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Punti salienti dell’articolo:
- Non tutte le campagne di compliance sono uguali: le aziende che implementano programmi rigorosi e strategici hanno maggiori probabilità di ottenere i dati necessari per rispettare REACH, RoHS, California Prop 65, la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) e altre normative chiave.
- I produttori che utilizzano una piattaforma di supply chain risk management (SCRM) come Z2Data possono condurre le loro campagne di due diligence con un team esperto che lavora ogni giorno per garantire la conformità ai propri clienti.
- Dalla normalizzazione dei dati alla formazione dei fornitori fino all’analisi dei rischi, i 12 passaggi descritti di seguito costituiscono la base per una campagna di compliance solida.
I requisiti di compliance normativa sono in crescita per molti dei settori industriali più grandi e critici a livello mondiale. Negli ultimi anni il panorama della compliance ambientale è cambiato in modo significativo, con l’introduzione di nuove normative sulle sostanze per- e polifluoroalchiliche (PFAS), l’ampliamento costante della lista delle Substances of Very High Concern (SVHC) di REACH e una crescente attenzione alla responsabilità delle imprese verso gli impatti umani e ambientali. Inoltre, aumentano gli obblighi relativi all’ESG (environmental, social, and governance), con aspettative sempre più elevate da parte di investitori, enti regolatori e consumatori su come le aziende dovrebbero mitigare i propri impatti sull’ambiente circostante.
Per restare al passo con l’evoluzione normativa nel 2025, gli original equipment manufacturer (OEM) e le altre aziende devono implementare processi di compliance solidi. La complessità delle attività di approvvigionamento e produzione richiede spesso la raccolta di notevoli volumi di dati provenienti da tutta la filiera. Tuttavia, non tutte le campagne di compliance sono uguali: le aziende che adottano programmi rigorosi e strategici hanno maggiori probabilità di ottenere le informazioni necessarie per rispettare REACH, RoHS, California Prop 65, la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) e altre norme chiave.
Il ruolo del Supply Chain Risk Management nelle campagne di compliance
Abbiamo raccolto 12 passaggi che riteniamo fondamentali per condurre una campagna di compliance efficace all’interno della catena di approvvigionamento. È importante tenere presente che molte aziende non dispongono di competenze o risorse interne sufficienti per realizzare autonomamente tutte queste attività. I produttori che utilizzano una piattaforma di supply chain risk management (SCRM) come Z2Data possono affrontare questi 12 passaggi con la guida di un team esperto che opera ogni giorno per raggiungere la compliance per conto dei clienti. In un contesto regolatorio in cui le aziende sono esposte a rischi legali, finanziari e reputazionali in caso di non conformità, il supporto e le risorse di uno strumento SCRM come Z2Data rappresentano un vantaggio competitivo significativo.
Abbiamo raccolto 12 passaggi che riteniamo fondamentali per condurre una campagna di compliance efficace all’interno della catena di approvvigionamento.
1. Normalizzazione dei dati
Prima di contattare i fornitori per reperire informazioni su componenti, materiali e formulazioni di prodotto, è essenziale avere una conoscenza approfondita dei dati interni. Questo significa avviare un processo completo di normalizzazione dei dati, che include la pulizia delle informazioni interne e la standardizzazione di denominazioni aziendali, codici parte e altre terminologie.
Questa fase risulta particolarmente importante perché consente di definire con precisione il perimetro delle informazioni da raccogliere dalla supply chain. Le aziende che normalizzano i propri dati riescono a valutare in modo chiaro tutte le informazioni già disponibili su prodotti, componenti e fornitori.
2. Analisi dei fornitori
La conoscenza della propria base fornitori è un passaggio fondamentale che favorisce l’efficacia della campagna di compliance. Identificare tutti i fornitori rientranti nel perimetro normativo di riferimento e i relativi documenti richiesti permette di pianificare una campagna efficiente. Comprendere questi elementi sin dall’inizio del processo di due diligence, e non quando si è già in comunicazione con i fornitori, è essenziale per ridurre al minimo gli scambi necessari con ogni produttore.
