เหตุผลที่การสำรวจซัพพลายเออร์แบบเดิมไม่เพียงพออีกต่อไป

ถึงเวลาที่ต้องทบทวนแนวทางการสำรวจซัพพลายเออร์สำหรับการประเมินความเสี่ยงของซัพพลายเออร์ใหม่ แม้วิธีนี้จะเป็นที่นิยมในการวัดความเสี่ยงห่วงโซ่อุปทานมาช้านาน แต่สภาพแวดล้อมโลกในปัจจุบันทำให้การใช้วิธีนี้ไม่ตอบโจทย์สำหรับองค์กรที่ต้องการบริหารความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม การพัฒนากลยุทธ์ใหม่เกี่ยวกับการสำรวจซัพพลายเออร์ไม่จำเป็นต้องละทิ้งการใช้แบบสำรวจโดยสิ้นเชิง แต่เป็นการปรับวิธีดำเนินการให้สอดคล้องกับภูมิทัศน์ความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาในปัจจุบัน 

การคัดกรองซัพพลายเออร์เพียงครั้งเดียวไม่เพียงพออีกต่อไปสำหรับการจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ซับซ้อนในยุคนี้ แม้ในอดีต การคัดกรองเพียงครั้งเดียวอาจเพียงพอสำหรับเริ่มการผลิต แต่ปัจจุบันความท้าทายใหม่ ๆ ในห่วงโซ่อุปทานก่อให้เกิดความเสี่ยงรูปแบบใหม่ที่ต้องอาศัยการมองเห็นซัพพลายเออร์ขององค์กรในระดับที่ไม่เคยมีมาก่อน ความท้าทายที่เกิดขึ้นเหล่านี้ ได้แก่ การเปลี่ยนแปลงทางการเงินที่เกิดขึ้นกะทันหัน การเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ ภัยคุกคามด้านสิ่งแวดล้อม และความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยี

ซัพพลายเออร์ที่ดูมั่นคงในวันนี้อาจเผชิญกับความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดและกระทบต่อความน่าเชื่อถือ เพื่อสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ยืดหยุ่นและปกป้องห่วงโซ่อุปทาน องค์กรต้องก้าวข้ามการประเมินความเสี่ยงแบบคงที่และหันมาใช้แนวทางที่มีพลวัตมากกว่า

หัวข้อต่อไปนี้จะอธิบายว่าเหตุใดการประเมินความเสี่ยงของซัพพลายเออร์แบบเดิมจึงไม่เพียงพอ และเจาะลึก 5 เหตุผลสำคัญที่การติดตามอย่างต่อเนื่องและการอัปเดตแบบสำรวจซัพพลายเออร์กำลังกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการบริหารความเสี่ยงเชิงรุก

ปัญหาของโปรแกรมการคัดกรองซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียว

การคัดกรองบริษัทหนึ่งครั้งในช่วงเริ่มต้นเป็นวิธีที่พบได้บ่อยในการทำแบบสำรวจซัพพลายเออร์และประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์ มักใช้เมื่อจะเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่ใน Approved Manufacturing List (AML) หรือ Approved Vendor List (AVL) ขององค์กร

ขั้นตอนนี้มักประกอบด้วยการเก็บข้อมูลเช่น งบการเงิน ข้อมูลภาษี ใบรับรองอุตสาหกรรม และรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ เพื่อประเมินความเหมาะสมในการทำธุรกิจร่วมกัน แม้การคัดกรองเบื้องต้นจะดำเนินการอย่างรอบคอบ แต่มักไม่มีความละเอียดรอบคอบเทียบเท่าเมื่อประเมินต่อเนื่องภายหลัง ข้อจำกัดด้านเวลาและแรงงานมักทำให้การประเมินขั้นถัดไปเน้นผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์เป็นหลัก ส่งผลให้ไม่สามารถเข้าใจสถานะธุรกิจของซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่องและครบถ้วนได้

ช่องโหว่เหล่านี้ทำให้องค์กรมีความเสี่ยงต่อปัญหาที่เปลี่ยนแปลงและมักตรวจพบเมื่อเกิดการหยุดชะงักในดำเนินงาน แม้ซัพพลายเออร์ภายในประเทศอาจติดตามได้ง่ายกว่า แต่ซัพพลายเออร์ต่างประเทศหรือระยะไกลถือเป็นความท้าทายอย่างยิ่งในการติดตามและประเมินเป็นระยะอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ไม่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับเหตุการณ์ไม่คาดคิด

