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Destaques do artigo:
- Nem todas as campanhas de compliance são iguais, e as empresas que implementam seus programas de forma rigorosa e estratégica têm mais chances de obter os dados necessários para cumprir REACH, RoHS, California Prop 65, a Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) e outras regulamentações essenciais.
- Fabricantes que utilizam uma plataforma de supply chain risk management (SCRM) como a Z2Data conseguem executar suas campanhas de due diligence com uma equipe experiente, dedicada todos os dias a alcançar a conformidade para seus clientes.
- Da normalização de dados à educação de fornecedores e à realização da análise de riscos, as 12 etapas a seguir podem servir como base para uma campanha de compliance robusta.
As exigências para a conformidade regulatória estão aumentando em muitos dos maiores e mais críticos setores do mundo. Nos últimos anos, o cenário de compliance ambiental evoluiu de forma significativa, com novas regulamentações sobre substâncias per e polifluoroalquil (PFAS); ampliação constante da lista de Substances of Very High Concern (SVHC - Substâncias de Alta Preocupação) do REACH; e um desejo crescente de responsabilizar as empresas pelos danos causados ao meio ambiente e à sociedade. Além disso, as obrigações relacionadas ao ESG (ambiental, social e governança) também estão crescendo, já que investidores, órgãos reguladores e consumidores aumentam suas expectativas sobre como as empresas devem mitigar seus impactos no ambiente em que operam.
Para acompanhar o cenário regulatório em 2025, fabricantes de equipamentos originais (OEMs) e outras empresas precisam ter um processo de compliance sólido. E, devido à complexidade do sourcing e da produção atualmente, isso geralmente significa coletar grandes volumes de dados de toda a cadeia de suprimentos. No entanto, nem todas as campanhas de compliance são iguais, e as empresas que implementam seus programas de forma rigorosa e estratégica tendem a obter os dados necessários para cumprir REACH, RoHS, California Prop 65, a Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) e outras regulações importantes.
O papel do Supply Chain Risk Management nas campanhas de compliance
Reunimos 12 etapas essenciais para a execução de uma campanha de compliance eficaz na sua cadeia de suprimentos. É importante lembrar, porém, que muitas — senão a maioria — das empresas não contam com a expertise ou a estrutura necessária para realizar todas essas medidas sozinhas. Fabricantes que utilizam uma plataforma de supply chain risk management (SCRM) como a Z2Data conseguem executar essas 12 etapas com o apoio de uma equipe experiente, dedicada diariamente a garantir a conformidade para seus clientes. Em um ambiente regulatório no qual as empresas enfrentam riscos legais, financeiros e de reputação por não conformidade, o suporte e os recursos de uma solução SCRM como a Z2Data podem ser um grande diferencial.
Reunimos 12 etapas essenciais para a execução de uma campanha de compliance eficaz na sua cadeia de suprimentos.
1. Normalização de dados
Antes de abordar seus fornecedores para solicitar informações de componentes, materiais e formulações de produtos, entre outros pedidos, as empresas precisam garantir que compreendem plenamente seus próprios dados internos. Parte desse processo inclui uma normalização de dados abrangente, com limpeza das informações internas e padronização dos nomes das empresas, títulos de componentes e outras terminologias relevantes.
Essa etapa é especialmente importante porque ajuda a refinar o escopo das informações que a organização precisa obter da cadeia de suprimentos. Ao limpar e normalizar todos os dados, as empresas conseguem avaliar claramente todas as informações já disponíveis sobre produtos, componentes e fornecedores.
2. Análise de fornecedores
Conhecer sua base de fornecedores é outro passo fundamental que abre caminho para uma campanha de compliance eficiente. Empresas que identificam todos os fornecedores dentro dos requisitos da regulamentação que desejam atender, bem como a documentação necessária de cada fornecedor, estarão melhor preparadas para conduzir uma campanha eficiente. Compreender esses detalhes logo no início do processo de due diligence — e não no meio, durante a comunicação com fornecedores — é crucial para reduzir o número total de interações necessárias.
3. Combinar informações públicas com dados internos
Uma etapa muitas vezes subestimada, mas de grande valor durante as campanhas, é buscar o máximo possível de informações antes de recorrer aos fornecedores. Isso pode parecer contraintuitivo, mas empresas que maximizam seus dados antes de abrir contato reduzem a pressão e as expectativas direcionadas aos fornecedores. Com o tempo, essa abordagem pode aumentar as taxas de resposta e fortalecer o relacionamento na cadeia de suprimentos.
