:quality(85))
Tuân thủ môi trường ảnh hưởng đến mọi doanh nghiệp trong tất cả các ngành. Dù mục tiêu tuân thủ của doanh nghiệp là gì hoặc doanh nghiệp hoạt động trong ngành nào, dưới đây là một số sai lầm phổ biến có thể làm gián đoạn khả năng tiếp cận thị trường và dẫn đến các khoản phạt nặng cùng hệ quả nghiêm trọng. Việc nhận diện những rủi ro tiềm ẩn do các sai lầm này gây ra là điều quan trọng, ngay cả khi trước đây chúng chưa từng gây vấn đề đối với doanh nghiệp của bạn.
1) Thiếu nhận thức về quy định tại thị trường
Bức tranh tuân thủ vừa rộng lớn vừa liên tục thay đổi. Chỉ riêng năm ngoái đã có nhiều thay đổi lớn về quy định tại các thị trường châu Âu và Bắc Mỹ. Doanh nghiệp rất dễ bỏ qua các nghĩa vụ thuộc trách nhiệm của mình. Sai lầm phổ biến là thiếu nhận biết về các quy tắc và quy định mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt ở nhiều thị trường khác nhau. Thông thường, doanh nghiệp chỉ tập trung ở cấp liên bang hoặc quốc gia, hoặc tuân thủ các quy định quen thuộc như REACH và RoHS. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mỗi thị trường đều có yêu cầu tuân thủ riêng biệt ở nhiều cấp độ khác nhau, từ từng bang, quốc gia cho đến các cấp quản lý cao hơn và thậm chí là quy định quốc tế. Phạm vi của những nghĩa vụ này cũng có thể khác nhau; ngay cả khi toàn bộ sản phẩm có vẻ đã tuân thủ, một linh kiện hoặc vật liệu đồng nhất trong sản phẩm đó vẫn có thể dẫn tới sự kiện không tuân thủ tùy theo từng quy định. Việc tuân thủ các quy định lớn, phổ biến có thể bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro chồng lấn, nhưng vẫn để lại những lỗ hổng và khiến doanh nghiệp có nguy cơ vi phạm.
2) Bỏ lỡ các cập nhật về quy định
Tuân thủ không phải là sự kiện chỉ diễn ra một lần. Việc không theo dõi các cập nhật về quy tắc và quy định có thể khiến chiến lược tuân thủ của doanh nghiệp trở nên vô dụng. Một số quy định được cập nhật định kỳ, trong khi những quy định khác khó dự đoán hơn nhiều. Doanh nghiệp không chỉ cần theo dõi những quy định đang áp dụng, mà còn phải chủ động phát hiện và cập nhật các quy định mới, hoặc theo dõi phạm vi của quy định cũ mở rộng và có thể đột ngột áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
3) Áp dụng chiến lược phản ứng bị động
Một số doanh nghiệp chỉ giải quyết vấn đề tuân thủ khi phát sinh, dời trách nhiệm sang tương lai. Dù điều này có thể phù hợp với những quy định thực thi sau khi sản phẩm đã ra thị trường, đó vẫn là một kế hoạch thiếu trách nhiệm, dễ dẫn đến các khoản phạt đắt đỏ và mất quyền tiếp cận thị trường. Chiến lược chủ động giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn nhiều. Mặc dù một số doanh nghiệp cho rằng tiếp cận chủ động là không thể trong thị trường hiện nay, việc tránh hai sai lầm đầu tiên sẽ giúp doanh nghiệp có nhìn nhận sớm về diễn biến của quy định và biết trước các thời hạn để chủ động chuẩn bị thay vì chờ xử lý hậu quả.
4) Giao tiếp nội bộ và với đối tác kém hiệu quả
Dù là giữa công ty mẹ và các phòng ban, trong nội bộ nhóm sản phẩm hay với nhà cung cấp, giao tiếp thiếu hiệu quả có thể làm thất bại mọi nỗ lực tuân thủ. Cần xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm về tuân thủ ở cả cấp sản phẩm lẫn cấp doanh nghiệp để những chi tiết quan trọng không bị bỏ sót. Đồng thời, đội ngũ thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trọng của công tác tuân thủ, cũng như các quy tắc, để dễ dàng phát hiện và chia sẻ thông tin quan trọng khi xuất hiện. Giao tiếp với nhà cung cấp đặc biệt quan trọng khi thực hiện thẩm tra, và giao tiếp kém có thể làm xấu quan hệ với nhà cung cấp và thiếu tài liệu chứng minh tuân thủ cho linh kiện và sản phẩm. Việc này cũng dẫn đến lãng phí hàng tuần, thậm chí hàng tháng, để khắc phục sự cố.
