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Es ist Zeit, Lieferantenbefragungen im Rahmen von Lieferantenrisikobewertungen neu zu denken. Obwohl sie lange das Mittel der Wahl waren, um Risiken in der Lieferkette zu messen, ist ihre Wirksamkeit angesichts der heutigen globalen Lage für Unternehmen, die Risiken professionell managen wollen, begrenzt. Eine neue Strategie rund um Lieferantenbefragungen zu entwickeln, bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, diese komplett abzuschaffen – vielmehr geht es darum, Befragungen auf zeitgemäße Art und Weise durchzuführen, die den heutigen, sich ständig wandelnden Risiken gerecht wird.
Sich allein auf eine einmalige Erstprüfung von Lieferanten zu verlassen, reicht nicht mehr aus, um sich in den aktuellen komplexen Lieferketten zurechtzufinden. Während eine einmalige Überprüfung früher ggf. genügte, um die Produktion zu starten, bringen heutige Lieferketten Herausforderungen mit sich, die ein bislang unerreichtes Maß an Transparenz bezüglich der Lieferanten eines Unternehmens erfordern. Zu diesen neuen Herausforderungen gehören plötzliche Veränderungen grundlegender Finanzdaten, regulatorische Änderungen, Umweltgefahren sowie technologische Entwicklungen.
Lieferanten, die heute sicher und stabil erscheinen, können kurzfristig von unvorhergesehenen Risiken betroffen sein und damit ihre Zuverlässigkeit gefährden. Um resiliente Lieferantenbeziehungen aufzubauen und Lieferketten abzusichern, müssen Unternehmen über statische Risikobewertungen hinausgehen und einen dynamischeren Ansatz wählen.
Im Folgenden erläutern wir, warum traditionelle Lieferantenrisikobewertungen nicht mehr ausreichen und stellen fünf zentrale Gründe vor, warum kontinuierliches Monitoring und aktualisierte Befragungen für Unternehmen, die einen Schritt voraus sein wollen, unverzichtbar werden.
Das Problem eines einmaligen Screening-Programms für Lieferanten
Ein einmaliges Screening von Unternehmen während der Aufnahme ist eine gängige Methode für Lieferantenbefragungen und Lieferantenrisikobewertungen und wird typischerweise eingesetzt, um neue Lieferanten auf die Approved Manufacturing List (AML) oder Approved Vendor List (AVL) eines Unternehmens zu setzen.
Dieser einmalige Prozess beinhaltet häufig das Sammeln von Finanzberichten, Steuerinformationen, Branchenzertifizierungen und weiteren entscheidenden Daten, um zu beurteilen, ob sich eine Geschäftsbeziehung lohnt. Während diese Erstprüfungen in der Regel gründlich sind, bleibt dieses hohe Niveau bei Folgeprüfungen selten erhalten. Zeit- und Ressourcenmangel verschiebt den Fokus nachfolgender Bewertungen oft auf die Leistung des Lieferanten, was zu blinden Flecken hinsichtlich der fortlaufenden Gesundheit und Stabilität des Lieferantenunternehmens führt.
Diese Blindstellen können dazu führen, dass Unternehmen für sich entwickelnde Risiken anfällig bleiben, die oft erst dann sichtbar werden, wenn sie den Betrieb bereits stören. Während lokale Lieferanten vergleichsweise einfach periodisch überwacht werden können, stellen entfernte oder internationale Lieferanten eine deutlich größere Herausforderung für eine regelmäßige und wirksame Überwachung und Neubewertung dar.
1. Fehlende Echtzeit-Einblicke in unvorhergesehene Ereignisse
Ein zentrales Argument für die Integration kontinuierlicher Befragungen in Ihr Lieferantenrisikomanagement nach dem Onboarding ist die frühzeitige Identifikation unvorhergesehener Ereignisse, die den Lieferanten, dessen Lieferkette und letztlich das Endprodukt beeinflussen können. Auch wenn bei der Integration umfassende Lieferantenbewertungen durchgeführt werden, können später trotzdem negative Ereignisse auftreten, die Qualität, termingerechte Lieferung und andere wichtige KPIs beeinträchtigen. Viele Lieferanten melden solche Vorfälle den Kunden zwar zeitnah, dies ist jedoch keineswegs garantiert.
Während etwa wetterbedingte Auswirkungen meist schnell erkannt werden, sind Probleme wie Cyberangriffe, politische Unruhen oder Sanktionen deutlich schwieriger zu identifizieren und zu beheben. Laut einem Jahresbericht des IT-Sicherheitsunternehmens Arctic Wolf haben „50% der Unternehmen im vergangenen Jahr eine Sicherheitsverletzung erlebt... von diesen betroffenen Organisationen haben 72% den Vorfall nicht offengelegt, als er eintrat.“ Komplexe Vorfälle wie diese bleiben oftmals für einen gewissen Zeitraum – wenn überhaupt – unentdeckt und damit ungemeldet.
