhiệm ngày càng gia tăng, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thực tiễn của nhà cung cấp để tuân thủ các tiêu chuẩn này. Chẳng hạn, một nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu về đạo đức lúc ban đầu, nhưng sau đó không còn tuân thủ do cắt giảm chi phí hoặc vấn đề nội bộ. Khảo sát định kỳ và đánh giá rủi ro nhà cung cấp giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các vấn đề này, đảm bảo doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh để duy trì cả tuân thủ pháp luật lẫn sự tin tưởng của khách hàng.
Trong môi trường phức tạp ngày nay, chuyển từ sàng lọc một lần sang triển khai đánh giá rủi ro nhà cung cấp liên tục không còn đơn thuần là thực tiễn tốt — mà là một chiến lược sống còn.
4. Không đáp ứng các quy định mới của EU về tuân thủ chuỗi cung ứng
Liên minh châu Âu (EU) và nhiều quốc gia thành viên vừa ban hành quy định buộc doanh nghiệp phải kiểm soát và đánh giá nhà cung cấp một cách liên tục, nghiêm ngặt. Các quy định chủ chốt như CSRD (Chỉ thị Báo cáo về Phát triển Bền vững Doanh nghiệp), CS3D (Chỉ thị Thẩm tra Bền vững Trong Doanh nghiệp), và EUDR (Quy định về Chống Phá rừng của EU) đều yêu cầu đánh giá rủi ro nhà cung cấp định kỳ, nhấn mạnh vai trò giám sát liên tục.
Đồng thời, nhiều nước châu Âu như Đức (Luật Nghĩa vụ Thẩm tra Chuỗi cung ứng của Đức), Thụy Sĩ (Luật Chuỗi cung ứng của Thụy Sĩ), Pháp (Luật Nghĩa vụ Cẩn trọng), và Na Uy (Đạo luật Minh bạch của Na Uy) cũng đưa ra các quy định tương tự, buộc doanh nghiệp phải kiểm tra nhà cung cấp về vi phạm nhân quyền và lao động trẻ em.
Những quy định mới này đánh dấu thời kỳ mới trong tuân thủ và giám sát nhà cung cấp. Việc theo dõi liên tục nhà cung cấp cũng như thực hiện biện pháp khắc phục khi phát hiện vi phạm nhân quyền sẽ không còn chỉ là khuyến nghị — mà sẽ bắt buộc với doanh nghiệp gần như mọi quy mô hoạt động tại châu Âu. Nhiều quy định cho phép áp dụng mức phạt lớn dựa trên doanh thu toàn cầu của doanh nghiệp hoạt động tại khu vực này. Với mức phạt đáng kể dựa trên doanh thu toàn cầu nếu không tuân thủ, các quy định này khẳng định quyết tâm của châu Âu về minh bạch chuỗi cung ứng và tìm nguồn cung ứng có trách nhiệm. Doanh nghiệp cần chủ động thích ứng với các luật mới này, đảm bảo giám sát thường xuyên hiệu suất và tuân thủ của nhà cung cấp để tránh rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng.
5. Không giúp doanh nghiệp theo dõi và duy trì chất lượng hiệu quả
Duy trì chất lượng nhất quán xuyên suốt chuỗi cung ứng là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tránh gián đoạn, phát sinh chi phí tốn kém. Dù quy trình thẩm định ban đầu có xác nhận nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, nhưng phương pháp này hiếm khi đủ để duy trì chất lượng bền vững về lâu dài. Nhà cung cấp có thể đạt yêu cầu lúc đầu, nhưng các biến động về nhu cầu, thay đổi nhân sự, hay điều chỉnh ban quản lý đều có thể tác động tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.
Nếu không thường xuyên đánh giá rủi ro nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể chỉ phát hiện vấn đề chất lượng khi đã có sản phẩm lỗi, thậm chí khi sản phẩm đã đến tay khách hàng. Việc liên tục giám sát chất lượng — như đánh giá định kỳ, kiểm định sản phẩm, phản hồi vòng lặp — giúp doanh nghiệp phát hiện bất thường sớm và can thiệp trước khi sự cố leo thang nghiêm trọng.
Tóm lược
Các chương trình sàng lọc nhà cung cấp một lần có thể đủ dùng trong quá khứ, nhưng nay không còn phù hợp trước bối cảnh chuỗi cung ứng liên tục biến đổi. Việc giám sát liên tục trở nên thiết yếu để phát hiện sớm các rủi ro như phá sản, lệnh trừng phạt và vấn đề chất lượng trước khi gây gián đoạn hoạt động. Khi áp lực tuân thủ ngày càng gia tăng và mức độ rủi ro cao hơn, doanh nghiệp cần xem lại cách đánh giá và quản lý quan hệ nhà cung cấp để chủ động ngăn ngừa rủi ro tiềm ẩn. Chuyển sang mô hình giám sát liên tục giúp doanh nghiệp linh hoạt ứng phó với các thách thức mới và duy trì khả năng phục hồi chuỗi cung ứng trong môi trường ngày càng khó lường.