5) Lưu trữ hồ sơ kém
Dù có vẻ hiển nhiên, nhưng vẫn có những yếu tố then chốt trong việc lưu trữ hồ sơ thường bị bỏ qua. Phần lớn các quy định yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ bằng chứng cho hoạt động tuân thủ trong nhiều năm, nhưng đa số hồ sơ lại thiếu sót hoặc không chính xác. Chứng minh nỗ lực thẩm tra với cơ quan quản lý rất khó khăn nếu tài liệu chứng minh liên quan đến một linh kiện bị sai hoặc đã lỗi thời. Ngay cả việc hoàn thành thẩm tra cũng trở nên phức tạp nếu hồ sơ mua hàng thiếu hoặc sai. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập thói quen lưu trữ hồ sơ một cách nghiêm ngặt ở tất cả bộ phận quản lý sản phẩm, và nhân sự đảm nhiệm cần hiểu tầm quan trọng của từng thông tin dù nhỏ nhất. Khi có sự cố không tuân thủ, cơ quan kiểm tra sẽ đánh giá thông tin sai hoặc thiếu là thiếu nỗ lực thẩm tra, khiến hậu quả trở nên nghiêm trọng hơn.
6) Thiếu chính sách tổ chức dữ liệu hiệu quả
Dù doanh nghiệp có bao nhiêu hồ sơ, nếu không thể tìm hoặc liên kết đúng với linh kiện tương ứng, thông tin cũng trở nên vô dụng. Việc kết nối linh kiện với các tổ hợp sản phẩm cấp cao hơn giúp xác định tình trạng tuân thủ ở nhiều phạm vi khác nhau. Bằng chứng về không tuân thủ trên một linh kiện có thể dễ dàng được phát hiện ở những sản phẩm khác sử dụng chính linh kiện đó nếu hồ sơ được tổ chức và liên kết khoa học. Tình trạng phân mảnh dữ liệu sẽ gây thêm khối lượng công việc và nguy cơ giao tiếp sai. Dữ liệu không cập nhật cũng không đáp ứng được yêu cầu minh chứng thẩm tra cho các chỉ thị như EU RoHS, vốn yêu cầu bằng chứng là tài liệu sống. Khi có cập nhật về quy tắc và quy định, hệ thống tổ chức tốt sẽ giúp cập nhật hồ sơ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm nguy cơ bỏ sót trong tuân thủ.
7) Thiếu tích hợp trong chiến lược tuân thủ
Bất kỳ chiến lược tuân thủ nào cũng tốt hơn là không có, nhưng với lượng nỗ lực, thời gian và tiền bạc cần thiết để đạt tuân thủ, việc không tích hợp chiến lược này vào hoạt động kinh doanh sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Tất cả các sai lầm trên đều có thể xảy ra ở nhiều cấp độ, và nếu chỉ coi tuân thủ là bước cuối cùng sẽ làm hỏng toàn bộ công sức trước đó. Việc tích hợp tuân thủ ngay từ giai đoạn phát triển và suốt quy trình với các quy trình chuẩn, sự phối hợp và giao tiếp rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện tuân thủ dễ dàng hơn và nâng cao lợi nhuận.
Tuân thủ môi trường vốn đã khó khăn, nhưng bảy sai lầm phổ biến này có thể khiến quá trình trở nên phức tạp hơn. Tránh các sai lầm trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hoặc cải thiện chiến lược tuân thủ và giảm rủi ro tuân thủ cho doanh nghiệp của bạn. Các chương trình tuân thủ chú trọng các khía cạnh này còn giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng tiếp cận thị trường, tăng lợi nhuận, uy tín và hiệu quả hoạt động.