เหตุผลสำคัญประการหนึ่งที่ควรรวมการสำรวจซัพพลายเออร์แบบต่อเนื่องในการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์หลังจากการคัดกรองเริ่มต้น คือการตรวจจับเหตุการณ์ไม่คาดคิดที่อาจส่งผลกระทบต่อซัพพลายเออร์ ห่วงโซ่อุปทาน และในท้ายที่สุดคือตัวสินค้า แม้จะผ่านการประเมินอย่างละเอียดในขั้นตอนเริ่มต้น เหตุการณ์ที่ส่งผลลบต่อคุณภาพซัพพลายเออร์ การส่งมอบตรงเวลา หรือประสิทธิภาพอื่น ๆ อาจเกิดขึ้นภายหลังได้ โดยทั่วไปแม้ซัพพลายเออร์จะแจ้งเหตุการณ์เหล่านี้กับลูกค้าอย่างรวดเร็ว แต่ก็ไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป 

เช่น ผลกระทบจากสภาพอากาศอาจสังเกตเห็นได้ง่ายกว่า แต่ภัยคุกคามอย่างการโจมตีทางไซเบอร์ ความไม่สงบทางการเมือง หรือการคว่ำบาตร มักตรวจจับและรับมือได้ยากกว่า ตามรายงานประจำปี โดยบริษัท Arctic Wolf ผู้ให้บริการด้านความปลอดภัยไซเบอร์ “50% ขององค์กรถูกโจมตีสำเร็จในปีที่ผ่านมา…ในจำนวนนี้ 72% ไม่ได้เปิดเผยข้อมูลเมื่อเกิดเหตุ” ปัญหาเหล่านี้อาจถูกปกปิดหลังจากเกิดขึ้น หรือไม่ได้ถูกเปิดเผยเลยก็มี

นอกจากนี้ ความเสี่ยงยังอาจกระทบห่วงโซ่อุปทานระดับรองของซัพพลายเออร์ซึ่งมักถูกมองข้ามในกระบวนการคัดกรองแบบเดิม ตัวอย่างเช่น ผลกระทบจากภัยพิบัติทางธรรมชาติอาจส่งผลต่อซัพพลายเออร์ระดับรองในประเทศจีน ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้าในการผลิตชิ้นส่วนสำเร็จรูป กระบวนการคัดกรองแบบเดิมที่ทำเพียงปีละครั้งหรือไม่ถึงปี จึงไม่สามารถมองเห็นความเสี่ยงที่ต่อเนื่องในเครือข่ายซัพพลายเออร์โดยรวมได้ ส่งผลให้การหยุดชะงักจากปัจจัยระดับรอง เช่น เหตุการณ์ทางภูมิรัฐศาสตร์ ภัยธรรมชาติ หรือปัจจัยอื่น ๆ ไม่ถูกตรวจพบจนกว่าจะส่งผลกระทบต่อซัพพลายเออร์โดยตรงในที่สุด ความล่าช้าจากปัญหาเหล่านี้อาจร้ายแรงและมีต้นทุนสูง แสดงถึงความจำเป็นที่ต้องมีการติดตามอย่างต่อเนื่องซึ่งแบบสำรวจแบบเดิมไม่สามารถตอบโจทย์ การติดตามต่อเนื่องและการอัปเดตแบบสำรวจซัพพลายเออร์จึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรับมือความท้าทายเหล่านี้และสร้างภูมิคุ้มกันให้ห่วงโซ่อุปทาน

2. เพิ่มความเสี่ยงระยะยาว เช่น การคว่ำบาตรและการล้มละลาย

โปรแกรมการคัดกรองซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียวเหมาะกับการค้นหาความเสี่ยงเฉพาะหน้า แต่ไม่สามารถตรวจพบการเปลี่ยนแปลงระยะยาวที่อาจส่งผลต่อห่วงโซ่อุปทานได้ ช่องโหว่เหล่านี้ทำให้องค์กรเสี่ยงต่อความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างการประเมินความเสี่ยงครั้งแรกและการติดตามผลแบบไม่ถี่

ยกตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์อาจกำลังอยู่ในกระบวนการล้มละลายแต่ยังคงส่งสินค้าได้อย่างตรงเวลาและคงคุณภาพ เมื่อมองผิวเผินอาจยังไม่กระทบดุลยภาพการดำเนินงานในทันที แต่ถือเป็นความเสี่ยงระยะยาวที่องค์กรต้องติดตาม หากไม่มีการสำรวจซัพพลายเออร์หรือการประเมินอย่างต่อเนื่อง สัญญาณเตือนสำคัญเช่นนี้อาจไม่ถูกตรวจพบ

