เหตุผลที่การสำรวจซัพพลายเออร์แบบเดิมไม่เพียงพออีกต่อไป

ถึงเวลาพิจารณาใหม่เกี่ยวกับการสำรวจซัพพลายเออร์สำหรับการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์ แม้ว่าการสำรวจจะเป็นวิธีหลักที่ใช้งานมานานในการวัดความเสี่ยงห่วงโซ่อุปทาน แต่สภาพแวดล้อมระดับโลกในปัจจุบันทำให้การใช้วิธีนี้ได้ผลน้อยลงสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ การพัฒนาแนวทางใหม่เกี่ยวกับการสำรวจซัพพลายเออร์ไม่ได้หมายถึงการเลิกใช้โดยสิ้นเชิง หากแต่เป็นการดำเนินการในรูปแบบที่ตอบโจทย์และเหมาะสมกับสถานการณ์ความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน 

การคัดกรองซัพพลายเออร์เพียงครั้งเดียวในช่วงเริ่มต้นใช้งานไม่เพียงพออีกต่อไปสำหรับการบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ซับซ้อนในปัจจุบัน แม้ว่ากระบวนการคัดกรองครั้งเดียวจะเคยเพียงพอสำหรับการเริ่มต้นการผลิตในอดีต แต่ปัจจุบันความท้าทายของห่วงโซ่อุปทานนำมาซึ่งความเสี่ยงใหม่ ๆ ที่ต้องอาศัยการมองเห็นในซัพพลายเออร์ในระดับที่ไม่เคยมีมาก่อน ความท้าทายเหล่านี้รวมถึงการเปลี่ยนแปลงทางการเงินอย่างทันทีทันใด การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดทางกฎหมาย ภัยคุกคามทางสิ่งแวดล้อม และความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี

ซัพพลายเออร์ที่ดูมั่นคงและปลอดภัยในปัจจุบันอาจเผชิญกับความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดอย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจกระทบต่อความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ ดังนั้นเพื่อสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ให้แข็งแกร่งและปกป้องห่วงโซ่อุปทาน องค์กรจำเป็นต้องก้าวข้ามการประเมินความเสี่ยงแบบตายตัว และนำวิธีที่คล่องตัวมากขึ้นมาใช้

ด้านล่างนี้จะอธิบายเหตุผลว่าทำไมการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์แบบเดิมจึงไม่เพียงพอ พร้อมนำเสนอ 5 เหตุผลสำคัญที่การติดตามอย่างต่อเนื่องและสำรวจข้อมูลซัพพลายเออร์ที่อัปเดตมีความจำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการล้ำหน้าอยู่เสมอ

ปัญหาของโปรแกรมคัดกรองซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียว

การคัดกรองบริษัทเพียงครั้งเดียวระหว่างกระบวนการเริ่มต้นเป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไปสำหรับการสำรวจซัพพลายเออร์และการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์ โดยมักใช้เพื่อเพิ่มซัพพลายเออร์รายใหม่เข้าสู่รายการ Approved Manufacturing List (AML) หรือ Approved Vendor List (AVL) ขององค์กร

ขั้นตอนนี้มักประกอบด้วยการรวบรวมงบการเงิน ข้อมูลภาษี ใบรับรองจากอุตสาหกรรม และรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ เพื่อประเมินว่า น่าจะสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจต่อไปหรือไม่ แม้ว่าการคัดกรองเบื้องต้นมักจะเข้มงวด แต่โดยมากในขั้นประเมินภายหลังจะไม่ละเอียดเท่ากัน ด้วยข้อจำกัดด้านเวลาและแรงงาน บ่อยครั้งการประเมินในรอบถัดไปจึงมุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ ส่งผลให้เกิดช่องว่างในความเข้าใจต่อสุขภาพและเสถียรภาพของธุรกิจซัพพลายเออร์นั้นอย่างต่อเนื่อง

จุดอับเหล่านี้อาจทำให้องค์กรตกอยู่ในความเสี่ยงจากปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงไปซึ่งอาจมองเห็นได้ก็ต่อเมื่อสร้างความเสียหายต่อกระบวนการดำเนินงาน โดยซัพพลายเออร์ในพื้นที่อาจติดตามอย่างสม่ำเสมอได้ง่ายกว่า แต่ซัพพลายเออร์ที่อยู่ห่างไกลหรือข้ามประเทศจะเป็นความท้าทายอย่างยิ่งในการติดตามผลและประเมินใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ไม่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้

