Cách ứng phó với cú sốc thương mại bằng lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng

Điểm nổi bật của bài viết:

• Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng là một phương pháp quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp xác định các kịch bản có thể xảy ra trong tương lai và xây dựng chiến lược để ứng phó hiệu quả với các kịch bản này.
• Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng sử dụng khung thời gian dài để yêu cầu lãnh đạo nhìn nhận hoạt động kinh doanh trong dài hạn, hình dung nhiều viễn cảnh khác nhau và phân tích các khuôn khổ chiến lược tối ưu để doanh nghiệp phát triển trong từng viễn cảnh đó. 
• Song song với việc lập kế hoạch kịch bản ngày càng trở nên quan trọng trong nửa thập kỷ qua, các công cụ công nghệ cũng đã phát triển, cho phép tổ chức triển khai quy trình này với độ chính xác cao hơn. 
• Phương pháp lập kế hoạch kịch bản Oxford được phát triển tại Đại học Oxford, hiện được đánh giá là một trong những khuôn khổ hàng đầu về lập kế hoạch kịch bản. 

Có nhiều cách để doanh nghiệp lựa chọn quản lý và giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng. Một cách tiếp cận phản ứng là khi doanh nghiệp ứng phó với gián đoạn một cách tức thời. Chuyên gia chuỗi cung ứng sẽ tìm cách giảm thiểu thiệt hại và chi phí phát sinh trong thời gian thực thông qua các biện pháp quản lý khủng hoảng — chủ động xác định nhà cung cấp thay thế, giảm sản lượng để phù hợp với tốc độ thu mua chậm lại, thậm chí liên hệ với khách hàng để thông báo về nguy cơ thiếu hụt nguồn cung sắp xảy ra. 

Ngược lại, cách tiếp cận quản lý rủi ro chủ động thiết lập khuôn khổ nhằm giảm thiểu các nguy cơ gián đoạn có thể xảy ra trước khi chúng xuất hiện trong chuỗi cung ứng. SCRM (quản lý rủi ro chuỗi cung ứng) chủ động bao gồm chuỗi biện pháp cùng các sáng kiến liên quan như:

• Vẽ bản đồ chuỗi cung ứng trực tiếp và chuỗi cung ứng cấp dưới (sub-tier).
• Đánh giá mức độ phơi nhiễm rủi ro của các khu vực địa lý, nhà cung cấp, địa điểm sản xuất.
• Đảm bảo nguồn cung từ các nhà cung cấp thay thế.
• Đa dạng hóa nhà sản xuất ở nhiều khu vực địa lý.
• Tận dụng giai đoạn ổn định tương đối để xây dựng tồn kho.

Trường hợp điển hình cho quản lý rủi ro chủ động trở nên rõ rệt hơn hẳn trong đại dịch COVID-19, khi doanh nghiệp phải đối mặt với hỗn loạn chuỗi cung ứng, biến động thị trường và hậu quả là thiệt hại doanh thu trên diện rộng. Sau những năm tài chính đầy biến động này, doanh nghiệp có xu hướng sẵn sàng hơn bao giờ hết đầu tư vào SCRM và hướng tới nâng cao khả năng phục hồi chuỗi cung ứng thực sự.

Mặc dù quản lý rủi ro chủ động có thể rất hiệu quả trong việc triển khai giải pháp dự phòng và chuẩn bị cho doanh nghiệp trước các gián đoạn lớn tiếp theo — hoặc như COVID là chuỗi gián đoạn nối tiếp — tổ chức vẫn cần phương pháp để hình thành các biện pháp dự phòng cũng như xây dựng chiến lược nhằm hiện thực hóa các giải pháp đó. Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng đáp ứng đúng nhu cầu này, khi đưa SCRM chủ động lên một tầm cao mới — cho phép doanh nghiệp suy tính trước các bối cảnh rủi ro có thể xuất hiện sau nhiều tháng, thậm chí nhiều năm. Như vậy, đây là dạng quản lý rủi ro hướng về tương lai nhiều nhất, giúp chuyên gia hình dung nhiều khả năng diễn biến khác nhau và liên tục điều chỉnh chiến lược phòng ngừa rủi ro phù hợp. 

Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng là gì?

Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng là phương pháp quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp xác định các kịch bản có thể xảy ra trong tương lai và xây dựng chiến lược để ứng phó hiệu quả với các kịch bản đó. Dĩ nhiên, đây là cách nói đơn giản hóa cho một quy trình phức tạp vốn đòi hỏi chiều sâu và chuyên môn; nhiều định nghĩa khác đã giải thích chi tiết hơn về sự phức tạp nội tại này. Theo MIT Sloan Management Review, lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng “bao gồm việc xem xét các trạng thái tương lai có thể xảy ra cho một khung thời gian lập kế hoạch kéo dài từ ba đến hơn 30 năm. Quy trình này đòi hỏi nhiều bước cân nhắc trong phạm vi một doanh nghiệp hoặc chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, có thể mất vài tháng sau khi dữ liệu được phân tích.”

Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng sử dụng khung thời gian dài để buộc lãnh đạo phải nhìn nhận hoạt động kinh doanh dưới góc nhìn dài hạn, hình dung các viễn cảnh khác nhau và suy ngẫm về các khuôn khổ chiến lược tối ưu để phát triển trong từng viễn cảnh đó. Đồng thời, trong khi lập kế hoạch kịch bản ngày càng khẳng định vai trò trong nửa thập kỷ vừa qua, các công cụ công nghệ cũng phát triển không ngừng, cho phép tổ chức thực hiện quy trình này chính xác hơn. Doanh nghiệp hiện có thể tận dụng khối lượng lớn dữ liệu, các công cụ phân tích dự báo và AI để phác thảo các kịch bản tương lai và ước tính hiệu ứng các kịch bản này đối với hoạt động kinh doanh. 

Doanh nghiệp hiện có thể tận dụng khối lượng lớn dữ liệu, các phân tích dự báo và AI để phác họa những kịch bản tương lai và dự báo hiệu quả tác động của các kịch bản đó đến hoạt động kinh doanh. 

Phương pháp lập kế hoạch kịch bản Oxford là gì?

Phương pháp lập kế hoạch kịch bản Oxford được phát triển tại Đại học Oxford bởi ba chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực này: Kees van der Heijden, Angela Wilkinson và Rafael Ramirez. Mô hình này hiện được coi là khuôn khổ hàng đầu về lập kế hoạch kịch bản. 

Phương pháp Oxford ra đời cách đây khoảng một thập niên với nỗ lực hiện đại hóa các mô hình lập kế hoạch kịch bản trước đó và nhấn mạnh các phương pháp tư duy mới về bối cảnh, sự bất định và tín hiệu thị trường. Theo Đại học Oxford, mô hình này là một “cách tiếp cận lập kế hoạch kịch bản dựa trên nền tảng học thuật vững chắc, đi đôi với hướng dẫn thực tiễn.” Hơn nữa, mô hình Oxford “mang đến hướng tiếp cận chiến lược khác biệt, tập trung tăng cường khả năng thích nghi với bất định và tận dụng các cơ hội thay vì cố gắng dự đoán tương lai.”

Dù không thể trình bày trọn vẹn phạm vi phương pháp Oxford trong khuôn khổ bài viết này, một số đặc điểm then chốt sau đây rất đáng chú ý. 

• TUNA: Một từ viết tắt được xây dựng cùng phương pháp lập kế hoạch kịch bản Oxford, đại diện cho turbulence (biến động), uncertainty (bất định), novelty (mới lạ), ambiguity (mơ hồ). TUNA bao hàm các sự kiện và diễn biến khó lường, đe dọa đến tổ chức, chuỗi cung ứng và thậm chí làm lung lay toàn bộ mô hình kinh doanh. Các ví dụ về TUNA bao gồm Brexit, đại dịch COVID-19 và, có thể kể đến, cuộc chiến thuế quan năm 2025. Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng có giá trị lớn vì giúp bóc tách những mối đe dọa phức tạp đa dạng như thế này trước khi chúng xảy ra, giúp doanh nghiệp suy nghĩ kỹ về nhiều giai đoạn tiềm ẩn TUNA trong tương lai và hệ quả của chúng, với độ cẩn trọng và cân nhắc kỹ lưỡng. 

• Môi trường ngữ cảnh và giao dịch: Một khía cạnh cơ bản khác của khuôn khổ Oxford là khái niệm môi trường phân tầng. Trong các công trình đã công bố tại MIT Sloan Management Review và các nguồn khác, Rafael Ramirez cùng cộng sự chia môi trường kinh doanh thành hai lớp. Môi trường giao dịch — hoặc gọi là “lớp thứ nhất” — gồm các bên liên quan và môi trường gần, như khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, cơ quan quản lý.