3. Combinare dati pubblici e dati interni
Un aspetto spesso sottovalutato ma prezioso nel processo di compliance consiste nell’ottenere il maggior numero possibile di informazioni prima di contattare i fornitori. Anche se può sembrare controintuitivo, massimizzare i dati a disposizione prima dell’outreach riduce la pressione e le aspettative sui fornitori, favorendo nel tempo tassi di risposta più elevati e relazioni di filiera più solide.
Un’efficace strategia consiste nell’utilizzare informazioni pubblicamente disponibili. Dati su componenti, prodotti, fornitori e report di sostenibilità possono spesso essere reperiti online. La chiave è sapere dove cercarli e quanto in profondità approfondire. Le soluzioni SCRM dispongono delle competenze per individuare pagine web, schede tecniche e file in grado di elevare l’intelligence di compliance di un’azienda prima ancora dell’invio di una singola richiesta ai produttori.
4. Raccolta dei contatti dei fornitori
Anche se può sembrare un aspetto scontato, reperire i contatti corretti dei produttori non è sempre semplice. Per gestire l’outreach, occorre identificare il referente adatto presso ogni fornitore: spesso il contatto già in essere è solo il primo passo, poiché le richieste di compliance potrebbero dover essere trasferite ad altri interlocutori interni, con approvazioni da parte di più stakeholder.
Come per molti altri passaggi, questo va avviato il prima possibile: identificare in modo tardivo il referente, quando le scadenze sono imminenti e aumenta la pressione per ottenere i documenti, può trasformare un’attività banale in una criticità operativa.
5. Formazione dei fornitori
Non si può dare per scontato che fornitori e clienti condividano lo stesso livello di conoscenza normativa. I produttori potrebbero non avere una comprensione completa di REACH, RoHS, CSRD e altre direttive come i propri clienti. Per questo motivo, gli original equipment manufacturer (OEM) devono provvedere direttamente alla formazione dei fornitori tramite conversazioni telefoniche, e-mail o guide operative specifiche.
Anche in questo caso, le piattaforme di gestione del rischio di compliance rappresentano un valido supporto, offrendo procedure consolidate e guide, oltre al contatto diretto con esperti in grado di accompagnare i produttori lungo tutto il processo.
6. Supplier campaigning
Questa è la fase attiva di contatto con i produttori per la richiesta di dati, documentazione e altre prove necessarie alla compliance. Pur essendo il passaggio più lineare, spesso si rivela il più arduo e dispendioso in termini di tempo: molti fornitori ricevono richieste di compliance su base settimanale o quotidiana e tendono a non evadere tempestivamente ogni richiesta.
Ne risulta una dinamica che obbliga OEM e altre aziende a essere persistenti e diligenti, documentando ogni contatto e attuando follow-up standardizzati. Un’unica e-mail o telefonata raramente basta: occorre prepararsi alla costanza per tutto il processo di campaigning.
7. Validazione della documentazione
Concluso il contatto con i fornitori, il passo successivo è verificare i documenti ricevuti. Questo può includere la revisione di full material declarations (FMD), schede tecniche, disegni e documentazione specialistica per assicurarsi che contengano informazioni utili a valutare la conformità di prodotto (e, in alcuni casi, siano idonei all’invio agli enti regolatori di competenza).
8. Reporting e invio della documentazione
Le normative impongono requisiti diversi a seconda dei casi. Per la Restriction of Hazardous Substances (RoHS), ad esempio, è necessario garantire che le concentrazioni di 10 sostanze restino sotto specifiche soglie in tutta l’apparecchiatura elettrica ed elettronica (EEE). La conformità viene spesso dimostrata tramite certificato di conformità (CoC) o dichiarazione di conformità (DoC).
Gli obblighi relativi a SCIP—Substances of Concern in articles as such or in complex objects—prevedono invece la trasmissione di informazioni specifiche nel database dell’European Chemicals Agency (ECHA). In questa fase, l’azienda svolgerà le attività previste dalla normativa di interesse: dalla produzione di un CoC all’invio dati su portale fino ad altri tipi di reporting regolatorio.