หนึ่งในเหตุผลสำคัญที่ควรนำการสำรวจซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่องมาใช้ในกระบวนการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์หลังการคัดกรองเริ่มต้น คือเพื่อให้สามารถตรวจจับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดซึ่งส่งผลกระทบต่อซัพพลายเออร์ ห่วงโซ่อุปทาน และสุดท้ายสินค้าสำเร็จรูป แม้ว่าจะมีการประเมินซัพพลายเออร์อย่างละเอียดในกระบวนการ onboarding เหตุการณ์ลบที่กระทบต่อคุณภาพ ผลิตภัณฑ์ส่งมอบตรงเวลา และตัวชี้วัดประสิทธิภาพสำคัญอื่น ๆ ก็ยังเกิดขึ้นภายหลังได้ หลายกรณีซัพพลายเออร์จะแจ้งเหตุการณ์ดังกล่าวต่อลูกค้าอย่างรวดเร็ว แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนี้เสมอไป 

เช่น ผลกระทบจากสภาพอากาศโดยทั่วไปสามารถสังเกตเห็นง่ายกว่า แต่ปัญหาอย่างการโจมตีทางไซเบอร์ ความไม่สงบทางการเมือง หรือมาตรการคว่ำบาตรนั้นสังเกตและแก้ไขได้ยากกว่า ตามข้อมูลจากรายงานประจำปีของ Arctic Wolf บริษัทความปลอดภัยไซเบอร์ ระบุว่า “50% ขององค์กรประสบการละเมิดข้อมูลในปีที่ผ่านมา...ในจำนวนดังกล่าว 72% ไม่ได้เปิดเผยการละเมิดในขณะเกิดเหตุ” ประเด็นที่ซับซ้อนเหล่านี้อาจไม่ได้รับการเปิดเผยในทันทีหลังเกิดเหตุ หรืออาจไม่เปิดเผยเลยด้วยซ้ำ

นอกจากนี้ ความเสี่ยงเหล่านี้ยังส่งผลต่อห่วงโซ่อุปทาน sub-tier ของซัพพลายเออร์ซึ่งมักมองข้ามในกระบวนการคัดกรองแบบดั้งเดิม ตัวอย่างเช่น ความเสียหายจากสภาพอากาศอาจกระทบ sub-tier supplier ในพื้นที่ห่างไกล เช่น ประเทศจีน ส่งผลให้การส่งมอบสินค้าสำเร็จรูปล่าช้า กระบวนการคัดกรองแบบปีละครั้งหรือถี่กว่านั้น ไม่สามารถตรวจจับความเสี่ยงที่ดำเนินอยู่ในเครือข่ายของซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผลกระทบในห่วงโซ่อุปทาน sub-tier ไม่ว่าจะจากเหตุการณ์ทางภูมิรัฐศาสตร์ ภัยพิบัติ หรือปัจจัยอื่น ๆ มักมองเห็นก็เมื่อลูกค้ารับรู้ถึงความล่าช้า การสะสมของปัญหาในที่สุดจะมาถึงซัพพลายเออร์โดยตรง เกิดความล่าช้าและค่าใช้จ่ายที่สำคัญ ตอกย้ำความจำเป็นในการติดตามอย่างต่อเนื่องแทนวิธีการสำรวจแบบเดิม การตรวจสอบและสำรวจซัพพลายเออร์ที่สม่ำเสมอจึงจำเป็นต่อการแก้ไขปัญหานี้ และรักษาเสถียรภาพห่วงโซ่อุปทาน

2. เสี่ยงต่อการตกอยู่ในภาวะเสี่ยงระยะยาว เช่น การคว่ำบาตรและการล้มละลาย

โปรแกรมคัดกรองซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียวเหมาะสำหรับระบุความเสี่ยงเฉพาะหน้าแต่ไม่เพียงพอต่อการตรวจจับการเปลี่ยนแปลงระยะยาวที่อาจบั่นทอนห่วงโซ่อุปทาน ช่องว่างเหล่านี้ทำให้องค์กรตกอยู่ในความเสี่ยงที่วิวัฒนาการต่อไปโดยที่ไม่สามารถตรวจับได้ระหว่างการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์รอบแรกกับการติดตามประเมินที่ห่างกัน

เช่น ซัพพลายเออร์อาจเข้าสู่ภาวะล้มละลายแต่ยังคงส่งมอบสินค้าได้ตรงเวลาและมีคุณภาพดี แม้เหตุการณ์นี้อาจไม่มีผลกระทบทันทีต่อกระบวนการผลิต แต่ถือเป็นความเสี่ยงระยะยาวที่องค์กรจำเป็นต้องจับตา หากปราศจากการสำรวจหรือประเมินซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่อง สัญญาณเตือนสำคัญเหล่านี้อาจถูกมองข้ามได้ง่าย

