Warum traditionelle Lieferantenbefragungen nicht mehr ausreichen

Es ist an der Zeit, Lieferantenbefragungen für Lieferantenrisikobewertungen neu zu überdenken. Auch wenn sie lange als bewährte Methode zur Messung des Lieferkettenrisikos galten, sind sie angesichts des heutigen globalen Umfelds weniger effektiv für Unternehmen, die Risiken umfassend managen möchten. Doch eine neue Strategie für Lieferantenbefragungen bedeutet nicht zwangsläufig, sie komplett abzuschaffen – vielmehr geht es darum, sie zeitgemäß und sinnvoll einzusetzen, passend zu den heutigen, sich ständig verändernden Risikolandschaften. 

Ein einmaliges, anfängliches Screening von Lieferanten reicht heute nicht mehr aus, um sich in komplexen Lieferketten zurechtzufinden. Während ein einmaliger Prüfprozess früher zum Start der Produktion genügen konnte, bringen die aktuellen Herausforderungen neue Risiken mit sich, die ein beispielloses Maß an Transparenz bezüglich der eigenen Lieferanten erfordern. Zu diesen Herausforderungen zählen plötzliche Veränderungen der finanziellen Grundlagen, regulatorische Änderungen, Umweltgefahren und technologische Fortschritte.

Lieferanten, die heute sicher und stabil erscheinen, können unerwartet Risiken ausgesetzt sein, wodurch ihre Zuverlässigkeit gefährdet wird. Um resiliente Lieferantenbeziehungen aufzubauen und Lieferketten zu schützen, müssen Unternehmen über statische Risikobewertungen hinausgehen und einen dynamischeren Ansatz verfolgen.

Im Folgenden erläutern wir, warum herkömmliche Lieferantenrisikobewertungen nicht mehr ausreichen und zeigen fünf zentrale Gründe auf, warum kontinuierliche Überwachung und aktualisierte Befragungen für Unternehmen, die proaktiv agieren wollen, unerlässlich werden.

Das Problem mit einmaligen Lieferantenscreenings

Einmalige Screenings während der Anbahnung sind weit verbreitet, wenn es um Lieferantenbefragungen und Lieferantenrisikobewertungen geht – meist, um neue Lieferanten auf die Approved Manufacturing List (AML) oder Approved Vendor List (AVL) eines Unternehmens zu setzen.

Dieser einmalige Prozess beinhaltet oft das Einholen von Finanzberichten, Steuerinformationen, Branchenzertifikaten und weiteren wesentlichen Details, um zu bewerten, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist. Während diese Erstprüfungen in der Regel gründlich sind, bleibt die Strenge bei späteren Bewertungen selten erhalten. Zeit- und Personalmangel verschieben den Fokus späterer Bewertungen häufig auf die Leistung des Lieferanten, wodurch Lücken beim Verständnis der laufenden Stabilität und Gesundheit des Lieferanten entstehen.

Solche blinden Flecken können Unternehmen anfällig für sich entwickelnde Risiken machen, die oft erst sichtbar werden, wenn sie die Abläufe bereits stören. Lokale Lieferanten lassen sich dabei meist noch leichter regelmäßig überwachen, während weiter entfernte oder internationale Lieferanten regelmäßige, wirksame Überwachung und Neubewertung deutlich erschweren.

1. Sie bieten keine Echtzeit-Einblicke in unerwartete Ereignisse

Ein zentraler Grund für kontinuierliche Lieferantenbefragungen im Risikobewertungsprozess nach dem Onboarding ist das frühzeitige Erkennen unerwarteter Ereignisse, die den Lieferanten, dessen Lieferkette und letztlich das Endprodukt beeinträchtigen können. Auch wenn beim Onboarding umfassende Bewertungen durchgeführt werden, können negative Ereignisse, die Qualität, termingerechte Lieferung und andere wichtige Leistungskennzahlen beeinträchtigen, zu einem späteren Zeitpunkt eintreten. Zwar melden viele Lieferanten solche Vorfälle relativ zeitnah, doch ist das keineswegs garantiert. 

Wetterbedingte Einflüsse lassen sich in der Regel leichter erkennen, während Themen wie Cyberangriffe, politische Unruhen oder Sanktionsmaßnahmen oft weitaus schwieriger festzustellen und zu beseitigen sind. Laut einem Jahresbericht des Cybersicherheitsunternehmens Arctic Wolf „haben 50 % der Organisationen im vergangenen Jahr eine Datenschutzverletzung erlebt… von den betroffenen Organisationen haben 72 % die Verletzung nicht offengelegt, als sie auftrat.“ Solche komplexen Themen bleiben zudem häufig noch eine Zeit lang unbemerkt oder werden gar nicht veröffentlicht.

