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Destaques do artigo:
- Nem todas as campanhas de conformidade são iguais, e as empresas que implementam os seus programas de forma rigorosa e estratégica têm maior probabilidade de obter os dados necessários para cumprir o REACH, RoHS, California Prop 65, a Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) e outras regulamentações essenciais.
- Os fabricantes que utilizam uma plataforma de gestão de risco na cadeia de abastecimento (SCRM), como a Z2Data, conseguem executar as suas campanhas de due diligence com uma equipa experiente que trabalha diariamente para alcançar a conformidade dos seus clientes.
- Desde a normalização de dados à formação de fornecedores e à análise de risco, os 12 passos apresentados abaixo podem servir de base para uma campanha de conformidade sólida.
Os requisitos para a conformidade regulamentar estão a aumentar em muitos dos maiores e mais críticos setores a nível mundial. Nos últimos anos, o cenário da conformidade ambiental evoluiu significativamente, com novas regulamentações relativas às substâncias per e polifluoroalquil (PFAS); expansão contínua da lista de Substances of Very High Concern (SVHC) do REACH; e um crescente desejo de responsabilizar as empresas por danos ambientais e humanos. Adicionalmente, as obrigações associadas ao ESG (environmental, social, and governance) também estão em ascensão, com investidores, entidades reguladoras e consumidores a elevar as expectativas de como as empresas devem mitigar o seu impacto no ambiente envolvente.
Para acompanhar o estado das regulamentações em 2025, os fabricantes de equipamentos originais (OEM) e outras empresas precisam de um processo de conformidade robusto. Dada a natureza complexa do sourcing e da produção atuais, isto significa, muitas vezes, reunir grandes volumes de dados ao longo de toda a cadeia de abastecimento. No entanto, nem todas as campanhas de conformidade são iguais, e as empresas que implementam os seus programas de forma rigorosa e estratégica têm maior probabilidade de obter os dados necessários para cumprir REACH, RoHS, California Prop 65, a Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), e outras regulamentações essenciais.
O Papel da Gestão de Risco na Cadeia de Abastecimento nas Campanhas de Conformidade
Foram reunidos 12 passos considerados essenciais para executar uma campanha de conformidade bem-sucedida junto da cadeia de abastecimento. É importante relembrar, contudo, que muitas — senão a maioria — das empresas não dispõem da experiência ou da capacidade necessárias para aplicar todas estas medidas de forma autónoma. Os fabricantes que utilizam uma plataforma de gestão de risco na cadeia de abastecimento (SCRM), como a Z2Data, conseguem executar estes 12 passos com o apoio de uma equipa experiente que trabalha diariamente para garantir a conformidade dos seus clientes. Num ambiente regulamentar onde as empresas enfrentam riscos legais, financeiros e de reputação por incumprimento, o apoio e os recursos de uma solução SCRM como a Z2Data podem ser um fator diferenciador.
Foram reunidos 12 passos considerados essenciais para executar uma campanha de conformidade bem-sucedida junto da cadeia de abastecimento.
1. Normalização de Dados
Antes de contactar os fornecedores para obter informações sobre componentes, materiais e formulações de produtos, entre outros pedidos, é fundamental assegurar um conhecimento abrangente dos próprios dados internos. Isto inclui um processo completo de normalização de dados, desde a limpeza da informação interna até à padronização de nomes de empresas, títulos de componentes e outros termos relevantes.
Este passo é especialmente relevante porque permite refinar o âmbito da informação que é necessário obter junto da cadeia de abastecimento. Ao limpar e normalizar todos os dados, é possível avaliar, de forma exata, toda a informação já disponível sobre produtos, componentes e fornecedores.
2. Análise de Fornecedores
Conhecer a base de fornecedores é outro passo fundamental para preparar uma campanha de conformidade eficiente. As empresas que identificam todos os fornecedores abrangidos pela regulamentação em causa, bem como os documentos necessários de cada fornecedor, ficam melhor posicionadas para conduzir campanhas eficazes. Conhecer estes detalhes logo no início do processo de due diligence — em vez de a meio, quando já estão em contacto com os fornecedores — é essencial para minimizar o número total de trocas necessárias para cada fabricante.
3. Combinar Informação Pública com Dados Internos
Uma parte frequentemente subestimada, mas inestimável, do processo de campanha passa por obter o máximo de informação possível antes de recorrer aos fornecedores. Apesar de parecer contraintuitivo, as empresas que maximizaram a recolha de dados antes de contactar fornecedores reduzem a pressão e as expectativas sobre estes. A longo prazo, pode resultar no aumento da taxa de resposta e no reforço das relações na cadeia de abastecimento.