Uma das estratégias mais eficazes para maximizar informações antes da campanha é utilizar dados públicos disponíveis. Informações sobre componentes, produtos, fornecedores e até mesmo relatórios de sustentabilidade geralmente podem ser encontradas online. O segredo está em saber onde — e com que profundidade — procurar. Soluções SCRM possuem habilidade e expertise para localizar, nos lugares certos, páginas, folhas de dados e arquivos que potencializam a inteligência de compliance das empresas antes mesmo de enviar um único e-mail aos fabricantes.
4. Coleta de contatos de fornecedores
Embora pareça um passo óbvio e simples, não é uma tarefa trivial. Para realizar campanhas junto aos fornecedores, as empresas precisam identificar as informações corretas de contato dos fabricantes. Muitas vezes já existe um ponto focal estabelecido, mas ele pode ser apenas o primeiro de vários contatos necessários. Demandas de compliance regulatório podem precisar ser encaminhadas a outros responsáveis, o que pode envolver aprovações internas de diversos stakeholders.
Assim como outras etapas de compliance, essa medida deve ser tomada logo no início da campanha. Deixar para identificar o contato certo tardiamente, quando há prazos apertados e pressão por documentação, pode transformar uma tarefa rotineira em um problema operacional.
5. Educação de fornecedores
Não se pode presumir que fornecedores estejam alinhados com as regulamentações. Fabricantes podem não conhecer REACH, RoHS, CSRD ou outras diretivas com tanta profundidade quanto seus clientes. Por isso, os fabricantes de equipamentos originais (OEMs) precisam assumir a responsabilidade de educar os fornecedores, seja em conversas telefônicas, e-mails ou por meio de manuais detalhando obrigações específicas.
Assim como na obtenção de dados públicos, essa etapa se beneficia muito do uso de uma plataforma de gestão de compliance. Essas soluções frequentemente oferecem práticas padrão de capacitação, incluindo guias completos de reporte e contato com especialistas que orientam os fabricantes durante todo o processo de envio de informações.
6. Campanha junto aos fornecedores
Esta é a etapa prática de solicitar aos fabricantes dados, documentações e demais evidências essenciais para o cumprimento regulatório. Apesar de ser, em tese, o passo mais direto, geralmente é também o mais desafiador e que demanda tempo. Muitos fornecedores recebem pedidos de compliance dos clientes semanalmente ou até diariamente. Por isso, tendem a não priorizar cada e-mail, ligação ou mensagem pedindo materiais de conformidade.
O resultado é uma dinâmica de “empurra e puxa”, que obriga OEMs e outros interessados em dados de compliance a manterem persistência e disciplina na campanha. As empresas devem adotar uma abordagem sistemática, registrando e acompanhando todos os contatos de modo padronizado. Um e-mail ou ligação raramente serão suficientes, e o profissional de compliance precisa estar preparado para insistir durante todo o processo.
7. Validação de documentos
Após o contato com todos os fornecedores, a próxima etapa é validar a documentação recebida. Podem ser declarações completas de materiais (FMDs), folhas técnicas, desenhos ou outros documentos altamente especializados, para garantir que trazem as informações que vão permitir o correto enquadramento do produto em relação ao compliance (e, em alguns casos, o envio para órgãos reguladores).
8. Relatórios e submissões
Cada regulamentação impõe exigências distintas às empresas. Para a Restrição de Substâncias Perigosas (RoHS), por exemplo, é necessário manter a concentração de 10 substâncias abaixo dos limites definidos em todos os equipamentos elétricos e eletrônicos (EEE). Geralmente, as empresas comprovam sua adesão à RoHS por um certificado (CoC - Certificate of Conformity) ou declaração de conformidade (DoC - Declaration of Conformity).
No caso do SCIP — Substances of Concern in articles as such or in complex objects — é preciso reportar informações específicas ao banco de dados da European Chemicals Agency (ECHA). Nesta etapa do processo de compliance, cada organização executará a ação correspondente à regulamentação de interesse. Isso pode envolver a emissão de um CoC, submissão de dados em banco de dados de agências ou outra forma de reporte regulatório.