Môi trường ngữ cảnh (hay “lớp thứ hai”) ngược lại bao gồm tất cả các biến bên ngoài hệ sinh thái doanh nghiệp và ngoài tầm kiểm soát của họ, như điều kiện vĩ mô, tiến bộ công nghệ, xu hướng xã hội, biến động địa chính trị, nhân khẩu học. Ramirez đã đúc kết về lập kế hoạch kịch bản trong một bài nghiên cứu năm 2017 như sau: “Lập kế hoạch kịch bản là khám phá cách mà lớp thứ hai có thể làm thay đổi lớp thứ nhất.”

• Nhấn mạnh “tín hiệu yếu”: Lập kế hoạch kịch bản liên quan đến việc vượt qua những kết quả dễ dự đoán để tưởng tượng các hoàn cảnh giả định tuy chưa chắc khả thi cao nhưng rất có thể xảy ra. Những sự kiện như đại dịch COVID-19, cuộc xung đột Nga - Ukraina, hay tái cấu trúc thương mại toàn cầu năm 2025 vốn không được coi là có khả năng cao trước khi diễn ra — nhưng cuối cùng vẫn xảy ra. Phương pháp Oxford đặc biệt nhấn mạnh đến các tín hiệu yếu — tức là các mô hình, xu hướng hoặc khả năng còn mờ nhạt nhưng có thể trở nên nổi bật và tác động mạnh sau 5, 10 hoặc 20 năm. (Cần nhớ rằng lập kế hoạch kịch bản thường tiến hành trên khung thời gian 3-30 năm.) Lập kế hoạch kịch bản giúp doanh nghiệp sẵn sàng với thực tế rằng chuẩn mực, quy tắc và câu chuyện xoay chuyển liên tục — đôi khi rất mạnh mẽ — và các tín hiệu yếu là cách hiệu quả để cảm nhận xu hướng đó trước khi nó trở thành thực tế kinh doanh. 

Nhấn mạnh “tín hiệu yếu”: Lập kế hoạch kịch bản chú trọng vượt khỏi những kết quả xác suất cao để hình dung các hoàn cảnh giả định tuy không hẳn khả thi nhưng vẫn có thể xảy ra.

Doanh nghiệp có thể triển khai lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng như thế nào?

Lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng là một quy trình phức tạp, đa chiều. Vì vậy, tổ chức nên xây dựng lộ trình rõ ràng trước khi bắt đầu thực hiện. Thông thường, có một số giai đoạn trọng yếu cần được xác định. 

1. Chọn khung thời gian phù hợp

Đa số mô hình kịch bản chuỗi cung ứng đều khuyến nghị doanh nghiệp lựa chọn khung thời gian kéo dài từ vài năm đến vài thập kỷ. Thời hạn này tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp quy mô nhỏ hoạt động dưới 5 năm có thể chỉ nên xây dựng kịch bản trong vòng 24 hoặc 36 tháng. Ngược lại, doanh nghiệp lớn đã đạt độ ổn định thì nên xem xét lập kế hoạch cho giai đoạn nửa thập kỷ hoặc dài hơn, nhằm gia tăng tầm nhìn và năng lực chiến lược. 

2. Xác định các bên liên quan trọng yếu

Đây là thành tố không thể thiếu trong nhiều quy trình quản lý rủi ro và cũng cực kỳ quan trọng trong lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng. Các bên liên quan của doanh nghiệp thường là các tác nhân/thành phần trong “môi trường giao dịch”, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp trực tiếp và cấp dưới, nhà đầu tư, đối thủ cạnh tranh và cơ quan quản lý liên quan. 

3. Xác định các động lực chủ đạo 

Các động lực chủ đạo — còn gọi là yếu tố then chốt hoặc yếu tố bất định — được xem là khía cạnh quan trọng nhất trong hoạt động lập kế hoạch kịch bản. Đây là những biến số độc lập có khả năng làm đảo lộn trạng thái hiện tại trong khung thời gian đã xác định, buộc doanh nghiệp thích ứng, đổi mới và tận dụng mọi công cụ quản lý rủi ro để giữ vững sức mạnh phục hồi. Các động lực này thường xuất hiện ở “môi trường ngữ cảnh”, như là diễn biến địa chính trị, thay đổi quy định, thiếu hụt nguyên vật liệu, suy thoái kinh tế cùng các sự kiện vĩ mô khác.

