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Principais destaques do artigo:
- O cansaço de inquéritos refere-se ao estado em que os fornecedores ficam saturados ou sobrecarregados por inquéritos dos seus clientes, e esse desgaste começa a refletir-se nas suas respostas.
- Um dos principais fatores que pode levar os fornecedores ao esgotamento é a necessidade de responder a demasiados pedidos de informação, dispersos ao longo do ano. Os OEM podem mitigar este problema reduzindo o número de inquéritos enviados, consolidando vários pedidos de informação num único inquérito.
- Empresas que pretendem realizar uma due diligence eficaz—e colher os benefícios associados—mas que não dispõem dos recursos internos para o fazer, podem considerar a utilização de uma ferramenta de gestão de conformidade. A plataforma SCRM Z2Data disponibiliza um programa de conformidade completo que trata desde a recolha e consolidação de contactos de fornecedores até ao acompanhamento dos fabricantes com uma cadência regular.
Ficaram para trás os primeiros tempos da globalização, em que os fabricantes de equipamentos originais (OEM) podiam fazer sourcing junto de fornecedores de todo o mundo com pouco mais do que uma chamada telefónica ocasional. No contexto atual da cadeia de abastecimento, comunicar regularmente com fornecedores é fundamental para gerir riscos de forma eficaz e garantir a continuidade produtiva. Isto porque as cadeias de abastecimento globais estão sob um olhar mais atento do que há 10 ou 20 anos, com consumidores, reguladores e investidores a exigirem uma maior transparência—e padrões éticos mais elevados—do que no passado. Na prática, isto significa que as empresas enfrentam uma pressão crescente para obter uma grande variedade de informações dos seus fornecedores, incluindo dados ESG, documentação laboral e especificações de materiais. Todos estes dados são necessários para satisfazer regulamentos ambientais, requisitos de reporte e diretivas ESG, entre outras obrigações.
Contudo, como qualquer especialista em conformidade atestará, os fornecedores nem sempre acompanham o ritmo dos seus clientes na disponibilização atempada e eficiente de toda esta informação. Em muitos casos, estes fabricantes estão sobrecarregados com o volume de pedidos de dados exigidos por clientes em todo o mundo. Podem ter dificuldade em encontrar tempo e recursos internos para responder aos inquéritos recebidos; na verdade, poderão nem sequer dispor de profissionais dedicados com experiência em conformidade. Além da composição das equipas, a conclusão destes inquéritos raramente traz aos fornecedores benefícios imediatos equiparáveis aos dos OEM, o que afeta o seu grau de motivação e de urgência.
Em suma, o cansaço de inquéritos é um fenómeno inevitável nas cadeias de abastecimento atuais. Os OEM e outros importadores necessitam de um plano para o gerir de forma eficaz.
Quando é que os OEM precisam de aplicar inquéritos?
Em geral, as empresas recorrem a inquéritos quando necessitam de recolher junto dos seus fornecedores informações que não estão publicamente disponíveis. Apesar de estas iniciativas estarem frequentemente relacionadas com a conformidade regulamentar, podem ser também motivadas por várias outras razões.
Conformidade regulamentar
Os inquéritos constituem parte significativa do processo de conformidade. Em regulações ambientais como REACH, RoHS, California Proposition 65 e as diretivas PFAS em expansão globalmente, os OEM têm de recolher dados dos fornecedores sobre composição de materiais, concentrações, riscos e utilização segura. Regulamentos ESG como a CSDDD e a CSRD exigem que as empresas obtenham informações sobre impactos humanos e ambientais adversos ao longo da sua cadeia de abastecimento, bem como desenvolvam planos de transição climática que podem requerer dados de emissões de fornecedores diretos e indiretos. Finalmente, a conformidade comercial, incluindo legislações como a UFLPA e listas de sanções, obriga os OEM a questionar os fornecedores sobre fabricantes de níveis inferiores e origens das matérias-primas.