Uma das estratégias mais eficazes para este objetivo é aproveitar informação pública disponível. Dados sobre componentes, produtos, fornecedores e até relatórios de sustentabilidade encontram-se, muitas vezes, online. A chave está em saber onde — e até que profundidade — procurar. Soluções SCRM têm a experiência e o conhecimento necessários para pesquisar nos locais certos, identificando as páginas web, fichas técnicas e ficheiros que permitem reforçar a inteligência de conformidade de uma empresa antes mesmo de enviar o primeiro e-mail ao fabricante.
4. Recolher Contactos de Fornecedores
Apesar de parecer um ponto simples e evidente, este passo raramente é fácil. Para contactar os fornecedores, é necessário encontrar a pessoa de contacto adequada. Muitas empresas já têm um contacto habitual, mas esse pode ser apenas o primeiro de vários passos — frequentemente, os pedidos relacionados com conformidade regulamentar precisam de ser reencaminhados internamente para outros intervenientes, podendo exigir aprovações de múltiplos decisores.
Tal como alguns outros passos, este deve ser realizado o mais cedo possível na campanha. Estar, na reta final do processo de conformidade, a tentar identificar quem contactar, enquanto se enfrenta prazos e pressão para obter documentação rapidamente, pode transformar uma tarefa trivial numa crise operacional.
5. Formação dos Fornecedores
As empresas não podem assumir que partilham o mesmo grau de compreensão dos regulamentos que os seus fornecedores. Os fabricantes podem não conhecer o REACH, RoHS, a CSRD ou outras diretivas tão pormenorizadamente como os seus clientes. Por isso, cabe aos OEM instruir os seus fornecedores, seja por chamadas telefónicas, e-mails ou até manuais escritos que expliquem detalhadamente as suas obrigações.
Tal como na recolha de informação pública, trata-se de uma etapa que beneficia muito do uso de uma plataforma de gestão de risco de conformidade. Estas ferramentas dispõem frequentemente de práticas padronizadas para formação dos fabricantes, incluindo não só manuais de reporte detalhados como também acesso a especialistas que apoiam os fornecedores ao longo do processo de reporte.
6. Campanha Junto dos Fornecedores
Este é o momento de contactar os fabricantes para solicitar dados, documentação e outras evidências necessárias para a conformidade regulamentar. Se, por um lado, é um passo aparentemente simples, é também frequentemente o mais desafiante e moroso. Muitos fornecedores recebem pedidos de conformidade dos clientes semanalmente ou até diariamente, o que faz com que nem sempre respondam com prioridade a todos os e-mails, chamadas ou mensagens para obtenção de documentação de conformidade.
O resultado é uma dinâmica que obriga os OEM e outras empresas a serem persistentes e diligentes na sua campanha. É importante aplicar uma abordagem sistemática, documentando todo o processo e seguindo práticas padronizadas. Uma única chamada ou e-mail dificilmente será suficiente — os profissionais de conformidade precisam de estar preparados para agir de forma persistente ao longo de toda a campanha.
7. Validação da Documentação
Depois de contactar todos os fornecedores, o passo seguinte é validar a documentação recebida. Isto pode incluir a análise de declarações completas de materiais (FMD), fichas técnicas, desenhos técnicos e outros documentos altamente especializados, para garantir que dispõem dos dados necessários para a determinação da conformidade dos produtos (e, em alguns casos, para submissão às entidades reguladoras competentes).
8. Reporte e Submissões
As regulamentações impõem os seus requisitos de diferentes formas. No âmbito da Restriction of Hazardous Substances (RoHS), por exemplo, é necessário manter as concentrações de 10 substâncias abaixo dos limites específicos em todo o equipamento elétrico e eletrónico (EEE). As empresas normalmente comprovam a conformidade com a RoHS através de um certificado (CoC) ou declaração de conformidade (DoC).
No caso do SCIP — Substances of Concern in articles as such or in complex objects — as empresas têm de submeter informações específicas numa base de dados da Agência Europeia dos Produtos Químicos (ECHA). Nesta fase do processo, as organizações cumprem a etapa correspondente ao regulamento com que pretendem estar em conformidade, seja a produção de um CoC, a submissão de dados a uma agência ou outro tipo de reporte regulamentar.
9. Análise de Risco
A análise de risco é um dos passos mais críticos em toda a campanha de conformidade. Após concluir a campanha junto dos fornecedores e recolher toda a informação disponível junto dos fabricantes, de fontes públicas e dos próprios registos internos, a empresa categorizará normalmente os seus componentes e produtos em três grupos: «conforme», «não conforme» e «sem estado». «Conforme» é, naturalmente, positivo. «Não conforme» implica uma ação direta: fazer tudo o que for necessário para atingir a conformidade do produto em violação da regulamentação existente.