การคว่ำบาตรเป็นอีกตัวอย่างของความเสี่ยงที่อาจหลุดลอดได้ ซัพพลายเออร์โดยตรงหรือระดับรองอาจถูกเพิ่มในรายการคว่ำบาตรระหว่างการประเมินครั้งแรกและช่วงติดตามผล หากพลาดการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ จะส่งผลกระทบอย่างรุนแรงตามมาภายหลังแม้ดูเหมือนว่าไม่ใช่เรื่องใหญ่ ปี 2023 เพียงปีเดียว สหรัฐอเมริกาได้เพิ่มองค์กรและบุคคลรวม 2,500 รายใน Specially Designated Nationals (SDN) List ซึ่งเป็นรายชื่อผู้อยู่ภายใต้การคว่ำบาตร คิดเป็นการเพิ่มขึ้น 16% ในปีเดียว 

นอกจากนี้คะแนน ESG (Environmental, Social, and Governance) ของซัพพลายเออร์อาจเปลี่ยนแปลงอย่างมากจากนโยบายบริษัท ซึ่งส่งผลต่อสินค้าโดยตรง ตัวอย่างเหล่านี้ชี้ว่ากระบวนการคัดกรองซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียวมักตรวจไม่พบปัจจัยใหม่ ๆ ที่อาจกระทบต่อการส่งมอบสินค้า คุณภาพ และปัจจัยสำคัญอื่น ๆ ในอนาคต

3. ลดทอนการมองเห็นสำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง

ท่ามกลางกฎระเบียบที่เข้มงวดมากขึ้นเรื่อย ๆ ในปัจจุบัน การตรวจสอบให้ซัพพลายเออร์ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป แต่กลายเป็นข้อบังคับสำคัญ ด้วยข้อกำหนดระดับโลกอย่าง RoHS, Critical Material Reporting (CMRT) และ EU Battery Directive ที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว องค์กรต้องมีข้อมูลซัพพลายเออร์ที่ทันสมัยเพื่อรองรับข้อกำหนดการปฏิบัติตาม หากพึ่งพาการสำรวจหรือการประเมินซัพพลายเออร์ครั้งเดียวจะเกิดช่องว่างในการตรวจสอบ เปิดทางสู่ความเสี่ยงทางกฎหมายและจริยธรรมระดับสูง 

ในตัวอย่างด้านสิ่งแวดล้อม ธุรกิจต้องมั่นใจว่ากระบวนการและนโยบายของซัพพลายเออร์สอดคล้องกับมาตรฐานปัจจุบัน หากขาดการประเมินซัพพลายเออร์และการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง องค์กรเสี่ยงต่อค่าปรับ ความล่าช้า และผลกระทบต่อชื่อเสียง

นอกจากกฎระเบียบสิ่งแวดล้อมแล้ว มาตรฐานจริยธรรมเป็นอีกมิติหนึ่งที่จำเป็นต้องตรวจสอบห่วงโซ่อุปทานทั้งระบบอย่างต่อเนื่อง หลายองค์กรในปัจจุบันต้องการให้ห่วงโซ่อุปทานปราศจากการใช้แรงงานบีบบังคับ แรงงานเด็ก หรือสภาพการทำงานที่เป็นอันตรายต่าง ๆ รายงานโดย Walk Free Foundation ระบุว่า “ผู้บริโภคสองในสามจะหยุดซื้อสินค้า หากทราบว่ามีการใช้แรงงานที่ถูกเอารัดเอาเปรียบในการผลิต”

เมื่อความคาดหวังของสังคมและข้อกำหนดกฎหมายเกี่ยวกับการจัดหาจากซัพพลายเออร์ที่มีจริยธรรมเพิ่มสูงขึ้น ธุรกิจต้องติดตามนโยบายและแนวปฏิบัติของซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐาน เช่น กรณีซัพพลายเออร์ที่ผ่านเกณฑ์ด้านจริยธรรมในเบื้องต้นแต่ถูกตัดงบประมาณหรือติดปัญหาภายในจนไม่เป็นไปตามมาตรฐานในภายหลัง การสำรวจและประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอจะช่วยตรวจจับปัญหาเหล่านี้แต่เนิ่น ๆ เพื่อให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อข้อกำหนดและรักษาความน่าเชื่อถือจากลูกค้า

ดังนั้นในยุคที่ซับซ้อนนี้ การข้ามขั้นตอนคัดกรองแบบครั้งเดียวและมุ่งสู่การประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่องจึงไม่ใช่แค่แนวปฏิบัติที่ดี แต่เป็นข้อได้เปรียบทางยุทธศาสตร์