การคว่ำบาตรก็เป็นอีกตัวอย่างของความเสี่ยงที่อาจถูกละเลย ซัพพลายเออร์โดยตรงหรือซัพพลายเออร์ sub-tier อาจถูกบรรจุเข้าบัญชีรายชื่อที่ถูกคว่ำบาตรระหว่างการประเมินรอบแรกกับรอบถัดไป หากพลาดตรวจพบการเปลี่ยนแปลงนี้ อาจนำไปสู่ความเสียหายร้ายแรงในอนาคต แม้ความเสี่ยงจะดูน้อยในช่วงแรกก็ตาม ในปี 2023 เพียงปีเดียว สหรัฐอเมริกาเพิ่มรายชื่อ 2,500 รายการเข้าสู่บัญชี Specially Designated Nationals (SDN) ซึ่งเป็นรายชื่อบุคคลและองค์กรที่ถูกมาตรการคว่ำบาตร คิดเป็นการเพิ่มขึ้น 16% ภายในปีเดียว 

นอกจากนี้คะแนน Environmental, Social, and Governance (ESG) ของซัพพลายเออร์อาจเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญจากนโยบายบริษัท ซึ่งส่งผลกระทบต่อสินค้าที่จัดส่งได้ เหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างที่กระบวนการคัดกรองซัพพลายเออร์แบบครั้งเดียวอาจมองข้าม แต่สามารถกระทบโดยตรงต่อการส่งมอบสินค้า คุณภาพ และประเด็นสำคัญอื่น ๆ ในอนาคต

3. ลดการมองเห็นสำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง

สภาพแวดล้อมปัจจุบันที่ถูกจับตาจากหน่วยงานกำกับดูแลเข้มข้นมากขึ้น การรับรองว่าซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไปแต่เป็นข้อบังคับสำคัญ ด้วยข้อกำหนดระดับโลก เช่น RoHS รายงาน Critical Material Reporting (CMRT) และ EU Battery Directive ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรจำเป็นต้องมีข้อมูลที่อัปเดตเกี่ยวกับซัพพลายเออร์เพื่อรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด การพึ่งพาการสำรวจหรือประเมินซัพพลายเออร์ครั้งเดียวอาจทำให้เกิดช่องโหว่ในการตรวจสอบอย่างรอบคอบ ส่งผลให้มีความเสี่ยงทางกฎหมายและจริยธรรมที่สำคัญ 

กฎระเบียบสิ่งแวดล้อม เช่นเดียวกัน กำหนดให้ธุรกิจต้องตรวจสอบว่าการดำเนินงานของซัพพลายเออร์สอดคล้องกับมาตรฐานปัจจุบันหรือไม่ หากไม่มีการสำรวจและตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง องค์กรมีความเสี่ยงที่จะละเมิดข้อกำหนด ถูกลงโทษ การล่าช้า หรือความเสียหายต่อชื่อเสียง

นอกจากข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อมแล้ว มาตรฐานด้านจริยธรรมเป็นอีกด้านหนึ่งที่การคัดกรองทั้งห่วงโซ่อุปทานอย่างต่อเนื่องมีความสำคัญ หลายองค์กรในปัจจุบันพยายามอย่างยิ่งที่จะตรวจสอบว่าห่วงโซ่อุปทานปลอดจากการใช้แรงงานบังคับ แรงงานเด็ก หรือสภาพการทำงานที่เป็นอันตราย รายงานของ Walk Free Foundation พบว่า “2 ใน 3 ของผู้บริโภคจะหยุดซื้อผลิตภัณฑ์หากทราบว่าการผลิตสินค้านั้นใช้แรงงานที่ถูกเอาเปรียบ”

เมื่อนิยามทางสังคมและกฎหมายด้านจริยธรรมการจัดหาเพิ่มสูงขึ้น องค์กรต้องดำเนินการตรวจสอบแนวปฏิบัติของซัพพลายเออร์เชิงรุกให้สอดคล้องกับมาตรฐานดังกล่าว เช่น ซัพพลายเออร์อาจปฏิบัติตามข้อกำหนดการจัดหาจริยธรรมได้ในช่วงต้น แต่ก็อาจละเมิดข้อกำหนดดังกล่าวในภายหลังเพราะมาตรการลดต้นทุนหรือปัญหาภายใน การสำรวจและประเมินซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอทำให้องค์กรสามารถตรวจจับปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ และปรับตัวได้ทันท่วงทีเพื่อรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความเชื่อมั่นของลูกค้า

