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Aspectos destacados del artículo:
- No todas las campañas de cumplimiento son iguales, y las empresas que implementan sus programas de manera rigurosa y estratégica tienen mayor probabilidad de obtener los datos necesarios para cumplir con REACH, RoHS, California Prop 65, la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) y otras normativas clave.
- Los fabricantes que utilizan una plataforma de gestión de riesgos en la cadena de suministro (SCRM, por sus siglas en inglés) como Z2Data podrán ejecutar sus campañas de debida diligencia con un equipo experimentado que trabaja diariamente para lograr el cumplimiento normativo de sus clientes.
- Desde la normalización de datos hasta la capacitación de proveedores y el análisis de riesgos, los 12 pasos que se detallan a continuación pueden servir como base para una campaña de cumplimiento sólida.
Los requisitos para el cumplimiento normativo están aumentando en muchas de las industrias más grandes y críticas a nivel mundial. En los últimos años, el panorama del cumplimiento ambiental ha evolucionado considerablemente, con la aparición de nuevas normativas sobre sustancias perfluoroalquiladas y polifluoroalquiladas (PFAS), la expansión continua de la lista de Sustancias extremadamente preocupantes (SVHC, por sus siglas en inglés) de REACH, y un interés creciente en exigir cuentas a las empresas por daños humanos y ambientales. Además, las obligaciones asociadas a ESG (medio ambiente, social y gobernanza) también están en aumento, ya que inversores, agencias regulatorias y consumidores elevan sus expectativas sobre cómo las empresas deben mitigar su impacto en el entorno.
Para mantenerse al día con el estado de las regulaciones en 2025, los fabricantes de equipos originales (OEM) y otras empresas necesitan contar con un proceso de cumplimiento robusto. Y, dada la complejidad actual del aprovisionamiento y la fabricación, esto suele implicar la recopilación de grandes volúmenes de datos a lo largo de toda su cadena de suministro. Sin embargo, no todas las campañas de cumplimiento son iguales, y las empresas que implementan sus programas de forma rigurosa y estratégica tienen más probabilidades de conseguir los datos necesarios para adherirse a REACH, RoHS, California Prop 65, la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) y otras regulaciones clave.
El papel de la gestión de riesgos en la cadena de suministro en las campañas de cumplimiento
Hemos recopilado 12 pasos que consideramos esenciales para llevar a cabo una campaña de cumplimiento exitosa dentro de su cadena de suministro. Sin embargo, es importante recordar que muchas—si no la mayoría—de las empresas no cuentan con la experiencia ni los recursos necesarios para realizar todas estas acciones de manera interna. Los fabricantes que utilizan una plataforma de gestión de riesgos en la cadena de suministro (SCRM, por sus siglas en inglés) como Z2Data podrán ejecutar estos 12 pasos bajo el liderazgo de un equipo experimentado que trabaja diariamente para lograr el cumplimiento normativo de sus clientes. En un entorno regulatorio donde las empresas enfrentan riesgos legales, financieros y reputacionales por incumplimiento, el soporte y los recursos de una solución SCRM como Z2Data pueden marcar una diferencia significativa.
Hemos recopilado 12 pasos que consideramos esenciales para llevar a cabo una campaña de cumplimiento exitosa dentro de su cadena de suministro.
1. Normalización de datos
Antes de que las empresas contacten a sus proveedores para solicitar información sobre componentes, materiales y formulaciones de productos, entre otros, es fundamental que tengan pleno conocimiento de sus propios datos internos. Esto implica realizar un proceso exhaustivo de normalización de datos, que incluye limpiar la información interna y estandarizar nombres de empresas, descripciones de componentes y otras terminologías.
Este paso resulta especialmente importante porque ayuda a delimitar de manera precisa el alcance de la información que una organización debe obtener de su cadena de suministro. Cuando las empresas limpian y normalizan todos sus datos, pueden evaluar claramente la inteligencia que ya poseen sobre productos, componentes y proveedores.
2. Análisis de proveedores
Conocer su base de proveedores es otro paso fundamental que allana el camino para una campaña de cumplimiento eficiente. Las empresas que identifican a todos los proveedores dentro del alcance de la regulación con la que buscan cumplir, así como la documentación necesaria de cada uno, estarán mejor posicionadas para ejecutar una campaña eficaz. Comprender estos detalles desde el inicio del proceso de debida diligencia—y no a mitad de camino, cuando ya están en contacto con los proveedores—es fundamental para minimizar el número total de interacciones requeridas para cada fabricante.
3. Combinar información pública con datos internos
Una parte poco reconocida pero invaluable del proceso de cumplimiento es obtener la mayor cantidad de información posible antes de contactar a los proveedores. Esto puede parecer contradictorio al principio, pero las empresas que maximizan el uso de sus propios datos antes de iniciar el contacto reducen la presión y expectativas sobre sus proveedores. Con el tiempo, esto puede incrementar las tasas de respuesta y fortalecer la relación con la cadena de suministro.