Gestão de risco na cadeia de abastecimento
Quanto mais informação as empresas dispõem sobre a sua cadeia de abastecimento, mais eficaz se torna o respetivo programa de gestão de risco na cadeia de abastecimento (SCRM). Para identificar todos os riscos associados às suas redes produtivas e implementar medidas de mitigação, as empresas precisam de envolver os fornecedores e recolher múltiplos tipos de informação. Os inquéritos de gestão de riscos podem solicitar dados sobre:
- Estruturas de cibersegurança
- Desempenho ESG
- Sourcing
- Localizações fabris
- Saúde financeira
Rastreabilidade
A rastreabilidade da cadeia de abastecimento está a afirmar-se como o novo padrão de excelência na due diligence. Para a alcançar, as empresas necessitam de solicitar informações detalhadas aos seus fabricantes. Os inquéritos para este fim incluem normalmente perguntas relativas a documentação da cadeia de abastecimento, nomeadamente:
- Guias de transporte (BOLs)
- Declarações aduaneiras
- Certificados de origem
- Manifestos de expedição
Quais são as principais causas do cansaço de inquéritos dos fornecedores?
O cansaço de inquéritos refere-se ao estado em que os fornecedores ficam saturados ou sobrecarregados por inquéritos dos seus clientes, e esse desgaste começa a refletir-se nas suas respostas.
Escala e frequência de inquéritos
Uma das principais causas do cansaço dos fornecedores é a enorme quantidade de inquéritos provenientes dos clientes. Tendo em conta o contexto regulamentar e as crescentes expectativas de consumidores e investidores, os OEM estão sob pressão para proporcionar níveis de transparência e partilha de informação sobre as respetivas cadeias de abastecimento sem precedentes. Como resultado, cada vez mais OEM estão a solicitar dados aos seus fornecedores diretos e indiretos sobre componentes, substâncias, proveniência de matérias-primas, protocolos ESG e outras categorias de dados.
Requisitos e especificações
Os requisitos e especificações definidos nos inquéritos são outro fator persistente de cansaço para os fornecedores. Alguns OEM solicitam dados em formatos específicos ou pedem informações que exigem tempo e esforço para serem recolhidas internamente. Acresce que a estrutura de submissão pode ser confusa—incluindo portais online pouco intuitivos, plataformas nunca antes utilizadas pelos fornecedores, ou outras tecnologias de reporte desconhecidas. Sem orientação adequada dos clientes, todos estes desafios podem deixar os fabricantes frustrados e, ao longo do tempo, menos dispostos a concluir os inquéritos.
Capacidade dos fornecedores
Existe também a realidade inevitável dos limites da capacidade interna dos fornecedores. Os mais pequenos podem ter apenas uma pessoa responsável por todos os pedidos de conformidade, ou mesmo ninguém. Nestes casos, os recursos são extremamente limitados, pelo que a exaustão face à frequência e complexidade dos inquéritos pode instalar-se rapidamente.
Falta de incentivo
Como já referido, os fornecedores podem não ter o mesmo grau de incentivo para concluir os inquéritos que os seus clientes. Isto é especialmente evidente se os inquéritos não estiverem expressamente incluídos nos contratos de fornecimento. Quando não existe um benefício claro—seja por obrigação contratual, requisito legal ou impacto nos resultados—os fabricantes não lhes atribuem prioridade. Nessas situações, em que o incentivo não é evidente para os fabricantes, o cansaço com os inquéritos instala-se mais depressa. No fundo, não têm nada a ganhar, e a tolerância esgota-se mais rapidamente.
Quando não existe um benefício claro para concluir um inquérito—seja por obrigação contratual, requisito legal ou impacto nas receitas—os fabricantes não lhe atribuem prioridade.
Como combater eficazmente o cansaço dos fornecedores
Apesar do vasto conjunto de obstáculos, existem estratégias comprovadas que os OEM podem adotar para combater de forma eficaz o cansaço de inquéritos entre os seus fornecedores. Ao seguir estes métodos, as organizações conseguem cumprir mais rapidamente e de forma consistente os seus objetivos de conformidade, ESG e SCRM.