Após concluir a campanha junto dos fornecedores e recolher toda a informação disponível junto dos fabricantes, de fontes públicas e dos próprios registos internos, a empresa categorizará normalmente os seus componentes e produtos em três grupos: «conforme», «não conforme» e «sem estado».
Componentes e produtos «sem estado» indicam falta de informação suficiente para determinar o estado de conformidade. Estes casos são mais complexos. Se um produto tem grande probabilidade de ser conforme — embora sem dados completos para o confirmar — investir recursos na validação dessa conformidade pode não ser o melhor uso da capacidade da empresa. Pelo contrário, para componentes e produtos com maior probabilidade de não conformidade, obter toda a informação que permita uma decisão definitiva deve ser considerado prioritário.
A dificuldade está, claro, em distinguir entre componentes com alta ou baixa probabilidade de conformidade. Esta análise exige experiência avançada, incluindo a capacidade de analisar documentação científica e de engenharia, formulações de produtos e características químicas para chegar a uma avaliação precisa. Também aqui, uma solução SCRM ou de conformidade pode fazer toda a diferença. No caso da Z2Data, a solução de conformidade conta com o apoio de peritos com formação científica avançada, que apoiam as empresas na compreensão do enquadramento regulamentar dos seus componentes segundo RoHS, REACH, SCIP e TSCA, e na análise da sua exposição ao risco.
10. Alertas
Quer a campanha de conformidade seja conduzida internamente ou com o apoio de terceiros, é fundamental dispor de um sistema de alertas que notifique a organização quando um componente é identificado como não conforme. Estes alertas devem ser automáticos: a comunicação manual de violações de conformidade aos diversos stakeholders é lenta e imprevisível, e uma violação deve ser transmitida a todas as partes relevantes com a máxima brevidade.
11. Identificação de Alternativas para Componentes Não Conformes
Para as empresas da cadeia de abastecimento eletrónica, gerir situações de não conformidade implica frequentemente encontrar formas de substituir componentes individuais sem comprometer o design global do produto. Uma das formas comprovadas de o fazer é a pesquisa de «crosses», ou componentes alternativos, que sejam equivalentes ao componente não conforme.
As situações de não conformidade devem ser tratadas com sentido de urgência proporcional ao risco associado à violação regulamentar. Ainda assim, engenheiros e profissionais de compras devem atuar com precisão e ponderação na identificação dos melhores crosses possíveis do ponto de vista form-fit-function. É importante investir tempo na procura da alternativa menos disruptiva para resolver a situação e alcançar a conformidade — e a identificação de crosses viáveis é uma estratégia comprovada para tal.
12. Gestão de Risco na Cadeia de Abastecimento
Na fase final da campanha de conformidade, as empresas devem considerar implementar ações concretas de gestão de risco na cadeia de abastecimento em colaboração com os fornecedores, para reduzir os riscos futuros associados à não conformidade. Exemplos incluem:
- Solicitar que os fornecedores implementem um sistema de alertas para notificar os clientes quando um componente deixa de estar em conformidade.
- Estabelecer um procedimento padronizado que permita aos fabricantes de 1.º nível (tier 1) e aos seus OEM abordar imediatamente as violações de conformidade assim que sejam detetadas.
Cumprir Todos os Requisitos de Conformidade com a Z2Data
Embora os 12 passos acima possam servir como base para uma campanha de conformidade sólida, não é razoável esperar que a maioria das empresas consiga aplicá-los de forma autónoma. A recolha de informação pública, formação de fornecedores quanto a obrigações regulatórias e requisitos de documentação, bem como a análise de risco, frequentemente excedem a capacidade e experiência internas de muitas organizações. Nestes casos, quem pretende atingir objetivos de conformidade de forma eficaz e atempada pode recorrer à Z2Data, plataforma SCRM.
A Z2Data combina software, bases de dados e serviços para oferecer uma cobertura de conformidade completa. A solução abrange mais de 180 regulamentações globais relevantes, incluindo, entre outras:
- REACH
- RoHS
- Cal Prop 65
- SCIP
- PFAS
- EUDR
- Regulamento Europeu das Baterias
- CSRD
- CSDDD
- UFLPA
Para saber mais sobre a Z2Data e a sua oferta abrangente de conformidade, agende um teste gratuito com um dos nossos especialistas de produto.