4. ไม่สอดคล้องกับกฎข้อบังคับใหม่ของ EU เกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดในห่วงโซ่อุปทาน 

สหภาพยุโรป (EU) และสมาชิกหลายประเทศเพิ่งผ่านกฎหมายที่กำหนดให้ต้องติดตามและบริหารซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่อง กฎข้อบังคับหลักอย่าง Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D) และ European Deforestation Regulation (EUDR) กำหนดให้มีการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอเน้นย้ำถึงความจำเป็นของการกำกับดูแลต่อเนื่อง

นอกจากนี้ หลายประเทศยุโรป เช่น เยอรมนี (German Supply Chain Due Diligence Act) สวิตเซอร์แลนด์ (Swiss Supply Chain Act) ฝรั่งเศส (Duty of Care Law) และนอร์เวย์ (Norwegian Transparency Act) ต่างก็มีกฎหมายที่กำหนดให้มีการคัดกรองซัพพลายเออร์ต่อเนื่องเกี่ยวกับสิทธิมนุษยชนและแรงงานเด็ก

กฎระเบียบใหม่ ๆ เหล่านี้สะท้อนยุคใหม่สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการติดตามซัพพลายเออร์ การติดตามปัญหาและการแก้ไขการละเมิดสิทธิมนุษยชนในห่วงโซ่อุปทานจะไม่ใช่ข้อเสนอแนะหรือแนวทางที่ดีอีกต่อไป แต่เป็นข้อ บังคับ สำหรับเกือบทุกธุรกิจที่ดำเนินงานในยุโรป กฎหมายหลายฉบับให้อำนาจในการเรียกเก็บค่าปรับที่สูง ซึ่งผูกกับรายได้ทั่วโลกของบริษัทที่ละเมิดข้อกำหนดนี้อย่างจริงจัง การมีบทลงโทษผูกกับรายรับทั่วโลกตอกย้ำเจตจำนงค์ของยุโรปในการส่งเสริมความโปร่งใสและจริยธรรมของซัพพลายเออร์ ธุรกิจต้องปรับตัวให้ทันกฎเหล่านี้โดยติดตามผลการดำเนินงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่องเพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านกฎหมายและการเงิน

5. ไม่เอื้อต่อการติดตามและรักษาคุณภาพอย่างมีประสิทธิผล

การรักษาคุณภาพในห่วงโซ่อุปทานเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าและลดความเสี่ยงการหยุดชะงัก แม้การคัดกรองซัพพลายเออร์ครั้งแรกอาจยืนยันว่าซัพพลายเออร์ผ่านมาตรฐานคุณภาพ แต่ไม่สามารถรับประกันคุณภาพจะคงที่ในระยะยาวได้ ซัพพลายเออร์อาจเริ่มต้นดีแต่เกิดปัญหาจากความต้องการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงแรงงาน หรือการปรับฝ่ายบริหาร ล้วนกระทบต่อคุณภาพสินค้า

หากขาดการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอ ปัญหาด้านคุณภาพอาจไม่ถูกค้นพบจนก่อให้เกิดสินค้าชำรุดหรือแย่กว่านั้นถึงมือลูกค้า การติดตามคุณภาพต่อเนื่อง เช่น การตรวจประจำรอบ การทดสอบสินค้า และช่องทางรับข้อเสนอแนะ ช่วยให้องค์กรตรวจพบความคลาดเคลื่อนเหล่านี้ได้แต่เนิ่น ๆ พร้อมรีบแก้ไขก่อนปัญหาลุกลาม

สรุป

การคัดกรองซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียวอาจเพียงพอในอดีต แต่ไม่ตอบโจทย์ห่วงโซ่อุปทานที่เปลี่ยนแปลง รวดเร็ว ในทุกวันนี้ การติดตามแบบต่อเนื่องกลายเป็นหัวใจในการระบุความเสี่ยง เช่น การล้มละลาย การคว่ำบาตร และปัญหาคุณภาพ ก่อนกระทบต่อการดำเนินงาน ด้วยข้อกำหนดที่เข้มงวดและความเสี่ยงการไม่ปฏิบัติตามสูงขึ้น องค์กรจำเป็นต้องปรับแนวทางการประเมินและบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ใหม่ ให้สามารถก้าวนำความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น การขยับสู่การติดตามต่อเนื่องเป็นวิธีที่ช่วยให้องค์กรปรับตัวต่อความท้าทายใหม่ ๆ และรักษาความมั่นคงของห่วงโซ่อุปทานในบริบทที่ไม่แน่นอนมากขึ้นเรื่อย ๆ