Diese Risiken betreffen zudem häufig auch die Sub-Tier-Lieferkette des Lieferanten, die bei herkömmlichen Screening-Prozessen oft nicht betrachtet wird. Beispielsweise können wetterbedingte Störungen Sub-Tier-Lieferanten an entfernten Standorten wie China beeinträchtigen und dadurch Lieferverzögerungen beim Fertigprodukt auslösen. Der klassische Überprüfungsansatz, der in der Regel nur jährlich oder seltener erfolgt, erfasst solche Risiken im weiteren Lieferantennetzwerk nicht effektiv. Das bedeutet, dass Störungen in der Sub-Tier-Lieferkette – ob geopolitisch, klimabedingt oder anderweitig – häufig unbemerkt bleiben, bis die Folgen verzögert beim Kunden ankommen. Sind diese Schwierigkeiten erst bei Ihrem Direktlieferanten angekommen, können die resultierenden Verzögerungen erheblich und kostenintensiv ausfallen. Dies unterstreicht den Bedarf an kontinuierlichem Monitoring, das klassische Befragungsmethoden nicht bieten. Kontinuierliches Monitoring und aktualisierte Lieferantenbefragungen sind unerlässlich, um diesen Herausforderungen zu begegnen und die Resilienz der Lieferkette sicherzustellen.
2. Risiko langfristiger Gefahren wie Sanktionen und Insolvenzen
Einmalige Screening-Programme identifizieren vor allem unmittelbare Risiken, sind jedoch oft ungeeignet, langfristige Veränderungen zu erkennen, die die Lieferkette gefährden können. Diese Lücken machen Unternehmen anfällig für Entwicklungen, die zwischen der anfänglichen Lieferantenrisikobewertung und seltenen Folgeprüfungen unentdeckt bleiben.
So kann ein Lieferant z. B. trotz laufender pünktlicher und qualitativ hochwertiger Lieferungen kurz vor der Insolvenz stehen. Dies würde den laufenden Betrieb zunächst nicht stören, stellt aber ein erhebliches langfristiges Risiko dar, das überwacht werden muss. Ohne fortlaufende Lieferantenbefragungen oder -bewertungen bleiben kritische Warnzeichen wie diese schnell unentdeckt.
Auch Sanktionen sind ein Beispiel für Risiken, die leicht übersehen werden können. Ein direkter oder Sub-Tier-Lieferant kann zwischen der Ersteinwertung und der nächsten geplanten Überprüfung auf eine Sanktionsliste gesetzt werden. Werden solche Veränderungen nicht erkannt, kann es zu erheblichen Störungen kommen – auch wenn das Risiko auf den ersten Blick gering scheint. Allein im Jahr 2023 hatten die USA 2.500 Akteure auf die Specially Designated Nationals (SDN) List gesetzt, eine Liste von Personen und Unternehmen, gegen die Sanktionen verhängt wurden. Das entspricht einem Anstieg um 16% in nur einem Jahr.
Auch der Environment, Social, and Governance (ESG) Score eines Lieferanten kann sich infolge von Unternehmensentscheidungen massiv verändern, was sich wiederum auf Ihr Endprodukt auswirken kann. All dies sind Beispiele für Situationen, die im Rahmen eines einmaligen Screening-Prozesses unbemerkt bleiben könnten, zukünftig jedoch direkte Auswirkungen auf Produktlieferung, Qualität und mehr haben.
3. Eingeschränkte Transparenz für fortlaufendes Compliance-Monitoring
Angesichts der zunehmenden regulatorischen Kontrolle ist die fortlaufende Überwachung der Lieferanten-Compliance kein optionaler, sondern ein geschäftskritischer Prozess. Mit globalen Regularien wie RoHS, Critical Material Reporting (CMRT) und der EU-Batterierichtlinie, die sich ständig weiterentwickeln, benötigen Unternehmen aktuelle Informationen über ihre Lieferanten, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Die Abhängigkeit von einmaligen Lieferantenbefragungen oder -bewertungen führt zu Lücken in der Sorgfaltspflicht und erhöht das Risiko erheblicher rechtlicher sowie ethischer Konsequenzen.
Gerade Umweltregulierungen verlangen, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten regelmäßig geltenden Standards entsprechen. Ohne kontinuierliche Lieferantenbefragungen und Compliance-Monitoring laufen Unternehmen Gefahr, die Anforderungen zu verfehlen und sich so Bußgeldern, Verzögerungen und Reputationsschäden auszusetzen.