9. Analisi del rischio
L’analisi del rischio rappresenta uno dei passaggi più importanti in ogni campagna di compliance. Dopo aver completato l’attività di campaigning e raccolto tutte le informazioni disponibili da produttori, dati pubblici e archivi interni, generalmente i prodotti e i componenti vengono suddivisi in tre categorie: «conforme», «non conforme» e «nessuno stato». La conformità è naturalmente positiva; la non conformità impone invece azioni immediate per raggiungere la compliance per i prodotti in violazione di una normativa.
Dopo aver completato l’attività di campaigning e raccolto tutte le informazioni disponibili, generalmente i prodotti e i componenti vengono suddivisi in tre categorie: «conforme», «non conforme» e «nessuno stato».
La categoria «nessuno stato» indica la mancanza di informazioni sufficienti per stabilire la conformità. Gestirla può essere complesso: se un prodotto è probabilmente conforme ma mancano dati certi, investire eccessive risorse nella verifica potrebbe non essere efficiente; al contrario, per parti a elevato rischio di non conformità, è fondamentale reperire tutte le informazioni per una valutazione definitiva.
La difficoltà principale sta nell’identificare i componenti effettivamente a rischio: serve esperienza approfondita, capacità di analisi documentale tecnica e scientifica e conoscenze chimiche. Anche in questo caso, una soluzione SCRM o di compliance può fare la differenza. Z2Data, in particolare, offre il supporto di esperti con solide competenze scientifiche per aiutare le aziende a valutare la posizione dei propri prodotti rispetto a normative come RoHS, REACH, SCIP e TSCA e comprendere la propria esposizione al rischio.
10. Segnalazioni automatiche
Ogni azienda, indipendentemente dal fatto che segua autonomamente il processo di compliance o si affidi a provider esterni, dovrebbe dotarsi di un sistema di segnalazione automatica in caso di non conformità di una parte. Tali alert devono essere automatizzati: informare manualmente tutti gli stakeholder è inefficiente e poco affidabile, mentre le violazioni di compliance vanno comunicate tempestivamente a tutte le parti interessate.
11. Identificazione di crosses per componenti non conformi
Per le aziende attive nella filiera elettronica, gestire la non conformità significa puntare a sostituire singoli componenti senza stravolgere l’intero progetto. Una strategia efficace è la ricerca di crosses, ovvero componenti alternativi vicini per caratteristiche alla parte non conforme.
Le situazioni di non conformità vanno trattate con urgenza, proporzionata agli impatti della violazione. Tuttavia, ingegneri e responsabili acquisti dovrebbero agire con attenzione e precisione nella selezione dei migliori crosses dal punto di vista del form-fit-function. Investire il tempo necessario nell’identificazione delle alternative meno disruptive è una strategia comprovata per il ripristino della compliance.
12. Supply chain risk management
L’ultimo passaggio consigliato, nella fase finale della campagna di compliance, è il supply chain risk management. In particolare, gli OEM possono valutare la collaborazione con i fornitori per adottare azioni concrete di mitigazione dei rischi di non conformità futura, tra cui:
- Implementazione, da parte dei fornitori, di sistemi di alert che notifichino ai clienti l’uscita dalla compliance di una parte
- Definizione di procedure standardizzate che consentano a produttori di primo livello e agli OEM di collaborare tempestivamente alla risoluzione delle violazioni di compliance
Rispondere a tutti i requisiti di compliance con Z2Data
Sebbene i 12 passaggi sopra esposti costituiscano la base per una campagna di compliance robusta, è irrealistico aspettarsi che la maggior parte delle aziende possa coprire internamente tutte queste attività. Il reperimento di dati pubblici, la formazione dei fornitori in merito alle normative e ai requisiti documentali, e l’analisi approfondita dei rischi richiedono spesso risorse e competenze non disponibili all’interno dell’organizzazione. In questi casi, le aziende che desiderano raggiungere tempestivamente i propri obiettivi di compliance possono affidarsi alla piattaforma SCRM Z2Data.
Z2Data integra software, database e servizi per offrire ai clienti una copertura di compliance completa. La soluzione copre oltre 180 principali normative globali, tra cui:
- REACH
- RoHS
- Cal Prop 65
- SCIP
- PFAS
- EUDR
- EU Battery Regulation
- CSRD
- CSDDD
- UFLPA
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