9. Análise de riscos
A análise de riscos é uma das etapas mais críticas de qualquer campanha de compliance. Após encerrar a campanha junto aos fornecedores e reunir todas as informações disponíveis de fabricantes, fontes públicas e registros internos, normalmente a empresa classifica seus componentes e produtos em três grupos: “conforme”, “não conforme” e “sem status”. “Conforme” é o cenário desejado. “Não conforme”, por sua vez, exige uma ação clara: tudo deve ser feito para garantir a conformidade do produto em violação.
Após encerrar a campanha junto aos fornecedores e reunir todas as informações disponíveis de fabricantes, fontes públicas e registros internos, normalmente a empresa classifica seus componentes e produtos em três grupos: “conforme”, “não conforme” e “sem status”.
Componentes e produtos “sem status” indicam dados insuficientes para determinar o status de compliance. Estes casos são mais delicados. Se houver alta probabilidade de o produto ser conforme — mesmo sem evidências completas —, investir muitos recursos para confirmar o status pode não ser uma boa alocação de esforços. Por outro lado, se houver alta probabilidade de não conformidade, encontrar meios para obter todos os dados necessários e chegar a uma conclusão deve ser visto como prioridade operacional.
A dificuldade está em distinguir, de fato, os casos de alta probabilidade de conformidade da situação oposta. Esse tipo de julgamento exige conhecimento técnico profundo, capacidade de análise de documentação científica e de engenharia, formulações de produtos e características químicas. Aqui, novamente, o uso de uma solução SCRM ou ferramenta de compliance pode trazer grande diferencial. No caso da Z2Data, o software conta com suporte de especialistas com sólida formação científica, capazes de ajudar as empresas a entender como seus componentes se enquadram em regulamentos como RoHS, REACH, SCIP e TSCA — e a identificar sua exposição a riscos.
10. Alertas
Seja realizando a campanha internamente ou em parceria com terceiros, as empresas devem contar com um sistema que alerte rapidamente quando um componente é considerado não conforme. O ideal é que esses alertas sejam automáticos: comunicar violações manualmente a todos os stakeholders é lento e imprevisível, e infrações de compliance devem ser repassadas de imediato a todos os envolvidos.
11. Identificação de cruzamentos para componentes não conformes
Para empresas do setor eletrônico, lidar com casos de não conformidade normalmente exige encontrar maneiras de substituir componentes individuais sem comprometer todo o projeto do produto. Uma das estratégias mais testadas é buscar cruzamentos, ou componentes alternativos, que sejam equivalentes ao componente não conforme.
Situações de não conformidade devem ser tratadas com urgência proporcional ao risco regulatório. Ainda assim, engenheiros e equipes de compras podem agir com análise e precisão ao buscar os melhores cruzamentos possíveis em termos de forma, ajuste e função. É fundamental que a equipe dedique tempo para identificar a solução mais adequada e menos disruptiva para resolver o problema e conquistar a conformidade; o uso de cruzamentos viáveis é uma estratégia comprovada nesse sentido.
12. Supply Chain Risk Management
Uma etapa final que as empresas podem adotar na fase final da campanha de compliance é o supply chain risk management. Mais especificamente, OEMs podem considerar trabalhar junto aos fornecedores na implantação de ações concretas de mitigação de riscos para reduzir futuras situações de não conformidade. Exemplos dessas medidas incluem:
- Solicitar que fornecedores implementem um sistema automático de alertas para avisar os clientes sempre que um componente perder a conformidade.
- Estabelecer um procedimento padronizado que permita que fabricantes tier 1 e seus respectivos OEMs trabalhem juntos assim que surgirem violações de compliance.
Atenda a todos os requisitos de compliance com a Z2Data
Apesar de as 12 etapas acima servirem de base para uma campanha de compliance robusta, é irreal esperar que a maioria das empresas consiga executá-las sozinha. Recuperar todas as informações públicas, educar fornecedores sobre regulamentações e exigências de documentação, e realizar uma análise de riscos completa frequentemente exige mais tempo e conhecimento do que está disponível internamente. Nesses casos, organizações que desejam alcançar seus objetivos de compliance de forma rápida e eficiente podem contar com a plataforma SCRM da Z2Data.
A Z2Data combina software, bancos de dados e serviços para oferecer aos clientes cobertura total de compliance. A solução cobre mais de 180 regulações globais importantes, incluindo, mas não se limitando a:
- REACH
- RoHS
- Cal Prop 65
- SCIP
- PFAS
- EUDR
- EU Battery Regulation
- CSRD
- CSDDD
- UFLPA
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