Diese Risiken betreffen häufig auch die Sub-Tier-Lieferkette eines Lieferanten, einen Bereich, der in klassischen Screenings oft übersehen wird. So können z. B. wetterbedingte Störungen Sub-Tier-Lieferanten in weit entfernten Standorten wie China betreffen und Lieferverzögerungen bei Fertigprodukten verursachen. Das klassische Screening, das meist nur einmal jährlich oder seltener stattfindet, erfasst laufende Risiken im erweiterten Lieferantennetzwerk nicht ausreichend. Folglich bleiben Störungen in der Sub-Tier-Lieferkette – etwa durch geopolitische Ereignisse, Naturkatastrophen oder andere Faktoren – oft unentdeckt, bis die zeitversetzte Auswirkung beim Kunden ankommt. Wenn diese Probleme schließlich den direkten Lieferanten erreichen, können die resultierenden Verzögerungen erheblich und kostspielig sein – ein weiterer Beleg für die Notwendigkeit kontinuierlicher Überwachung, die klassische Methoden nicht leisten. Kontinuierliche Überwachung und aktualisierte Lieferantenbefragungen sind daher unerlässlich, um diese Herausforderungen zu adressieren und die Resilienz der Lieferkette zu gewährleisten.

2. Sie machen anfällig für langfristige Risiken wie Sanktionen und Insolvenzen

Einmalige Lieferantenscreenings sind zwar hilfreich bei der Früherkennung von akuten Risiken, versagen jedoch häufig bei der Beobachtung langfristiger Veränderungen, die die Lieferkette gefährden könnten. Diese Lücken hinterlassen Unternehmen anfällig für sich weiterentwickelnde Risiken, die zwischen der Erstbewertung und seltenen Folgechecks unentdeckt bleiben.

Ein Lieferant kann etwa trotz pünktlicher und qualitativ guter Lieferung bereits von Insolvenz bedroht sein. Obwohl dies nicht sofort zu Störungen führt, besteht hier ein massives langfristiges Risiko, das aktiv überwacht werden muss. Ohne laufende Lieferantenbefragungen oder Bewertungen können entscheidende Warnsignale wie dieses leicht übersehen werden.

Auch Sanktionen sind ein Beispiel für Risiken, die im Verborgenen passieren können. Ein direkter oder Sub-Tier-Lieferant kann zwischen Erstprüfung und der nächsten turnusmäßigen Bewertung auf eine Sanktionsliste gelangen. Werden solche Veränderungen übersehen, drohen gravierende Störungen – auch wenn das Risiko zunächst als gering erscheint. Allein im Jahr 2023 setzte die USA 2.500 Unternehmen und Personen auf die Specially Designated Nationals (SDN) List, eine Sanktionsliste für Organisationen und Einzelpersonen – ein Anstieg von 16 % binnen eines Jahres. 

Auch der Environmental, Social, and Governance (ESG) Score eines Lieferanten kann sich durch Änderungen in der Unternehmenspolitik drastisch verschlechtern und so Rückwirkungen auf das gelieferte Produkt haben. Dies sind nur einige Beispiele für Situationen, die ein einmaliger Screening-Prozess nicht abbildet, die aber direkte Auswirkungen auf Qualität, Lieferfähigkeit und andere Aspekte der Produktlieferung haben können.

3. Sie mindern die Transparenz bei laufendem Compliance-Monitoring

Im heutigen Umfeld wachsender Regulierung ist es für Unternehmen unerlässlich, die Compliance ihrer Lieferanten ständig sicherzustellen – sie ist keine Option, sondern Pflicht. Mit weltweit dynamischen Vorschriften wie RoHS, Critical Material Reporting (CMRT) und der EU-Batterierichtlinie müssen Unternehmen immer über aktuelle Informationen zu ihren Lieferanten verfügen, um den Compliance-Anforderungen zu entsprechen. Die Abhängigkeit von einmaligen Lieferantenbefragungen oder -bewertungen führt zu Blindstellen in der Sorgfaltspflicht und setzt Unternehmen erheblichen rechtlichen und ethischen Risiken aus. 

Umweltregulierungen verlangen etwa, dass die Praktiken der Lieferanten stets den geltenden Normen entsprechen. Ohne kontinuierliche Lieferantenbefragungen und laufendes Compliance-Monitoring laufen Unternehmen Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten – mit potenziellen Bußgeldern, Verzögerungen und Reputationsschäden.

