:quality(85))
Milieuwetgeving raakt iedereen en iedere sector. Ongeacht uw compliance-doelstellingen of de branche waarin u actief bent, zijn er veelvoorkomende fouten die uw markttoegang kunnen verstoren en kunnen leiden tot hoge boetes en ernstige gevolgen. Het is belangrijk de onderliggende risico's van deze compliance-fouten te herkennen, ook als ze tot nu toe geen problemen hebben veroorzaakt.
1) Onvoldoende inzicht in marktreguleringen
Het compliance-landschap is zowel breed als voortdurend in beweging. Afgelopen jaar vonden er alleen al in Europa en Noord-Amerika diverse belangrijke wijzigingen plaats in marktregelgeving. Het is eenvoudig om verantwoordelijkheden die op uw organisatie rusten over het hoofd te zien. Een veelgemaakte fout is simpelweg niet op de hoogte zijn van de regels en voorschriften waarmee u in verschillende markten te maken krijgt. Bedrijven richten zich vaak op compliance op federaal of nationaal niveau of beperken zich tot bekende regelgevingen als REACH en RoHS. Maar het is cruciaal te beseffen dat iedere markt uniek is en verschillende niveaus van compliance-verplichtingen kent, van individuele staten en landen tot overheids- en internationale regelgeving. De reikwijdte van deze verplichtingen kan verschillen: terwijl een compleet product lijkt te voldoen, kan één afzonderlijk component of homogeen materiaal binnen dat product toch tot een non-compliance-gebeurtenis leiden afhankelijk van de regelgeving. Ook als naleving van grotere en bekendere regels soms bescherming biedt door overlappende eisen, ontstaan er toch hiaten die u blootstellen aan overtredingen.
2) Gemiste updates in regelgeving
Compliance is geen eenmalige gebeurtenis. Als u regelgeving en updates niet monitort, kan uw volledige compliance-strategie betekenisloos worden. Sommige regels worden regelmatig bijgewerkt, andere veel minder voorspelbaar. U dient niet alleen de regels en voorschriften die momenteel van toepassing zijn te volgen, maar ook alert te zijn op nieuwe regelgeving of reikwijdtewijzigingen waardoor ze ineens op uw organisatie van toepassing zijn.
3) Een reactieve strategie hanteren
Sommige organisaties besluiten pas op compliance te reageren zodra het nodig is, en schuiven de verantwoordelijkheid vooruit. Hoewel dit bij regelgeving met toezicht en handhaving achteraf soms lijkt te werken, is het een risicovolle strategie die kan resulteren in hoge boetes en verlies van markttoegang. Proactieve strategieën leveren efficiënter werken en kostenbesparingen op. Ook al vinden sommige organisaties proactiviteit in de huidige markten onmogelijk, door het vermijden van de eerste twee fouten krijgt u beter inzicht in de ontwikkeling van regelgeving en kunt u proactief deadlines identificeren en zich hierop voorbereiden, in plaats van te wachten tot zich problemen voordoen.
4) Interne en externe miscommunicatie
Of het nu gaat om communicatie tussen moederbedrijf en afdelingen, binnen een productteam of met leveranciers, miscommunicatie kan zelfs de beste compliance-inspanningen ondermijnen. Het is van belang te weten wie verantwoordelijk is voor compliance op product- en bedrijfsniveau, zodat details niet door de mazen van het net vallen. Uw team moet het belang van hun compliance-inspanningen begrijpen (net als de regels en voorschriften waaraan zij moeten voldoen) zodat signalen worden opgemerkt en belangrijke informatie gedeeld wordt zodra die boven water komt. Leverancierscommunicatie is essentieel binnen due diligence-processen en miscommunicatie leidt tot slechte leveranciersrelaties en ontbrekende documentatie voor componenten en producten. Miscommunicatie kan ook tot weken of maanden aan verloren werk en dubbele inspanningen leiden.
5) Slechte documentatie
Hoewel deze fout voor de hand ligt, worden belangrijke aspecten van documentbeheer vaak over het hoofd gezien. De meeste regels en voorschriften eisen dat u jarenlang bewijs van uw compliance-inspanningen bewaart; deze dossiers zijn vaak onvolledig of onjuist. Aantonen van due diligence richting toezichthouders wordt lastig als documentatie bij een component onjuist of verouderd is. Ook het uitvoeren van due diligence kan een uitdaging worden als inkoopgegevens onvolledig of incorrect zijn. Zorg voor strikte documentatieprocedures binnen alle betrokken afdelingen, en dat medewerkers het belang van ieder gegeven begrijpen. Bij een compliance-incident zien toezichthouders bij een audit ontbrekende of foutieve informatie simpelweg als een gebrek aan due diligence, wat de gevolgen kan verergeren.
6) Geen adequaat beleid voor dataorganisatie
Het aantal dossiers is irrelevant als u deze niet kunt vinden of aan de juiste componenten kunt koppelen; de gegevens zijn dan waardeloos. Het is noodzakelijk onderdelen te kunnen verbinden aan hoger geplaatste assemblies en producten om de compliance-status op verschillende niveaus te bepalen. Non-compliance van één onderdeel is snel te identificeren in andere producten waarin datzelfde onderdeel wordt gebruikt als uw data goed georganiseerd en gemapt is. Geïsoleerde informatielocaties zorgen voor meer werk en verhogen de kans op miscommunicatie. Statische gegevens zijn bovendien niet bruikbaar als due diligence-bewijs voor richtlijnen als EU RoHS, waar ‘levende’ documentatie vereist is. Als regelgeving verandert, maakt een goed georganiseerde en gemapte structuur het bijwerken van records efficiënter, verlaagt uw kosten en verkleint het risico op compliance-hiaten.
7) Gebrek aan integratie
Elke compliance-strategie is beter dan geen strategie, maar door de benodigde middelen en investeringen voor compliance is het niet logisch uw beleid niet te integreren binnen uw operaties en zo verwoestende gevolgen te voorkomen. Elk van bovenstaande fouten kan op verschillende niveaus voorkomen en als u compliance pas als sluitpost oppakt, kan dat jarenlange inzet tenietdoen. Integreer compliance daarom al vroeg in de ontwikkeling, gedurende het volledige proces en werk met afgestemde protocollen, teamwork en duidelijke communicatie en beheersing om naleving haalbaar en winstgevend te maken.
Milieucompliance is op zichzelf al complex, maar deze zeven veelvoorkomende fouten vergroten de uitdaging aanzienlijk. Door deze missers te vermijden kunt u compliance-strategieën ontwikkelen of verbeteren en het nalevingsrisico voor uw organisatie verlagen. Programma’s die deze aspecten meenemen, vergroten daarnaast uw markttoegang, winstgevendheid, reputatie en efficiëntie.