ในบริบทที่ซับซ้อนเช่นนี้ การก้าวข้ามการคัดกรองแบบครั้งเดียวไปสู่การประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่องจึงเป็นสิ่งจำเป็นเชิงกลยุทธ์

4. ไม่สอดคล้องกับกฎระเบียบใหม่ของ EU ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดห่วงโซ่อุปทาน 

สหภาพยุโรป (EU) และหลายประเทศสมาชิกได้ออกกฎหมายใหม่ที่กำหนดให้องค์กรต้องตรวจสอบและบริหารจัดการซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่อง ข้อบังคับสำคัญ เช่น Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D) และ European Deforestation Regulation (EUDR) กำหนดให้ต้องประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์และตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เน้นความสำคัญของการควบคุมต่อเนื่อง

นอกจากนี้ หลายประเทศในยุโรป เช่น เยอรมนี (German Supply Chain Due Diligence Act) สวิตเซอร์แลนด์ (Swiss Supply Chain Act) ฝรั่งเศส (Duty of Care Law) และนอร์เวย์ (Norwegian Transparency Act) ต่างออกกฎหมายคล้ายกันที่บังคับให้ตรวจสอบซัพพลายเออร์เกี่ยวกับการละเมิดสิทธิมนุษยชนและแรงงานเด็ก

กฎระเบียบเหล่านี้ถือเป็นการเริ่มต้นของยุคใหม่สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบซัพพลายเออร์ การติดตามซัพพลายเออร์และการดำเนินการแก้ไขเมื่อพบการละเมิดสิทธิมนุษยชนไม่ใช่เพียงแนวทางที่แนะนำอีกต่อไป แต่ถือเป็น ข้อบังคับ สำหรับธุรกิจแทบทุกขนาดที่ดำเนินงานในยุโรป หลายกฎหมายอนุญาตให้ปรับองค์กรด้วยจำนวนมหาศาลตามรายได้ทั่วโลก กฎระเบียบเหล่านี้ตอกย้ำความมุ่งมั่นของยุโรปต่อความโปร่งใสและการจัดหาจริยธรรมในห่วงโซ่อุปทาน องค์กรต้องปรับตัวด้วยการติดตามประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านกฎหมายและการเงินที่ร้ายแรง

5. ไม่สามารถติดตามและรักษาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิผล

การรักษาคุณภาพที่สม่ำเสมอตลอดห่วงโซ่อุปทานถือเป็นหัวใจหลักสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า และหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักที่มีค่าใช้จ่ายสูง แม้การคัดกรองซัพพลายเออร์ในเบื้องต้นอาจรับรองว่ามีมาตรฐานคุณภาพตามที่กำหนด แต่ไม่เพียงพอสำหรับการรักษาคุณภาพในระยะยาว ซัพพลายเออร์ที่เริ่มต้นด้วยมาตรฐานที่ดี อาจได้รับผลกระทบจากความผันผวนของดีมานด์ การเปลี่ยนแปลงแรงงาน หรือการปรับเปลี่ยนผู้บริหาร ซึ่งล้วนกระทบต่อคุณภาพสินค้า

หากไม่มีการประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอ องค์กรอาจไม่ทราบถึงปัญหาคุณภาพจนกว่าผลิตภัณฑ์จะเกิดข้อบกพร่องหรือส่งถึงมือผู้บริโภคแล้ว การบังคับใช้ระบบติดตามคุณภาพอย่างต่อเนื่อง เช่น การตรวจสอบคุณภาพเป็นระยะ การทดสอบสินค้า และระบบรับข้อเสนอแนะ จะช่วยให้องค์กรตรวจพบความผิดปกติได้ตั้งแต่ต้น และดำเนินการแก้ไขก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ 

สรุป

การคัดกรองซัพพลายเออร์เพียงครั้งเดียวอาจเคยเพียงพอในอดีต แต่ไม่ตอบโจทย์ห่วงโซ่อุปทานที่ปรับเปลี่ยนอย่าง รวดเร็ว ในปัจจุบัน การติดตามอย่างต่อเนื่องกลายเป็นหัวใจสำคัญในการระบุความเสี่ยง เช่น การล้มละลาย การคว่ำบาตร และปัญหาคุณภาพ ก่อนเกิดผลกระทบต่อการดำเนินงาน ด้วยแรงกดดันทางกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้นและความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สูงขึ้น องค์กรต้องทบทวนแนวทางในการประเมินและบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เพื่อก้าวล้ำความเสี่ยง เพิ่มโอกาสปรับตัวรับมือกับความท้าทายและรักษาความทนทานของห่วงโซ่อุปทานในยุคที่ไม่แน่นอนยิ่งขึ้นนี้