Neben Umweltauflagen sind ethische Standards ein weiterer Bereich, in dem die laufende Überprüfung der kompletten Lieferkette essenziell ist. Viele Unternehmen legen heute Wert darauf, Lieferketten frei von Praktiken wie Zwangsarbeit, Kinderarbeit oder unsicheren Arbeitsbedingungen zu halten. Eine Studie der Walk Free Foundation zeigt: „Zwei Drittel der Konsumenten würden den Kauf eines Produkts einstellen, wenn sie erfahren, dass dessen Herstellung auf Ausbeutung von Arbeitskräften basiert.“

Mit steigenden gesellschaftlichen Erwartungen und verschärften rechtlichen Auflagen zu ethischer Beschaffung wird von Unternehmen erwartet, Lieferantenpraktiken proaktiv zu überwachen. Ein Lieferant kann anfangs den Anforderungen an ethische Beschaffung entsprechen, später aber durch Kosteneinsparungen oder interne Schwierigkeiten aus dem Rahmen fallen. Regelmäßige Befragungen und Risikobewertungen erlauben das frühzeitige Erkennen solcher Entwicklungen, sodass Unternehmen rasch reagieren können, um sowohl regulatorische Vorgaben als auch das Vertrauen der Verbraucher zu sichern.

In dieser komplexen Umgebung ist die Abkehr von einmaligen Screenings hin zu kontinuierlichen Risikobewertungen keine bloße Best Practice mehr – sie ist strategische Notwendigkeit.

4. Sie entsprechen nicht der neuen EU-Regulierung zur Lieferketten-Compliance 

Die Europäische Union (EU) und viele Mitgliedsstaaten haben jüngst Gesetze erlassen, die die laufende Prüfung und Überwachung von Lieferanten verpflichtend machen. Wichtige Vorgaben wie die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D) und die Europäische Entwaldungsverordnung (EUDR) verlangen regelmäßige Lieferantenrisikobewertungen und unterstreichen die Bedeutung permanenter Kontrolle.

Auch Länder wie Deutschland (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz), die Schweiz (Schweizer Lieferkettengesetz), Frankreich (Loi de Vigilance) und Norwegen (Norwegian Transparency Act) haben ähnliche Gesetze eingeführt, die die Überprüfung der Lieferanten auf Menschenrechts- und Kinderrechtsverletzungen vorschreiben.

Diese neuen Regelungen markieren eine neue Ära für Compliance und Lieferantenmonitoring. Die laufende Überwachung der Lieferanten sowie Korrekturmaßnahmen bei Menschenrechtsverstößen werden künftig nicht mehr nur empfohlen oder als Best Practice angesehen – sie werden für nahezu alle in Europa tätigen Unternehmen verpflichtend. Viele dieser Gesetze ermöglichen empfindliche Bußgelder, die auf den weltweiten Umsatz eines Unternehmens berechnet werden. Mit hohen Strafzahlungen im Fall von Non-Compliance verdeutlichen diese Gesetze Europas Bekenntnis zu Lieferantentransparenz und ethischer Beschaffung. Unternehmen müssen sich auf diese Anforderungen einstellen und die kontinuierliche Überwachung von Lieferantenleistungen und Compliance sicherstellen, um erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden.

5. Unternehmen können Qualität nicht dauerhaft effektiv steuern & überwachen

Die Wahrung einer gleichbleibend hohen Qualität in der Lieferkette ist entscheidend, um Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und kostspielige Störungen zu vermeiden. Auch wenn ein einmaliges Screening zu Beginn bestätigt, dass ein Lieferant den Qualitätsanforderungen entspricht, garantiert dies keine dauerhafte Produktqualität. Schwankungen bei Nachfragespitzen, Personalwechsel oder Veränderungen im Management können die Qualität beeinflussen.

Ohne regelmäßige Lieferantenrisikobewertungen bemerken Unternehmen Qualitätsprobleme mitunter erst, wenn fehlerhafte Produkte produziert werden oder sogar beim Kunden auftauchen. Durch die Einführung eines kontinuierlichen Qualitätsmonitorings – einschließlich regelmäßiger Audits, Produkttests und Feedbackschleifen – können Unregelmäßigkeiten früh erkannt und behoben werden, bevor sie sich zu größeren Problemen ausweiten. 

Fazit

Frühere einmalige Lieferantenscreenings reichen in der heutigen dynamischen Lieferkettenlandschaft nicht mehr aus. Kontinuierliche Überwachung ist unerlässlich, um Risiken wie Insolvenzen, Sanktionen und Qualitätsprobleme zu erkennen, bevor sie die Abläufe stören. Angesichts eines stärkeren regulatorischen Drucks und höherer Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen ihre Bewertung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen neu denken, um Risiken vorausschauend zu steuern. Dieser Wandel hin zu dauerhafter, kontinuierlicher Überwachung sorgt dafür, dass Unternehmen auf kommende Herausforderungen flexibel reagieren und die Resilienz ihrer Lieferkette in zunehmend unvorhersehbaren Zeiten sichern können.