Consolidar pedidos num único inquérito
Um dos principais fatores que pode conduzir ao esgotamento dos fornecedores é a necessidade de responder a demasiados pedidos de informação dispersos ao longo do ano. Os OEM podem atenuar este problema ao reduzirem a quantidade de inquéritos enviados, consolidando vários pedidos de informação num único inquérito. Desde que seja dado tempo suficiente para resposta, um único inquérito de maior dimensão é geralmente preferível a uma sucessão de pequenos inquéritos. Ao minimizar o número de pedidos feitos aos fabricantes, as empresas libertam capacidade interna dos fornecedores e reduzem o risco de surgimento de fadiga.
Comunicação, formação e orientação
Não se pretende que os fornecedores fiquem bloqueados ou confusos perante um inquérito, sem qualquer apoio por parte dos seus clientes. Para evitar este cenário—um fator gerador de frustração—é fundamental estabelecer canais de comunicação claros, através dos quais os fornecedores possam colocar dúvidas sobre requisitos de informação, formatos de dados e plataformas de submissão. Este tipo de orientação promove confiança entre as partes e mostra aos fabricantes que os seus clientes também estão a investir tempo neste projeto.
Além disso, um protocolo claro para formação dos fornecedores no início do processo pode prepará-los para percorrer o inquérito com maior clareza e eficácia. A formação pode incluir:
- Consultas telefónicas
- Diretrizes escritas
- Guias instrutivos, em PDF ou outra documentação online
- Vídeos orientadores sobre o preenchimento do inquérito e os requisitos de dados
Flexibilidade na resposta
Uma dificuldade recorrente para os fornecedores é a submissão da informação solicitada no formato exigido. Trata-se de uma situação que quase todos reconhecem: a frustração de tentar carregar um ficheiro com as informações corretas, mas que é recusado por não estar num formato aceite ou exceder o tamanho máximo. Isto pode ser especialmente desmotivador para fornecedores com pouco incentivo para assegurar este tipo de tarefas. OEM que aceitam informação em múltiplos formatos facilitam significativamente a vida aos seus fornecedores—uma forma eficaz de reduzir o cansaço e aumentar as taxas de resposta.
OEM que aceitam informação em múltiplos formatos facilitam significativamente a vida aos seus fornecedores—uma forma eficaz de reduzir o cansaço e aumentar as taxas de resposta.
A Z2Data executa campanhas de fornecedores com excelência
Seja por motivos de conformidade regulamentar, metas ESG ou gestão de risco na cadeia de abastecimento, a mobilização de fornecedores é uma tarefa exigente e morosa. Empresas que pretendem conduzir uma due diligence eficaz—beneficiando dos resultados associados—mas que não contam com os recursos internos necessários podem optar por uma ferramenta de gestão de conformidade. A plataforma SCRM Z2Data disponibiliza um programa de conformidade completo que cobre desde a recolha e consolidação dos contactos de fornecedores até ao acompanhamento regular dos fabricantes. A oferta da Z2Data na mobilização de fornecedores inclui (entre outros serviços):
- Recolha de dados e contactos de fornecedores
- Criação de inquéritos
- Mobilização de fornecedores
- Guias de formação para fabricantes sobre inquéritos
- Análise FMD
- Validação de dados
A Z2Data implementa um processo sistemático e comprovado para a realização de inquéritos a fornecedores. O resultado é um elevado nível de rigor e profissionalismo, tornando a recolha e submissão de dados mais ágil para todas as partes. Para além disso, os profissionais de conformidade da ferramenta disponibilizam conhecimento especializado, orientação e um acompanhamento personalizado junto dos fabricantes. Esta abordagem próxima e colaborativa reduz o cansaço dos fornecedores e ajuda os clientes a obter dados e documentação necessários em tempo útil.
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