El cumplimiento ambiental afecta a todas las personas y sectores industriales. Sin importar cuáles sean sus objetivos de cumplimiento o el sector al que ingrese, estos son algunos errores comunes que pueden obstaculizar el acceso al mercado y generar fuertes multas y consecuencias graves. Es fundamental reconocer los riesgos subyacentes que conlleva incurrir en estos errores de cumplimiento, independientemente de que hasta ahora hayan funcionado correctamente para usted.
1) Falta de conocimiento sobre la normativa del mercado
El panorama del cumplimiento es amplio y está en constante evolución. Tan solo el año pasado se produjeron varios cambios regulatorios de gran impacto en los mercados europeo y norteamericano. Es fácil pasar por alto responsabilidades que recaen sobre su empresa. Un error frecuente es simplemente desconocer las reglas y normativas a las que puede enfrentarse en distintos mercados. Lo habitual es que las empresas se centren en los niveles federales o nacionales de cumplimiento, o se limiten a normativas bien conocidas como REACH y RoHS. Sin embargo, es fundamental entender que cada mercado es único y presenta diferentes niveles de obligaciones de cumplimiento, que pueden provenir de estados, países, gobiernos de mayor jerarquía e incluso normativas internacionales. El alcance de estas obligaciones también puede variar, y aunque un producto en su totalidad parezca cumplir con la normativa, un solo componente o material homogéneo dentro del producto podría ocasionar un evento de incumplimiento según la regla o normativa aplicable. Si bien cumplir con normativas más amplias y reconocidas puede ofrecer protección frente a reglas y normativas superpuestas, esto aún puede dejar brechas que lo expongan a infracciones.
2) No actualizarse sobre cambios normativos
El cumplimiento no es un evento único. No monitorizar la actualización de reglas y regulaciones puede volver inútil toda su estrategia de cumplimiento. Mientras que algunas normativas se actualizan regularmente, otras son mucho menos predecibles. No solo debe controlar las reglas y regulaciones que ya cumple actualmente; también es clave prestar atención a nuevas normativas que puedan surgir o a cambios en el alcance de las existentes, que podrían empezar a aplicarse a su empresa de forma inesperada.
3) Estrategia reactiva
Algunas empresas simplemente planean abordar el cumplimiento solo cuando sea necesario, posponiendo la responsabilidad. Aunque esto puede parecer suficiente en casos de vigilancia y cumplimiento posteriores a la comercialización, es una estrategia arriesgada que puede derivar en multas elevadas y pérdida de acceso al mercado. Las estrategias proactivas generan mayor eficiencia y reducen costos. Aunque algunas empresas consideran que ser proactivos es imposible en los mercados actuales, evitar los dos primeros errores ya le dará una buena indicación de cómo evolucionarán las normativas y le permitirá conocer los plazos con antelación para estar preparado y no limitarse a reaccionar ante las consecuencias.
4) Falta de comunicación interna y externa
Ya sea entre la empresa matriz y sus distintos departamentos, dentro de un equipo de producto o con proveedores, la falta de comunicación puede descarrilar incluso los mejores esfuerzos de cumplimiento. Es importante establecer claramente quién es responsable del cumplimiento tanto a nivel de producto como corporativo, para que estos detalles no se pierdan. Además, su equipo debe comprender la importancia de sus esfuerzos y de las normas y reglamentos que debe cumplir, de modo que puedan identificar riesgos y compartir información clave cuando sea necesario. La comunicación efectiva con proveedores es fundamental como parte de la debida diligencia; una mala comunicación puede traducirse en relaciones deficientes con proveedores y en la falta de documentación esencial sobre componentes y productos. La falta de comunicación puede generar semanas o meses de esfuerzo desperdiciado que luego requiere el doble de tiempo para solucionarse.
5) Deficiente gestión de registros
Aunque este error común parezca evidente, existen aspectos clave de la gestión documental que suelen subestimarse. Si bien la mayoría de normas y regulaciones exigen conservar evidencia de los esfuerzos de cumplimiento durante años, muchos de estos registros suelen ser incompletos o incorrectos. Demostrar sus esfuerzos de debida diligencia ante los organismos reguladores puede ser complicado si la documentación asociada a un componente es incorrecta o está desactualizada. Incluso realizar la debida diligencia puede resultar intimidante si los registros de compras también están incompletos o son erróneos. Es fundamental establecer hábitos rigurosos de gestión de registros en todos los departamentos responsables de la gestión de productos, y que los encargados comprendan la importancia de cada información. Ante una auditoría por incumplimiento, los organismos que inspeccionan sus registros considerarán como falta de debida diligencia toda información incorrecta o ausente, lo cual agrava las consecuencias.
6) Falta de políticas adecuadas de organización de datos
No importa cuántos registros tenga, si no puede encontrarlos o asociarlos correctamente a los componentes, la información carece de utilidad. Resulta clave poder conectar los componentes con los subconjuntos y productos de nivel superior para determinar el estado de cumplimiento en los distintos niveles de alcance. La evidencia de incumplimiento en un solo componente puede detectarse fácilmente en otros productos que utilicen ese mismo componente si sus registros están bien organizados y estructurados. Los silos de información generan más trabajo y aumentan las probabilidades de errores de comunicación. La información estática no será válida como debida diligencia para directivas como la UE RoHS, que requieren evidencia documental actualizada. Cuando se producen cambios normativos, contar con un sistema bien organizado y estructurado hace que actualizar sus registros sea mucho más eficiente en tiempo y costo, y reduce el riesgo de brechas de cumplimiento.
7) Ausencia de integración
Cualquier estrategia de cumplimiento puede ser mejor que no contar con una, pero con el esfuerzo, el tiempo y el dinero necesarios para lograr el cumplimiento, no tiene sentido no integrar su estrategia para respaldar sus operaciones y evitar consecuencias graves. Cualquiera de los errores anteriores puede ocurrir en distintos niveles y tratar el cumplimiento solo como un paso final puede deshacer el trabajo de años. Integrar el cumplimiento desde las primeras fases del desarrollo y durante todo el proceso, con protocolos alineados, trabajo en equipo, comunicación clara y gestión efectiva, facilita el logro del cumplimiento y mejora la rentabilidad.
El cumplimiento ambiental ya es complejo por sí mismo, pero estos siete errores comunes pueden incrementar su dificultad. Si los evita, usted podrá desarrollar o mejorar estrategias de cumplimiento y reducir los riesgos asociados para su empresa. Los programas de cumplimiento que consideran estos aspectos pueden además mejorar el acceso a mercados, la rentabilidad, la reputación pública y la eficiencia.