Una de las estrategias más efectivas para maximizar los datos antes de la campaña es aprovechar la información disponible públicamente. Los datos de componentes, productos, proveedores e incluso reportes de sostenibilidad a menudo están disponibles en línea. La clave, sin embargo, es saber dónde—y hasta qué profundidad—buscar. Las soluciones SCRM tienen la experiencia y el conocimiento para identificar los sitios, hojas de datos y archivos que pueden elevar la inteligencia de cumplimiento de una empresa antes de enviar siquiera un solo correo a los fabricantes.
4. Recopilación de contactos de proveedores
Aunque puede parecer un paso obvio y sencillo, no siempre lo es. Para contactar a los proveedores, las empresas necesitan encontrar la información de contacto adecuada de sus fabricantes. Aunque muchas organizaciones ya cuentan con un punto de contacto establecido, comunicarse con esa persona a menudo es solo el primer paso de varios. Es posible que el contacto designado tenga que trasladar las solicitudes de cumplimiento normativo a otros integrantes de la empresa, un proceso interno que quizá requiera la aprobación de varios responsables clave.
Como ocurre con varios de los demás pasos de cumplimiento, este es un proceso que conviene abordar al inicio de la campaña. Buscar apresuradamente el contacto adecuado en fases avanzadas, cuando se afrontan plazos inminentes y se necesita documentación de forma urgente, puede convertir una tarea sencilla en un problema operativo.
5. Capacitación de proveedores
No se puede asumir que los proveedores están alineados con su empresa en materia de regulaciones. Es posible que los fabricantes no comprendan detalladamente REACH, RoHS, la CSRD u otras directivas, como sí lo hacen sus clientes. Por eso, los fabricantes de equipos originales (OEM) deben asumir la responsabilidad de capacitar a sus proveedores mediante llamadas telefónicas, correos electrónicos e incluso guías escritas que detallen sus obligaciones concretas.
Como sucede en la obtención de datos públicos, este paso se ve altamente beneficiado por el uso de una plataforma de gestión de riesgos para cumplimiento. Estas herramientas suelen contar con prácticas estándar para guiar a los fabricantes, incluyendo no solo manuales de elaboración de informes, sino también acceso a expertos que ofrecen apoyo a lo largo del proceso.
6. Campañas a proveedores
Este es el proceso propio de solicitar a los fabricantes la información, documentación y demás pruebas exigidas para el cumplimiento normativo. Aunque podría argumentarse que es el paso más directo, a menudo es también el más desafiante y que más tiempo consume. Muchos proveedores reciben solicitudes de cumplimiento de sus clientes semanal o incluso diariamente. Por ello, suelen dar poca prioridad a cada correo, llamada u otro mensaje solicitando documentos de cumplimiento.
El resultado es una dinámica exigente, que obliga a los OEM y demás empresas interesadas en datos de cumplimiento a ser persistentes y disciplinados en sus campañas. Las empresas deben documentar sus acciones y realizar seguimientos de manera sistemática. Un solo correo o llamada rara vez es suficiente; los profesionales de cumplimiento deben estar preparados para mantener la constancia a lo largo de la campaña.
7. Validación de documentos
Una vez que las empresas han contactado a sus proveedores, el siguiente paso es verificar la documentación recibida. Esto puede implicar el análisis de declaraciones completas de materiales (FMD), hojas de especificaciones, planos técnicos y otros documentos altamente especializados para confirmar que contienen los datos necesarios que permitirán determinar el cumplimiento de productos (y, en ciertos casos, que se presentarán a las agencias regulatorias correspondientes).
8. Informes y presentaciones
Las normativas imponen exigencias diferentes según el caso. Por ejemplo, en Restricción de sustancias peligrosas (RoHS), las empresas deben mantener la concentración de 10 sustancias por debajo de umbrales específicos en todo equipo eléctrico y electrónico (EEE). Normalmente, las empresas demuestran su cumplimiento con RoHS a través de un certificado de conformidad (CoC, por sus siglas en inglés) o una declaración de conformidad (DoC, por sus siglas en inglés).
Las obligaciones de SCIP—Sustancias preocupantes presentes en artículos o en objetos complejos—en cambio, requieren que las empresas presenten información específica en la base de datos de la Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas (ECHA). En esta fase del proceso, las organizaciones llevarán a cabo el procedimiento requerido por la normativa correspondiente, ya sea generar un CoC, presentar información en la base de una agencia o cumplir con otro tipo de informe regulatorio.