Neben umweltbezogenen Regularien sind ethische Standards ein weiterer Bereich, in dem die laufende Überprüfung der gesamten Lieferkette unerlässlich ist. Viele Unternehmen legen heute Wert darauf, dass ihre Lieferketten frei von Ausbeutung (z. B. Zwangsarbeit, Kinderarbeit oder unsichere Arbeitsbedingungen) sind. Eine Studie der Walk Free Foundation ergab, dass „zwei Drittel der Verbraucher den Kauf eines Produkts einstellen würden, wenn sie erfahren, dass bei der Herstellung Arbeitende ausgebeutet wurden.“
Mit steigenden gesellschaftlichen Erwartungen und strikteren gesetzlichen Vorgaben zu ethischer Beschaffung wird von Unternehmen zunehmend verlangt, Lieferantenaktivitäten proaktiv zu überwachen. Beispielsweise kann ein Lieferant zunächst die Anforderungen an ethische Beschaffung erfüllen, diese jedoch zu einem späteren Zeitpunkt aufgrund von Kostendruck oder internen Problemen nicht mehr einhalten. Regelmäßige Befragungen und Risikobewertungen ermöglichen es Unternehmen, derartige Missstände frühzeitig zu erkennen und schnell zu handeln, um sowohl regulatorische Konformität als auch das Vertrauen der Kunden zu sichern.
In dieser komplexen Umgebung ist es längst keine Best Practice mehr, einmalige Screenings vorzunehmen – kontinuierliche Risikobewertungen der Lieferanten sind ein strategisches Muss.
4. Fehlende Anpassung an neue EU-Vorgaben zur Lieferketten-Compliance
Die Europäische Union (EU) und zahlreiche Mitgliedsstaaten haben jüngst Vorschriften erlassen, die fortlaufende Überprüfung und das Management von Lieferanten zur Pflicht machen. Wichtige Regularien wie die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D) und die European Deforestation Regulation (EUDR) verlangen regelmäßige Lieferantenrisikobewertungen und machen deutlich, wie essenziell kontinuierliche Aufsicht ist.
Zusätzlich haben zahlreiche europäische Länder – darunter Deutschland (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz), Schweiz (Swiss Supply Chain Act), Frankreich (Loi de Vigilance) und Norwegen (Norwegian Transparency Act) – vergleichbare Gesetze zur Überprüfung von Lieferanten in Bezug auf Menschenrechts- und Kinderarbeitsverletzungen erlassen.
Diese neuen Vorgaben markieren einen Paradigmenwechsel für Compliance und Lieferantenüberwachung. Die fortlaufende Kontrolle von Lieferanten und Korrekturmaßnahmen bei Menschenrechtsverstößen gelten nicht länger als empfehlenswerte Praxis – sie werden für Unternehmen nahezu jeder Größe in Europa verbindlich. Viele dieser Gesetze ermöglichen hohe Geldstrafen auf Basis des weltweiten Umsatzes betroffener Unternehmen. Mit Sanktionshöhen, die sich am globalen Umsatz orientieren, verdeutlichen diese Regularien das europäische Engagement für Lieferantentransparenz und ethische Beschaffung. Unternehmen müssen sich an diese Vorgaben anpassen und kontinuierlich Lieferantenleistung und -konformität überwachen, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden.
5. Keine wirksame Überwachung und Wahrung der Produktqualität
Die konsistente Sicherung der Qualität entlang der Lieferkette ist entscheidend, um Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und teure Ausfälle zu vermeiden. Ein einmaliges Onboarding mag bestätigen, dass ein Lieferant zu Beginn Qualitätsstandards erfüllt; eine dauerhafte Sicherstellung ist damit jedoch nicht verbunden. Lieferanten können anfangs die Erwartungen erfüllen, doch Nachfrageänderungen, Personalwechsel oder Verschiebungen im Management beeinträchtigen häufig die Produktqualität.
Ohne regelmäßige Lieferantenrisikobewertungen bleiben Qualitätsprobleme oft solange unerkannt, bis sie in fehlerhaften Produkten oder – schlimmer noch – beim Endkunden auftreten. Durch die Einführung eines kontinuierlichen Qualitätsmonitorings, z. B. in Form von regelmäßigen Audits, Produkttests und Feedback-Prozessen, können Unternehmen Abweichungen frühzeitig erkennen und eingreifen, bevor größere Schäden entstehen.
Fazit
Einmalige Lieferantenscreenings mögen in der Vergangenheit ausreichend gewesen sein, doch sie reichen für die Anforderungen in den rasant wandelnden Lieferketten von heute nicht mehr aus. Kontinuierliches Monitoring ist unerlässlich, um Risiken wie Insolvenzen, Sanktionen und Qualitätsprobleme zu erkennen, bevor sie Ihren Betrieb beeinträchtigen. Bei wachsendem regulatorischem Druck und steigenden Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen ihre Methoden zur Bewertung und Steuerung von Lieferantenbeziehungen neu ausrichten, um potenziellen Risiken einen Schritt voraus zu sein. Der Wandel hin zu laufendem Monitoring stellt sicher, dass Unternehmen sich an aufkommende Herausforderungen anpassen und die Resilienz der Lieferkette auch in einem zunehmend unvorhersehbaren Umfeld gewährleisten können.