4. Xây dựng và phân tích kịch bản

Việc xây dựng kịch bản bao gồm lựa chọn một hoặc nhiều động lực chủ đạo rồi phân tích cách các yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến khách hàng, doanh nghiệp và môi trường giao dịch. Doanh nghiệp thường áp hai yếu tố lên trục x và trục y dựa theo mức độ nghiêm trọng, qua đó tạo ma trận bốn kịch bản khác biệt. 

Ví dụ, một tổ chức có thể chọn động lực là môi trường nới lỏng quy định và suy thoái kinh tế. Yếu tố suy thoái kinh tế đặt ở trục x, cánh trái là đại suy thoái, cánh phải là suy thoái ngắn hạn qua loa. Ở trục y, cấp cao nhất là dỡ bỏ phần lớn quy định, cấp thấp nhất là thay đổi nhỏ lẻ. Ma trận này cho bốn khả năng khác nhau để doanh nghiệp lập kế hoạch và chuẩn bị đối phó. 

5. Phân tích tác động và chiến lược

Sau khi các kịch bản đã được xây dựng, đội ngũ có thể đánh giá từng viễn cảnh và giả định sự phát triển của tương lai. Đây là bước cốt lõi, tạo điều kiện để thành viên nhóm phản biện cách doanh nghiệp nên ứng phó các động lực chính cũng như các mối đe dọa tiềm ẩn đến chuỗi cung ứng và doanh thu. Khi các tác động được liệt kê, tổ chức cần động não các chiến lược khác nhau để giảm thiểu các rủi ro liên quan. 

Tổ chức có thể đề xuất hàng loạt chiến lược giảm thiểu rủi ro cho các kịch bản tương lai như dự trữ hàng tồn kho, tăng vốn khả dụng, đa dạng hóa chuỗi cung ứng, mở rộng danh mục sản phẩm. Một trong những lợi ích lớn nhất của lập kế hoạch kịch bản là buộc doanh nghiệp tập trung vào tập hợp hoàn cảnh cụ thể, từ đó phát triển biện pháp giảm thiểu hữu hình phù hợp với chính mối đe dọa thực tiễn. 

Z2Data cung cấp nền tảng dữ liệu cho lập kế hoạch kịch bản

Để xây dựng các kịch bản hiệu quả và thực tế, doanh nghiệp cần có khả năng khai thác nguồn dữ liệu thực tế và đáng tin cậy. Việc mô phỏng thiếu hụt đất hiếm (REE), hoặc xung đột vũ trang khiến toàn bộ nhà cung cấp từ một quốc gia bị loại khỏi chuỗi cung ứng, đòi hỏi dữ liệu chuỗi cung ứng đầy đủ về nhà sản xuất, nguồn nguyên liệu và các biến số quan trọng khác. Z2Data là nền tảng quản lý rủi ro chuỗi cung ứng (SCRM) dẫn đầu ngành, với ba cơ sở dữ liệu quy mô lớn bao phủ hơn 1 tỷ linh kiện điện tử, 1 triệu nhà cung cấp và 200.000 địa điểm sản xuất toàn cầu. Các cơ sở dữ liệu này cung cấp thông tin chuyên sâu về linh kiện, nhà cung cấp, địa điểm sản xuất — rất cần thiết cho quá trình lập kế hoạch kịch bản hiệu quả.

• Tìm kiếm tham số cho hơn 1 tỷ linh kiện và hơn 1.000 loại hàng hóa
• Tham chiếu chéo linh kiện
• Dự báo vòng đời độc quyền
• Hồ sơ nhà cung cấp chuyên sâu, bao gồm đánh giá rủi ro chi tiết 
• Vẽ bản đồ chuỗi cung ứng
• Sub-Tier Intelligence

Tổ chức có nhu cầu xây dựng quy trình lập kế hoạch kịch bản chuỗi cung ứng có thể tận dụng nền tảng Z2Data để tạo quy trình dựa trên dữ liệu thực tế, toàn diện. Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng cơ sở dữ liệu của Z2Data nhằm phát triển lập kế hoạch kịch bản cũng như nâng cao các biện pháp SCRM khác, hãy lên lịch dùng thử miễn phí với chuyên gia sản phẩm của chúng tôi.