9. Análisis de riesgos
El análisis de riesgos es uno de los pasos más críticos en toda campaña de cumplimiento. Tras finalizar la campaña a proveedores y reunir toda la información posible—proveniente de fabricantes, fuentes públicas y registros internos—, normalmente se categorizarán los productos y componentes en tres grupos: “conforme”, “no conforme” y “sin estatus”. El estado “conforme” es, por supuesto, el ideal. “No conforme”, en cambio, implica una directiva clara: tomar todas las medidas necesarias para conseguir que el producto cumpla la normativa aplicable.
Tras finalizar la campaña a proveedores y reunir toda la información posible—proveniente de fabricantes, fuentes públicas y registros internos—, normalmente se categorizarán los productos y componentes en tres grupos: “conforme”, “no conforme” y “sin estatus”.
Los productos o componentes “sin estatus” significan que no existe suficiente información para determinar el cumplimiento. Estos casos son especialmente complejos. Si un producto tiene alta probabilidad de estar en conformidad—aun sin contar con todos los datos para confirmarlo—destinar recursos a comprobarlo podría no ser la mejor opción. En cambio, en el caso de productos con mayor probabilidad de incumplimiento, recopilar toda la información necesaria para una evaluación definitiva debe verse como una prioridad operativa.
Lo complejo, sin embargo, es distinguir cuáles componentes tienen una alta probabilidad de conformidad y cuáles no. Este análisis requiere experiencia profunda, incluyendo la capacidad de examinar información científica y de ingeniería, formulaciones de productos y características químicas para analizar con precisión. En este punto, nuevamente, una herramienta SCRM o de cumplimiento puede representar una diferencia significativa. En el caso de Z2Data, la solución de cumplimiento incluye respaldo de expertos con bases científicas sólidas. Estos profesionales pueden ayudarle a comprender cómo sus componentes se ajustan a normativas como RoHS, REACH, SCIP y TSCA, y cuál es su exposición al riesgo.
10. Alertas
Ya sea que la empresa gestione la campaña de cumplimiento de forma interna o con apoyo externo, debe contar con un sistema de alertas para notificar a la organización cuando un componente no cumple la normativa. Además, estos avisos deben ser automáticos: informar manualmente a todos los interesados sobre una infracción resulta lento e impredecible, y un incumplimiento debe comunicarse a todas las partes relevantes lo más rápido posible.
11. Identificación de cruces para componentes no conformes
Para empresas del sector electrónico, gestionar el incumplimiento probablemente implique buscar vías para reemplazar componentes individuales sin comprometer el diseño completo de un producto. Una de las estrategias más fiables es buscar cruces, o componentes alternativos, que sean equivalente al componente no conforme.
Las situaciones de incumplimiento deben tratarse con urgencia proporcional al riesgo regulatorio. Sin embargo, los ingenieros y responsables de compras pueden actuar con precisión y criterio para determinar el mejor cruce posible en términos de forma, ajuste y función. El equipo debe invertir tiempo en identificar la opción menos disruptiva para resolver la situación y lograr el cumplimiento; identificar cruces viables es una estrategia probada para ello.
12. Gestión de riesgos en la cadena de suministro
Una acción final que las empresas deben considerar en la última fase de su campaña de cumplimiento es la gestión de riesgos en la cadena de suministro. En particular, los OEM pueden colaborar con sus proveedores para implementar medidas concretas de mitigación que reduzcan los riesgos asociados al incumplimiento en el futuro. Algunos ejemplos de estas acciones incluyen:
- Pedir que los proveedores implementen un sistema de alertas que notifique a sus clientes si un componente deja de cumplir la normativa.
- Establecer un procedimiento estandarizado para que los fabricantes de primer nivel (tier 1) y sus OEM aborden conjuntamente cualquier incumplimiento en cuanto sea detectado.
Cumpla con todos sus requisitos de cumplimiento normativo con Z2Data
Aunque los 12 pasos mencionados pueden servir como base para una campaña de cumplimiento sólida, no es razonable esperar que la mayoría de las empresas puedan ejecutarlos por completo de manera interna. Obtener toda la información pública disponible, formar a los proveedores sobre las regulaciones y los requisitos documentales, y realizar un análisis de riesgos exhaustivo suele superar los recursos y experiencia de muchas organizaciones. En estos casos, las empresas que desean alcanzar sus objetivos de cumplimiento de manera eficiente y en plazo pueden asociarse con la plataforma SCRM Z2Data.
Z2Data combina software, bases de datos y servicios para ofrecer a sus clientes una cobertura de cumplimiento total. La solución abarca más de 180 regulaciones globales importantes, entre ellas, aunque no limitándose a:
- REACH
- RoHS
- Cal Prop 65
- SCIP
- PFAS
- EUDR
- EU Battery Regulation
- CSRD
- CSDDD
- UFLPA
Para obtener más información sobre Z2Data y su oferta de cumplimiento, solicite una prueba gratuita con uno de nuestros expertos en producto.
